Создание в организации системы учета традиционных (бумажных) документов, содержащих коммерческую тайну (далее — конфиденциальные документы), является одним из важнейших мероприятий по ее защите. Применительно к документам открытого доступа вместо термина «учет» чаще используется термин «регистрация».

Регистрация документа — это фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах (подп. 3.2.3 Примерной Инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г