Факсимиле и подпись

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 15 сентября 2022 г.

Раскрываются понятия «факсимиле» и «подпись», их различия, также рассматриваются случаи, когда можно использовать факсимильную подпись.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Трудовой кодекс (далее – ТК)

● Гражданский кодекс (далее – ГК)

● Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4)

● Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров от 16.09.2005 № 41 (далее – Методические указания № 41)

Понятия «факсимиле» и «подпись», их различие

Определение понятия «подпись» дано в п. 47 Методических указаний № 41.

Подпись – обязательный реквизит официального документа. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Реквизит «Подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы и фамилия). Инициалы печатают перед фамилией, пробелы между инициалами и фамилией не делают (ч. 1 п. 47 Методических указаний № 41).

Подпись гражданина обладает качеством уникальности и неповторимости, которую довольно сложно точно воспроизвести и подделать иным лицом.

Если говорить о подписи с точки зрения делопроизводства, то это важный реквизит любого документа, как служебного, так и личного. В соответствии с ч. 1 п. 18 Инструкции № 4 подпись – обязательный реквизит официального документа для придания документу юридической силы.

Согласно п. 57 Инструкции № 4 реквизит «Подпись» располагается после текста и отметки о наличии приложения и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия).

Нормативного определения «факсимиле» законодательством не установлено. Факсимиле представляет собой точное воспроизведение собственноручной подписи определенного лица на документе с помощью средств механического или другого копирования, т.е. фактически оно выступает как «заменитель» подписи лица, уполномоченного подписывать документ.

Главным отличием факсимиле от собственноручной подписи является отсутствие возможности при использовании факсимиле утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена.

Таким образом, применение «заменителя» собственноручной подписи возможно только при наличии в организации действенного механизма установления достоверности документов, подписанных с использованием факсимиле.

Случаи, когда можно использовать факсимильную подпись

Факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или другого копирования допускается при совершении сделки в простой письменной форме, если такой способ подписания позволяет достоверно установить, что соответствующий текстовый документ подписан лицом или лицами, совершающими сделку, либо должным образом уполномоченными ими лицами, обеспечивающий идентификацию соответствующих лица или лиц, и не противоречит законодательству и соглашению сторон (п. 1 ст. 161 ГК).

Применение факсимиле при оформлении счетов-фактур, товарно-транспортной накладной (ТТН-1) или товарной накладной (ТН-2), иных первичных учетных документов неправомерно. Это связано с тем, что такая возможность не предусмотрена ни Законом от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности», ни Инструкцией о порядке заполнения товарно-транспортной накладной и товарной накладной, утв. постановлением Минфина от 30.06.2016 № 58. Налоговый кодекс также не предусматривает возможность использования факсимильной подписи при оформлении документов.

Письмом Государственного налогового комитета от 23.01.2001 № 7-5-11/401 «О повышении защищенности документов» установлен запрет на прием в инспекциях МНС расчетов и других документов, заверенных с использованием факсимиле. Должностные лица обязаны собственноручно осуществлять написание своих фамилий и инициалов и учинять подпись в соответствующих графах заверяемого документа.

Не допускается использование факсимиле:

● на налоговых декларациях;

● на банковских документах;

● в сертификате о происхождении товара формы СТ-1 (п. 7.3 раздела 7 Правил определения страны происхождения товаров, принятых Соглашением о Правилах определения страны происхождения товаров в Содружестве Независимых Государств от 20.11.2009);

● в доверенности (ст. 186 ГК, Инструкция о порядке удостоверения завещаний и доверенностей, приравниваемых к нотариально удостоверенным, утв. постановлением Минюста от 19.02.2002 № 3);

● при заверении документов.

Отметка о заверении копии документа оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения (п. 64 Инструкции № 4);

● для подписания кадровых документов.

Если руководитель организации не имеет возможности подписать необходимые кадровые документы, следует издать приказ о предоставлении права подписи другому лицу, например, заместителю руководителя организации.

Нельзя использовать факсимиле при заключении трудового договора. Данный вывод следует из ст. 18 ТК, которая гласит, что трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах. Каждая страница трудового договора и приложений к нему нумеруется и подписывается работником и нанимателем либо уполномоченным им должностным лицом.

Не только ст. 18 ТК не предусматривает возможность использования факсимиле при подписании трудового договора (контракта), но и трудовое законодательство в принципе не содержит такого понятия, как «факсимиле», а также порядка применения его в документах, оформляющих трудовые отношения.

Таким образом, можно сказать, что область применения факсимиле ограничивается только гражданско-правовыми отношениями, носящими характер сделки.

Для того, чтобы исключить споры и судебные разбирательства, не следует использовать факсимиле при подписании первичных учетных документов, а также кадровых и налоговых документов.

При принятии решения об использовании факсимиле нужно принимать во внимание, что если закон требует проставления личной подписи лица, а специальной оговорки о возможности использования факсимиле нет, то его использование не имеет правовой основы, соответственно, и юридической силы.

Наилучшей альтернативой использования факсимиле уполномоченного лица организации является выдача доверенности на совершение соответствующих действий (подписание необходимых документов) одному или нескольким работникам организации.

Порядок использования факсимильной подписи

Если организация все-таки решила применять факсимильную подпись на соответствующих документах, для этого необходимо разработать внутренний порядок ее применения:

1) установить порядок использования факсимиле в ЛПА, в приказе либо общую инструкцию по делопроизводству дополнить правилами применения факсимиле;

2) утвердить перечень документов, на которых допускается проставление факсимиле (перечень должен быть исчерпывающим);

3) утвердить перечень должностных лиц организации, которые вправе использовать факсимиле и которые обязаны обеспечить его сохранность;

4) установить место хранения факсимиле;

5) разработать порядок действий при утрате факсимиле (повреждении) и порядок его уничтожения.

В связи с тем, что законодательство не определяет случаи, в которых возможно воспроизведение факсимильной подписи, подписание договора факсимиле будет правомерно в том случае, если это предусмотрено соглашением сторон.

Соглашение сторон об использовании факсимильной подписи можно оформить как отдельный документ (соглашение о порядке использования факсимиле либо дополнительное соглашение к договору) или включить условие об использовании факсимиле в текст договора. Рекомендуется не только установить в договоре саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить документы, в которых допускается проставление факсимиле. Таким образом, проставление факсимиле будет возможно в дополнительных соглашениях, приложениях к гражданско-правовым договорам, в поздравительных открытках и благодарственных письмах.

Соглашение об использовании факсимильной подписи необходимо подписать собственноручно. По взаимной договоренности сторон в договоре можно предусмотреть проставление образцов личных подписей и их факсимильных воспроизведений.

Пример.

Образец формулировки об использовании факсимильной подписи

Только в этом случае факсимиле будет иметь такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, а заверенные таким способом документы суд примет в качестве письменных доказательств.

Исходя из изложенного, подписание договоров посредством факсимиле имеет смысл, когда у сторон длительные договорные отношения.