Изменения в порядке работы с электронными документами в госорганах, иных организациях
Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 5 октября 2022 г.
Анализируются изменения в Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19.
ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ
● Закон от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее – Закон № 323-З)
● Закон от 18.04.2022 № 163-З «Об изменении Закона Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее – Закон № 163-З)
● Инструкция о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19 (далее – Инструкция)
Общие положения
Постановлением Минюста от 30.08.2022 № 117 «Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 6 февраля 2019 г. № 19» внесены изменения в Инструкцию.
Изменения вступают в силу 27.10.2022 одновременно со вступлением в силу Закона № 163-З, которым вносятся изменения в Закон № 323-З. Закон № 323-З дополняется ст. 181 «Хранение документов в электронном виде, в том числе электронных документов», в которой предусмотрено, что документы в электронном виде, в т.ч. электронные документы, установленный НПА срок хранения которых превышает 10 лет, включая документы постоянного хранения, передаются из информационной системы госоргана, иной организации на временное хранение в информационную систему архива госоргана, иной организации.
Приведение ранее принятых НПА в соответствие со ст. 181 Закона № 323-З (в новой редакции) и другими формулировками Закона № 163-З является главной, но не единственной целью принятия нового постановления Минюста.
Основные изменения в Инструкцию
1. В п. 1 Инструкции добавлено уточнение, что Инструкция регламентирует работу с электронными документами (далее – ЭД) не только в автоматизированной системе документационного обеспечения организации (далее – АС ДОУ), но в некоторых случаях и в других информационных системах.
Такое же уточнение добавлено в п. 74 Инструкции, определяющий место оперативного хранения исполненных ЭД.
Это связано с тем, что ст. 181 Закона № 323-З (в новой редакции) оговаривает хранение документов в электронном виде, включая ЭД, в той информационной системе госоргана, иной организации, в которой они образовались, без отсылки исключительно к АС ДОУ. Так, согласно ч. 1 ст. 181 Закона № 323-З (в новой редакции) документы в электронном виде, включая ЭД, хранятся в этой информационной системе до их передачи на хранение в архив госоргана, иной организации, а не подлежащие передаче на хранение в архив – до их уничтожения. При этом документы со сроками свыше 10 лет передаются в информационную систему архива этого же госоргана или организации.
Справочно
2. В гл. 3 Инструкции оставлены в отредактированном виде только пункты, относящиеся к организации электронного документооборота.
Пункты 17 и 18 Инструкции исключены, а их содержание перенесено в гл. 9 «Оперативное хранение электронных документов», в которой добавлены п. 741 и 742.
Одновременно из гл. 3 Инструкции исключен и п. 14, перечислявший основные функции АС ДОУ. Его содержание без принципиальных изменений перенесено в п. 9 1 гл. 1 «Общие положения» Инструкции.
3. Полностью исключена гл. 2 Инструкции «Порядок включения электронных документов в номенклатуру дел».
Основная часть содержавшихся в ней требований с небольшими редакционными поправками перенесена в гл. 8 Инструкции, которая теперь называется «Формирование электронных и гибридных дел». Содержание исключенных п. 10 и 11 Инструкции перенесено в п. 68 гл. 8 Инструкции.
Исключено содержание п. 12 Инструкции, предписывавшего включать в номенклатуру и, соответственно, формировать в определенных ситуациях отдельное электронное дело с заголовком «Документы, относящиеся к проверке электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП)» (оно должно было включать сертификаты открытых ключей, атрибутные сертификаты, списки отозванных сертификатов открытых ключей и другие ЭД).
Таким образом, в новой редакции Инструкции формирование электронного дела для ЭД, относящихся к проверке ЭЦП, не предусматривается.
4. Существенно изменилось содержание п. 5 Инструкции, описывающего структуру ЭД.
Если ранее реквизиты, создаваемые после подписания ЭД (дата ЭД, регистрационный индекс, сведения о лице, подписавшем ЭД, и другие) трактовались как входящие в особенную часть ЭД, то теперь содержание особенной части излагается дословно в соответствии со ст. 19 Закона от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», с отсылками на ТНПА, которые могут устанавливать состав дополнительных данных, необходимых в т.ч. для идентификации ЭД. Поскольку в действующих ТНПА ни дата, ни регистрационный индекс, ни другие реквизиты регистрационной контрольной карточки (далее – РКК) к особенной части ЭД не относятся, теперь они фактически выносятся за рамки структуры ЭД.
Таким образом, трактовка ЭД и относящаяся к нему информация изменились. Теперь, помимо общей части (составляющей содержание ЭД) и особенной части (содержащей ЭЦП и некоторую иную информацию согласно ТНПА), выделяется отдельная группа реквизитов, включаемых в РКК.
Формально реквизиты РКК, формируемые после подписания ЭД, отныне трактуются не как его составные части, а как сопутствующая информация (метаданные). Но это ничего не меняет в практике работы с ними. Требования о включении этих реквизитов в РКК, исключенные из п. 5 Инструкции, добавлены или сохранены в п. 31, 32, 35, 36, 39, 44, 45, 47–49, 51 Инструкции.
5. Остались в силе требования обязательно включать реквизиты РКК в состав сообщения или информационного пакета, посредством которых осуществляется доставка ЭД (п. 15 Инструкции), а затем и в электронные дела, формируемые программно-техническими средствами АС ДОУ (п. 69 Инструкции) и подготовленные к передаче в архив (п. 85 Инструкции).
Содержание указанных пунктов также подверглось важным уточнениям:
● в п. 15 Инструкции теперь предусматривается доставка ЭД посредством не только электронной почты и информационных систем ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота, но и единого портала электронных услуг общегосударственной автоматизированной информационной системы. В этом же пункте предусмотрена возможность дополнения обязательных реквизитов РКК, перечисленных в приложении, рядом дополнительных реквизитов, а именно «Ход исполнения», «Отметка о согласовании проекта», «Отметка о контроле», «Отметка об ознакомлении», «Наличие приложений» и др.;
● в п. 69 Инструкции оговаривается, что при использовании иных, кроме АС ДОУ, информационных систем, наличие и состав реквизитов РКК для формируемых ими ЭД определяется регламентами работы этих систем;
● в п. 85 Инструкции впервые появилось требование о том, что при подготовке электронного дела к передаче в архив файлы РКК, листов согласования и ознакомления должны быть преобразованы в архивные версии программно-независимого формата PDF (PDF/A1 или PDF/A2), в котором предписывается сохранять общую часть ЭД, предназначенных для последующей передачи на архивное хранение.
6. Предписание о преобразовании в формат PDF в отношении общей части ЭД, ранее содержавшееся в п. 37 Инструкции, перенесено в п. 38 Инструкции, но с важным сокращением.
Исключена ч. 2 п. 37 Инструкции, в которой предусматривалось обязательное преобразование в архивные версии формата PDF всех ЭД, предназначенных для направления в госорганы и подчиненные им (входящие в состав, систему) организации. То есть с 27.10.22 исключено требование преобразовывать в формат PDF любые ЭД, предназначенные для направления в госорганы и организации.
Теперь единственным основанием для обязательного подписания общей части ЭД в формате PDF является отнесение к электронному делу, для которого в номенклатуре дел организации предусмотрен срок хранения свыше 10 лет.
Экспертное мнение
Нужно отметить, что такое изменение нормы открывает потенциальную возможность для коллизии: организация может направить в госорган ЭД, который согласно ее номенклатуре дел должен храниться менее 10 лет. Такой ЭД может быть представлен в любом из числа допустимых форматов документов в электронном виде, установленных Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (п. 27 Инструкции). Если же госорган посчитает целесообразным включить переписку, содержащую такой ЭД, в электронное дело со сроком хранения свыше 10 лет, вплоть до постоянного, это может создать проблемы для последующего воспроизведения ЭД в информационной системе архива. Такая ситуация будет противоречить ч. 2 п. 27 Инструкции, согласно которой форматы файлов, в которых сохраняется общая часть ЭД, должны обеспечивать воспроизведение формы внешнего представления ЭД на всех этапах его жизненного цикла.
7. Исключение из п. 23 Инструкции требования фиксировать в специальном журнале осуществление процедур резервного копирования.
Таким образом, с 27.10.2022 ведение журнала учета резервного копирования более не требуется.
8. Состав реквизитов, оформление которых регламентирует п. 30 Инструкции, расширен грифом «Согласование».
9. В п. 36 Инструкции добавлен возможный вариант согласования проекта ЭД. Помимо подписания проекта ЭЦП лица, осуществляющего согласование, появилась возможность оформить согласование посредством письма, подписанного ЭЦП уполномоченного лица.
Таким образом, с 27.10.2022 добавлена возможность осуществлять согласование проекта ЭД посредством письма.
10. В п. 45 Инструкции появилось уточнение в отношении регистрации ЭД, поступивших в организацию в нерабочий день или во внерабочее время. Такие ЭД должны регистрироваться не позднее чем в первый следующий за днем поступления рабочий день.
Например, ЭД, поступившие во внерабочее время, регистрируются не позднее чем в первый следующий рабочий день.
11. Исключен п. 56 Инструкции, который предписывал устанавливать требования к оборудованию, применяемому для создания электронных отображений документов на бумажном носителе, оговаривая их в ЛПА или путем отсылки к ТНПА.
Так, исключен пункт об установлении на уровне организации требований к оборудованию, применяемому для создания электронных отображений.
12. В п. 63 Инструкции конкретизировано содержание отметок, которые ставятся на бумажном документе после его сканирования. А именно предусмотрены две разные отметки: «Создано электронное отображение» (если документ просто отсканирован) или «Создана электронная копия» (если скан в соответствии с п. 62 Инструкции подписан ЭЦП изготовившего лица).
13. Из трех приложений, имевшихся в прежней версии Инструкции, оставлено одно приложение, содержащее состав обязательных реквизитов РКК и рекомендации по их заполнению.
Исключены приложения, определяющие форму номенклатуры дел (поскольку она идентична форме для документов на бумажном носителе и иных документов в электронном виде) и форму журнала учета резервного копирования (в связи с упразднением требования по его ведению).
14. Остальные изменения в Инструкции носят редакционный характер и не затрагивают суть выполняемых действий.
