Приказы по личному составу

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 12 октября 2022 г.

Рассматриваются порядок оформления приказов по личному составу, а также сроки хранения указанных документов с учетом изменений в Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4, и Перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140, вступающих в силу с 27.10.2022 (с образцами необходимых документов).

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4)

● Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень № 140)

● Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 28.11.2019 № 41 (далее – УСОРД)

● СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта от 26.10.2016 № 83

Виды приказов по личному составу и сроки их хранения

Согласно п. 93 Инструкции № 4 приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией.

Приказы, издаваемые в организации, подразделяются на приказы по:

● основной деятельности;

● личному составу;

● по административно-хозяйственным вопросам.

С 27.10.2022 постановлением Минюста от 30.08.2022 № 115 «Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140» внесен ряд изменений в Перечень № 140.

Данные изменения коснулись и сроков хранения приказов по личному составу, издаваемых в организациях и у ИП.

Кроме того, Перечень № 140 дополнен новыми видами приказов с учетом сложившейся практики применения, а именно:

● об установлении компенсаций;

● об изменении существенных условий труда;

● о привлечении к работе в государственные праздники, праздничные и выходные дни;

● об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника;

● о присвоении классных чинов, дипломатических рангов, персональных званий;

● о предоставлении отпусков для нахождения в режиме самоизоляции.

Срок хранения приказов, которые до 27.10.2022 хранились 3 года, сохранен. При этом их перечень также пополнился новыми видами приказов, а именно:

● о переносе трудового отпуска;

● о направлении на профессиональную подготовку;

● о социальной поддержке неработающих пенсионеров.

В ситуации, если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась, срок хранения таких приказов по-прежнему увеличивается до 10 лет.

Таким образом, в настоящее время в зависимости от сроков хранения приказы по личному составу подразделяются на 2 группы:

1. Приказы, срок хранения которых составляет 55 лет.

В соответствии с подп. 21.3 п. 21 Перечня № 140 к приказам со сроком хранения 55 лет относятся приказы о (об):

● приеме на работу (назначении на должность);

● переводе на другую постоянную работу;

● перемещении;

● увольнении (освобождении от занимаемой должности);

● награждении, поощрении, премировании;

● продлении трудовых договоров (контрактов);

● заключении новых трудовых договоров (контрактов);

● изменении условий трудовых договоров (контрактов);

● переводе на контрактную форму найма;

● установлении надбавок, доплат, компенсаций;

● временном переводе;

● отстранении от работы;

● допуске к работе;

● изменении существенных условий труда;

● установлении (отмене) неполного рабочего времени;

● привлечении к работе в государственные праздники, праздничные и выходные дни;

● исполнении обязанностей временно отсутствующего работника;

● присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, классных чинов, дипломатических рангов, персональных званий;

● повышении тарифных ставок (тарифных окладов), окладов, должностных окладов;

● длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу;

● предоставлении социальных отпусков;

● предоставлении отпусков для нахождения в режиме самоизоляции;

● изменении фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется) работников.

2. Приказы со сроком хранения 3 года.

К приказам со сроком хранения 3 года относятся приказы о (об):

● предоставлении трудовых отпусков;

● отзыве из трудового отпуска;

● переносе трудового отпуска;

● наложении дисциплинарных взысканий;

● досрочном снятии дисциплинарных взысканий;

● назначении дежурных;

● служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу;

● оказании матпомощи;

● направлении на повышение квалификации (переподготовку, профессиональную подготовку, стажировку);

● социальной поддержке неработающих пенсионеров.

Порядок создания (подготовки) приказа по личному составу

Согласно п. 16 Инструкции № 4 при подготовке и оформлении приказа необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую значимость документа, оперативное и качественное его исполнение и поиск.

Создание (подготовка) приказа включает в себя следующие этапы:

1. Составление и оформление проекта приказа.

С учетом требований п. 19 Инструкции № 4 документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Ряд документов (в т.ч. внутренние, к числу которых относится приказ по личному составу) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов.

Каждый лист приказа должен иметь поля: левое – 30 мм, правое – не менее 8 мм, верхнее и нижнее – не менее 20 мм. Поля с указанными характеристиками должны отображаться при выводе документа в электронном виде (электронного документа) на устройство отображения и на бумажный носитель (п. 20 Инструкции № 4).

Обязательные реквизиты приказа. Для придания приказу юридической значимости необходимо наличие обязательных реквизитов:

● наименование организации и (или) структурного подразделения – автора;

● даты;

● регистрационного индекса;

● подписи (п. 18 Инструкции № 4).

Согласно п. 46 Инструкции № 4 датой приказа является дата его подписания.

Дата подписания приказа, даты в тексте, даты визирования и ознакомления оформляются цифровым способом. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами, например, 28.10.2022.

Регистрационным индексом приказа по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года.

Текст приказа и его заголовок. При составлении приказа следует указать его заголовок. Согласно п. 54 Инструкции № 4 он должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа.

Заголовок в кавычки не заключается и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится.

Если приказ по личному составу издается в отношении одного работника, в заголовке следует отразить его фамилию и инициалы, например, «О приеме на работу Семенкова Г.М.», «Об увольнении Чернявского А.В.», «О переводе на другую работу Дубиной Е.К.», «О предоставлении трудового отпуска Вишневскому В.Д.», «О предоставлении отпуска по беременности и родам Горляковой У.М.» и т.п.

В случае если приказ по личному составу издается в отношении группы работников по одному основанию, его заголовок допустимо сформулировать следующим образом: «О приеме на работу», «Об увольнении», «О командировании», «О предоставлении отпуска». При этом если в приказе по личному составу отражается несколько кадровых действий (например, прием и перевод.), то его заголовок должен носить название «По личному составу».

Согласно п. 99 Инструкции № 4 текст приказа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагают цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания приказа. Как правило, она начинается словами «В соответствии», «В целях», «В связи» и т.п. Если распорядительная часть не нуждается в обосновании, констатирующая часть приказа может отсутствовать.

В приказах по личному составу основание издания документа указывается в конце каждого пункта. Если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, оно указывается в конце текста.

Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами от границы левого поля, без кавычек и пробелов. В приказах по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.). Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу.

Пункты распорядительной части сложных по содержанию приказов и распоряжений по личному составу располагаются в логической последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д.

Распорядительная часть распорядительного документа заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения всего документа или его отдельных пунктов.

Перечень должностных лиц или структурных подразделений, которые должны быть ознакомлены с распорядительным документом, указывается в листе ознакомления, прилагаемом к проекту документа, либо оформляется на оборотной стороне последнего листа документа.

При необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников организации в его текст в обязательном порядке включается пункт «Приказ довести до сведения всех работников».

Расстановка пунктов приказа. После распорядительного слова с новой строки с соблюдением абзаца прописными буквами печатается фамилия работника, на которого распространяется действие приказа, и далее строчными буквами имя, отчество и остальной текст приказа.

Каждый приказ должен иметь основание. В зависимости от кадровых действий, отражаемых в приказе, его основанием могут являться заявления работников, трудовые договора (контракты), уведомления, докладные и объяснительные записки и т.д.

При перечислении указанные документы нумеруются арабскими цифрами с точкой.

С учетом положений п. 88 Инструкции № 4 слово «Основание» печатается от границы левого поля и оставляется открытым, а относящаяся к нему информация печатается столбцом через один межстрочный интервал (при печати на пишущей машинке) или точно 14 пт (при наборе на компьютере).

Структуры текстов приказов по личному составу. Структуры текстов для некоторых видов приказов по личному составу установлены УСОРД.

Указанной системой предусмотрены формы следующих приказов по личному составу:

● о приеме на работу (назначении на должность);

● о переводе на другую работу;

● о перемещении на новое рабочее место;

● о заключении нового трудового договора (контракта);

● о переводе работника на контрактную форму найма;

● о продлении трудового договора (контракта);

● об увольнении с работы (освобождении от занимаемой должности);

● о предоставлении отпуска;

● об отзыве работника из отпуска;

● о поощрении (для одного мотива поощрения);

● о поощрении (для разных мотивов поощрения);

● о наложении дисциплинарного взыскания (для одного вида нарушения);

● о наложении дисциплинарного взыскания (для разных видов нарушения);

● о командировании.

Таким образом, в текст приказа о приеме на работу следует включить:

● фамилию, имя, отчество принимаемого на работу (указываются в винительном падеже);

● наименование должности служащего (профессии рабочего), квалификационный разряд (класс, категория), на которую принимается работник;

● наименование структурного подразделения, в котором будет работать принимаемый работник;

● дату приема;

● вид приема (с предварительным испытанием, на условиях контракта и др.);

● тарифную ставку (тарифный оклад), оклад (указывается точная сумма на момент издания приказа либо делается отсылка к штатному расписанию («согласно штатному расписанию»)).

Пример 1.

Образец приказа о приеме на работу

Текст приказа о переводе на другую работу должен содержать:

● фамилию, имя, отчество работника (указываются в винительном падеже);

● наименование должности служащего (профессии рабочего), квалификационный разряд (класс, категория), наименование структурного подразделения, в котором работал сотрудник до перевода (перемещения) на другую работу;

● наименование должности служащего (профессии рабочего), квалификационный разряд (класс, категория), наименование структурного подразделения, в которое переводится работник;

● дату перевода (указывается с предлогом «с»);

● вид перевода;

● тарифную ставку (тарифный оклад), оклад;

● причину перевода (перемещения) (указывается при необходимости с использованием слов «в связи»).

Пример 2.

Образец приказа о переводе на другую работу

Текст приказа о предоставлении отпуска имеет следующую структуру:

● фамилия, имя, отчество работника (указываются в дательном падеже);

● наименование должности служащего (профессии рабочего), квалификационный разряд (класс, категория), наименование структурного подразделения;

● вид отпуска (трудовой, социальный);

● период (рабочий или календарный год), за который предоставляется отпуск;

● количество календарных дней отпуска (указывается с предлогом «на»);

● даты начала и окончания отпуска (указываются с помощью предлогов «с» и «по»).

Пример 3.

Образец приказа о предоставлении трудового отпуска

Текст приказа об увольнении содержит следующие реквизиты:

● фамилия, имя, отчество работника (указываются в винительном падеже);

● наименование должности служащего (профессии рабочего), квалификационный разряд (класс, категория), наименование структурного подразделения;

● дата увольнения (указывается без предлога «с»);

● причина увольнения (указывается пункт и статья ТК, по которым осуществляется увольнение работника).

Пример 4.

Образец приказа об увольнении по соглашению сторон (п. 1 ч. 2 ст. 35 ТК)

Путем издания одного приказа возможно оформление одного, двух и более работников. В таком случае текст приказа разделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В заголовке фамилии работников, на которых распространяется действие приказа, не указываются.

Пример 5.

Образец приказа о приеме на работу двух работников

2. Согласование (визирование) приказа по личному составу.

С учетом положений п. 61 Инструкции № 4 внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом.

Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату, например:

Юрисконсульт

Подпись Р.Д.Сомов

28.10.2022

По общему правилу визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. Проекты приказов по личному составу распорядительных документов допустимо визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования.

С учетом требований п. 100 Инструкции № 4 проекты распорядительных документов подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами. Согласованный проект документа представляется на подпись руководителю, от имени которого он издается.

3. Подписание приказа по личному составу.

После оформления, проверки, согласования проект приказа предоставляется на подпись уполномоченному должностному лицу – руководителю организации или другому лицу, имеющему право издания приказов.

Согласно п. 57 Инструкции № 4 реквизит «Подпись» располагается после текста и отметки о наличии приложения и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.

Если документ оформлен на бланке или с использованием углового штампа, то в наименование должности включается, как правило, видовое наименование организации (например, директор Общества).