Использование аналогов собственноручной подписи

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 19 января 2023 г.

Комментируются нормативные правовые предписания постановления Совета Министров от 30.12.2022 № 962 в части использования аналогов собственноручной подписи при подписании первичных учетных документов.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Закон от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З)

● Закон от 05.07.2004 № 300-З «Об архитектурной, градостроительной и строительной деятельности в Республике Беларусь» (далее – Закон № 300-З)

● Положение о Парке высоких технологий, утв. Декретом Президента от 22.09.2005 № 12 (далее – Положение № 12)

● Положение о специальном правовом режиме Китайско-Белорусского индустриального парка «Великий камень», утв. Указом Президента от 12.05.2017 № 166 (далее – Положение № 166)

● перечень первичных учетных документов, утв. постановлением Совета Министров от 24.03.2011 № 360 (далее – Перечень № 360)

● постановление Совета Министров от 30.12.2022 № 962 «О мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 11 октября 2022 г. № 210-З «Об изменении законов по вопросам бухгалтерского учета и отчетности» (далее – Постановление № 962)

● постановление Минфина от 30.06.2016 № 58 «О формах товарно-транспортной накладной и товарной накладной и порядке их заполнения» (далее – Постановление № 58)

● постановление Минфина от 29.03.2010 № 38 «Об установлении форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций и Инструкции по заполнению форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций» (далее – Постановление № 38)

● постановление Минфина от 22.04.2011 № 23 «Об установлении форм акта о приеме-передаче основных средств, акта о приеме-передаче нематериальных активов и утверждении Инструкции о порядке заполнения акта о приеме-передаче основных средств и акта о приеме-передаче нематериальных активов» (далее – Постановление № 23)

● постановление Минфина от 13.12.2019 № 74 «Об установлении формы акта о списании имущества и учете остаточной (ликвидационной) стоимости имущества, находящегося в собственности Республики Беларусь» (далее – Постановление № 74)

● постановление Минстройархитектуры от 29.04.2011 № 13 «Об установлении форм первичных учетных документов в строительстве» (далее – Постановление № 13)

● постановление Минфина от 12.02.2018 № 13 «О единоличном составлении первичных учетных документов» (далее – Постановление о единоличном составлении ПУД)

С 2023 года в Закон № 57-З введена ч. 3 п. 2 ст. 10, согласно которой первичный учетный документ (далее – ПУД) должен быть подписан лицом (лицами), ответственным (ответственными) за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, собственноручно либо с использованием средств связи и иных технических средств, компьютерных программ, информационных систем или информационных сетей, если такой способ подписания позволяет достоверно установить, что этот документ подписан лицом (лицами), ответственным (ответственными) за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления (факсимильное воспроизведение собственноручной подписи с помощью средств механического или другого копирования, ЭЦП или другой аналог собственноручной подписи, обеспечивающий идентификацию соответствующего лица (соответствующих лиц)).

ПУД составляется на бумажном носителе и (или) в электронном виде, в т.ч. в форме электронного документа.

ПУД, составленный в форме электронного документа, должен соответствовать требованиям законодательства об электронных документах и ЭЦП (ч. 1, 2 п. 6 ст. 10 Закона № 57-З).

Таким образом, с 2023 года существуют следующие способы подписания ПУД лицом (лицами), ответственным (ответственными) за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления:

1) собственноручно (на бумажном носителе);

2) факсимильное воспроизведение собственноручной подписи с помощью средств механического или другого копирования, если такой способ подписания позволяет достоверно установить, что этот документ подписан лицом (лицами), ответственным (ответственными) за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления (на бумажном носителе);

3) ЭЦП, если такой способ подписания позволяет достоверно установить, что этот документ подписан лицом (лицами), ответственным (ответственными) за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления (в электронном виде);

4) другой аналог собственноручной подписи, обеспечивающий идентификацию соответствующего лица (соответствующих лиц), если такой способ подписания позволяет достоверно установить, что этот документ подписан лицом (лицами), ответственным (ответственными) за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления (в электронном виде).

Закон № 57-З не содержит ограничений в части случаев подписания ПУД способами 1 и 3. Ограничения предусмотрены в отношении способов 2 и 4.

Совет Министров определяет ПУД, в которых не допускается использование аналогов собственноручной подписи (за исключением ЭЦП) лица (лиц), ответственного (ответственных) за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления (ч. 4 п. 2 ст. 10 Закона № 57-З).

Постановлением № 962 определено, что не допускается использование аналогов собственноручной подписи (за исключением ЭЦП) лица (лиц), ответственного (ответственных) за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления в ПУД:

1) включенных в Перечень № 360;

2) подтверждающих совершение хозяйственных операций с участием 2 и более участников, за исключением ПУД, составляемых участником хозяйственной операции единолично в случаях, установленных законодательными актами и (или) определенных Минфином.

Таким образом, Совет Министров Постановлением № 962 ограничил ПУД, в которых допускается использование аналогов собственноручной подписи (за исключением ЭЦП). Такие документы должны быть подписаны только способами 1 или 3. Подписание способами 2 и 4 невозможно в ПУД:

1) включенных в Перечень № 360. Перечень № 360 изложен Постановлением № 962 в новой редакции. В него с 2023 года включены:

В сравнении с Перечнем № 360, действовавшим до 2023 года, новым является документ, указанный в п. 7 вышеприведенной таблицы;

2) подтверждающих совершение хозяйственных операций с участием 2 и более участников. Исключением являются ПУД, составляемые участником хозяйственной операции единолично в случаях, установленных законодательными актами и (или) определенных Минфином. Их можно подписывать способами 2 и 4.

Постановлением о единоличном составлении ПУД определены случаи, при которых возможно единоличное составление ПУД:

1) выполнения работ (оказания услуг) по договору, заключенному в письменной форме, в котором предусмотрено оформление ПУД, подтверждающих выполнение работ (оказание услуг), единолично, за исключением договоров подряда, не являющихся публичными договорами;

2) временного владения и пользования или временного пользования имуществом по договору аренды (временного владения и пользования имуществом по договору финансовой аренды (лизинга)), заключенному в письменной форме, в котором предусмотрено оформление ПУД, подтверждающих временное владение и пользование или временное пользование имуществом, единолично;

3) возмещения арендатором (лизингополучателем, ссудополучателем) арендодателю (лизингодателю, ссудодателю) затрат на содержание и эксплуатацию имущества, переданного в аренду (лизинг, безвозмездное пользование), по договору, в котором предусмотрено оформление ПУД, подтверждающих возмещение этих затрат, единолично;

4) купли-продажи товарно-материальных ценностей, выполнения работ и оказания услуг через АЗС, электрозарядные станции, электрозарядные комплексы (супербыстрые электрозарядные комплексы);

5) оказания услуги заказчиком, застройщиком по организации строительства, определенными в соответствии с п. 1 ст. 55 Закона № 300-З;

6) поступления товарно-материальных ценностей из-за пределов Республики Беларусь;

7) предоставления автором или иным правообладателем (лицензиаром) пользователю (лицензиату) права использования объекта авторского права или смежных прав по лицензионному договору, в котором предусмотрено оформление ПУД, подтверждающих предоставление этих прав, единолично;

8) отпуска товаров грузоотправителем (принятия товаров грузополучателем), являющимся участником электронного обмена данными (Electronic Data Interchange (EDI)), с последующим внесением сведений об этих хозяйственных операциях в систему электронного обмена данными (Electronic Data Interchange (EDI)) в порядке, установленном законодательством.

Порядок использования аналогов собственноручной подписи (за исключением ЭЦП) в ПУД, составляемых на бумажном носителе и (или) в электронном виде (за исключением ПУД, составляемых в форме электронного документа), а также обращения этих документов, подтверждения их целостности и подлинности устанавливается ЛПА организации (ч. 3 п. 6 ст. 10 Закона № 57-З).

Такими локальными актами могут быть приказ, распоряжение, либо соответствующий порядок может быть установлен в таком ЛПА организации, как учетная политика.

До 2023 года несобственноручное проставление подписи было возможно для резидентов ПВТ. Также для таких организаций предусмотрены и некоторые другие особенности составления ПУД, в частности, единоличного их составления.

Так, п. 20 Положения № 12 предусматривает, что установленные законодательством о бухгалтерском учете и бухгалтерской и (или) финансовой отчетности (для ИП – в учете доходов и расходов) требования, предъявляемые к форме, содержанию и порядку оформления ПУД, не распространяются на хозяйственные операции резидентов ПВТ, совершаемые ими с нерезидентами Республики Беларусь.

При совершении хозяйственных операций с нерезидентами Республики Беларусь резиденты ПВТ вправе:

1) единолично составлять ПУД (бухгалтерскую справку (справку-расчет)), на основании которого хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета (в учете доходов и расходов ИП). При этом бухгалтерская справка (справка-расчет) должна содержать наименование документа, дату его составления, наименование организации, фамилию и инициалы ИП, являющихся участниками хозяйственных операций, должность лица, ответственного за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления со стороны резидента ПВТ, его фамилию, инициалы и подпись, основания совершения и содержание хозяйственных операций, их общую оценку в натуральных и (или) стоимостных показателях. Такие ПУД подлежат составлению не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором были совершены 2 и более однородные хозяйственные операции с нерезидентом Республики Беларусь, с указанием даты их совершения;

2) оформлять 2 и более однородные хозяйственные операции, совершенные в 1 календарный месяц, одним ПУД, в т.ч. составленным единолично;

3) использовать в качестве ПУД исходящий от нерезидента Республики Беларусь и составленный на иностранном языке документ (информацию), в т.ч. полученный (полученную) по электронным каналам связи, при условии наличия в нем (ней) как минимум сведений о содержании хозяйственной операции, ее общей оценке в натуральных и (или) стоимостных показателях и дате совершения хозяйственной операции. При этом хозяйственные операции на счетах бухгалтерского учета (в учете доходов и расходов ИП) отражаются резидентом ПВТ на основании названного документа (информации) с приложением к нему (ней) заверенного резидентом ПВТ перевода данного документа (информации) на белорусский или русский язык по каждой хозяйственной операции.

При оформлении ПУД резидентами ПВТ допускается использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, ЭЦП либо иного аналога собственноручной подписи.

Возможности применения аналогов собственноручной подписи и единоличного подписания оговорены также в:

1) п. 20 Положения № 12;

2) п. 109 Положения № 166.