Выявление и уничтожение документов с истекшими сроками хранения
Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 19 января 2023 г.
Рассматривается процедура выявления документов с истекшими сроками хранения и оформления их уничтожения, включая порядок проведения экспертизы ценности документов в организации (с образцами необходимых документов).
ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ
● Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143 (далее – Правила № 143)
● Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4)
● перечень типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень № 140)
Общие положения
Выявление документов с истекшими сроками хранения осуществляется по результатам экспертизы ценности документов.
Экспертиза ценности документов в течение делопроизводственного (календарного) года проводится:
● при составлении номенклатуры дел;
● при подготовке дел к передаче на хранение в архив организации;
● в архиве организации при отборе и подготовке дел для передачи на постоянное хранение в государственный архив (в организации, являющейся источником комплектования государственного архива), при выделении к уничтожению документов и дел временного хранения, сроки хранения которых истекли (п. 51 Правил № 143).
Экспертиза ценности документов в делопроизводстве осуществляется ежегодно службой документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) или лицом, выполняющим функции службы ДОУ, совместно с экспертной комиссией (далее – ЭК) (п. 58 Правил № 143).
ЭК создается в составе не менее 3 чел. Председателем комиссии назначается заместитель руководителя организации, членами – руководитель службы ДОУ либо лицо, ответственное за ДОУ, заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) организации, главный бухгалтер и другие наиболее квалифицированные работники организации. В состав ЭК организации, являющейся источником комплектования государственного архива, может включаться также работник соответствующего архива. Персональный состав ЭК утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации (п. 175 Инструкции № 4).
Пример 1.
Образец приказа о создании постоянно действующей экспертной комиссии
|
Общество с ограниченной ответственностью «Фирма» (ООО «Фирма»)
ПРИКАЗ 26.12.2022 № 87 г. Минск
О создании постоянно действующей экспертной комиссии
В целях организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на архивное хранение и уничтожение документов с истекшими сроками хранения, образующихся в деятельности организации, в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4,
ПРИКАЗЫВАЮ 1. Создать постоянно действующую экспертную комиссию в составе:
2. Юрисконсульту Титовой С.П. разработать Положение об экспертной комиссии ООО «Фирма» до 15.01.2023.
|
Экспертиза ценности документов при составлении номенклатуры дел
Выявлению документов с истекшими сроками давности предшествует работа по систематизации дел и установлению сроков их хранения.
Систематизация дел осуществляется на основании номенклатуры дел организации, с утверждения которой начинается делопроизводственный (календарный) год.
В делопроизводстве номенклатура дел организации используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является также основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (ч. 5 п. 150 Инструкции № 4).
Справочно
Номенклатура дел организации составляется по форме согласно приложению 10 к Инструкции № 4 и содержит сроки хранения дел, формируемых в организации.
Примечание от Нормативка.by
Для более подробного ознакомления с порядком разработки номенклатуры дел организаций рекомендуем использовать подп. 8.1. п. 8 путеводителя по кадровым вопросам «Кадровая документация. Делопроизводство».
Определение сроков хранения документов осуществляется в соответствии с Перечнем № 140.
Примечание
Сроки хранения документов, не отраженных в Перечне № 140, определяются ЭК организаций (подп. 165.4 п. 165 Инструкции № 4).
ЭК является совещательным органом, решения которого оформляются протоколами, утверждаемыми руководителем организации. Решение ЭК может оформляться также приказом (распоряжением) руководителя организации (п. 57 Правил № 143).
Пример 2.
Образец протокола заседания экспертной комиссии
|
Общество с ограниченной ответственностью «Фирма» (ООО «Фирма»)
ПРОТОКОЛ 26.12.2022 № 2 г. Минск
заседания экспертной комиссии
Председатель – Синица А.С., заместитель директора. Секретарь – Карпова А.П., инспектор по кадрам.
Присутствовали: Денисова А.И., главный бухгалтер; Титова С.П., юрисконсульт; Ворона И.П., начальник отдела продаж.
ПОВЕСТКА ДНЯ: об установлении сроков хранения для документов, содержащих сведения, в отношении которых в ООО «Фирма» установлен режим коммерческой тайны.
СЛУШАЛИ: Ворону И.П., который сообщил об установлении сроков хранения документов, содержащих сведения, в отношении которых в ООО «Фирма» установлен режим коммерческой тайны.
ВЫСТУПИЛИ: Денисова А.И. (текст выступления прилагается); Титова С.П. (текст выступления прилагается).
РЕШИЛИ: установить для документов, содержащих сведения, в отношении которых в ООО «Фирма» установлен режим коммерческой тайны, срок хранения 5 лет ЭПК после отмены в отношении них режима коммерческой тайны.
Голосовали: «за» – единогласно; «против» – нет; «воздержались» – нет.
Приложение: доклады выступающих лиц на 5 л. в 1 экз.
|
Наличие отметки «ЭПК» означает, что после проведения экспертизы ценности срок хранения документов может продлеваться (подп. 165.4 п. 165 Инструкции № 4).
По окончании делопроизводственного года службой ДОУ организации:
● в гр. 3 номенклатуры дел «Кол-во дел (томов, частей)» указывается количество дел (томов, частей), заведенных в организации в течение года под соответствующим заголовком;
● в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел по форме согласно приложению 12 к Инструкции № 4 (п. 167 Инструкции № 4). Сведения, содержащиеся в итоговой записи сводной номенклатуры дел, передаются в архив организации.
Экспертиза ценности документов при подготовке дел к передаче в архив организации
Анализ формирования, оформления дел и подготовки дел в структурных подразделениях организации к передаче в архив организации проводится не реже 1 раза в год (п. 17 Правил № 143).
Непосредственный отбор документов на хранение в архив организации и выделение к уничтожению производится работниками структурных подразделений организации, в деятельности которых они были образованы.
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляются:
● отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу, для передачи в архив организации;
● отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях организации;
● отбор дел временного хранения за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли, для выделения к уничтожению (п. 59, 60 Правил № 143).
Важно
Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации проводится путем полистного просмотра. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел (п. 61 Правил № 143).
Проверку правильности произведенного отбора осуществляет ЭК организации (п. 207 Инструкции № 4).
По результатам экспертизы ценности и отбора документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (п. 179 Инструкции № 4).
Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если установленный срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.
Пример 3.
Дата составления акта о выделении к уничтожению – 23.12.2022. В него включаются дела, срок хранения которых истек к 01.01.2022.
Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, может составляться как на дела всей организации, так и на дела отдельного структурного подразделения. На документы с отметкой «ЭПК» составляется отдельный акт (п. 209 Инструкции № 4).
Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, составляется по форме согласно приложению 17 к Инструкции № 4.
Пример 4.
Образец акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению
|
Общество с ограниченной ответственностью «Фирма» (ООО «Фирма»)
АКТ 26.12.2022 № 2 г. Минск
О выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению
На основании Перечня типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень № 140), Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, номенклатуры дел ООО «Фирма» № 5 на 2018 год отобраны к уничтожению как не имеющие исторической, научной, социальной, экономической, политической или культурной ценности и утратившие практическое значение следующие документы:
Итого: 2 (два) дела за 2018 (две тысячи восемнадцатый) год.
СОГЛАСОВАНО Протокол заседания ЭК ООО «Фирма» 26.12.2022 № 4
Документы в количестве 2 (двух) дел весом 6 кг сданы в ОАО «Белвторресурсы» на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________ № ____________.
Изменения в учетные документы внесены.
|
Экспертиза ценности документов в архиве
При приеме документов на хранение архив организации осуществляет контроль за качеством проведенной экспертизы ценности документов.
Экспертиза ценности документов в архиве организации осуществляется работниками архива совместно с ЭК организации (п. 62, 63 Правил № 143).
Уничтожение документов
Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в составленном акте о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
При этом уничтожение документов, содержащих сведения, отнесенные в установленном порядке к госсекретам, коммерческой и (или) иной охраняемой законом тайне, осуществляется в соответствии с законодательством (п. 212 Инструкции № 4).
В частности, при установлении к сведениям режима коммерческой тайны субъект хозяйствования может определить сроки их хранения, порядок уничтожения. Например, предусмотреть в Положении о коммерческой тайне необходимость скрытия текста документов (с помощью маркера, другим способом) перед передачей организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья.
