Внесение изменений в штатное расписание: порядок и нюансы
Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 26 января 2023 г.
Разбираются различные ситуации, при возникновении которых нужно без ошибок внести изменения в штатное расписание: введение новых штатных единиц, переименование должности служащего (профессии рабочего), пересмотр тарифных ставок (тарифных окладов), должностных окладов и др. (с образцами необходимых документов).
ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ
● Трудовой кодекс (далее – ТК)
● Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4)
Общие положения
Штатное расписание относится к основным ЛПА, регулирующим трудовой распорядок работников организации (ст. 194 ТК), и отражает численность, структуру, кадровый состав работников, а также тарифные ставки (тарифные оклады), должностные оклады и надбавки по всем должностям служащих (профессиям рабочих).
На основании штатного расписания наниматели осуществляют прием на работу и переводы работников, корректируют тарифные ставки (тарифные оклады), должностные оклады и наименования должностей служащих (профессий рабочих), оптимизируют штат и численность работников.
Кадровые изменения, которые необходимо отразить в штатном расписании
|
Вид изменений |
Письменное уведомление работников |
|
Введение новых должностей служащих (профессий рабочих), структурных подразделений |
Нет |
|
Изменение тарифных ставок (тарифных окладов) и системы оплаты труда |
Да |
|
Переименование должности |
Да |
|
Переименование структурных подразделений |
Да, если название структурного подразделения указано в трудовом договоре |
|
Перевод в другое структурное подразделение |
|
|
Перевод на другую должность служащего (профессию рабочего) |
Да |
|
Сокращение штата |
Да |
|
Исключение вакантных должностей |
Нет |
Организация может иметь всего одно штатное расписание и отдельными приказами его изменять.
Переутверждать штатное расписание каждый год не нужно, если ничего в нем не меняется.
Алгоритм действий при изменении штатного расписания
Шаг 1. Разработка проекта штатного расписания.
Шаг 2. Согласование проекта штатного расписания и передача директору организации на окончательное утверждение.
Шаг 3. Издание приказа (распоряжения) об утверждении или внесении изменений в штатное расписание.
Конкретный способ внесения изменений в штатное расписание организация выбирает самостоятельно.
Примечание
Согласно п. 52 Инструкции № 4 утверждение является одним из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую значимость только с момента его утверждения.
Документ может утверждаться 2 способами:
1) посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи;
2) издания распорядительного документа (например, приказа).
Оба способа имеют одинаковую юридическую значимость.
При небольших изменениях удобнее вносить изменения приказом. Если же в организации планируются значительные кадровые перемены, лучше утвердить новое штатное расписание.
Если перед утверждением директора организации документ проходил согласование с другими работниками – главным бухгалтером, начальником отдела кадров, и т.д., их подписи также должны быть на документе.
Справочно
Унифицированная форма приказа о внесении изменений в штатное расписание содержится в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 28.11.2019 № 41 (код по ОКУД 0211620007).
В этом документе, кроме основания изменения штатного расписания, также указывают дату, с которой начинают действовать нововведения, если дата вступления их в силу не совпадает с датой издания приказа (распоряжения).
Шаг 4. Ознакомление работников с новым штатным расписанием, если необходимо.
Обязанностями нанимателя также являются создание условий для ознакомления работника с ЛПА, затрагивающими его права и обязанности (п. 10 ч. 1 ст. 55 ТК), и извещение работников о введении новых или изменении действующих условий оплаты труда не позднее чем за 1 месяц (ст. 65 ТК). При наличии таких нововведений работникам следует направить уведомление об изменении штатного расписания с учетом указанного в ст. 65 ТК срока. Наниматель также обязан предупредить работников об изменении существенных условий труда письменно не позднее чем за 1 мес. (ч. 3 ст. 32 ТК).
Изменения штатного расписания в различных ситуациях
1. Введение новых штатных единиц.
Если необходимо ввести новую должность служащего (профессию рабочего), то наниматель издает приказ (распоряжение) об изменении штатного расписания и введении новых должностей служащих (профессий рабочих), отражающий все нововведения.
Как правило, в таком приказе (распоряжении) указывают:
● название структурного подразделения;
● название позиции;
● количество штатных единиц;
● тарифную ставку (тарифный оклад), должностной оклад.
Пример 1.
Образец приказа о внесении изменений в штатное расписание в связи с введением новых штатных единиц
|
Общество с ограниченной ответственностью «Фирма» (ООО «Фирма»)
ПРИКАЗ 20.12.2022 № 110 г. Минск
О внесении изменений в штатное расписание
В целях совершенствования организационной структуры, улучшения подбора и расстановки кадров
ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Внести с 01.01.2023 в штатное расписание ООО «Фирма» следующие изменения: 1.1. дополнить «отдел организации труда и заработной платы» следующими штатными единицами: «Ведущий бухгалтер» – 1 штатная единица; «Бухгалтер» – 2 штатные единицы. 1.2. Установить следующие тарифные оклады: по должности служащего «Ведущий бухгалтер» – 650 рублей; по должности служащего «Бухгалтер» – 600 рублей. 2. ПАВЛОВИЧ Ирине Анатольевне, экономисту, подготовить в соответствии с пунктом 1 настоящего приказа штатное расписание ООО «Фирма» и представить его на утверждение до 01.01.2023.
|
Примечание
Следует обратить внимание на дату издания приказа о новых штатных единицах в штатном расписании – она не совпадает с датой введения должности служащего. Такая ситуация возможна, когда функционирование должности предполагается с определенного времени, после даты издания приказа (распоряжения).
2. Переименование должности служащего (профессии рабочего).
Наименование должности служащего (профессии рабочего) должно соответствовать квалификационным справочникам, утверждаемым в порядке, определяемом Правительством, НПА, регламентирующим деятельность работников по отдельным должностям служащих (п. 3 ч. 2 ст. 19 ТК).
В случае изменения законодательства о труде условия трудового договора должны быть приведены в соответствие с законодательством о труде (ч. 4 ст. 19 ТК). Согласие работника в этом случае не требуется.
В связи с тем, что работник должен быть ознакомлен с ЛПА, затрагивающими его права и обязанности (п. 10 ч. 1 ст. 55 ТК), нанимателю следует предупредить работника о переименовании должности.
Пример 2.
Образец уведомления работника о переименовании должности служащего
УВЕДОМЛЕНИЕ 20.12.2022 № 79 г. Минск
О переименовании должности работника
На основании пункта 3 части второй и части четвертой статьи 19 Трудового кодекса Республики Беларусь, выпуска 16 Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД) «Должности служащих, занятых предоставлением услуг в области телекоммуникаций и почтовой деятельности», утвержденного постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.11.2017 № 72, занимаемая Вами должность «Начальник лаборатории» будет переименована в должность «Начальник производственной лаборатории» с 01.01.2023. Наименование должности будет изменено в Ваших трудовом договоре, трудовой книжке и иных документах. При указанном изменении наименования должности Ваша трудовая функция и другие условия трудового договора останутся прежними.
|
Пример 3.
Образец приказа о внесении изменения в штатное расписание в связи с переименованием должности служащего
|
Общество с ограниченной ответственностью «Фирма» (ООО «Фирма»)
ПРИКАЗ 20.12.2022 № 111 г. Минск
О внесении изменения в штатное расписание
В целях приведения наименования должности в соответствие с выпуском 16 Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД) «Должности служащих, занятых предоставлением услуг в области телекоммуникаций и почтовой деятельности», утвержденного постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.11.2017 № 72,
ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Внести с 01.01.2023 в штатное расписание ООО «Фирма» следующее изменение: переименовать должность «Начальник лаборатории» в должность «Начальник производственной лаборатории» с 01.01.2023. 2. ПАВЛОВИЧ Ирине Анатольевне, экономисту, подготовить в соответствии с пунктом 1 настоящего приказа штатное расписание ООО «Фирма» и представить его на утверждение до 01.01.2023. 3. КОВАЛЕВОЙ Ольге Ивановне, инспектору по кадрам, до 01.03.2023 внести изменения в трудовой договор, трудовую книжку В.П.Нестеровича и иные учетные документы, установив в них наименование должности «Начальник производственной лаборатории».
|
3. Пересмотр тарифных ставок (тарифных окладов), должностных окладов.
Если наниматель меняет тарифные ставки (тарифные оклады), должностные оклады в сторону увеличения размеров оплаты труда без изменения системы оплаты труда, то он обязан известить работников о введении новых или изменении действующих условий оплаты труда не позднее чем за 1 мес. (ст. 65 ТК).
Изменение системы оплаты труда или уменьшение размеров оплаты труда является изменением существенных условий труда, которое допускается только в связи с обоснованными производственными, организационными или экономическими причинами (ч. 1 ст. 32 ТК). В этом случае наниматель также обязан предупредить работника об изменении существенных условий труда письменно не позднее чем за 1 мес. (ч. 3 ст. 32 ТК).
Пример 4.
Образец приказа о внесении изменения в штатное расписание в связи с изменением тарифных окладов
|
Общество с ограниченной ответственностью «Фирма» (ООО «Фирма»)
ПРИКАЗ 20.12.2022 № 112 г. Минск
О внесении изменения в штатное расписание
В целях повышения мотивации
ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Внести с 01.02.2023 в штатное расписание ООО «Фирма» изменение, установив следующие тарифные оклады по должностям: 1.1. «Ведущий бухгалтер» – 900 рублей; 1.2. «Бухгалтер» – 840 рублей. 2. ПАВЛОВИЧ Ирине Анатольевне, экономисту, подготовить в соответствии с пунктом 1 настоящего приказа штатное расписание ООО «Фирма» и представить его на утверждение до 01.02.2023. 3. КОВАЛЕВОЙ Ольге Ивановне, инспектору по кадрам, до 01.02.2023 заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам.
|
4. Исключение штатной единицы из штатного расписания.
Для исключения должностей служащих (профессий рабочих) издается приказ (распоряжение), в котором указывается:
● дата, с которой данное изменение вступает в силу;
● название должностей служащих (профессий рабочих), которые исключаются;
● количество единиц, которые исключают.
Вакантные позиции не заняты, потому исключают их без согласования с кем-либо.
Пример 5.
Образец приказа о внесении изменений в штатное расписание в связи с исключением штатных единиц
|
Общество с ограниченной ответственностью «Фирма» (ООО «Фирма»)
ПРИКАЗ 20.12.2022 № 113 г. Минск
О внесении изменений в штатное расписание
В целях совершенствования организационной структуры
ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Внести с 01.01.2023 в штатное расписание ООО «Фирма» следующие изменения: 1.1. исключить из отдела организации труда и заработной платы вакантную должность «Экономист» – 1 штатная единица; 1.2. исключить из отдела цен и тарифов вакантную должность «Бухгалтер» – 1 штатная единица. 2. ПАВЛОВИЧ Ирине Анатольевне, экономисту, подготовить в соответствии с пунктом 1 настоящего приказа штатное расписание ООО «Фирма» и представить его на утверждение до 01.01.2023.
|
4. Сокращение штата работников.
Для проведения такой процедуры наниматель обязан:
● не менее чем за 2 мес. до увольнения, если более продолжительные сроки не предусмотрены коллективным договором, соглашением, письменно предупредить работника о предстоящем увольнении (ч. 3 ст. 43 ТК);
● не менее чем за 2 мес. до высвобождения работников письменно уведомлять об этом органы по труду, занятости и соцзащите по месту нахождения нанимателя с указанием фамилии, профессии (специальности), квалификации и размера оплаты труда высвобождаемых работников (абз. 4 ч. 1 ст. 21 Закона от 15.06.2006 № 125-З «О занятости населения Республики Беларусь»);
● в течение всего срока предупреждения о предстоящем увольнении предлагать работнику другую имеющуюся у него работу, которую работник может выполнять с учетом его квалификации (ч. 4 ст. 43 ТК);
● в течение всего срока предупреждения предоставить работнику один свободный день в неделю без сохранения зарплаты (по договоренности с нанимателем – с сохранением зарплаты) для решения вопроса о самостоятельном трудоустройстве у других нанимателей (ч. 8 ст. 43 ТК).
Нанимателю следует подготовить приказ о внесении изменений в штатное расписание в связи с исключением (сокращением) занятых штатных единиц. Необходимо обосновать причины сокращения. Обычно это либо оптимизация расходов, либо затруднительное финансовое положение. В приказ (распоряжение) включают все должности, подпадающие под сокращение.
Если в штатном расписании имеются вакантные единицы, то также нужно подготовить приказ (распоряжение) об их исключении.
Пример 6.
Образец приказа о внесении изменений в штатное расписание в связи с сокращением штата работников
|
Общество с ограниченной ответственностью «Фирма» (ООО «Фирма»)
ПРИКАЗ 20.12.2022 № 114 г. Минск
О внесении изменений в штатное расписание
В связи с сокращением и перераспределением функциональных обязанностей и уменьшением объема работ
ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Внести с 01.03.2023 следующие изменения в штатное расписание ООО «Фирма»: 1.1. исключить из штатного состава бухгалтерии должность «Бухгалтер» – 1 штатная единица; 1.2. исключить из штатного состава отдела организации труда и заработной платы должность «Экономист» – 1 штатная единица. 2. ПАВЛОВИЧ Ирине Анатольевне, экономисту, подготовить в соответствии с пунктом 1 настоящего приказа штатное расписание ООО «Фирма» и представить его на утверждение до 01.03.2023.
|
Примечание от Нормативка.by
Для ознакомления с порядком сотавления в организации рекомендуем использовать путеводитель по кадровым вопросам «Штатное расписание».
