Алгоритм разработки Положения о структурном подразделении организации
Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 7 марта 2023 г.
Рассматривается пошаговый алгоритм действий при разработке Положения о структурном подразделении организации (с образцами необходимых документов).
ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ
● Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4)
● унифицированная система организационно-распорядительной документации, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 28.11.2019 № 41 (далее – УСОРД)
Положение о структурном подразделении – ЛПА, определяющий порядок создания подразделения, его правовое и административное положение в общей структуре организации, задачи и функции подразделения, его права и взаимоотношения с другими подразделениями организации, ответственность подразделения и его руководителя.
Поскольку требования к Положению о структурном подразделении и правила его разработки законодательством не регламентированы, каждый наниматель вправе самостоятельно определить отражаемый в нем перечень вопросов, касающихся организации деятельности конкретного подразделения.
Алгоритм разработки Положения о структурном подразделении организации следующий:
Шаг 1. Определение лиц, ответственных за разработку Положения о структурном подразделении организации.
Как правило, разработкой положений о структурных подразделениях занимается отдел организации и оплаты труда. В организациях, штатная структура которых не предполагает наличия такого подразделения, указанная работа может быть поручена отделу кадров. К совместной работе над проектом Положения о структурном подразделении может привлекаться также юридический отдел или юрисконсульт организации.
Примечание
Зачастую каждое структурное подразделение организации самостоятельно разрабатывает для себя положение, регламентирующее организационные вопросы его деятельности. Представляется, что такой подход неверен, особенно в ситуации, когда в организации отсутствуют единые требования к такому ЛПА.
Лица, ответственные за разработку Положения о структурном подразделении организации, перечисляются в соответствующем приказе.
Пример 1.
Образец приказа о разработке Положения о структурном подразделении организации
|
Общество с ограниченной ответственностью «Фирма» (ООО «Фирма»)
ПРИКАЗ 01.03.2023 № 48 г. Минск
О разработке Положения об отделе логистики
В связи с созданием в ООО «Фирма» отдела логистики
ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Разработать, согласовать и представить на утверждение директору ООО «Фирма» в срок до 17.03.2023 Положение об отделе логистики. 2. Возложить обязанности по разработке Положения об отделе логистики на специалиста по кадрам Говорухину Т.М., обязанности по проверке соответствия документа требованиям законодательства – на юрисконсульта Зайченко Ю.Р. 3. Контроль за исполнением данного приказа возложить на начальника отдела кадров Савицкую Г.М.
|
Шаг 2. Разработка проекта Положения о структурном подразделении организации.
При составлении Положения о структурном подразделении в качестве основы, как правило, используется форма, включенная в УСОРД. В ней приведены требования относительно составления, оформления и расположения основных реквизитов указанного ЛПА.
Форма Положения о структурном подразделении представляет собой типовой образец, содержащий необходимые реквизиты, расположенные в определенном порядке:
1. Наименование организации.
С учетом требований п. 2 ст. 48 Гражданского кодекса основное наименование организации, составившей документ, должно быть указано в соответствии с наименованием, закрепленным в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации используется в случае, если оно закреплено в учредительных документах, и располагается ниже полного ее наименования в скобках.
2. Гриф утверждения.
Утверждение является одним из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую значимость только с момента его утверждения (п. 52 Инструкции № 4).
Документ может утверждаться 2 способами:
● изданием распорядительного документа (в данном случае гриф утверждения включает в себя слово «УТВЕРЖДЕНО»);
● посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи (такой гриф предполагает наличие слова «УТВЕРЖДАЮ»).
Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.
Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу документа. Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.
3. Наименование структурного подразделения.
Реквизит должен содержать указание на основное направление деятельности структурного подразделения организации.
Как правило, наименование структурного подразделения состоит из наименования вида структурного подразделения и основного функционального направления (направлений) его деятельности. Например, отдел кадров, отдел логистики, отдел продаж, отдел по внешнеэкономической деятельности, отдел организации труда и заработной платы и т.д.
Наименование структурного подразделения может быть производным от наименований должностей главных специалистов, которые их возглавляют. Например, отдел главного механика, отдел главного энергетика.
В отдельных случаях в наименовании подразделения может отсутствовать указание на его вид (например, склад, архив, приемная).
Примечание
Конкретных требований относительно наименования структурного подразделения организации действующим законодательством не предусмотрено, вместе с тем при его установлении целесообразно учитывать положения Общегосударственного классификатора ОКРБ 014-2017 «Занятия», утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 24.07.2017 № 33, квалификационных справочников должностей служащих, тарифно-квалификационных справочников работ и профессий рабочих.
4. Текст документа, включающий в себя следующие разделы:
1) «Общие положения».
Данный раздел включает в себя следующие подразделы:
● место подразделения в структуре организации;
● порядок создания и ликвидации подразделения организации;
● подчиненность структурного подразделения;
● руководство подразделением;
● организационно-правовые документы, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности.
В Положении о структурном подразделении следует отразить также квалификационные требования к его руководителю, наличие и количество заместителей, порядок распределения должностных обязанностей между ними;
2) «Основные задачи».
Под задачей понимается определенное направление деятельности структурного подразделения, обеспечивающее достижение поставленной перед ним цели.
С учетом изложенного в указанном разделе следует перечислить основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие основные направления его деятельности.
При создании объединенных структурных подразделений, выполняющих близкие организационные функции, например, справочно-информационного, проектно-конструкторского отделов, их задачи объединяются;
3) «Функции».
В данный раздел включается указание на основные действия или виды работ, которые должны выполняться работниками подразделения для решения поставленных перед ними задач. Функции определяются по каждой структурной единице, входящей в состав подразделения. В отдельных случаях в этом разделе указываются специальные функции, т.е. функции, обусловленные спецификой деятельности конкретного подразделения;
4) «Права».
В этом разделе перечисляются права как структурного подразделения в целом, так и его руководителя.
При этом права могут быть распорядительными (например, право использовать предоставленные подразделению информационные и материальные ресурсы, право запрашивать от иных структурных подразделений необходимые документы и информацию) и организационными (например, право инициировать и проводить совещания по вопросам деятельности подразделения, право знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися подразделения, и т.д.);
5) «Взаимоотношения. Связи».
В процессе функционирования структурного подразделения между ним и другими подразделениями организации возникают функциональные отношения или устанавливаются служебные связи.
Указанный раздел, как правило, отражает взаимоотношения подразделений на уровне информационного и документационного взаимодействия. Кроме того, в нем может быть указан порядок урегулирования разногласий, возникающих между структурными подразделениями;
6) «Ответственность».
Данный раздел определяет ответственность руководителя структурного подразделения. Ответственность работников подразделения устанавливается должностными инструкциями.
В отдельных случаях в Положении о структурном подразделении может устанавливаться коллективная ответственность для всех его работников. Например, ответственность за неразглашение информации конфиденциального характера для работников подразделения, деятельность которого связана с информационными технологиями;
7) «Подпись руководителя структурного подразделения».
Указанный реквизит включает:
● наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, или сокращенное, если документ оформлен на бланке);
● личную подпись;
● расшифровку подписи (инициалы, фамилия);
8) «Визы».
Данный реквизит предполагает необходимость согласования проекта Положения с должностными лицами и структурными подразделениями организации.
Важно
Приведенная форма Положения носит рекомендательный характер. Каждая организация с учетом специфики управленческой деятельности и организационной структуры вправе разработать свою форму Положения о структурном подразделении, в т.ч. путем включения в имеющуюся в УСОРД форму дополнительных сведений и разделов.
Шаг 3. Согласование проекта Положения о структурном подразделении организации с должностными лицами и структурными подразделениями.
Проект Положения подлежит обязательному согласованию с:
● вышестоящим руководителем (если подразделение входит в состав более крупного подразделения);
● заместителем руководителя организации, курирующим деятельность подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководящими работниками;
● начальником отдела юридической работы – в части соответствия действующему законодательству;
● начальником отдела организации труда и зарплаты и начальником отдела кадров – в части соответствия требованиям штатной дисциплины;
● начальником отдела охраны труда – в части соответствия требованиям охраны труда;
● руководителями структурных подразделений, с которыми у данного подразделения установлены взаимоотношения (служебные связи). Перечень структурных подразделений, с которыми согласовывается Положение, определяется организацией самостоятельно.
Согласование проекта Положения, как правило, внутреннее, т.е. производится внутри организации.
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом (п. 61 Инструкции № 4).
Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.
Например:
Начальник отдела кадров
Подпись Г.М.Савицкая
01.03.2023
Важно
Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в тексте проекта документа не допускается. Замечания и дополнения излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается «Замечания прилагаются».
Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования.
При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе.
Шаг 4. Представление Положения о структурном подразделении организации на утверждение руководителю организации.
При утверждении документа посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи гриф утверждения состоит из:
● слова «УТВЕРЖДАЮ»;
● наименования должности лица, включая видовое (институт, комитет и т.п.) или сокращенное наименование организации;
● его собственноручной подписи, расшифровки подписи;
● даты утверждения (п. 52 Инструкции № 4).
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО «Фирма»
Подпись О.И.Носов
17.03.2023
Справочно
Дата (день месяца) утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется должностным лицом, утвердившим документ. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств.
Распорядительный акт издается, как правило, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений.
В случае утверждения Положения о структурном подразделении организации приказом руководителя в нем указываются:
● срок утверждения и введения в действие Положения;
● мероприятия, связанные с введением в действие Положения;
● упоминание об утрате силы ранее действовавшего аналогичного Положения (при наличии такового).
Пример 2.
Образец приказа о введении в действие Положения о структурном подразделении организации
|
Общество с ограниченной ответственностью «Фирма» (ООО «Фирма»)
ПРИКАЗ 01.03.2023 № 61 г. Минск
Об утверждении и введении в действие Положения об отделе логистики
ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить и ввести в действие Положение об отделе логистики ООО «Фирма» с 17.03.2023. 2. Специалисту по кадрам Говорухиной Т.М. в срок до 20.03.2023 довести содержание Положения до сведения работников отдела логистики под роспись. 3. Контроль за исполнением данного приказа возложить на начальника отдела кадров Савицкую Г.М.
|
При утверждении распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и индекса.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказ директора
ООО «Фирма»
01.03.2023 № 61
Порядок внесения изменений в Положение аналогичен порядку разработки и согласования указанного ЛПА при его разработке.
При возникновении необходимости (изменение требований законодательства, организационной структуры организации, перераспределение функций между подразделениями или структурными частями подразделения и должностными лицами) соответствующие изменения в Положение излагаются в тексте приказа руководителя организации. При значительном количестве и объеме таких изменений ЛПА, как правило, утверждается в новой редакции.
Шаг 5. Предоставление Положения о структурном подразделении организации работникам структурного подразделения организации для ознакомления.
После утверждения Положения руководителем организации его содержание в обязательном порядке должно быть доведено до сведения работников подразделения. С этой целью на последней странице Положения целесообразно предусмотреть специальную таблицу, в которой работники подразделения смогут проставить соответствующие отметки об ознакомлении.
Пример 3.
Образец таблицы ознакомления работников с Положением о структурном подразделении организации (фрагмент)
|
Общество с ограниченной ответственностью «Фирма» (ООО «Фирма»)
Таблица ознакомления работников с Положением о структурном подразделении
|
Пример 4.
Образец Положения об отделе логистики
