Компенсация ремонта и дополнительных расходов по эксплуатации личного транспортного средства, используемого в служебных целях

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 9 марта 2023 г.

Освещается вопрос о возможности компенсации нанимателем дополнительных затрат по ремонту, обслуживанию, замене шин, мойке автомобиля и т.п. в процессе эксплуатации работником личного транспортного средства в служебных целях (с образцами необходимых документов).

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Трудовой кодекс (далее – ТК)

Законодательство не предусматривает обязанности нанимателя по закреплению автомобиля за работником, а также не содержит норм, регламентирующих порядок закрепления служебного автомобиля за работником.

Также трудовым законодательством не установлены какие-либо ограничения на использование личного транспорта работника в служебных целях в зависимости от формы собственности предприятия.

Таким образом, наниматель самостоятельно определяет порядок и необходимость закрепления транспортного средства за водителем автомобиля.

Использование личного автомобиля работника в служебных целях может быть оформлено следующим образом:

1) включение соответствующего пункта в трудовой договор (контракт) работника.

В трудовом договоре (контракте) с вновь принимаемым на работу работником целесообразно указать условие об использовании работником личного автомобиля для нужд нанимателя и закрепить размер или порядок определения компенсации за износ (амортизацию) имущества. Также следует установить порядок распределения расходов на обслуживание и топливно-смазочные материалы. Для расчета этих сумм можно оформить транспортный документ (например, путевой лист);

2) заключение дополнительного соглашения к трудовому договору (контракту), если необходимость использования имущества работника в служебных целях возникла после заключения трудового договора (контракта);

3) заключение отдельного договора об использовании личного имущества работника в служебных целях.

Согласно ст. 106 ТК работники, использующие свои транспортные средства, оборудование, инструменты и приспособления для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (амортизацию) компенсации, размер и порядок выплаты которой определяются по договоренности с нанимателем.

Таким образом, ст. 106 ТК говорит только о праве работника на получение компенсации за износ имущества работника, используемого для нужд нанимателя, который определяется размером амортизации используемого имущества работника.

Что же касается расходов по ремонту и эксплуатации транспортного средства, используемого в служебных целях, то по общему правилу расходы по ремонту и эксплуатации транспортного средства несет сам работник. Однако исходя из принципа свободы договора стороны могут заключить дополнительное соглашение.

Пример.

Образец дополнительного соглашения к контракту о компенсации дополнительных затрат, связанных с использованием личного автомобиля работника в служебных целях

При использовании автомобиля для служебных целей могут осуществляться расходы в т.ч. на:

● мойку автомобиля;

● добровольное страхование гражданской ответственности;

● покупку и замену шин;

● кузовные работы;

● прочие расходные материалы (масло, фильтры и т.д.).

Однако при оформлении дополнительного соглашения к контракту наниматель должен понимать следующее, что при налогообложении могут быть учтены только те расходы, которые непосредственно связаны с эксплуатацией автомобиля именно для нужд организации.

Например, поскольку страхование гражданской ответственности осуществляется владельцем автомобиля независимо от того, в каких целях (личных или служебных) используется автомобиль, затраты на страхование личного автомобиля не являются затратами, связанными с производством и реализацией товаров (работ, услуг) организацией, соответственно, не учитываются при налогообложении прибыли.

Расходы, осуществляемые работником в связи с использованием личного автомобиля в служебных целях, компенсируются посредством выплаты суммы установленной компенсации, которая учитывается при налогообложении в нормируемых затратах.

В соответствии с требованиями Правил дорожного движения, утв. Указом Президента от 28.11.2005 № 551 (далее – ПДД), есть обязанность производить мойку автомобилей, используемых в предпринимательской деятельности, в т.ч. автомобилей по заключенным с работниками договорам об использовании их в служебных целях, т.к. согласно подп. 10.3 п. 10 ПДД водителю запрещено участвовать в дорожном движении на транспортном средстве, конструкция и техническое состояние которого не отвечают требованиям ТНПА, не прошедшем гостехосмотр и процедуру выдачи разрешения на его допуск к участию в дорожном движении, с загрязнениями (наслоениями), ограничивающими обзорность дороги, а также не позволяющими видеть информацию на регистрационном знаке (временном номерном знаке) с расстояния 40 м и менее.

Таким образом, мойку можно отнести к необходимым затратам. Но в то же время если мойка осуществляется не в рабочее время, то данные расходы уже не могут учитываться при налогообложении в нормируемых затратах.