График трудовых отпусков в вопросах и ответах

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 14 марта 2023 г.

Даются ответы на актуальные вопросы, возникающие у нанимателя при составлении, изменении графика трудовых отпусков, а также при предоставлении трудовых отпусков.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Трудовой кодекс (далее – ТК)

● Кодекс об административных правонарушениях (далее – КоАП)

Окончание каждого календарного года неизменно влечет необходимость планирования работы организаций на будущий год. Не является исключением и планирование трудовых отпусков, предоставляемых работникам. Но прежде, чем взяться за составление графика трудовых отпусков, необходимо принять во внимание все аспекты, учитываемые при составлении графика трудовых отпусков.

Вопрос 1.

Что такое график трудовых отпусков и для чего он нужен?

График трудовых отпусков – это ЛПА, который содержит сведения о последовательности предоставления трудовых отпусков или его частей и продолжительности отдыха каждого работника. Он в обязательном порядке должен быть утвержден руководителем организации (директором, управляющим или иными уполномоченными должностными лицами организации, на которых возложена эта обязанность).

Составление графика трудовых отпусков необходимо для определения очередности предоставления трудовых отпусков для коллектива работников.

В соответствии с требованиями ст. 168 ТК график трудовых отпусков, помимо утверждения его руководителем организации, должен согласовываться с профсоюзом (при его наличии).

Работники должны быть уведомлены о начале отпуска под подпись не позднее чем за 15 к.д. до его начала (ст. 169 ТК).

Таким образом, работник заранее имеет гарантии, что сможет отдохнуть в даты, определенные графиком трудовых отпусков.

В свою очередь, наличие графика трудовых отпусков дает нанимателю возможность спланировать работу на время нахождения работников в трудовых отпусках.

Вопрос 2.

Обязательно ли составлять график трудовых отпусков на каждый календарный год и в какой срок?

Согласно ст. 168 ТК график трудовых отпусков составляется на календарный год с учетом рабочего года каждого работника, утверждается не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом.

Составляя график трудовых отпусков, наниматель должен учесть мнение каждого работника о времени ухода в отпуск. В то же время нанимателю следует проверить, не будет ли желаемый период трудового отпуска одного работника препятствовать нормальной деятельности организации и реализации других работников права на трудовой отпуск.

Причем наниматель должен ознакомить работников с графиком трудовых отпусков, а также с днем начала трудового отпуска, желательно под подпись (ст. 168, 169 ТК), поскольку это позволит обезопасить нанимателя в случае заявления работника о неознакомлении с вышеуказанным графиком.

Четкое распределение времени предоставления трудовых отпусков между работниками позволит впоследствии соблюдать сроки выплаты среднего заработка за время трудового отпуска, избежать путаницы по поводу отсутствия на рабочих местах работников и торможения рабочего процесса.

Таким образом, составление графика трудовых отпусков на текущий календарный год является законодательно определенной обязанностью нанимателя.

Вопрос 3.

Обязательно ли в графике трудовых отпусков указывать конкретную дату начала трудового отпуска?

Жесткого требования законодательства об установлении в графике трудовых отпусков конкретной даты начала трудового отпуска не имеется, как и указаний в графике трудовых отпусков даты начала и окончания трудового отпуска.

В соответствии с ч. 3 ст. 168 ТК при планировании трудовых отпусков дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем.

Законодательством о труде не предусмотрены форма графика трудовых отпусков и порядок его заполнения. Таким образом, форма графика трудовых отпусков разрабатывается нанимателем самостоятельно. При этом форма графика трудовых отпусков установлена унифицированной системой организационно-распорядительной документации, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 28.11.2019 № 41. Данная форма носит рекомендательный характер и может быть изменена нанимателем.

В большинстве случаев наниматели при заполнении графиков трудовых отпусков указывают месяц, в котором планируется предоставить работнику отпуск.

Однако на практике при достижении того месяца, в котором запланирован трудовой отпуск, наниматель и работник не всегда могут договориться о дате его начала. Более того, нанимателю потребуется наличие письменного заявления работника и указание им четко определенной даты ухода в трудовой отпуск. При этом указанная в заявлении работника дата может не устроить нанимателя.

Если же в графике отпусков определена конкретная дата начала трудового отпуска, то никаких дополнительных согласований между нанимателем и работником не требуется. В этом случае наниматель уведомляет работника о времени начала отпуска не позднее чем за 15 к.д. (ст. 169 ТК).

Вопрос 4.

Что необходимо учесть при составлении графика отпусков?

Примерный алгоритм составления графика трудовых отпусков:

● провести опрос работников о желаемых датах отпусков.

Прежде всего, следует учесть интересы льготных категорий и потребности самой организации, чтобы не отправить одновременно на отдых всех специалистов одного профиля;

● определить рабочий год каждого работника;

● определить продолжительность и виды отпусков, на которые работник имеет право;

● определить возможность разделения трудового отпуска на части или предоставления трудового отпуска целиком;

● составить предварительные графики трудовых отпусков по структурным подразделениям организации с учетом пожеланий работников, их взаимозаменяемости, сезонных нагрузок и других особенностей работы. Целесообразно этот вопрос поручить руководителям подразделений, поскольку они лучше всего владеют данной информацией;

● обработать полученные сведения в кадровой службе с формированием окончательного графика трудовых отпусков;

● передать график трудовых отпусков на утверждение руководителю организации;

● ознакомление работников с графиком трудовых отпусков под подпись.

Вопрос 5.

Какие категории работников имеют преимущество в предоставлении трудового отпуска в определенный период?

В соответствии с требованиями ст. 168 ТК при планировании очередности трудовых отпусков наниматель обязан учитывать желание отдельных категорий работников.

Так, трудовые отпуска предоставляются в летнее или другое удобное для них время, а также в определенный период.

Категории работников, трудовые отпуска которых планируются на летнее или другое удобное время по их желанию:

● лицам моложе 18 лет;

● ветеранам Великой Отечественной войны и ветеранам боевых действий на территории других государств;

● женщинам, имеющим двух и более детей в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;

● работникам, заболевшим и перенесшим лучевую болезнь, вызванную последствиями катастрофы на Чернобыльской АЭС, других радиационных аварий;

● работникам, являющимся инвалидами, в отношении которых установлена причинная связь увечья или заболевания, приведших к инвалидности, с катастрофой на Чернобыльской АЭС;

● участникам ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС;

● работникам, эвакуированным и отселенным, самостоятельно выехавшим с территории радиоактивного загрязнения из зон эвакуации (отчуждения), первоочередного отселения и последующего отселения, за исключением прибывших в указанные зоны после 01.01.1990;

● донорам крови и ее компонентов, награжденным нагрудным знаком отличия Минздрава «Ганаровы донар Рэспублiкi Беларусь», знаком почета «Почетный донор Республики Беларусь», знаками «Почетный донор СССР», «Почетный донор Общества Красного Креста БССР»;

● Героям Беларуси, Героям Советского Союза, Героям Социалистического Труда, полным кавалерам орденов Отечества, Славы, Трудовой Славы;

● в других случаях, предусмотренных коллективным или трудовым договором.

Категории работников, трудовые отпуска которых планируются в определенный период:

● работникам, получающим общее среднее, профессионально-техническое, среднее специальное, высшее, послевузовское образование, специальное образование на уровне общего среднего образования в вечерней или заочной форме получения образования, – перед или в период прохождения текущей и итоговой аттестации, а также во время каникул в учреждении образования, организации, реализующей образовательные программы послевузовского образования;

● работникам, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам, – в период этого отпуска;

● работающим по совместительству – одновременно с трудовым отпуском по основной работе;

● учителям (преподавателям) учреждений общего среднего, профессионально-технического, среднего специального, высшего и специального образования, специальных учебно-воспитательных и лечебно-воспитательных учреждений – в летнее время;

● женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него;

● работающим женам (мужьям) военнослужащих – одновременно с отпуском их мужей (жен).

Перечень категорий работников, которым трудовые отпуска предоставляются в определенный период, является закрытым.

Кроме того, нанимателю при составлении графика трудовых отпусков необходимо учитывать порядок предоставления трудового отпуска за первый рабочий год, включая особенности предоставления трудового отпуска до истечения 6-месячного срока работы (ч. 2 ст. 166 ТК).

Вопрос 6.

Все ли работники должны быть включены в график трудовых отпусков?

В график трудовых отпусков включаются все работники, трудящиеся в организации по трудовому договору (контракту), независимо от их занятости, в т.ч. работники, занятые на условиях совместительства.

Необходимо помнить, что работающим по совместительству трудовой отпуск по их желанию может предоставляться одновременно с отпуском по основной работе (ст. 347 ТК).

Вопрос 7.

Необходимо ли включать в график трудовых отпусков работников, находящихся в социальных отпусках по беременности и родам, по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет?

Работников, находящихся в отпуске по беременности и родам, следует включить в график отпусков, а работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет (далее – отпуск по уходу за ребенком), в график трудовых отпусков не включаются в том случае, если их отпуск по уходу за ребенком приходится на полный календарный год, на который составляется график трудовых отпусков.

Если работник будет находиться полный календарный год, на который составляется график, в отпуске по уходу за ребенком, то включать его в график трудовых отпусков не нужно, поскольку законодательством не предусмотрено нахождение работника в 2 отпусках одновременно.

Вместе с тем нанимателю необходимо учитывать, что работник вправе в любой момент прервать отпуск по уходу за ребенком. В таком случае трудовой отпуск будет предоставлен индивидуально, по заявлению работника.

Вопрос 8.

Надо ли в графике трудовых отпусков указывать неиспользованные трудовые отпуска за предшествующие рабочие годы?

Согласно ст. 168 ТК очередность предоставления отпусков ежегодно определяется графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем с учетом мнения каждого работника, по согласованию с ним или профсоюзом (при его наличии).

При этом в соответствии со ст. 153, 170 ТК трудовой отпуск должен предоставляться работнику в течение каждого рабочего года (ежегодно).

Лишь в исключительных случаях, когда предоставление полного трудового отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, ИП, допускается с согласия работника перенесение части трудового отпуска на следующий рабочий год. При этом оставшаяся часть трудового отпуска не может быть менее 14 к.д. и должна быть использована до окончания текущего рабочего года.

На основании изложенного полагаем, что неиспользованные (перенесенные) трудовые отпуска следует указывать в графике трудовых отпусков на тот год, на который они перенесены, в соответствии с вышеуказанными нормами законодательства о труде.

Вопрос 9.

Можно ли запланировать трудовой отпуск работнику, разделив его на части?

Трудовой отпуск может делиться на 2 части только по соглашению между работником и нанимателем (ст. 174 ТК), и в графике трудовых отпусков целесообразно указывать обе его части.

Минимальная продолжительность одной части трудового отпуска должна быть не менее 14 к.д. (ч. 1 ст. 174 ТК).

После составления и согласования графики трудовых отпусков представляются на утверждение руководителю. Руководитель, в свою очередь, утверждает график трудовых отпусков каждого структурного подразделения, если они имеются.

Вопрос 10.

Необходимы ли подписи работников в графике трудовых отпусков как подтверждение согласования с работником периода предоставления трудового отпуска?

Наниматель после утверждения графика трудовых отпусков должен довести его до сведения всех работников (ч. 2 ст. 168 ТК). В законодательстве отсутствует норма, прямо предусматривающая необходимость ознакомления работников с утвержденным графиком отпусков под подпись. На практике обычно используют один из двух вариантов ознакомления работников с графиком отпусков:

● размещение графика трудовых отпусков в общедоступном для работников месте (информационной доске и т.д.). Однако в этом случае нет гарантий и доказательств, что все работники ознакомятся с графиком трудовых отпусков;

● ознакомление с графиком трудовых отпусков каждого работника под подпись.

Полагаем, что последний вариант является наиболее целесообразным.

Вопрос 11.

Вносятся ли изменения в график трудовых отпусков при приеме в течение рабочего года новых работников?

Нет.

Изменения в утвержденный график трудовых отпусков не вносятся.

Трудовые отпуска такой категории работников предоставляются по их заявлению и по условиям, определенным в ст. 166 ТК.

При приеме на работу новых работников в текущем календарном году трудовые отпуска им могут быть предоставлены по общему правилу не ранее чем через 6 мес. со дня начала трудовой деятельности у нанимателя. Однако ст. 166 ТК предусмотрены случаи, при которых наниматель обязан предоставить трудовой отпуск до наступления 6-месячного срока.

Вместе с тем если работник трудится первый год, принят в конце прошлого календарного года, то при планировании отпусков учитываются аспекты предоставления трудового отпуска за первый рабочий год.

Вопрос 12.

Должен ли наниматель запланировать трудовой отпуск работнику перед отпуском по беременности и родам?

Да.

В статье 168 ТК выделены некоторые особенности, которые наниматель обязан учесть при составлении графика трудовых отпусков. Так, например, наниматель обязан запланировать трудовой отпуск по желанию работника в определенный период женщине перед отпуском по беременности и родам или после него. Полагаем, что осуществление корректного планирования трудового отпуска женщине перед отпуском по беременности и родам или после него целесообразно производить, руководствуясь медицинскими документами, представленными работником.

Таким образом, наниматель обязан запланировать трудовой отпуск указанной категории женщин в графике трудовых отпусков.

Вопрос 13.

Нужно ли работнику писать заявление на предоставление трудового отпуска?

Исходя из анализа норм законодательства о труде, в некоторых случаях работнику необходимо выразить свое желание на предоставление трудового отпуска.

Это могут быть, например, такие случаи:

● когда работнику не запланирован трудовой отпуск графиком трудовых отпусков;

● трудовой отпуск предоставляется индивидуально;

● в графике трудовых отпусков не определена конкретная дата начала трудового отпуска.

Трудовой отпуск при наступлении причин, определенных ст. 171 ТК, может быть перенесен или продлен. В этом случае также понадобится письменное заявление от работника.

По письменному заявлению работника неиспользованные основной и дополнительный отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (кроме увольнения за виновные действия).

Вопрос 14.

Вправе ли наниматель не отпустить работника в трудовой отпуск в связи с большим объемом работы?

По общему правилу право на использование трудового отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 мес. непрерывной работы.

Отдельным категориям работников наниматель обязан предоставить отпуск до истечения этого срока.

За второй и последующий годы работы трудовой отпуск должен предоставляться работнику в течение рабочего года (ежегодно), в т.ч. в соответствии с графиком трудовых отпусков (ст. 153, 167, 170 ТК).

О начале трудового отпуска наниматель обязан письменно уведомить работника за 15 к.д., а срок выплаты среднего заработка за время трудового отпуска – не менее чем за 2 дня до начала отпуска.

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальной деятельности организации, допускается с согласия работника перенос отпуска на следующий рабочий год (кроме некоторых категорий работников) (ст. 170 ТК).

Вопрос 15.

Как работнику узнать о времени начала трудового отпуска?

График трудовых отпусков, являясь ЛПА, регламентирующим внутренний трудовой распорядок, закрепляет очередность предоставления трудовых отпусков для коллектива работников и определяет конкретные дни либо месяцы отдыха для каждого работника.

Наниматель обязан:

● довести до сведения всех работников график трудовых отпусков;

● уведомить работника не позднее чем за 15 к.д. о времени начала трудового отпуска;

● уведомить работника, которому трудовой отпуск предоставляется индивидуально по предварительной договоренности между работником и нанимателем;

● создать условия для ознакомления работника с ЛПА, затрагивающими права и обязанности работника.

Во избежание спора нанимателю желательно знакомить работников с графиком под подпись.

Вопрос 16.

Вправе ли наниматель отказать женщине, находящейся в отпуске по уходу за ребенком, в предоставлении трудового отпуска?

Наниматель обязан предоставлять работнику трудовой отпуск ежегодно. Указанная обязанность закреплена ст. 153, 170 ТК.

Однако есть исключения.

Работникам, находящимся в отпуске по уходу за ребенком, в период указанного отпуска трудовой отпуск не предоставляется.

Если работница, находящаяся в социальном отпуске по уходу за ребенком, желает уйти в трудовой отпуск, то отпуск по уходу за ребенком ей нужно прервать.

Предоставление работнику одновременно трудового и социального отпусков нормами действующего законодательства о труде не предусмотрено.

Наниматель вправе отказать работнице в предоставлении ей трудового отпуска до окончания отпуска по уходу за ребенком.

Вопрос 17.

Как разделить трудовой отпуск на части?

Трудовой отпуск может быть разделен на 2 части по соглашению между работником и нанимателем (ст. 174 ТК).

Однако нужно помнить, что одна из частей отпуска должна быть не менее 14 к.д.

Деление отпуска на иное количество частей может быть предусмотрено только коллективным договором, соглашением.

Вопрос 18.

Каким образом уведомить работника о начале трудового отпуска?

Наниматель должен предупредить работника о начале трудового отпуска. При этом законодательство о труде требует провести данную процедуру за 15 к.д. до начала трудового отпуска под подпись.

Документ для такого уведомления наниматель вправе составить самостоятельно.

За 15 к.д. до начала трудового отпуска согласно графику трудовых отпусков необходимо уведомить об этом работника под подпись.

Такая обязанность нанимателя предусмотрена ст. 169 ТК.

Формы и способы такого извещения наниматель определяет самостоятельно.

Это могут быть отдельные документы – извещения, уведомления, листы ознакомления, с которыми знакомятся работники, приказы, распоряжения и т.п.

Еще один вариант, как выполнить требование законодательства, – предусмотреть в графике трудовых отпусков дополнительные столбцы, в которых работник распишется в том, что дата начала отпуска ему известна, и укажет дату уведомления его об этом.

Таким образом, уведомление работника за 15 к.д. до начала трудового отпуска может быть оформлено в виде уведомления в произвольной форме или же в виде приказа о предоставлении трудового отпуска, в обоих случаях требования законодательства о предварительном уведомлении о дате начала трудового отпуска будут соблюдены.

Вопрос 19.

Как перенести дату начала трудового отпуска?

Основания для переноса трудового отпуска предусмотрены ст. 171 ТК.

Основаниями для переноса трудового отпуска являются:

● временная нетрудоспособность работника;

● наступление срока отпуска по беременности и родам;

● привлечение работника к выполнению государственных обязанностей с правом на освобождение от работы;

● совпадение трудового отпуска с отпуском в связи с получением образования (если работник оформил такой отпуск перед трудовым отпуском или во время последнего после получения вызова учреждения образования);

● невыплата работнику в установленный срок зарплаты за время отпуска;

● согласие сторон;

● другие случаи, предусмотренные законодательством или коллективным договором.

При указанных обстоятельствах, возникших до начала трудового отпуска, отпуск переносится на другую дату, определенную соглашением между работником и нанимателем.

В случае возникновения обстоятельств для переноса трудового отпуска работник должен:

● известить нанимателя о причинах, препятствующих использованию трудового отпуска в запланированные либо в предоставленные календарные дни;

● представить при наличии документ о причинах невозможности использования трудового отпуска по окончании обстоятельств;

● по истечении указанных причин работник представляет нанимателю заявление о переносе трудового отпуска.

При составлении заявления работник указывает:

● количество дней трудового отпуска, которые нужно перенести;

● причину переноса;

● желаемые даты отпуска.

Действия нанимателя при возникновении обстоятельств для переноса трудового отпуска работника следующие:

● в случае, если предоставление трудового отпуска работнику оформлено приказом (распоряжением), следует отменить это решение (либо его часть);

● необходимо оформить приказ (распоряжение) либо служебную записку о предоставлении трудового отпуска с новой даты;

● обязательно ознакомить работника с приказом (распоряжением) о предоставлении трудового отпуска с новой даты под подпись.

Вопрос 20.

«Сгорает» ли неиспользованный трудовой отпуск?

Законодательством о труде закреплено, что:

● трудовые отпуска за предыдущий рабочий год могут предоставляться либо в рамках графика трудовых отпусков на очередной календарный год, либо в любое время следующего рабочего года при условии соглашения между работником и нанимателем (ст. 174 ТК);

● часть трудового отпуска, превышающая 21 к.д., по соглашению между работником и нанимателем может быть заменена денежной компенсацией (ст. 161 ТК);

● если работник не использует все трудовые отпуска за предыдущие годы, он вправе получить денежную компенсацию за неиспользованные отпуска при увольнении (ст. 179 ТК).

Непредоставление работникам своевременно трудовых отпусков, что ведет к их накоплению у работников, влечет для нанимателя своего рода проблемы:

● незапланированные дополнительные финансовые затраты;

● привлечение к административной ответственности, предусмотренной ч. 6 ст. 10.12 КоАП.

Штрафа можно избежать, исполняя непосредственную обязанность нанимателя по ежегодному предоставлению трудовых отпусков в рабочий год каждого работника и отправляя работника в трудовой отпуск своевременно.

Вопрос 21.

Как поступать нанимателю с работниками, которые не желают уходить в трудовой отпуск, и можно ли заменить им трудовой отпуск денежной компенсацией?

Законодатель установил случаи, при которых трудовой отпуск нельзя заменять денежной компенсацией (ст. 161, 170 ТК).

К случаям, при которых замена денежной компенсацией трудового отпуска запрещается, относятся:

● часть отпуска продолжительностью 21 к.д.;

● дополнительный отпуск за работу с вредными и (или) опасными условиями труда;

● дополнительный отпуск за особый характер работы;

● трудовой отпуск беременным женщинам;

● трудовой отпуск работникам, не достигшим 18 лет;

● трудовой отпуск, предоставляемый авансом;

● трудовой отпуск, предоставляемый инвалидам;

● трудовой отпуск работникам за работу в зонах радиоактивного загрязнения.

Вопрос 22.

Можно ли отозвать совместителя из трудового отпуска, если при этом он продолжает использовать отпуск по основному месту работы?

С согласия работника допускается отзыв его из трудового отпуска. Законодательство о труде не запрещает отзывать совместителя из трудового отпуска, если:

● работник на это согласен;

● работник не относится к категории лиц, отзыв которых запрещен законодательством.

Оставшуюся часть отпуска в связи с отзывом работник может использовать по своему выбору – в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединить к отпуску в следующем рабочем году.

В соответствии со ст. 174 ТК запрещено отзывать из трудового отпуска:

● работников в возрасте до 18 лет;

● беременных женщин;

● работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.