В организациях любых организационно-правовых форм должно быть утверждено штатное расписание — организационно-распорядительный документ, содержащий сгруппированный с учетом структуры управления организации перечень наименований должностей служащих и профессий рабочих с указанием их количества по каждому наименованию, квалификации и размеров должностных окладов. Штатное расписание организации утверждается должностными лицами, которым это право предоставлено уставом (положением), учредительным договором. Наиболее часто таким лицом является руководитель организации.

Штатное расписание составляется на календарный год либо другой срок. Как правило, штатное расписание составляется на календарный год. Однако в процессе производственной деятельности может возникнуть необходимость изменения штатного расписания. При этом может иметь место сокращение или увеличение штата и численности работников. Изменения, вносимые в штатное расписание в течение года, утверждаются в таком же порядке и в такой же форме, как и штатное расписание.