Кадровый учет в организации: для чего он необходим

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 5 июня 2023 г.

Рассматриваются следующие вопросы: насколько важно ведение кадрового учета в организации, как донести ценность работы специалиста по кадрам до нанимателя.

Востребованность профессии специалиста по кадрам связана с тремя основными задачами нанимателей:

1) решение вопросов, связанных с обязательными требованиями законодательства;

2) минимизация трудовых споров;

3) решение правовых вопросов, связанных с отбором персонала.

При этом наниматель часто видит кадровую работу более ограниченно («кадровый учет придется вести, потому что это требуется по законодательству»), не всегда вникая в ее смысл и пользу для организации.

Основные задачи специалиста по кадрам:

1. Решение вопросов, связанных с обязательными требованиями законодательства:

● наличие документов для своевременного и верного начисления зарплаты работникам;

● своевременная подача статистической отчетности;

● наличие документации, которую запрашивают бывшие работники, проверяющие и контролирующие органы.

2. Минимизация трудовых споров:

● разъяснения законодательства сторонам (нанимателю и работнику);

● предложение вариантов взаимовыгодного решения возникшего конфликта между нанимателем и работником.

Пример 1.

Руководитель недоволен работой работника и хочет его уволить. Специалист по кадрам предлагает руководителю варианты увольнения. При этом доступно объясняет, в чем может быть нарушение, какая ответственность ждет руководителя, если не последовать предложенным вариантам. Специалист по кадрам также объясняет ситуацию работнику, которого хотят уволить. Рассказывает о возможном решении трудового спора не в пользу работника, ведь наниматель будет действовать в правовом поле.

3. Решение правовых вопросов, связанных с отбором персонала:

1) проверка документов кандидата: есть ли необходимое для выполнения работы образование, есть ли документы для предоставления льгот и т.п.;

2) разъяснение кандидату условий оформления в организацию и условий работы, которые могут повлиять на принятие решения о выборе компании-нанимателя:

● какой вид договора заключается (гражданско-правовой договор, срочный договор на период отсутствия основного работника и др.);

● есть ли особенности работы в организации, связанные с законодательством.

Пример 2.

Отчисления в ФСЗН компания производит не от начисленной зарплаты, а только от средней по республике согласно п. 34 Положения о Парке высоких технологий, утв. Декретом Президента от 22.09.2005 № 12 (компания-резидент Парка высоких технологий), что повлияет в дальнейшем на оплаты листов нетрудоспособности и на коэффициент при назначении пенсии.

Таким образом, качественная кадровая работа – это не только наличие всей документации, оформленной в соответствии с законодательством.

Качественная кадровая работа – это также:

● когда работники в курсе своих прав и обязанностей, низкий уровень тревожности в коллективе, доверие к нанимателю;

● минимум (или нет совсем) трудовых споров и затрат, связанных с ними;

● хорошая репутация компании на рынке труда.

Ценность выполняемых специалистом по кадрам задач для нанимателя:

1. Инициативность.

Пример 3.

Специалист по кадрам обнаружил нарушения и предлагает решение: что конкретно можно сделать, чтобы исправить или минимизировать последствия.

Пример 4.

Специалист по кадрам понял, что можно оптимизировать процесс работы, и предлагает конкретное улучшение:

● отказаться от ведения лишней документации. Например, ведение личных карточек (бывшая карточка формы Т-2) с 2014 года не предусмотрено законодательством как обязательное;

● сократить цепочку согласований документов с учетом, что это не повлияет на юридическую силу документа.

2. Умение убедить или договориться.

Пример 5.

Возник конфликт «работник-наниматель», но специалист по кадрам знает, как пообщаться с работником и урегулировать этот конфликт до похода работника к руководству с претензиями.

Пример 6.

Специалист по кадрам знает, как решить проблему (верно оформить, пересмотреть обязанности и т.п.), и оформляет свое предложение по решению проблемы в письменной форме. Бывают ситуации, когда донести суть и привести аргументы в письменной речи гораздо легче, чем сделать это устно.

3. Понимание роли автоматизации учета для нанимателя.

Для многих нанимателей автоматизация учета – важный этап развития компании. При этом большинство из них, желая автоматизировать работу всех подразделений, приобретают программу 1С, функционал которой не всегда охватывает все участки кадровой работы.

Позиция специалиста по кадрам, который активно включается в работу по автоматизации и готов автоматизировать даже малую часть кадрового учета, чтобы работать совместно с бухгалтерией, означает для нанимателя, что работник понимает и разделяет цели компании.