Защита персональных данных при видеонаблюдении за работниками в вопросах и ответах. Часть 2
Читать «Защита персональных данных при видеонаблюдении за работниками в вопросах и ответах. Часть 1»
Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 7 июня 2023 г.
Приводятся ответы на вопросы, возникающие у нанимателя по защите персональных данных при видеонаблюдении за работниками (с образцами необходимых документов).
ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ
● Трудовой кодекс (далее – ТК)
● Закон от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных» (далее – Закон № 99-З)
● Закон от 08.11.2006 № 175-З «Об охранной деятельности в Республике Беларусь» (далее – Закон № 175-З)
● Указ Президента от 25.10.2007 № 534 «О мерах по совершенствованию охранной деятельности» (далее – Указ № 534)
● Указ Президента от 28.11.2013 № 527 «О вопросах создания и применения системы видеонаблюдения в интересах обеспечения общественного порядка» (далее – Указ № 527)
● постановление Совета Министров от 30.12.2013 № 1164 «О критериях отнесения объектов к числу подлежащих обязательному оборудованию средствами системы видеонаблюдения за состоянием общественной безопасности» (далее – Постановление № 1164)
● Рекомендации Национального центра защиты персональных данных Республики Беларусь от 09.06.2022 «Рекомендации об обработке персональных данных в связи с трудовой (служебной) деятельностью» (далее – Рекомендации НЦЗПД от 09.06.2022)
● комментарий НЦЗПД от 22.02.2023 «Постатейный комментарий к закону Республики Беларусь «О защите персональных данных»» (далее – Комментарий к Закону № 99-З)
Вопрос 1.
Какую формулировку условия о видеонаблюдении на рабочем месте работника можно включить в трудовой договор (контракт)?
При применении системы видеонаблюдения достаточно будет ознакомить работников с ЛПА, определяющим порядок функционирования системы видеонаблюдения. Таким ЛПА может быть Положение о политике видеонаблюдения в организации.
Законодательством о персональных данных не предусмотрена необходимость включения в трудовой договор (контракт) такой формулировки.
Вместе с тем, чтобы использование системы видеонаблюдения соответствовало требованиям законодательства о персональных данных, нанимателю следует принять необходимые и достаточные меры по обеспечению защиты персональных данных (ст. 17 Закона № 99-З), включая ознакомление работников и иных лиц с документами, определяющими политику в отношении обработки персональных данных (в т.ч. Положения о политике видеонаблюдения в организации).
Факт ознакомления можно зафиксировать с помощью листа ознакомления с Положением о политике видеонаблюдения в организации.
Справочно
Как указано на официальном телеграм-канале Национального центра защиты персональных данных Республики Беларусь (далее – НЦЗПД), видеонаблюдение за работниками допускается лишь при наличии специфических обстоятельств, требующих постоянного контроля за деятельностью и поведением работника. При этом такой контроль не может выступать в качестве единственной цели использования видеонаблюдения.
Например, видеонаблюдение за работниками на рабочих местах может иметь место при:
● наличии высокой степени рисков, связанных с опасными условиями труда (на строительных площадках, травмоопасных производствах и т.п.);
● работе с материальными ценностями (кассиров на торговых объектах, в банках и т.п.) или связанной с непрерывным обслуживанием клиентов.
При этом перед принятием решения о применении системы видеонаблюдения нанимателю следует учитывать предписания п. 2 ст. 4 Закона № 99-З о необходимости справедливого соотношения интересов всех заинтересованных лиц при обработке персональных данных.
Вопрос 2.
Правомерно ли применять систему видеонаблюдения для контроля за выполнением работником норм труда, в каких документах организации это должно быть зафиксировано?
Использовать видеонаблюдение для указанной цели не рекомендуется, поскольку контроль за выполнением работниками норм труда может быть организован без использования системы видеонаблюдения (применение системы видеонаблюдения для такой цели будет нарушать требование о соразмерности и справедливости при обработке персональных данных по ст. 4 Закона № 99-З).
Как следует из Рекомендаций НЦЗПД от 09.06.2022 обработка персональных данных при видеонаблюдении может осуществляться нанимателем только при условии, что иными способами, предусматривающими меньшее вмешательство в частную жизнь работников и их персональные данные, нельзя достичь цели, закрепленной в законодательстве.
Кроме того, при выборе способа обработки персональных данных работников следует учитывать предписания п. 2 ст. 4 Закона № 99-З о необходимости справедливого соотношения интересов всех заинтересованных лиц при обработке персональных данных и соразмерности такой обработки заявленным целям. В п. 2 ст. 4 Закона № 99-З определено, что обработка персональных данных должна быть соразмерна заявленным целям их обработки и обеспечивать на всех этапах такой обработки справедливое соотношение интересов всех заинтересованных лиц.
Примечание
Соразмерность. Согласно Комментарию к Закону № 99-З обработка является соразмерной, когда цель обработки персональных данных без их обработки не будет достигнута или ее достижение будет серьезно затруднено.
Справедливость. Требование к справедливому соотношению интересов заинтересованных лиц отражает необходимость обеспечения баланса между интересами операторов и субъектов персональных данных (нанимателя и работника). Справедливость обработки также означает недопустимость злоупотребления сложившейся ситуацией. Однако при использовании видеонаблюдения возникают существенные риски использования полученных записей в личных целях.
Полагаем, что установка видеокамер в организации в целях обеспечения нормирования труда не соответствует требованиям, установленным в п. 2 ст. 4 Закона № 99-З.
Вопрос 3.
Каким образом необходимо проинформировать работников организации и ее посетителей о том, что в организации ведется видеонаблюдение?
До начала применения системы видеонаблюдения работники должны быть письменно проинформированы об этом.
На территории, где ведется видеонаблюдение, должны быть размещены специальные информационные таблички.
В целях обеспечения принципа прозрачности обработки персональных данных (п. 6 ст. 4 Закона № 99-З) при установлении системы видеонаблюдения работники должны быть письменно проинформированы об этом до начала ее применения.
Предоставленная работникам информация должна включать:
● цель видеонаблюдения;
● места размещения камер и пространство, которое они охватывают;
● право на получение информации, касающейся обработки персональных данных, и изменение персональных данных;
● срок хранения видеозаписи (как правило, не более 30 дней);
● иную информацию, необходимую для обеспечения прозрачности процесса обработки персональных данных.
Подобную информацию целесообразно отразить в Положении о политике видеонаблюдения в организации. Факт ознакомления можно зафиксировать с помощью листа ознакомления с Положением о политике видеонаблюдения в организации.
Работники и посетители также должны быть проинформированы о видеонаблюдении с помощью специальных информационных знаков (табличек), размещенных на территории, где оно ведется.
Вопрос 4.
Необходимо ли получение от работников обязательства о неразглашении персональных данных работников, полученных при использовании системы видеонаблюдения?
Истребование с работников обязательства о неразглашении персональных данных, полученных при использовании системы видеонаблюдения, недопустимо.
Законом № 99-З понятие «разглашение персональных данных», равно как и подписание работниками обязательства о неразглашении персональных данных не предусмотрены.
ТК установлена дисциплинарная ответственность за нарушение работником порядка обработки персональных данных. В этой связи привлечение работника к такой ответственности не связано с наличием (отсутствием) рассматриваемого обязательства.
Обязанность соблюдения законодательства о персональных данных и принятых в соответствии с ним ЛПА оператора целесообразно закрепить в должностных инструкциях работников.
Таким образом, получение от работников обязательства о неразглашении персональных данных не требуется и приведет к появлению дополнительного, не основанного на законодательстве документа, содержащего персональные данные работника, что нарушает п. 3 ст. 4 Закона № 99-З (обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных).
Вопрос 5.
Существуют ли случаи, когда допускается негласное видеонаблюдение за работником?
Да, законодательством предусмотрены случаи обработки персональных данных посредством использования системы видеонаблюдения без согласия субъекта персональных данных.
Такая обработка персональных данных допустима без согласия субъектов персональных данных в следующих случаях:
● в законодательном акте прямо предусмотрено требование применения системы видеонаблюдения;
● такая обработка необходима для выполнения обязанностей (полномочий), вытекающих из законодательных актов.
В отдельных случаях видеонаблюдение используется в силу прямого требования законодательных актов.
Например, использование системы видеонаблюдения предусмотрено в случае отнесения объектов к числу подлежащих обязательному оборудованию средствами системы видеонаблюдения за состоянием общественной безопасности. Порядок ее использования и виды соответствующих объектов определены Указом № 527. Постановлением № 1164 установлены критерии отнесения объектов к числу подлежащих обязательному оборудованию средствами системы видеонаблюдения за состоянием общественной безопасности.
Если необходимость использования видеонаблюдения напрямую не предусмотрена законодательными актами, оно может использоваться для выполнения обязанностей (полномочий), вытекающих из законодательных актов. К числу таких обязанностей (полномочий) могут быть, в частности, отнесены:
● обеспечение реализации нанимателем возложенных на него ТК обязанностей, в т.ч. вытекающих из п. 2 ч. 1 ст. 55 ТК в части обеспечения производственно-технологической, исполнительской и трудовой дисциплины;
● обеспечение охраны физлиц (в т.ч. работников), имущества нанимателя от противоправных посягательств в соответствии с Законом № 175-З, Указом № 534.
При этом контроль за деятельностью работников не может выступать в качестве единственной цели использования видеонаблюдения, но может являться следствием реализации нанимателем своих обязанностей (полномочий), вытекающих из законодательных актов.
Учитывая, что при использовании системы видеонаблюдения осуществляется сбор и фиксация широкого спектра информации, обработка персональных данных при видеонаблюдении может осуществляться нанимателем только при условии, что иными способами, предусматривающими меньшее вмешательство в частную жизнь работников и их персональные данные, нельзя достичь цели, закрепленной в законодательстве.
Например, учет явки работников на работу и ухода с нее может быть организован с использованием карточки без использования специально для этих целей системы видеонаблюдения.
Кроме того, при выборе способа обработки персональных данных работников для достижения соответствующих целей следует учитывать предписания п. 2 ст. 4 Закона № 99-З о необходимости справедливого соотношения интересов всех заинтересованных лиц при обработке персональных данных.
Ситуация 1.
В организации планируется применить систему видеонаблюдения.
Работник какой должности служащего (профессии рабочего) может заниматься видеонаблюдением?
Необходимо ли вводить такую должность служащего (профессию рабочего) в штатное расписание или можно добавить эту обязанность, например, программисту или какому-то другому работнику?
Полагаем возможным возложить дополнительные функции на одного из работников организации.
Законодательством о персональных данных не предусмотрена необходимость назначения отдельного лица для выполнения подобных трудовых функций.
Вместе с тем для соблюдения требований законодательства о персональных данных (ст. 17 Закона № 99-З) нанимателю следует, в частности, принять следующие меры:
1) внести в должностные обязанности такого лица изменения в части обязанностей по соблюдению установленного законодательством о персональных данных и ЛПА порядка обработки персональных данных;
2) ознакомить с положениями законодательства о персональных данных, в т.ч. с требованиями по защите персональных данных, а также с документами, определяющими политику организации в отношении обработки персональных данных (в частности, с Положением о политике видеонаблюдения в организации);
3) установить порядок доступа к персональным данным, обрабатываемым в системе видеонаблюдения.
Ситуация 2.
В организации планируется ввести электронный учет времени прихода работников на работу и ухода с работы. Для этого на проходной будет установлен специальный электронный регистратор, работникам будут выданы специальные карты. В случае, когда работники регистрируют карты опаздывающих работников, регистратор будет фиксировать лицо (записывать видео) работника, предъявившего карту.
Правомерно ли это?
Могут ли работники отказаться от такого учета рабочего времени?
Не рекомендуется применять систему видеонаблюдения для учета фактически отработанного работниками времени (применение системы видеонаблюдения для такой цели будет нарушать требование о соразмерности и справедливости при обработке персональных данных согласно ст. 4 Закона № 99-З).
Как следует из Рекомендаций НЦЗПД от 09.06.2022 обработка персональных данных при видеонаблюдении может осуществляться нанимателем только при условии, что иными способами, предусматривающими меньшее вмешательство в частную жизнь работников и их персональные данные, нельзя достичь цели, закрепленной в законодательстве (соразмерность обработки персональных данных к заявленной цели).
Примечание
Соразмерность. Согласно Комментарию к Закону № 99-З обработка является соразмерной (п. 2 ст. 4 Закона № 99-З), когда цель обработки персональных данных без их обработки не будет достигнута или ее достижение будет серьезно затруднено.
Учет явки работников на работу и ухода с нее может быть организован исключительно с использованием карточки без использования специально для этих целей системы видеонаблюдения. В противном случае применение системы видеонаблюдения для указанной цели может быть расценено как несоразмерная, несправедливая и избыточная обработка персональных данных (ст. 4 Закона № 99-З).
Ситуация 3.
На рабочих местах работников, выполняющих работу, связанную с опасными условиями труда (травмоопасное производство), планируется установить видеонаблюдение.
Нужно ли в связи с этим вносить соответствующие сведения в их трудовые договоры (контракты)?
Достаточной мерой будет ознакомить таких работников с ЛПА, определяющим порядок функционирования системы видеонаблюдения. Таким ЛПА может быть Положение о политике видеонаблюдения в организации.
При применении системы видеонаблюдения необходимо реализовать необходимые меры по обеспечению защиты персональных данных (ст. 17 Закона № 99-З), включая ознакомление работников с положениями законодательства о персональных данных, в т.ч. с требованиями по защите персональных данных, а также с документами, определяющими политику организации в отношении обработки персональных данных (в частности, с Положением о политике видеонаблюдения в организации).
Ситуация 4.
В организации планируется установить камеры видеонаблюдения.
Нужно ли уведомлять об этом работников и есть ли необходимость получать их согласие?
Какие документы необходимо при этом оформить и в какие документы требуется в связи с этим внести соответствующие корректировки?
Работников и иных лиц (например, посетителей) необходимо уведомить о применении системы видеонаблюдения.
В целях обеспечения принципа прозрачности (п. 6 ст. 4 Закона № 99-З) при установлении системы видеонаблюдения работники должны быть письменно проинформированы об этом до начала применения такой системы.
Предоставленная работникам информация должна включать:
● цель видеонаблюдения;
● места размещения камер и пространство, которое они охватывают;
● право на получение информации, касающейся обработки персональных данных, и изменение персональных данных;
● срок хранения видеозаписи (как правило, 30 дней);
● иную информацию, необходимую для обеспечения прозрачности процесса обработки персональных данных.
Подобную информацию целесообразно отразить в Положении о политике видеонаблюдения в организации. Факт ознакомления можно зафиксировать с помощью листа ознакомления с Положением о политике видеонаблюдения в организации.
Работники и посетители также должны быть проинформированы о видеонаблюдении с помощью специальных информационных знаков (табличек), размещенных на территории, где оно ведется.
Согласие при такой обработке не рекомендуется использовать в качестве правового основания обработки персональных данных.
Согласно Рекомендациям НЦЗПД от 09.06.2022 необходимо учитывать, что в связи с неравным статусом сторон в рамках трудовых отношений согласие, как правило, не может выступать правовым основанием для обработки нанимателем персональных данных работников (работник находится в подчиненном положении, и такое согласие не носит свободного характера).
Справочно
Свободный характер согласия. Согласие является свободным, когда работник самостоятельно, исходя из своего внутреннего убеждения выражает свою волю в отношении обработки персональных данных. Данное требование предполагает недопустимость понуждения работника к даче такого согласия под угрозой наступления неблагоприятных для него последствий.
Вместе с тем в отдельных случаях видеонаблюдение может использоваться в силу прямого требования законодательных актов. Такая обработка персональных данных осуществляется без согласия субъектов персональных данных.
Например, использование системы видеонаблюдения предусмотрено в случае отнесения объектов к числу подлежащих обязательному оборудованию средствами системы видеонаблюдения за состоянием общественной безопасности. Порядок ее использования и виды соответствующих объектов определены Указом № 527. Постановлением № 1164 установлены критерии отнесения объектов к числу подлежащих обязательному оборудованию средствами системы видеонаблюдения за состоянием общественной безопасности.
Если необходимость использования видеонаблюдения напрямую не предусмотрена законодательными актами, оно может использоваться только с согласия субъектов персональных данных (в рамках трудовых отношений согласие, как правило, не может выступать правовым основанием) либо для выполнения обязанностей (полномочий), вытекающих из законодательных актов. К числу таких обязанностей (полномочий) могут быть, в частности, отнесены:
● обеспечение реализации нанимателем возложенных на него ТК обязанностей, в т.ч. вытекающих из п. 2 ч. 1 ст. 55 ТК в части обеспечения производственно-технологической, исполнительской и трудовой дисциплины;
● обеспечение охраны физлиц (в т.ч. работников), имущества нанимателя от противоправных посягательств в соответствии с Законом № 175-З, Указом № 534.
При этом контроль за деятельностью и поведением работников не может выступать в качестве единственной цели использования видеонаблюдения, но может являться следствием реализации нанимателем своих обязанностей (полномочий), вытекающих из законодательных актов.
При применении системы видеонаблюдения следует реализовать необходимые меры по обеспечению защиты персональных данных (ст. 17 Закона № 99-З).
Поскольку при видеонаблюдении осуществляется обработка персональных данных, то наниматель обязан реализовать правовые, организационные и технические меры по обеспечению защиты персональных данных (ст. 17 Закона № 99-З).
Поэтому, в частности, необходимо:
1) издать документ, определяющий порядок видеонаблюдения (Положение о политике видеонаблюдения в организации), и обеспечить неограниченный доступ к нему (например, разместить на информационных стендах и интернет-сайте организации);
2) внести в должностные обязанности лиц, осуществляющих обработку персональных данных посредством системы видеонаблюдения, изменения в части обязанностей по соблюдению установленного законодательством о персональных данных и ЛПА порядка обработки персональных данных;
3) ознакомить лиц, имеющих доступ к системе видеонаблюдения, с положениями законодательства о персональных данных, в т.ч. с требованиями по защите персональных данных, а также с документами, определяющими политику организации в отношении обработки персональных данных (в частности, с Положением о политике видеонаблюдения в организации);
4) установить порядок доступа к персональным данным, обрабатываемым в системе видеонаблюдения;
5) разработать перечень информационных ресурсов (систем), содержащих персональные данные, собственником (владельцем) которых является наниматель, а также категорий персональных данных, подлежащих включению в данные ресурсы (системы);
6) вести реестр обработки персональных данных.
