Как регистрировать приказы по личному составу?

 

Правила регистрации распорядительных документов (приказов, распоряжений, решений и др.) определены Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах государственного управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13. Согласно установленным требованиям на регистрацию передается подписанный приказ, который должен быть зарегистрирован в день подписания.

Регистрационным индексом приказа является его порядковый регистрационный номер, который может быть дополнен буквенными либо цифровыми обозначениями. Порядковые номера приказам присваиваются по журналу регистрации приказов в пределах делопроизводственного года, который в большинстве организаций совпадает с календарным (с 1 января по 31 декабря). Регистрация приказов ведется отдельно по каждой группе документов этого вида: по основной деятельности, по личному составу. Последние, в свою очередь, делятся на две подгруппы: о приеме, переводе (перемещении), увольнении, поощрении, премировании работников, длительных и зарубежных командировках; о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, командировках. Подобное разделение приказов на группы обусловлено тем, что они имеют различные сроки хранения. Приказы по основной деятельности хранятся «постоянно» либо 10 лет; по личному составу (прием, перевод, увольнение и др.) — 75 лет; по личному составу (отпуска, взыскания и др.) — 3 года; по административно-хозяйственной деятельности — 5 лет.