Изменения в дистанционной работе – 2024

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 16 августа 2023 г.

Комментируются изменения в дистанционной работе, внесенные в Трудовой кодекс Законом от 29.06.2023 № 273-З «Об изменении законов по вопросам трудовых отношений», вступающие в силу с 01.01.2024.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Трудовой кодекс (далее – ТК)

● Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4)

Основные изменения в дистанционной работе:

1. Установление или отмена дистанционной работы признается изменением существенных условий труда.

С 01.01.2024 установление или отмена дистанционной работы признается изменением существенных условий труда (ч. 2 ст. 32 ТК).

В соответствии с ч. 1 ст. 32 ТК, которая осталась без изменений, нанимателю предоставлено право изменить существенные условия труда работника при продолжении им работы по той же квалификации, должности служащего (профессии рабочего), определенным в трудовом договоре, только в связи с обоснованными производственными, организационными или экономическими причинами.

Наниматель обязан предупредить работника об изменении существенных условий труда письменно не позднее чем за 1 мес. (ч. 3 ст. 32 ТК).

При отказе работника от продолжения работы с изменившимися существенными условиями труда трудовой договор прекращается по п. 5 ч. 2 ст. 35 ТК с выплатой выходного пособия в размере не менее 2-недельного среднего заработка.

2. Установление новых видов дистанционной работы.

Без изменений остаются 2 требования дистанционной работы:

● работник выполняет дистанционную работу вне места нахождения нанимателя;

● работник выполняет дистанционную работу с использованием для выполнения этой работы и осуществления взаимодействия с нанимателем информационно-коммуникационных технологий (ч. 1 ст. 307¹ ТК).

С 01.01.2024 дистанционная работа может выполняться:

● постоянно;

● временно (непрерывно в течение определенного срока, не превышающего 6 мес. в течение календарного года);

● комбинированно (выполняться постоянно или временно с чередованием в течение рабочего времени дистанционной работы и работы по месту нахождения нанимателя) (ч. 2 ст. 307¹ ТК).

3. Установление условия о выполнении дистанционной работы.

С 01.01.2024 условие о выполнении дистанционной работы может устанавливаться:

● по договоренности между нанимателем и работником при приеме на работу, так и впоследствии;

● по инициативе нанимателя в порядке и на условиях, предусмотренных ст. 32 ТК (ч. 3 ст. 307¹ ТК).

Условие о выполнении работником дистанционной работы временно оформляется приказом (распоряжением) нанимателя (ч. 4 ст. 307¹ ТК).

Пример 1.

Образец приказа о переходе работника на дистанционную работу с условием о ее выполнении временно

В отличие от дистанционной работы, выполняемой временно, при выполнении дистанционной работы постоянно и комбинированной дистанционной работы требуется заключение трудового договора с работником, выполняющим дистанционную работу, только при личном присутствии такого работника или дополнительного соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора с работником, выполняющим дистанционную работу. В этом случае местом заключения трудового договора, а также дополнительных соглашений об изменении определенных сторонами условий трудового договора является место нахождения нанимателя, а в трудовом договоре обязательно указывается, что работа является дистанционной (ч. 1 ст. 307² ТК).

Также при организации труда работников наниматель обязан оформлять изменения условий и прекращение трудового договора с работником приказом (распоряжением) и объявлять его работнику под роспись (п. 15 ч. 1 ст. 55 ТК).

4. Электронный документооборот может определяться и ЛПА.

С 01.01.2024 электронный документооборот между нанимателем и работником, выполняющим дистанционную работу (обмен электронными документами (далее – ЭД) или сообщениями в электронном виде (в т.ч. СМС-сообщениями, файлами и записями), содержащими письменные задания, иную информацию для исполнения трудовых обязанностей, результаты выполненной работы, заявления и объяснения работника, уведомления, приказы и иные документы нанимателя, связанные с изменением и прекращением трудового договора), кроме трудового договора, может определяться и ЛПА (ч. 6 ст. 307¹ ТК).

Пример 2.

Образец Положения о дистанционной работе

5. Исключение обмена файлами с текстами документов.

С 01.01.2024 не требуется направления документов, не требующих ознакомления работника под роспись (письменные задания, иная информация для исполнения трудовых обязанностей, результаты выполненной работы, заявления и объяснения работника, а также иные документы), путем обмена файлами с текстами документов. Такие документы могут направляться в электронном виде (ч. 7 ст. 307¹ ТК).

В соответствии с п. 220 Инструкции № 4 документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения Государственного герба Республики Беларусь, а также оттисков печатей и штампов. Расположение и оформление реквизитов в формуляре документа в электронном виде (общей части ЭД) при его внешнем представлении должно соответствовать требованиям, установленным п. 35 Инструкции № 4.

При подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав и порядок расположения которых установлены СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта от 26.10.2016 № 83 (п. 35 Инструкции № 4).

В документах в электронном виде при оформлении реквизитов, в состав которых входит собственноручная подпись, все элементы таких реквизитов, за исключением собственноручной подписи, при внешнем представлении документа должны быть отражены непосредственно в формуляре документа. В качестве эквивалента собственноручной подписи используется ЭЦП, за исключением случаев, указанных в п. 222 Инструкции № 4 (ч. 1 п. 221 Инструкции № 4).

Инструкцией по делопроизводству организации и (или) иными ЛПА организации могут быть установлены правила подписания, согласования, утверждения внутренних документов в электронном виде (за исключением ЛПА) без использования ЭЦП, если законодательством не установлено иное. Такие правила могут быть установлены при условии, что программные средства, используемые в организации, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее (согласовавшее, утвердившее) документ (ч. 1 п. 222 Инструкции № 4).

Следует отметить, что с 01.01.2024 ТК дополняется ст. 29¹ «Совершение сторонами трудовых отношений действий в электронном виде». Согласно ст. 29¹ ТК предупреждение работника, получение от него согласия, ознакомление, в т.ч. под роспись, с ЛПА, приказами (распоряжениями) нанимателя, уведомлениями, требованиями и иными документами, ведение которых предусмотрено законодательством о труде, а также обращение работника к нанимателю и иные действия, предусмотренные ТК, кроме заключения, продления и изменения трудовых договоров, договоров о полной материальной ответственности, могут совершаться в электронном виде при условии, что программно-технические средства, используемые нанимателем, позволяют однозначно идентифицировать работника, а также с использованием ЭЦП.

6. Ознакомление работника с документами под роспись.

С 01.01.2024 работник, выполняющий дистанционную работу, может быть ознакомлен с документами под роспись не только путем обмена ЭД, но и в электронном виде. Исключается его ознакомление путем обмена файлами с текстами этих документов в электронном виде с последующим направлением в течение 2 рабочих дней ему копий документов на бумажном носителе заказным почтовым отправлением с уведомлением о его вручении. Необходимость направления работнику копий документов на бумажном носителе определяется по соглашению сторон (ч. 8 ст. 307¹ ТК).

ЭД состоит из 2 неотъемлемых частей – общей и особенной.

Общая часть ЭД состоит из информации, составляющей содержание документа, в т.ч. реквизитов документа, формируемых до момента выработки ЭЦП.

Особенная часть ЭД состоит из одной или нескольких ЭЦП лица (лиц), подписавшего (подписавших) ЭД. Каждая ЭЦП представляет собой отдельный файл (информационный объект), формат и структура которого установлены ТНПА.

Особенная часть ЭД может содержать штамп времени, а также дополнительные данные, необходимые для проверки ЭЦП и идентификации ЭД, которые устанавливаются ТНПА (ч. 1–4 п. 5 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19).

Оригинал ЭД существует только в электронном виде. Все идентичные экземпляры ЭД являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу.

Документы, созданные организацией или физлицом на бумажном носителе и в электронном виде, идентичные по содержанию, имеют одинаковую юридическую силу. В этом случае документ на бумажном носителе не является копией ЭД (ч. 1, 2 ст. 19 Закона от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»).

7. Способы и периодичность рабочих контактов.

С 01.01.2024 способы и периодичность рабочих контактов работника, выполняющего дистанционную работу, с нанимателем определяются не только трудовым договором, но и ЛПА (ч. 5 ст. 307² ТК).

8. Иные обязанности нанимателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда могут определяться и ЛПА.

Без изменений осталась обязанность нанимателя ознакомить работника, выполняющего дистанционную работу, с требованиями по охране труда при работе с оборудованием и средствами, предоставленными или рекомендованными нанимателем.

С 01.01.2024 иные обязанности нанимателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда могут предусматриваться не только трудовым договором, но и ЛПА (ч. 2 ст. 307³ ТК).

9. Режим рабочего времени и времени отдыха работника, выполняющего дистанционную работу, организация учета его рабочего времени и времени отдыха, необходимость предоставления ему перерывов в течение рабочего дня определяются и ЛПА.

Как и ранее, режим рабочего времени и времени отдыха работника, выполняющего дистанционную работу, устанавливается по согласованию с нанимателем трудовым договором либо определяется работником самостоятельно, а с 01.01.2024 устанавливается и ЛПА.

Как и ранее, самостоятельное установление работником, выполняющим дистанционную работу, режима рабочего времени и времени отдыха указывается в трудовом договоре, а с 01.01.2024 указывается и в ЛПА. Как и ранее, организация учета рабочего времени и времени отдыха, необходимость предоставления перерывов в течение рабочего дня определяются трудовым договором, а с 01.01.2024 определяются и ЛПА (ч. 2 ст. 307⁴ ТК).

10 Способы ознакомления работника, выполняющего дистанционную работу, с приказом (распоряжением) нанимателя о прекращении трудового договора.

Как и ранее, ознакомление работника, выполняющего дистанционную работу, с приказом (распоряжением) нанимателя о прекращении трудового договора осуществляется путем обмена ЭД либо при личном присутствии работника, а с 01.01.2024 ознакомление осуществляется и в электронном виде.

С 01.01.2024 по соглашению сторон определяется необходимость направления работнику копии приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора на бумажном носителе (ст. 307⁵ ТК).

Также с 01.01.2024 исключается обязанность нанимателя в день прекращения трудового договора направлять работнику, выполняющему дистанционную работу, оформленную надлежащим образом копию приказа на бумажном носителе заказным почтовым отправлением с уведомлением о его вручении, если ознакомление работника осуществляется путем обмена ЭД.

Положения ТК о дистанционной работе, подлежащие изменению с 01.01.2024