Использование факсимиле и других аналогов подписи

Материал актуализирован с использованием правовых актов по состоянию на 19 октября 2026 г.

На практических примерах даются рекомендации о том, как обезопасить себя при оформлении первичных учетных документов, если используются факсимиле и (или) аналоги подписей.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Налоговый кодекс (далее – НК)

● Закон от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З)

● постановление Совета Министров от 30.12.2022 № 962 «О мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 11 октября 2022 г. № 210-З «Об изменении законов по вопросам бухгалтерского учета и отчетности» (далее – Постановление № 962)

● постановление Совета Министров от 24.03.2011 № 360 «Об установлении перечня первичных учетных документов» (далее – Постановление № 360)

● постановление Минфина от 12.02.2018 № 13 «О единоличном составлении первичных учетных документов» (далее – Постановление № 13)

Общие положения об использовании факсимиле и других аналогов подписи

С 01.01.2023 при оформлении ряда первичных учетных документов (далее – ПУД) разрешено использовать факсимиле подписи или другой аналог собственноручной подписи лица, ответственного за совершение хозяйственной операции.

Казалось бы, это очередной шаг вперед для упрощения бухгалтерского учета в части оформления ПУД, в т.ч. применения для этого передовых цифровых технологий. Но при этом у организации может возникнуть ряд вопросов. Например, насколько правомерно использование факсимиле? И факсимиле того ли лица стоит на ПУД? Ведь есть вероятность того, что это лицо может и не знать о том, что его подпись где-то стоит. На основании практических примеров следует ответить на вопрос: как организации обезопасить себя при оформлении ПУД, если используются факсимиле и (или) аналоги подписей?

Согласно п. 2 ст. 10 Закона № 57-З ПУД должен быть подписан лицом (лицами), ответственным (ответственными) за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, собственноручно либо с использованием средств связи и иных технических средств, компьютерных программ, информационных систем или информационных сетей, если такой способ подписания позволяет достоверно установить, что этот документ подписан лицом (лицами), ответственным (ответственными) за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления (факсимильное воспроизведение собственноручной подписи с помощью средств механического или другого копирования, ЭЦП или другой аналог собственноручной подписи, обеспечивающий идентификацию соответствующего лица (соответствующих лиц)).

Случаи, при которых не допускается использование аналогов собственноручной подписи

Также в п. 2 ст. 10 Закона № 57-З указано, что Совет Министров определяет ПУД, в которых не допускается использование аналогов собственноручной подписи (за исключением ЭЦП) лица (лиц), ответственного (ответственных) за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления.

В пункте 1 Постановления № 962 определены случаи, когда не допускается использование аналогов собственноручной подписи (за исключением ЭЦП) лица (лиц), ответственного (ответственных) за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления в ПУД. Это:

● ПУД, включенные в перечень первичных учетных документов, установленный Постановлением № 360;

● ПУД, которые подтверждают совершение хозяйственных операций с участием 2 и более участников, за исключением ПУД, составляемых участником хозяйственной операции единолично в случаях, установленных законодательными актами и (или) определенных Минфином.

Пример 1.

Неправомерность использования факсимильной подписи в двустороннем ПУД

Организация получила от арендатора акт оказанных услуг, который был подписан с помощью факсимиле директора арендатора.

В этом случае такой ПУД принимать к бухгалтерскому учету нельзя, поскольку в хозяйственной операции участвуют 2 лица – арендатор и арендодатель и должны быть подписи всех ответственных лиц в оригинале.

Принятие к бухгалтерскому учету ПУД, подписанного с использованием аналогов подписей в случаях, когда это не допускается, может повлечь за собой последствия в виде корректировки затрат и доплаты налогов, ведь согласно п. 2 ст. 39 НК налоговый учет основывается на данных бухгалтерского учета и (или) на иных документально подтвержденных данных об объектах, подлежащих налогообложению либо связанных с налогообложением. При этом не стоит забывать, что одной из обязанностей плательщика, указанной в подп. 1.16 п. 1 ст. 22 НК, является обязанность обеспечивать проверку ПУД на предмет их соответствия требованиям законодательства. Наличие подписей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, если не допускается использование аналогов подписей, обязательно.

Участниками хозяйственной операции могут быть не только юрлица, но и физлица, в т.ч. работники организации. При этом в зависимости от утвержденных организацией форм ПУД также могут быть подписаны несколькими физлицами. Примеров таких документов множество, вот некоторые из них:

● накладная на внутреннее перемещение (подписывается лицом, сдавшим материальные ценности, и лицом, принявшим их);

● акты на списание имущества, материалов в случае их подписания комиссией и утверждения руководителем организации;

● лимитно-заборные карты, которые подписываются кладовщиками и лицами, получившими материальные ценности;

● авансовые отчеты, т.к. они подписываются подотчетным лицом и утверждаются руководителем организации.

Это лишь только часть примеров, формы конкретных ПУД организация разрабатывает самостоятельно и утверждает их в своей учетной политике. При этом если утвержденной формой ПУД предусмотрено его подписание двумя и более лицами, то использование факсимиле и иных аналогов подписей в таких документах не допускается.

Пример 2.

Использование факсимиле в авансовом отчете: риски непризнания расходов

Работник, вернувшись из командировки, представил авансовый отчет о произведенных расходах. При подписании документа было использовано факсимиле директора.

В этом случае принимать к бухгалтерскому учету такой документ нельзя, поскольку он не соответствует требованиям законодательства.

Пример 3.

Нарушения при оформлении лимитно-заборных карт: отсутствие подписей получателей и использование факсимиле

Организация утвердила форму лимитной карты на выдачу материальных ценностей, которая не предусматривает подписей лиц, их получивших. В ней ставится только подпись кладовщика. При оформлении этих документов использовалось факсимиле подписи кладовщика. Но участниками хозяйственной операции, кроме кладовщика, являлись и лица, получившие материальные ценности, поэтому их подписи на документе обязательны.

В такой ситуации факсимиле использовалось необоснованно.

Случаи, при которых не допускается использование аналогов собственноручной подписи

Возникает закономерный вопрос, а в каких случаях в ПУД возможно использование факсимиле или иных аналогов подписей? По мнению автора, таких случаев всего два:

● оформление единолично составленных ПУД в случаях, предусмотренных Постановлением № 13;

● оформление ПУД, форма которых предусматривает их подписание только одним лицом, ответственным за совершение хозяйственной операции. В качестве примера таких документов можно привести формы, которые предусмотрены компьютерными программами по ведению бухгалтерского учета для отражения т.н. регламентных хозяйственных операций. При этом формы таких документов следует утвердить в учетной политике организации.

Пример 4.

Правомерность использования факсимиле в односторонних внутренних ПУД

Для отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций по начислению амортизации нематериальных активов предусмотрен ПУД «Ведомость начисления амортизации нематериальных активов», форма которого предусматривает его подписание главным бухгалтером.

В таком случае для подписания документа может быть использовано факсимиле его подписи.

Аналоги подписи руководителя организации могут быть использованы в целом ряде ПУД, которые по Постановлению № 13 составляются организацией единолично в случае:

● выполнения работ (оказания услуг) по договору, заключенному в письменной форме, в котором предусмотрено оформление ПУД, подтверждающих выполнение работ (оказание услуг), единолично, за исключением договоров подряда, не являющихся публичными договорами;

● временного владения и пользования или временного пользования имуществом по договору аренды (временного владения и пользования имуществом по договору финансовой аренды (лизинга)), заключенному в письменной форме, в котором предусмотрено оформление ПУД, подтверждающих временное владение и пользование или временное пользование имуществом, единолично;

● возмещения расходов (затрат) по договору, в котором предусмотрено оформление ПУД, подтверждающих возмещение этих расходов (затрат), единолично;

● купли-продажи товарно-материальных ценностей, выполнения работ и оказания услуг через АЗС, электрозарядные станции, электрозарядные комплексы (супербыстрые электрозарядные комплексы);

● оказания услуги заказчиком, застройщиком по организации и обеспечению строительства объектов, финансируемых полностью или частично за счет средств республиканского и (или) местных бюджетов, включая государственные целевые бюджетные фонды, а также за счет государственных внебюджетных фондов, разрешительная документация на которые получена (а в случае, когда разрешительная документация не требуется, – решение о строительстве которых принято) до 01.07.2023;

● поступления товарно-материальных ценностей из-за пределов Республики Беларусь;

● предоставления автором или иным правообладателем (лицензиаром) пользователю (лицензиату) права использования объекта авторского права или смежных прав по лицензионному договору, в котором предусмотрено оформление ПУД, подтверждающих предоставление этих прав, единолично;

● отпуска товаров грузоотправителем (принятия товаров грузополучателем), являющимся участником электронного обмена данными (Electronic Data Interchange (EDI)), с последующим внесением сведений об этих хозяйственных операциях в систему электронного обмена данными (Electronic Data Interchange (EDI)) в порядке, установленном законодательством;

● совершения хозяйственных операций с участием физлиц, являющихся плательщиками налога на профессиональный доход, при осуществлении ими видов деятельности в соответствии с законодательством;

● совершения хозяйственных операций (за исключением хозяйственных операций, совершенных в отношении товарно-материальных ценностей и строительных работ) с лицами, не являющимися юрлицами Республики Беларусь, представительствами иностранных и международных организаций, простыми товариществами (участниками договора о совместной деятельности), ИП, зарегистрированными на территории Республики Беларусь;

● осуществления административных процедур в соответствии с законодательством;

● подачи энергоснабжающей организацией абоненту (потребителю) через присоединенную сеть энергии по договору энергоснабжения, в котором предусмотрено оформление ПУД, подтверждающих подачу энергии, единолично.

Пример 5.

Неправомерное использование аналога подписи в актах на возмещение коммунальных услуг

Организация отражает в бухгалтерском и налоговом учете в составе затрат стоимость коммунальных услуг, предъявленных к возмещению арендодателем. Договором не было предусмотрено, что акт по возмещению услуг составляется единолично. При этом такие акты подписывались аналогом подписи директора.

В этом случае организация не может использовать аналог подписи, поскольку акт должен быть подписан 2 участниками хозяйственной операции: организацией (арендатором) и арендодателем.

Проверка ПУД на предмет соответствия требованиям законодательства

Учитывая норму ст. 22 НК о том, что плательщик обязан проверять ПУД на предмет соответствия их требованиям законодательства, организациям важно применять факсимиле и (или) аналоги подписей в соответствии с требованиями Закона № 57-З. Использование для подписи ПУД средств связи и иных технических средств, компьютерных программ, информационных систем или информационных сетей, если такой способ подписания позволяет достоверно установить, что этот документ подписан лицом (лицами), ответственным (ответственными) за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления (факсимильное воспроизведение собственноручной подписи с помощью средств механического или другого копирования, ЭЦП или другой аналог собственноручной подписи, обеспечивающий идентификацию соответствующего лица (соответствующих лиц)). Таково требование п. 2 ст. 10 Закона № 57-З. Следовательно, факсимиле или другой аналог подписи ответственного лица должен совпадать с его настоящей подписью.

Пример 6.

Несанкционированное использование факсимиле

Платежный документ был подписан с помощью факсимиле директора бухгалтером, который не имел права использовать факсимиле.

Возможность использования различных аналогов подписей в ПУД – это, безусловно, шаг к упрощению ведения бухгалтерского учета, но пользоваться этой возможностью следует разумно.