Доверенность и иные способы подтверждения полномочий

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 21 ноября 2023 г.

Акцентируется внимание на основных вопросах и проблемах, с которыми сталкиваются субъекты хозяйствования при оформлении доверенностей, подтверждении полномочий руководителя, истребовании доверенностей у иных лиц.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Гражданский кодекс (далее – ГК)

● Инструкция о порядке заполнения товарно-транспортной накладной и товарной накладной, утв. постановлением Минфина от 30.06.2016 № 58 (далее – Инструкция № 58)

Доверенность – термин, с которым сталкиваются в своей деятельности почти все субъекты хозяйствования. При этом для многих доверенность стала формальным документом, который необходимо оформлять в обязательном порядке, а ее целевое назначение ушло на второй план. Часто субъекты хозяйствования полагают, что доверенность – это документ, который субъект должен оформлять в любом случае, а не документ, который оформляется в случае необходимости.

Вопросы, касающиеся оформления полномочий физических и юридических лиц вообще и доверенностей в частности, возникают регулярно, в т.ч. в связи с тем, что доверенность упоминается и в обязательных для применения документах, таких как накладные.

Доверенность относится к гражданско-правовым документам и, по сути, представляет собой одностороннюю сделку. Однако она настолько тесно связана с экономическими отношениями, что в свое время доверенность даже стали признавать первичным учетным документом, что, однако, довольно спорно.

Необходимо разграничивать правоотношения, складывающиеся при оформлении накладных и доверенностей. В первом случае правоотношения регулируются законодательством о бухгалтерском учете, во втором – гражданским законодательством. В связи с этим используемый в законодательстве о бухгалтерском учете термин «доверенность», являясь термином гражданского права, применяется в том значении, в каком он используются именно в гражданском праве.

Таким образом, ГК достаточно четко описывает вопросы выдачи и применения доверенностей и не предусматривает, что иными актами законодательства могут устанавливаться какие-либо ограничения в этой области. В таких ограничениях нет особой необходимости. Каждая организация или ее собственник вправе определить правила выдачи доверенностей на локальном уровне.

Несмотря на это, до настоящего времени на практике в некоторых случаях применяются устаревшие подходы и применение доверенностей пытаются ограничивать, руководствуясь практикой и правилами, принятыми еще во времена СССР, которые строились на иных принципах.

Так, постановлением Государственного комитета СССР по статистике от 28.12.1989 № 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций» (далее – Постановление № 241) были утверждены формы доверенностей М-2 и М-2а, которые некоторыми организациями применяются и в настоящее время, что не запрещено и вполне возможно, хотя Постановление № 241 утратило силу 22.11.2007.

Использование доверенностей в сфере товарных операций и признание ее первичным документом привело к парадоксальной ситуации: несмотря на то, что гражданское законодательство либерально и не содержит каких-либо ограничений, многие продолжали считать, что для получения товарно-материальных ценностей необходимо использовать исключительно доверенности утвержденных форм (М-2 и М-2а), что доверенность не может быть выдана лицу, не являющемуся работником организации, и т.п.

В некоторых случаях такой подход обосновывался ст. 1 Закона от 28.05.1999 № 261-З «О применении на территории Республики Беларусь законодательства СССР», предусматривающей, что в случае отсутствия законодательства Республики Беларусь, регулирующего соответствующие общественные отношения, на территории Республики Беларусь применяются акты законодательства СССР, регламентирующие данные отношения и не противоречащие законодательству Республики Беларусь.

В указанном случае необходимо учитывать, что соответствующие общественные отношения были урегулированы ГК, положения которого содержат целую главу о представительстве и доверенностях, которые и должны применяться.

Кроме того, Постановлением № 241 доверенность была отнесена к первичным документам. В то же время с учетом приведенных в Законе от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» определений терминов «хозяйственная операция» и «первичный учетный документ» доверенность невозможно отнести к первичным документам, поскольку она не подтверждает факта совершения какой-либо хозяйственной операции, а именно – действия или события, приводящего к изменению активов, обязательств, собственного капитала, доходов или расходов организации.

Во времена СССР был издан еще один акт – Инструкция Министерства финансов СССР от 14.01.1967 № 17 «Инструкция о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности» (далее – Инструкция № 17), которой также было предусмотрено, что доверенности на получение товарно-материальных ценностей выдаются должностным лицам предприятий, организаций и учреждений, на бланках типовой формы № М-2 согласно приложению 1 к Инструкции № 17. Кроме того, в Инструкции № 17 было указано, что выдача доверенностей лицам, не работающим в данном предприятии (организации, учреждении), не допускается.

На основании Инструкции № 17 доверенности подписываются руководителем (заместителем руководителя) и главным бухгалтером предприятия (организации, учреждения) или лицами, ими на то уполномоченными. В тех случаях, когда бухгалтерский учет осуществляется центральной бухгалтерией, доверенность на получение товарно-материальных ценностей подписывается руководителем (заместителем руководителя) предприятия, организации и учреждения, обслуживаемого этой бухгалтерией, и главным бухгалтером централизованной бухгалтерии или лицами, ими на то уполномоченными. Право подписи доверенности лицами, уполномоченными на то руководством и главным (старшим) бухгалтером предприятия, организации, учреждения, оформляется приказом.

Ссылки на подобные ограничения можно часто встретить в практике. Однако они являются необоснованными и противоречат положениям ГК. Нет никаких правовых оснований выводить из сферы гражданского законодательства доверенность на получение товарно-материальных ценностей. Правила их использования, как и любых иных доверенностей, должны определяться ГК, т.к. им не предусмотрено иное.

Доверенность, как определенный волевой акт лица, ее выдающего, представляет собой разновидность сделки и в полной мере подпадает под сферу действия ГК.

Принимая во внимание указанное, необходимо согласиться с тем, что субъект гражданских отношений (оборот товарно-материальных ценностей осуществляется именно в этой сфере) может выдавать доверенности не по форме М-2 (М-2а). Кроме того, он может выдать доверенность любым лицам, в т.ч. тем, которые не являются работниками организации-доверителя.

Официальная позиция Минфина также подтверждает указанные выводы. Поскольку доверенность служит основанием для совершения хозяйственной операции, но при этом сама не является первичным учетным документом в свое время Минфином было разъяснено, что урегулированные Инструкцией № 17 правоотношения в настоящее время не являются предметом правового регулирования законодательства Республики Беларусь. Вопросы, связанные с выдачей доверенности, порядком ее удостоверения, оформления и прекращения действия урегулированы ГК, следовательно, Инструкция № 17 на территории Республики Беларусь не применяется.

Определенные риски могут возникать в отношении передачи полномочий на получение товарно-материальных ценностей, получаемых по доверенности третьими лицами (не работниками организации), а также в отношении их учета, но они разрешимы, следует просто четко урегулировать такие правоотношения и принять меры по минимизации рисков. При этом вести речь о запрете нельзя, поскольку он не основан на нормах действующего законодательства.

Полномочия руководителя. Ранее для подтверждения наличия у физлица полномочий руководителя использовалось удостоверение руководителя коммерческой (некоммерческой) организации. Так, п. 37 Положения о государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования, утв. Декретом Президента от 16.03.1999 № 11 (в ред. от 16.11.2000), было предусмотрено, что в порядке, определенном Правительством, руководителю зарегистрированного юрлица выдается удостоверение.

Порядок выдачи удостоверения руководителя коммерческой (некоммерческой) организации (далее – Порядок), а также форма удостоверения руководителя коммерческой (некоммерческой) организации были утверждены постановлением Совета Министров от 16.04.1999 № 551. Однако в настоящее время такой документ, как удостоверение руководителя, уже не применяется.

В соответствии с подп. 2.1 п. 2 постановления Совета Министров от 04.03.2009 № 275 «О порядке выдачи удостоверения руководителя некоммерческой организации» руководители юрлиц (за исключением руководителей политических партий, общественных объединений, их союзов (ассоциаций), фондов), имеющие удостоверения руководителя коммерческой (некоммерческой) организации, обязаны были до 01.05.2009 сдать в органы, осуществляющие госрегистрацию коммерческих и некоммерческих организаций, такие удостоверения. Обусловлено это тем, что в настоящее время Положение о государственной регистрации субъектов хозяйствования, утв. Декретом Президента от 16.01.2009 № 1, не предусматривает его выдачу.

В связи с указанным у многих субъектов хозяйствования до сих пор возникает вопрос: каким образом руководителю подтвердить свои полномочия, если у него нет документа, выдаваемого уполномоченным госорганом? Такие вопросы также возникают при получении руководителем товарно-материальных ценностей, хотя они могут иметь место и при заключении договоров, а также совершении иных действий. В практике встречаются случаи, когда для получения товарно-материальных ценностей руководитель сам себе выписывает доверенность, поскольку ее требует грузоотправитель. В то же время в п. 5 ст. 186 ГК указано, что руководитель юрлица в пределах своей компетенции действует от его имени без доверенности. Таким образом, доверенность руководителю не требуется, но каким образом он может подтвердить, что является руководителем?

И ранее, и в настоящее время кроме удостоверения руководителя для подтверждения наличия полномочий руководителя могло использоваться решение участников (участника) общества об избрании (назначении) руководителя. Могут применяться и иные документы. Примерный их перечень был приведен в п. 4 Порядка, в соответствии с которым для получения удостоверения в регистрирующие органы по месту госрегистрации коммерческой (некоммерческой) организации руководителем этой организации должны были представляться документы, подтверждающие полномочия руководителя (копия приказа о назначении на должность руководителя коммерческой (некоммерческой) организации, выписка из трудового договора (контракта) или гражданско-правового договора о сроке договора), либо копия протокола или выписка из протокола органа, уполномоченного уставом организации, об избрании руководителем организации.

Некоторые субъекты хозяйствования, столкнувшись с вопросами подтверждения полномочий руководителя, нашли выход в использовании т.н. схемы получения товарно-материальных ценностей «по печати». Однако печать сама по себе не предоставляет ее обладателю никаких полномочий. Оттиском печати организации заверяется подпись уполномоченного лица, как правило, руководителя организации, т.е. физлицо уже должно быть в установленном порядке наделено полномочиями на совершение определенных действий, а наличие оттиска печати лишь подтверждает их наличие, но не наделяет его ими. В связи с этим руководитель организации обладает полномочиями и без печати. И, наоборот, наличие печати у другого работника организации, например, главного бухгалтера, не свидетельствует о наличии у него полномочий руководителя.

При рассмотрении вопроса подтверждения полномочий руководителя следует обратить внимание на часто встречающуюся ошибку, когда отождествляются документы, подтверждающие полномочия руководителя, и документы, определяющие объем полномочий руководителя. Важно помнить, что ни удостоверение, ни другие документы, подтверждающие наличие полномочий руководителя, как правило, не подтверждают объем полномочий руководителя и могут не содержать информации об их ограничении.

Объем полномочий, предоставленных руководителю организации, определяется законодательством и учредительными документами. В частности, в уставе коммерческой организации определяются права и обязанности руководителя, пределы его компетенции и т.п. Так, в соответствии с п. 1 ст. 49 ГК юрлицо приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы, действующие в соответствии с законодательством и учредительными документами.

Таким образом, чтобы определить объем полномочий руководителя организации, необходимо учитывать положения законодательства и в первую очередь устава юрлица. Документы о назначении физлица на должность руководителя организации только подтверждают, что у него имеются полномочия руководителя, но не их объем.

Именно поэтому наличие удостоверения руководителя не означало, что он вправе выступать от имени юрлица во всех без исключения случаях, поскольку объем полномочий руководителя определяется не удостоверением, и нередко полномочия могут быть ограничены. Так, в соответствии со ст. 58 Закона от 09.12.1992 № 2020-XII «О хозяйственных обществах» крупные сделки хозобщества могут совершаться по решению общего собрания его участников, если уставом принятие такого решения не отнесено к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) этого общества или иное не установлено Президентом.

В некоторых случаях полномочия руководителя ограничиваются учредительными документами по решению самих участников хозобщества.

Следует учитывать, что даже в Порядке было указано о том, что удостоверение руководителя коммерческой (некоммерческой) организации является документом, подтверждающим полномочия руководителя коммерческой (некоммерческой) организации, установленные учредительными документами в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

В связи с этим и ранее, и в настоящее время помимо подтверждения наличия полномочий руководителя, следует изучить и учредительные документы организации, которые детально описывают объем полномочий руководителя и их ограничения.

Доверенность – не обязанность, а право. В соответствии с п. 3 Инструкции № 58 в строках «по доверенности» и «выданной» накладной ТТН-1 указываются номер, дата доверенности и наименование организации, выдавшей доверенность, либо наименование, дата, номер иного документа.

Таким образом, Инструкция № 58 предусматривает указание в накладных ссылки на доверенность. Однако необходимо учитывать, что Инструкция № 58 не обязывает организацию выдавать доверенность, она предусматривает указание на нее лишь при ее наличии: в тех случаях, когда доверенность предъявлена, графа заполняется, если доверенность не предъявлялась, то соответствующая графа не заполняется. Если рассматриваемые строки в накладной не заполнены, то какое-либо нарушение отсутствует, поскольку Инструкция № 58 устанавливает обязанность указания в накладных информации о доверенности, которая имеется, но не обязанность выдавать саму доверенность.

В связи с этим является ошибочным мнение, что соответствующую графу накладной необходимо заполнять в любом случае и что, следовательно, в обязательном порядке необходимо требовать предъявления доверенности. В таком случае имеет место подмена одной обязанности другой, что недопустимо. Законодательство не содержит нормативного правового предписания, которое бы обязывало субъектов правоотношений во всех без исключения случаях выдавать или требовать доверенность.

Истребование доверенности у лица, прибывшего за получением товарно-материальных ценностей, является правом должника, но не обязанностью, если иное прямо не предусмотрено специальными актами законодательства.

Именно в рамках указанного нормативного правового предписания действует любое лицо, когда требует от кредитора подтверждения своих полномочий. И оно в такой ситуации реализует свое право, а не обязанность. Иными словами, должник, даже принимая во внимание положения Инструкции № 58, не обязан требовать от кредитора подтвердить полномочия и, например, представить доверенность, если он уверен в их наличии. Даже если он ошибется, то не совершит правонарушение, т.к. публичные отношения в такой ситуации не страдают, должник рискует лишь собственным имуществом и вправе принимать на себя такой риск. Вопрос, который иногда возникает у работников коммерческих организаций, обязаны ли они требовать доверенность, некорректен. Этот вопрос аналогичен вопросу, вправе ли они доверять лицу или обязаны сомневаться в его полномочиях? Ответ на такой вопрос дает лишь сам должник: именно он решает, какие подтверждения полномочий требовать от другой стороны при исполнении обязательств.

Можно согласиться, что во многих случаях без доверенности не обойтись, поскольку, вступая в отношения с неизвестными лицами, должнику необходимо удостовериться, что он исполняет обязательство надлежащему лицу. Проще всего это сделать, использовав именно доверенность. Локальными актами организации может быть установлено правило, в соответствии с которым при выдаче ценностей необходимо истребовать доверенность. Однако необходимо помнить, что это право должника, которое не должно превращаться в обязанность. И если по каким-либо причинам товарно-материальные ценности были переданы без предъявления доверенности и в накладной отсутствует соответствующая отметка о ней, в этом нет нарушения, в т.ч. нарушения порядка заполнения накладной.

Доверенность – это не просто документ, который должен быть у грузополучателя, доверенность подтверждает полномочия конкретного лица. Соответственно, необходимо проверять не только наличие у уполномоченного лица доверенности, но и его личность, например, требуя предъявления паспорта, т.к. в практике имеют место случаи, когда мошенническим путем похищается товар неустановленными лицами, которые представляют поддельные доверенности, оформленные от имени грузополучателей.