Обработка персональных данных работников и кандидатов на трудоустройство

Материал актуализирован редакцией ИПС «Нормативка.by» с использованием правовых актов по состоянию на 12 марта 2026 г.

Дается ответ на вопрос о том, может ли наниматель обрабатывать сведения о родственниках, несовершеннолетних детях, о судимости, хобби своих работников и кандидатов на трудоустройство.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Закон от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных» (далее – Закон № 99-З)

Общие положения

Персональные данные работников, кандидатов на трудоустройство и бывших работников могут быть использованы нанимателем в зависимости от конкретных обстоятельств на основании различных правовых оснований, в частности:

● согласия (ст. 5 Закона № 99-З);

● в силу требований трудового законодательства (абз. 8 ст. 6 и абз. 3 п. 2 ст. 8 Закона № 99-З);

● когда персональные данные указаны в документе, адресованном оператору и подписанном субъектом персональных данных, в соответствии с содержанием такого документа (абз. 16 ст. 6 Закона № 99-З);

● когда такая обработка является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами или прямо предусмотрена в них без согласия субъекта персональных данных (абз. 20-21 ст. 6 и абз. 16, 17 п. 2 ст. 8 Закона № 99-З).

При этом вне зависимости от правового основания обработки персональных данных (с согласия или в иных случаях) наниматель обязан соблюдать общие требования к их обработке, установленные ст. 4 Закона № 99-З, в частности, требования о (об):

1) соразмерности и справедливости – обработка должна быть соразмерна заявленным целям и обеспечивать на всех этапах обработки справедливое соотношение интересов всех заинтересованных лиц. Например, для учета прихода и ухода работников не допускается использование системы видеонаблюдения;

2) ограничении цели – об ограничении обработки персональных данных достижением конкретных, заранее заявленных законных целей.

Ситуации «функциональной ползучести» цели, когда она изложенная общим образом и «подгоняется» под текущие потребности оператора. Например, согласие с целью «участия в общественной жизни организации», под которое могут быть применимы любые ситуации;

3) запрете избыточности – о соответствии содержания и объема обрабатываемых персональных данных заявленным целям их обработки, исключении избыточности обрабатываемых персональных данных по отношению к заявленным целям их обработки. Например, соискателя на трудоустройство для рассмотрения его кандидатуры просят заполнить анкету со следующими графами: состав семьи, место работы супруга (супруги), места обучения детей, увлечения в свободное время и т.д.;

4) ограничении хранения – хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей идентифицировать субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют заявленные цели обработки персональных данных. Например, бессрочное хранение резюме работников.

Таким образом, обработка персональных данных работников (кандидатов на трудоустройство) осуществляется как до оформления трудовых отношений (при рассмотрении резюме), так и в процессе таких отношений и после их прекращения.

Обработка персональных данных родственников (включая несовершеннолетних детей)

В процессе трудовых отношений могут возникать ситуации, когда работнику необходимо предоставить сведения о родственниках.

Такие случаи, как правило, предусмотрены законодательством, в связи с чем обработка персональных данных близких родственников (членов семьи) работника осуществляется без их согласия на основании абз. 8 ст. 6 Закона № 99-З.

В частности, предоставление сведений о близких родственниках и (или) членах семьи работника предусмотрено:

● законодательством о труде (например, при предоставлении социального отпуска при рождении ребенка, компенсаций в связи с переездом на работу в другую местность, предоставления добровольного страхования медицинских расходов и т.п.);

● при заполнении личного листка по учету кадров (Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 23.05.2024 № 29);

● при заполнении личной карточки воинского учета (установлена приложением 13 к постановлению Минобороны от 27.01.2020 № 5 «Об установлении форм документов воинского учета»).

Если обработка персональных данных близких родственников (членов семьи) работника законодательством не предусмотрена, то требуется иное правовое основание (например, согласие), а также обеспечение соответствия обработки таких данных требованиям ст. 4 Закона № 99-З (прежде всего, соразмерность обработки и запрет избыточности).

При этом распространенными нарушениями в этом контексте являются случаи, когда в форме резюме, составленной нанимателем, предусмотрен сбор данных о родственниках кандидата.

Сведения о привлечении к административной или уголовной ответственности

Как правило, обработка сведений о привлечении к административной или уголовной ответственности допустима в ситуации, когда она является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами или прямо предусмотрена в них без согласия субъекта персональных данных.

Так, например, ст. 27¹ Закона от 19.11.1993 № 2570-XII «О правах ребенка» предусматривает, что не имеют права осуществлять педагогическую деятельность, педагогическую деятельность в сфере физкультуры и спорта, занимать должности служащих, связанные с выполнением воспитательных функций, другие должности служащих, профессии рабочих, связанные с постоянной работой с детьми, физлица, в отношении которых вступил в законную силу обвинительный приговор суда за совершение преступлений экстремистской направленности, преступлений, предусмотренных ст. 139, 145–147, 154, ч. 2 и 3 ст. 165, ст. 166–172, ч. 2 ст. 173, ст. 181, 182, 187, 327–329, 331, 332, 342¹, 343, 343¹ Уголовного кодекса, вне зависимости от снятия или погашения судимости либо прекращено уголовное преследование за совершение указанных преступлений по основаниям, предусмотренным п. 3 или 4 ч. 1 ст. 29 Уголовно-процессуального кодекса.

Схожим образом согласно подп. 1.12 п. 1 ст. 38 Закона от 01.06.2022 № 175-З «О государственной службе» гражданин не может быть принят на государственную гражданскую службу в случае наличия непогашенной или неснятой в установленном порядке судимости, если иное не установлено законодательными актами, закрепляющими правовой статус отдельных категорий гражданских служащих.

В таких ситуациях запрос и получение соответствующих сведений при приеме лица на работу не требует получения согласия гражданина и основывается на предписаниях абз. 17, 18 п. 2 ст. 8 Закона № 99-З.

Таким образом, обработка указанных специальных персональных данных допускается, если их получение прямо предусмотрено законодательными актами либо в законодательных актах установлены ограничения на трудоустройство лиц, привлекавшихся к административной и (или) уголовной ответственности.

Кроме того, сюда следует отнести и случаи, когда законодательные акты содержат отсылочные нормы об установлении ограничений на трудоустройство.

Обработка сведений о хобби, любимых книгах и т.д.

Обработка личной информации работника, не связанной с исполнением трудовых обязанностей (кроме хобби, к ней могут относиться личные адреса электронной почты, аккаунты в соцсетях, религиозные взгляды, участие в общественной деятельности, сведения о родственниках, если их предоставление не предусмотрено законодательством, и т.п.), не может рассматриваться как обработка в процессе трудовой (служебной) деятельности в соответствии с абз. 8 ст. 6 и абз. 3 п. 2 ст. 8 Закона № 99-З.

Например, если форма резюме, предоставляемая нанимателем соискателю, предусматривает фиксацию информации о родственниках кандидата, размере зарплаты на предыдущем месте работы, указание идентификационного номера, сведений о хобби, любимых книгах и иной подобной информации, то такая обработка персональных данных является избыточной.

Вместе с тем наниматель может узнать такую информацию без ее фиксации посредством устного собеседования кандидата на трудоустройство, поскольку на такие отношения Закон № 99-З не распространяется.

При этом следует руководствоваться не только наличием правовых оснований для такой обработки, но и общими требованиями к обработке персональных данных:

● соразмерности обработки персональных данных;

● справедливом соотношении интересов сторон;

● недопущении избыточности таких обрабатываемых сведений;

● ограниченном сроке хранения персональных данных и т.д.