Использование современных технологий при проведении инвентаризаций материальных активов

Материал актуализирован с использованием правовых актов по состоянию на 9 сентября 2026 г.

Раскрываются вопросы проведения инвентаризации материальных активов с помощью следующих методов: штриховое кодирование, радиочастотная идентификация, технология лазерного 3D-сканирования, использование калибровочных приборов.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Закон от 05.09.1995 № 3848-XII «Об обеспечении единства измерений» (далее – Закон № 3848-XII)

● Закон от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З)

● Национальный стандарт бухгалтерского учета и отчетности «Инвентаризация активов и обязательств», утв. постановлением Минфина от 31.10.2025 № 126 (далее – НСБУ № 126)

● Правила осуществления метрологической оценки в виде работ по государственной поверке средств измерений, утв. постановлением Госстандарта от 21.04.2021 № 40 (далее ‒ Правила № 40)

● постановление Госстандарта от 20.04.2021 № 39 «О перечне категорий средств измерений» (далее – Постановление № 39)

● ТКП 8.007-2023 (33540) «Система обеспечения единства измерений Республики Беларусь. Поверка средств измерений, предназначенных для применения при измерениях вне сферы законодательной метрологии. Правила проведения работ», утв. постановлением Госстандарта от 07.02.2023 № 8 (далее – ТКП 8.007-2023)

Пункт 1

Цель проведения инвентаризации

Инвентаризация представляет собой систему непосредственной проверки наличия и состояния имущества и реальности обязательств организации (объектов инвентаризации) с целью документального подтверждения наличия, состояния и оценки активов и обязательств (в т.ч. неучтенных) путем:

● сопоставления с данными бухгалтерского учета;

● выявления активов и обязательств, частично потерявших свое первоначальное назначение (потребительские свойства) и устаревших морально;

● выявления сверхнормативных и неиспользуемых активов и обязательств с целью их учета и последующей реализации или списания;

● проверки обязательств с целью правильного формирования доходов и расходов будущих периодов, резервов предстоящих платежей, а также достоверности сумм дебиторской и кредиторской задолженности и др.

Пункт 2

Объекты инвентаризации

По общему правилу объектами инвентаризации должны быть все статьи бухгалтерского баланса. Следовательно, объектами инвентаризации являются активы, обязательства и собственный капитал, т.е. те статьи в бухгалтерском балансе, которые проверяются на правильность оценки и полноту отражения в бухгалтерском учете и бухгалтерской (финансовой) отчетности. При этом:

● активы – имущество, возникшее в организации в результате совершенных хозяйственных операций, от которого организация предполагает получение экономических выгод;

● обязательства – задолженность организации, возникшая в результате совершенных хозяйственных операций, погашение которой приведет к уменьшению активов или увеличению собственного капитала организации;

● собственный капитал – активы организации за вычетом ее обязательств (ст. 1 Закона № 57-З).

Однако законодатель требует проведения инвентаризации только в отношении активов и обязательств организации, а также имущества и обеспечения обязательств, учитываемых на забалансовых счетах (п. 2 НСБУ № 126).

Таким образом, организации обязаны провести инвентаризацию своих долгосрочных и краткосрочных активов, а также полученных от иных лиц в пользование, арендованных, принятых на ответственное хранение, в переработку, на комиссию и др.

Пункт 3

Задачи проведения инвентаризации

Основными ее задачами являются:

● проверка и документальное подтверждение наличия имущества;

● определение неликвидных и залежалых материальных активов, а также определение потребительских свойств для дальнейшей эксплуатации (использования);

● проверка полноты складского учета и правильности ведения складского хозяйства, а также операций, связанных с их осуществлением;

● проверка полноты отражения в учете обязательств, незавершенного производства, резервов, расходов и доходов будущих периодов и других статей баланса.

На практике довольно часто фактическое наличие имущества и обязательств не соответствует суммам, отраженным в бухгалтерском учете на соответствующих счетах. Причинами несоответствия могут быть:

● допустимые отклонения норм сырья и материалов на выпускаемую продукцию, (оказываемые услуги, выполняемые работы);

● естественные потери и убыли при выпуске продукции и хранении под воздействием физических, химических и иных факторов;

● неточности при оформлении движения имущества организации;

● арифметические ошибки и описки при оформлении расчетных и иных операций;

● злоупотребления лиц, осуществляющих операции, учет и т.п.

Выявить и учесть указанные причины можно только при периодическом проведении инвентаризаций.

Пункт 4

Последовательность проведения инвентаризации имущества

Различают следующие подходы по последовательности проведения инвентаризации имущества:

● от объекта к регистру – в этом случае проводится опись всего имеющегося имущества в натуре, а затем полученные натуральные остатки сравниваются с учетными данными. Основной контрольный момент в данном случае требует, чтобы материально ответственные лица не знали учетных остатков на дату проведения инвентаризации. Они выводятся после ее проведения. В условиях компьютеризации возможен вариант блокировки доступа материально ответственных лиц к функции вывода данных об остатках на экран или в виде распечатки на дату инвентаризации. Возобновление доступа возможно только после сличения фактических и учетных данных;

● от регистра к объекту – такой вариант, как правило, используется при выборочных инвентаризациях.

Пункт 5

Технология проведения инвентаризации имущества

Традиционными методами проведения инвентаризации являются осмотр, обследование, взвешивание, обмер. Этот процесс является достаточно трудоемким, т.к. члены рабочей инвентаризационной комиссии проводят первоначальный подсчет, а затем выборочно представители постоянно действующей инвентаризационной комиссии перепроверяют полученные результаты. По активам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество может определяться на основании документов поставщика. При этом обязательной проверке в натуре (на выборку) подлежит часть этих активов.

Определение веса (или объема) навалочных материалов, метизной продукции допускается производить на основании обмеров и технических расчетов, взвешивания и т.п.

При инвентаризации большого количества весовых активов ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи (п. 9 НСБУ № 126).

Технология проведения инвентаризации зависит от того, какое именно имущество инвентаризируется, а также от возможности использования информационных технологий и соответствующих средств измерения, в т.ч. автоматизированных средств измерения.

Пункт 6

Использование современных технологий при проведении инвентаризации

Процесс проведения инвентаризации в некоторых отраслях экономики осложняется наличием большого количества материалов, в т.ч. сыпучих материалов открытого хранения, для определения количества которых при использовании традиционных методов инвентаризации необходимо придать им геометрическую форму (конуса, куба), затем определить объем фигуры – это и будет объем инвентаризируемых материалов в кубических метрах.

В последнее время при проведении инвентаризации:

● запасов на складах и в торговых залах используются сканеры и другие считывающие устройства с использованием штрихового кодирования;

● топлива в емкостях, в т.ч. в баках транспортных средств и строительной техники, активно используются калибровочные приборы и топливомеры;

● материалов открытого хранения на строительных и иных площадках – лазерное 3D-сканирование либо технология RFID.

Подпункт 6.1

Метод штрихового кодирования

Для использования метода штрихового кодирования необходимо наличие на каждом объекте учета штрих-кода и оборудование для считки штрихового кодирования, а также прилагаемого к нему программного обеспечения.

По своей сути, автоматизация процесса инвентаризации с применением штрих-кодов сводится к 3 этапам:

1) подготовительный этап занимает много времени лишь в случае перехода от ручного способа нанесения маркировок к автоматизации данного процесса. В дальнейшем будет достаточно при поступлении объекта основного средства или материальных активов лишь распечатать штрих-код и приклеить его к конкретному объекту;

2) непосредственно сама инвентаризация. На данном этапе члены инвентаризационной комиссии с помощью сканера считывают штрих-коды с инвентаризируемых объектов;

3) выгрузка и анализ результатов проведенной инвентаризации – произойдет автоматическое формирование всех документов. Например, по автоматически сформированной сличительной ведомости можно сравнить фактическое наличие инвентаризируемых объектов с их документальным наличием и данными бухгалтерии.

На первом этапе производится печать и маркировка объектов материальных активов. Материально ответственное лицо или бухгалтер на специальном принтере печатает штрих-коды, затем наклеивает их на каждый конкретный объект учета. Печатают штрих-коды на специальной клеящейся бумаге, что не только сокращает время нанесения инвентарного номера на каждый объект основного средства и материального актива, но и делает данный процесс более эстетичным и разумным, заменив нанесение номеров краской, которая должна не размазаться, не смыться и не повредить объект учета.

Для проведения инвентаризации создается документ, в котором формируется информация о фактическом наличии и номенклатуре запасов в местах хранения (использования) для сверки их с учетным остатком. Существуют 2 варианта заполнения такого документа:

● сначала на складе сканируются все запасы по штрих-кодам, а затем информация загружается из терминала о фактических остатках и в документе проставляется учетное количество, после чего рассчитывается расхождение и распечатывается сличительная ведомость;

● перед началом сбора учетных данных выгружается номенклатура в терминал, что позволяет оператору в терминале сбора данных видеть штрих-код той номенклатуры, который он сейчас считал, а далее – загрузка, сверка и печать.

Исходя из этого, можно сделать вывод, что экономия времени очевидна. Это основное и самое значимое преимущество автоматизированного процесса инвентаризации.

Подпункт 6.2

Радиочастотная идентификация

Радиочастотная идентификация (далее – РЧИ) – самый современный метод идентификации, в основе которого лежит технология передачи с помощью радиоволн информации, необходимой для распознавания объектов. РЧИ-система состоит из метки, считывателя, антенны, системы управления считывателями. Метка представляет собой миниатюрное запоминающее устройство. Она состоит из микрочипа, который хранит собственный уникальный номер, пользовательскую информацию, и антенны, с помощью которой метка передает и получает информацию. Существуют десятки видов РЧИ-меток (наиболее распространены метки в виде этикеток), для печати которых используются специальные принтеры.

Объект с меткой должен пройти первичную регистрацию в системе с помощью стационарного или переносного считывателя. Когда метка попадает в зону регистрации, эта информация принимается считывателем (специальным прибором, способным читать и записывать информацию в метках), а затем передается в систему управления и далее в учетную систему, на основании которой формируется учетный документ.

Основные преимущества технологии РЧИ:

● не требуется прямая видимость радиочастотной метки;

● высокая скорость чтения меток;

● возможность практически одновременного чтения большого количества меток и изменения информации в них;

● возможность чтения и записи метки на расстоянии;

● долговечность метки и ее устойчивость к воздействию окружающей среды.

Подпункт 6.3

Технология лазерного 3D-сканирования

Современным методом измерения сыпучих материалов является технология лазерного 3D-сканирования. Этот процесс проходит в 4 этапа:

● лазерное 3D-сканирование объектов съемки;

● сшивка полученных сканов в единое облако точек;

● построение 3D-моделей объектов съемки;

● вычисление их объемов.

Основными преимуществами лазерного сканирования перед обыкновенной геодезической съемкой являются:

● высокая скорость и точность измерений (с погрешностью до 1 %);

● меньшая зависимость конечного результата измерений от человеческого фактора;

● возможность проводить дополнительные обмеры по сохраненной 3D-модели без выезда на объект.

Подпункт 6.4

Использование калибровочных приборов

Уровень топлива в емкости для хранения, в т.ч. в баке транспортного средства и строительной техники, как правило, определяется одним из следующих способов:

● по показаниям штатного датчика уровня транспортного средства (погрешность около 10–12 %);

● с помощью различных подручных средств (например, мерной линейки);

● записывается по данным путевых листов либо иных регистров по контролю остатка топлива в баке.

В настоящее время широко используются калибровочные приборы для проведения инвентаризации ГСМ в баках транспортных средств и строительной техники. Калибровочные приборы могут работать в 2 режимах:

● режим измерения количества топлива в баке применяется в том случае, если характеристики измеряемого топливного бака данного транспортного средства ранее занесены в память прибора. С помощью быстрого поиска по государственному регистрационному номеру транспортного средства автоматически определяются емкостные характеристики его бака. Далее измерительный зонд опускается в бак транспортного средства до самого дна, т.к. за нулевой уровень принимается начало трубки. По показаниям датчика прибор определяет уровень топлива в миллиметрах, по калибровочным таблицам, хранящимся в его памяти, вычисляет объем топлива, который сохраняется в памяти прибора;

● режим калибровки топливного бака используется в случае, когда характеристик измеряемого топливного бака нет в памяти прибора и необходимо самостоятельно определить его емкость. Для этого полностью сливается топливо, затем последовательно заливаются определенные порции и каждое значение сохраняется до полного заполнения бака транспортного средства.

Результаты калибровки необходимо перенести из прибора в компьютерную программу для их последующего накопления и хранения.

Преимущества использования калибровочного прибора перед традиционными методами:

● погрешность измерения составляет всего 1,5 %;

● для измерений требуется всего несколько секунд на 1 автомобиль;

● осуществляет измерения в литрах и миллиметрах;

● фиксирует дату и время измерений;

● хранит информацию по всему автопарку.

Еще одной разновидностью средств автоматизации являются топливомеры. Они предназначены для измерения количества топлива в баках транспортных средств. В основе замера положено расстояние от горловины до поверхности топлива. В отличие от обычной мерной линейки, которая при замерах опускается в топливо до дна бака, топливомер практически не контактирует с токсичным топливом. Его не нужно протирать от остатков топлива, а замеры выполняются очень быстро (не более 15 с на замер). Топливомер представляет собой мерную линейку в виде трубки, вставляемую в бак по направляющей, которая ставится на горловину бака. На конце трубки имеется датчик касания с поверхностью топлива. При измерении трубка топливомера опускается в бак до касания с топливом и в момент касания подается звуковой сигнал. По линейке топливомера определяется расстояние от горловины до поверхности топлива. Измеренному расстоянию соответствует количество топлива в баке, которое определяется по тарировочной таблице на бак. Преимущества топливомера:

● достаточно одного прибора на бензиновую и дизельную технику всей организации;

● простой, доступный, недорогой метод контроля расхода топлива;

● для измерения и контроля топлива не требуется устанавливать дополнительное оборудование;

● измерительная трубка топливомера погружается по направляющей, что обеспечивает высокую точность измерений;

● трубка топливомера опускается в бак только до касания с поверхностью топлива, а не до дна бака, как при измерениях щупом. Дно бака может быть неровным, а поверхность топлива ровная всегда. Поэтому измерения, проведенные топливомером, всегда стабильные и точные.

Пункт 7

Что следует учитывать при использовании средств измерений

Необходимо иметь в виду, что применению средств измерений должно предшествовать информирование членов инвентаризационной комиссии о их применении, а также документальное подтверждение их исправности (проведение поверки).

Средства измерений должны быть отградуированы в единицах измерений, допущенных к применению в Республике Беларусь, и обеспечивать прослеживаемость результатов измерений до единиц измерений, воспроизводимых эталонами единиц величин.

Для соблюдения указанных требований осуществляется государственный метрологический надзор – деятельность по проверке соблюдения юрлицами и ИП требований законодательства Республики Беларусь об обеспечении единства измерений, которая включает следующие виды работ:

● утверждение типа средств измерений;

● метрологическую аттестацию средств измерений;

● поверку;

● калибровку;

● метрологическое подтверждение пригодности методик выполнения измерений (Правила № 40).

При осуществлении инвентаризации материального имущества с использованием различных приборов измерения используются различные средства измерения. К их числу относятся ареометры, счетчики электроэнергии, тахометры, таксометры механические и электронные, спидометры, тахографы и др. Перечень таких приборов, периодичность проведения поверки, организация и порядок проведения поверки приведены в ТКП 8.007-2023.

Среди прочих положительных сторон автоматизации процесса инвентаризации выделяются следующие:

● минимизация трудозатрат при проведении инвентаризации материальных активов;

● уменьшение вероятности несанкционированного исчезновения материальных активов;

● своевременное выявление окончания срока эксплуатации материальных активов;

● повышение уровня оперативного контроля перемещения материальных активов;

● избавление от неточностей при приеме или выбытии основных средств;

● выявление прямых злоупотреблений материально ответственных лиц;

● выявление неправильного отражения документальных данных в аналитическом и синтетическом учете;

● обработка и проведение анализа дополнительных данных о материальных активах.

Автоматизация процесса инвентаризации должна либо уменьшать размер издержек на контроль, либо изменять качественные характеристики процесса инвентаризации, влияющие на величину экономической выгоды.