Составление графика трудовых отпусков на 2024 год с учетом изменений в Трудовом кодексе с 01.01.2024

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 8 декабря 2023 г.

Освещаются следующие вопросы: общие требования к составлению графика отпусков; основные изменения в трудовом законодательстве, которые необходимо учитывать при составлении графика отпусков на 2024 год; определение продолжительности отпуска на дату его предоставления; категории работников, которым наниматель должен запланировать трудовой отпуск в определенный период; возможность предусмотреть разделение трудового отпуска более чем на две части в ЛПА, в т.ч. графике трудовых отпусков, и др. (с образцами необходимых документов).

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Трудовой кодекс (далее – ТК)

Общие требования к составлению графика отпусков

График трудовых отпусков представляет собой ЛПА, который применяется для отражения сведений о времени распределения трудовых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

Иногда возникает ошибочное мнение, в особенности в небольших организациях, что график трудовых отпусков не является обязательным документом. Однако это не так. На необходимость наличия графика трудовых отпусков четко указывает ч. 1 ст. 168 ТК. Причем данная норма носит императивный характер и не допускает исключений в зависимости от количественного состава организации.

Очередность предоставления трудовых отпусков во второй и последующие годы устанавливается графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем, а также согласованным с профсоюзом, если такое согласование предусмотрено коллективным договором. При составлении графика трудовых отпусков наниматель учитывает мнение работника о времени его ухода в отпуск, если это не препятствует нормальной деятельности организации и реализации права на отпуск других работников, а также планирует очередность трудовых отпусков с учетом права отдельных работников на предоставление отпуска в летнее или удобное для них время (ч. 1 ст. 168 ТК).

Следует отметить, что законодатель не обязывает в графике трудовых отпусков указывать точную дату начала трудового отпуска, достаточно указать только месяц. В данном случае наниматель в соответствии со ст. 169 ТК обязан уведомить работника о времени начала трудового отпуска не позднее чем за 15 к.д.

Законодательством не предусмотрена типовая форма графика трудовых отпусков, она разрабатывается нанимателем самостоятельно. При этом форма графика трудовых отпусков включена в унифицированную систему организационно-распорядительной документации (унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм), утв. приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 28.11.2019 № 41. Данная форма имеет рекомендательный характер, т.е. при составлении и оформлении графика трудовых отпусков содержание унифицированной формы можно изменить. Например, кроме конкретной даты начала и количества дней планируемого трудового отпуска, график трудовых отпусков можно дополнить графой с датой окончания трудового отпуска.

При составлении графика трудовых отпусков наниматель в первую очередь учитывает интересы производства, но и должен учитывать определенные гарантии и требования, предъявляемые законодательством. В частности, при составлении графика трудовых отпусков следует учитывать:

● требования ст. 170 ТК, согласно которой трудовой отпуск необходимо предоставлять работнику в течение каждого рабочего года (ежегодно);

● требования ТК и коллективного договора (при его наличии в организации) в отношении категорий работников, которым трудовой отпуск предоставляется по их желанию в летнее либо любое другое удобное время;

● возможность разделения трудового отпуска на части (ст. 174 ТК).

Основные изменения в трудовом законодательстве, которые необходимо учитывать при составлении графика трудовых отпусков на 2024 год

Составление графика трудовых отпусков, в особенности в средних и крупных организациях, уже стало обычным и налаженным делом. Однако при составлении графика трудовых отпусков на 2024 год необходимо дополнительно учесть изменения, внесенные в ТК Законом от 29.06.2023 № 273-З «Об изменении законов по вопросам трудовых отношений» (вступают в силу с 01.01.2024).

Основные изменения, которые затрагивают вопрос составления графика трудовых отпусков:

1. Определение продолжительности отпуска на дату его предоставления.

Продолжительность трудовых отпусков работников исчисляется в календарных днях и определяется на дату их предоставления (при разделении трудового отпуска на части – на дату предоставления каждой из частей). Иной порядок определения продолжительности трудовых отпусков для отдельных категорий работников может устанавливаться Правительством (ч. 1 ст. 151 ТК в редакции от 01.01.2024).

В настоящее время при исчислении продолжительности трудового отпуска необходимо сопоставлять рабочий год с тем, какой продолжительности в данный период был тот или иной дополнительный отпуск, а затем по правилам пропорциональности определять продолжительность трудового отпуска в целом. Так, с 01.01.2024 исчисление продолжительности трудового отпуска будет осуществляться на дату его предоставления.

Возникает вопрос о том, как это может отразиться на составлении графика трудовых отпусков. Необходимо отметить, что речь в данном случае идет о графиках трудовых отпусков с указанием продолжительности трудового отпуска. Чтобы понять, как изменение законодательства может повлиять на продолжительность трудового отпуска, приведем пример.

Пример.

Иванов И.И. работал с 01.04.2021 по трудовому договору, заключенному на неопределенный срок. Трудовым договором было предусмотрено 24 к.д. основного трудового отпуска и 1 к.д. дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день. С 15.12.2023 Иванова И.И. переводят на контрактную форму найма. Контрактом предусмотрено 24 к.д. основного трудового отпуска, 3 к.д. дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день и предоставление дополнительного поощрительного отпуска в размере 4 к.д. в соответствии со ст. 261² ТК, итого – 31 к.д. трудового отпуска. Согласно графику трудовых отпусков Иванов И.И. должен идти в отпуск с 15.01.2024 за период работы с 01.04.2023 по 31.03.2024. По ныне действующему законодательству продолжительность трудового отпуска определяется пропорционально отработанному времени до перевода на контрактную форму найма, изменения дополнительных отпусков и после заключения контракта. После 01.01.2024 трудовой отпуск будет назначен в количестве 31 к.д. независимо от того, что изменения в дополнительных отпусках произошли только с 15.12.2023.

Но необходимо отметить, что данное правило не распространяется на дополнительные отпуска за работу с вредными и опасными условиями труда, и если, к примеру, рабочее место не было аттестовано и работнику перестали предоставлять дополнительный отпуск за работу с вредными условиями труда, то за предыдущий период данный отпуск должен быть предоставлен пропорционально отработанному времени во вредных и опасных условиях труда.

2. Внесение некоторых изменений в категории работников, которым наниматель должен запланировать трудовой отпуск в определенный период.

Законодателем внесены некоторые изменения в категории работников, которым наниматель обязан запланировать трудовой отпуск в определенный период. Данные изменения в большей степени связаны с изменениями в Кодексе об образовании, развитии форм получения образования, а также носят некоторый технический характер. Например, Кодекс о браке и семье в большей части употребляет словосочетание не «муж и жена», а понятие «супруги», что и учтено при изменении ч. 3 ст. 166 ТК.

Кадровая служба должна обратить внимание на данные корректировки при составлении графика трудовых отпусков.

Не измененной осталось предписание абз. 2 ч. 4 ст. 168 ТК, согласно которому при составлении графика трудовых отпусков наниматель обязан запланировать отпуск по желанию работника в летнее или другое удобное время:

● лицам моложе 18 лет;

● ветеранам Великой Отечественной войны и ветеранам боевых действий на территории других государств;

● матери (мачехе), воспитывающей двоих и более детей в возрасте до 14 лет, а также матери (мачехе), отцу (отчиму), воспитывающим ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;

● работникам, заболевшим и перенесшим лучевую болезнь, вызванную последствиями катастрофы на ЧАЭС, других радиационных аварий;

● работникам, являющимся инвалидами, в отношении которых установлена причинная связь увечья или заболевания, приведших к инвалидности, с катастрофой на ЧАЭС;

● участникам ликвидации последствий катастрофы на ЧАЭС;

● работникам, эвакуированным, отселенным, самостоятельно выехавшим с территории радиоактивного загрязнения из зоны эвакуации (отчуждения), зоны первоочередного отселения и зоны последующего отселения, за исключением прибывших в указанные зоны после 01.01.1990;

● донорам крови и ее компонентов, награжденным нагрудным знаком отличия Министерства здравоохранения «Ганаровы донар Рэспублiкi Беларусь», знаком почета «Почетный донор Республики Беларусь», знаками «Почетный донор СССР», «Почетный донор Общества Красного Креста БССР»;

● Героям Беларуси, Героям Советского Союза, Героям Социалистического Труда, полным кавалерам орденов Отечества, Славы, Трудовой Славы;

● другим работникам в соответствии с законодательными актами, коллективным договором или трудовым договором (контрактом).

Откорректирован абз. 3 ч. 4 ст. 168 ТК, в соответствии с которым при составлении графика трудовых отпусков наниматель обязан запланировать отпуск по желанию работника в определенный период:

● работникам, получающим общее среднее, профессионально-техническое, среднее специальное, высшее образование и специальное образование на уровне общего среднего образования в вечерней, заочной или дистанционной форме получения образования, научно-ориентированное образование в заочной форме получения образования или в форме соискательства, – перед или в период прохождения промежуточной и итоговой аттестации, аттестации в порядке экстерната, а также во время каникул в учреждении образования, организации, реализующей образовательные программы научно-ориентированного образования;

● работникам, супруги которых находятся в отпуске по беременности и родам, – в период этого отпуска;

● работающим по совместительству – одновременно с трудовым отпуском по основной работе;

● учителям (преподавателям) учреждений образования, реализующих образовательные программы общего среднего, профессионально-технического, среднего специального, высшего и специального образования, – в летнее время;

● женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него;

● работающим супругам военнослужащих – одновременно с отпуском их супругов.

3. Возможность предусмотреть разделение трудового отпуска на более чем 2 части в ЛПА, к которым в т.ч. относится и график трудовых отпусков.

Иногда нанимателю проблематично предоставить работнику полный трудовой отпуск. Тогда в соответствии со ст. 174 ТК по согласованию с работником трудовой отпуск может быть разделен на части. Статья 174 ТК и в ныне действующей редакции предоставляет право по договоренности между работником и нанимателем трудовой отпуск разделить на 2 части, а также и более частей, если это предусмотрено коллективным договором, соглашением. При этом одна часть должна быть не менее 14 к.д. (ч. 1 ст. 174 ТК).

Но на практике возникают затруднения, в особенности в небольших организациях, в которых отсутствует коллективный договор. Получается, что деление отпуска более чем на две части невозможно при отсутствии коллективного договора. Вносимые изменения с 01.01.2024 исключают данный пробел, допуская возможность предусмотреть разделение отпуска на 2 и более части не только в коллективном договоре, но и в ином ЛПА организации. А учитывая, что сам график трудовых отпусков является ЛПА, данное разделение возможно предусматривать непосредственно в самом графике трудовых отпусков. При это необходимо согласие работника и то, чтобы одна из частей была не менее 14 к.д.

Иные изменения законодательства в сфере отпусков, которые в меньшей степени влияют на график трудовых отпусков

Необходимо отметить и некоторые иные изменения законодательства в сфере отпусков, которые в меньшей степени влияют на график трудовых отпусков.

1. Введен новый вид социального отпуска: отпуск для завершения работы над квалификационной научной работой (диссертацией) на соискание ученой степени доктора наук (ст. 187 ТК).

2. Наниматель обязан предоставить социальный отпуск без сохранения зарплаты для работников:

● получающих профессионально-техническое образование без направления нанимателя (ч. 2 ст. 211 ТК);

● впервые получающих среднее специальное и высшее образование без направления нанимателя (ч. 2 ст. 214 ТК);

● проходящих вступительные испытания для получения научно-ориентированного образования (ст. 219 ТК).

3. Произошли изменения в сроках выплаты среднего заработка за время трудового отпуска, но только в случае, если трудовой отпуск предоставляется не по графику трудовых отпусков. Если трудовой отпуск предоставляется в соответствии с графиком трудовых отпусков, то изменений нет: средний заработок за время трудового отпуска должен быть выплачен за 2 дня до начала трудового отпуска в соответствии со ст. 176 ТК.

Изменения касаются в большей части непредвиденных ситуаций. Например, коллективным договором организации предусмотрена возможность в случае организации похорон предоставлять работникам часть трудового отпуска. Однако выполнению данной нормы может «мешать» требование ст. 176 ТК о выплате среднего заработка за время трудового отпуска минимум за 2 дня до начала трудового отпуска, которое распространяется независимо от количества дней и оснований предоставления трудового отпуска. После 01.01.2024 допустимо выплачивать средний заработок за время трудового отпуска при предоставлении трудового отпуска не по графику трудовых отпусков с согласия работника не позднее 2 рабочих дней со дня начала отпуска (ст. 176 ТК в редакции от 01.01.2024).