Алгоритм оформления дубликата трудовой книжки

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 10 января 2024 г.

Приводится алгоритм оформления дубликата трудовой книжки с учетом изменений в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40 (с образцами необходимых документов).

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Трудовой кодекс (далее – ТК)

● Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40 (далее – Инструкция № 40)

Общие положения

Согласно ч. 1 ст. 50 ТК трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника в случаях, когда ее заполнение обязательно.

При отсутствии у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) в случаях, установленных законодательством, наниматель обязан завести трудовую книжку или оформить ее дубликат (ч. 3 ст. 50 ТК).

Порядок заполнения, выдачи трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек, расчетов за трудовые книжки (вкладыши к ним), их учет и порядок хранения нанимателем, а также иные сведения, не указанные в ч. 4 ст. 50 ТК, подлежащие внесению в трудовую книжку, определяются республиканским органом госуправления, проводящим госполитику в области труда (ч. 8 ст. 50 ТК).

Порядок ведения трудовых книжек, в т.ч. их заполнение, выдачу трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек, расчетов за трудовые книжки (вкладыши к ним), их учет и порядок хранения нанимателем, определен Инструкцией № 40.

Процедура оформления и выдачи дубликата трудовой книжки установлена гл. 9 Инструкции № 40.

Постановлением Минтруда и соцзащиты от 30.11.2023 № 47 «Об изменении постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40» внесены изменения в Инструкцию № 40. Новая редакция Инструкции № 40 вступила в силу с 01.01.2024.

Изменения внесены в т.ч. в порядок оформления и выдачи дубликата трудовой книжки, установленный гл. 9 Инструкции № 40.

В соответствии с новой редакцией п. 69 Инструкции № 40 с 01.01.2024 для оформления дубликата трудовой книжки нанимателю необходимо в т.ч.:

1) запросить в ФСЗН информацию о трудовой деятельности работника за период начиная с 01.01.2003;

2) на основании информации ФСЗН направить запросы к прежним нанимателям.

Алгоритм оформления дубликата трудовой книжки с 2024 года в соответствии с внесенными в законодательство изменениями

Шаг 1. Принятие от работника письменного заявления о выдаче ему дубликата трудовой книжки.

Согласно п. 62 Инструкции № 40 дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) выдается по письменному заявлению работника.

Заявление работника необходимо зарегистрировать в установленном порядке, т.к. дубликат трудовой книжки необходимо выдать работнику в установленный срок.

Дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) выдается нанимателем не позднее 20 к.д. со дня поступления заявления работника (п. 64 Инструкции № 40).

Пример.

Образец заявления работника о выдаче ему дубликата трудовой книжки

Шаг 2. Определение оснований для выдачи дубликата трудовой книжки.

Согласно п. 62 Инструкции № 40 дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) выдается по письменному заявлению работника в случаях:

1) утраты трудовой книжки (вкладыша к ней).

В случае утраты трудовой книжки (вкладыша к ней) работник обращается к нанимателю, а уволенный работник – к нанимателю по последнему месту работы в течение 6 мес. после его увольнения с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки с указанием причины отсутствия трудовой книжки (вкладыша к ней).

Дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) выдается нанимателем не позднее 20 к.д. со дня поступления заявления работника.

В случае ликвидации нанимателя по последнему месту работы работника дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) выдается нанимателем по новому месту работы независимо от срока, прошедшего с даты увольнения, при наличии подтвержденных сведений о ликвидации.

При утрате трудовой книжки по вине нанимателя наниматель принимает меры для получения соответствующих документов, подтверждающих периоды работы, службы, предшествующие приему на работу к данному нанимателю, и выдает дубликат трудовой книжки;

2) повреждения трудовой книжки (вкладыша к ней).

В случае если трудовая книжка (вкладыш к ней) повреждена, наниматель по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) в порядке, предусмотренном ч. 1 и 2 п. 64 Инструкции № 40.

На первой странице поврежденной трудовой книжки производится отметка «Взамен выдан дубликат», а трудовая книжка возвращается ее владельцу. При поступлении на новое место работы лицо предъявляет дубликат трудовой книжки;

3) восстановления работника на прежней работе, на прежнем рабочем месте, изменения формулировки причины увольнения.

В случае изменения формулировки причины увольнения в трудовую книжку вносится запись о признании данной записи недействительной и указывается новое основание увольнения работника (ч. 2 п. 59 Инструкции № 40).

При наличии в трудовой книжке работника записи об изменении формулировки причины увольнения, а у работника, восстановленного на прежней работе, на прежнем рабочем месте, записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, признанной недействительной, нанимателем, внесшим такие записи, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в нее этих записей.

На первой странице прежней трудовой книжки производится отметка «Взамен выдан дубликат», а трудовая книжка возвращается владельцу;

4) отбытия лицом наказания с ограничением в трудовой деятельности либо освобождения от него.

Лицу, отбывшему наказание с ограничением в трудовой деятельности либо освобожденному от него, взамен трудовой книжки выдается дубликат без внесения в него записи об ограничениях в трудовой деятельности в порядке, предусмотренном п. 66 Инструкции № 40;

изменения половой принадлежности.

При изменении половой принадлежности дубликат трудовой книжки выдается нанимателем по месту работы либо по последнему месту работы работника на основании документов, подтверждающих факт изменения половой принадлежности. В дубликат трудовой книжки вносится запись об общем стаже работы до поступления к данному нанимателю, подтвержденном прежней трудовой книжкой, которая остается у работника.

Шаг 3. Выполнение запроса в ФСЗН о предоставлении информации о всех предыдущих местах работы.

В соответствии с п. 69 Инструкции № 40 информация о трудовой деятельности работника за период начиная с 01.01.2003 подтверждается информацией о трудовой деятельности, содержащейся в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица, открытом для ведения индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного социального страхования (далее – информация о трудовой деятельности).

Информацию о трудовой деятельности наниматель получает посредством:

● общегосударственной автоматизированной информационной системы;

● информационного ресурса «Личный кабинет плательщика взносов», размещенного на корпоративном портале ФСЗН Минтруда и соцзащиты (далее – Фонд) (п. 69¹ Инструкции № 40).

Для получения информации о трудовой деятельности руководитель организации, иное уполномоченное должностное лицо организации формирует запрос на получение информации о трудовой деятельности для оформления дубликата трудовой книжки в Фонд.

Форма запроса на получение информации о трудовой деятельности для оформления дубликата трудовой книжки установлена приложением 1 к Инструкции № 40.

Не позднее дня, следующего за днем поступления запроса, Фонд формирует информацию о трудовой деятельности, содержащуюся в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица, по форме согласно приложению 2 к Инструкции № 40 и направляет ее нанимателю.

Шаг 4. Выполнение запросов к прежним нанимателям работника.

После получения от Фонда информации о трудовой деятельности наниматель обращается к прежним нанимателям за получением информации, необходимой для заполнения сведений о работе в дубликате трудовой книжки, которая представляется не позднее 5 к.д. со дня получения запроса (п. 69² Инструкции № 40).

ПРИМЕЧАНИЯ

При наличии копии трудовой книжки внесение сведений в дубликат трудовой книжки осуществляется на ее основании без документов, подтверждающих периоды предыдущей работы, при условии, что информация о трудовой деятельности за период начиная с 01.01.2003 подтверждает сведения, содержащиеся в копии трудовой книжки.

Шаг 5. Оформление дубликата трудовой книжки.

В соответствии с п. 69 Инструкции № 40 дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с гл. 2–6 Инструкции № 40.

В раздел «Сведения о работе» нанимателем по последнему месту работы при заполнении дубликата трудовой книжки вносятся все записи о работе на основании ранее изданных приказов (распоряжений).

Записи о работе заверяются подписью нанимателя (лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки) однократно до внесения записи о приеме на работу к нанимателю, который оформляет дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) (п. 70 Инструкции № 40).

Шаг 6. Выдача дубликата трудовой книжки работнику.

При выдаче дубликата трудовой книжки (вкладыша к ней) наниматель оформляет трудовую книжку (вкладыш к ней) с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу титульной страницы (п. 63 Инструкции № 40).

При оформлении дубликата трудовой книжки его регистрируют в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.