Участие в международной выставке: бухгалтерский и налоговый учет, документальное оформление

Материал актуализирован с использованием правовых актов по состоянию на 10 сентября 2026 г.

Излагаются особенности отражения в бухгалтерском и налоговом учете организации расходов на участие в международных выставках, проводимых за рубежом, а также их документального оформления.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Налоговый кодекс (далее – НК)

● Закон от 10.05.2007 № 225-З «О рекламе» (далее – Закон № 225-З)

● Закон от 22.07.2003 № 226-З «О валютном регулировании и валютном контроле» (далее – Закон № 226-З)

● Положение о возмещении части расходов на участие в международных специализированных выставках (ярмарках) в иностранных государствах, утв. Указом Президента от 14.11.2019 № 412 (далее – Положение № 412)

● Национальный стандарт бухгалтерского учета и отчетности «Влияние изменений курсов иностранных валют», утв. постановлением Минфина от 26.12.2022 № 61 (далее – НСБУ № 61)

● Инструкция о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утв. постановлением Минфина от 29.06.2011 № 50 (далее – Инструкция № 50)

● Инструкция по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утв. постановлением Минфина от 30.09.2011 № 102 (далее – Инструкция № 102)

● Инструкция о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утв. постановлением Правления Национального банка от 20.12.2023 № 472 (далее – Инструкция № 472)

● Инструкция по заполнению форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций, утв. постановлением Минфина от 29.03.2010 № 38 (далее – Постановление № 38; Инструкция № 38)

Общие положения об участии в международной специализированной выставке

Определение международной специализированной выставки содержится в п. 1 Положения № 412.

Таким образом, на международной выставке должны присутствовать в любых формах: информация о производимой продукции (выполняемых работах, оказываемых услугах), демонстрация продукции, товаров, работ, услуг и реализация продукции (выполнение работ, оказание услуг).

Участие в выставке несет в себе и рекламу организации, в т.ч. ее продукции, товаров, работ, услуг, т.к. на выставке должна осуществляться демонстрация продукции, товаров, работ, услуг организации и информации о самой организации.

Участие в выставке полностью соответствует этим определениям, т.к. информация об организации и ее продукции распространяется в ходе мероприятия, привлекает внимание к ней посетителей выставки, а в качестве объекта рекламирования выступает как сама организация, так и ее товары, работы, услуги.

Бухгалтерский учет расходов на участие в международной выставке

Инструкцией № 50 для обобщения информации о расходах, связанных с реализацией продукции, товаров, работ, услуг, предназначен счет 44 «Расходы на реализацию» (п. 35 Инструкции № 50).

В организациях, осуществляющих промышленную и иную производственную деятельность, на этом счете отражаются расходы на упаковку изделий на складах готовой продукции, на доставку продукции к месту отправления, погрузку в транспортные средства, на содержание помещений для хранения продукции в местах ее реализации, на рекламу, другие аналогичные по назначению расходы.

В организациях, осуществляющих торговую и торгово-производственную деятельность, на счете 44 отражаются расходы на транспортировку товаров, на оплату труда, на содержание зданий, сооружений, инвентаря, на хранение, подработку и упаковку товаров, на рекламу, другие аналогичные по назначению расходы.

Основной целью участия в международной ярмарке является продвижение своей продукции, товаров, работ, услуг, а также реклама как продукции, так и организации. Поэтому такие расходы связаны с реализацией и их следует учитывать по счету 44. Согласно п. 12 Инструкции № 102 в состав расходов на реализацию включаются: в организации, осуществляющей промышленную и иную производственную деятельность, – расходы на реализацию, учитываемые на счете 44 и списываемые в полной сумме при определении финансовых результатов в дебет субсчета 90-6 «Расходы на реализацию»; в организации, осуществляющей торговую, торгово-производственную деятельность, – расходы на реализацию, учитываемые на счете 44 (за вычетом управленческих расходов) и списываемые в полной сумме (за исключением транспортных затрат, связанных с приобретением товаров и относящихся к товарам, оставшимся на конец месяца нереализованными, если данные транспортные затраты не включаются в стоимость приобретения товаров) в дебет субсчета 90-6.

Указанные расходы признаются в бухгалтерском учете в составе расходов того отчетного периода, в котором они были произведены (п. 32 Инструкции № 102).

Состав расходов на участие в выставке может быть различным. Это командировочные расходы, плата за участие в выставке, расходы на рекламу, транспортные расходы на доставку работников и (или) продукции к месту проведения выставки и обратно, представительские расходы, уплата местных обязательных платежей и сборов, расходы на упаковку, прочие расходы, связанные с участием в выставке.

Пример 1.

Отражение в учете затрат на участие в выставочно-ярмарочном мероприятии за пределами Республики Беларусь

Производственная организация участвовала в международной специализированной выставке упаковки, печати и технологий розлива «UPAKEXPO 2024», которая проходила с 23.01.2026 по 26.01.2026 в г. Москве (Российская Федерация). Для этих целей в г. Москву на транспорте организации были командированы работники с образцами продукции. Расходы на служебные командировки составили 5 500,00 руб. Организация в рекламных целях раздала участникам выставки рекламные буклеты стоимостью 1 000,00 руб., а также образцы продукции. Стоимость образцов – 4 500,00 руб. 22.01.2026 российская организация выполнила работы по оформлению павильона участника выставки, их стоимость составила 30 000 RUB. Курс Национального банка на 22.01.2026 составил 3,7197 руб. за 100 RUB. Стоимость услуг в белорусских рублях составила 1 115,91 руб.

Стоимость топлива, израсходованного для поездки, составила 1 500,00 руб.

Корреспонденция счетов по отражению затрат на участие в международной выставке

Бухгалтерский учет реализации товаров и готовой продукции в ходе участия в международной выставке

В ходе участия в выставках-ярмарках готовая продукция может не только использоваться как образцы, но и реализовываться физическим и юридическим лицам. При этом могут быть использованы как наличные, так и безналичные расчеты.

При этом в части расчетов наличными денежными средствами необходимо соблюдать законодательство страны, в которой проводится выставка-ярмарка. Инструкция № 472 распространяет свое действие только на территорию Республики Беларусь. Поэтому юрлицам следует самостоятельно разработать и утвердить порядок приема наличной инвалюты, полученной в ходе участия в выставке-ярмарке, необходимость выдачи наличной инвалюты на размен, а также сроки сдачи ее в обслуживающий банк при возвращении с ярмарки.

Для целей бухгалтерского учета первичным учетным документом для оприходования выручки в наличной инвалюте будет являться приходный кассовый ордер (валютный), форма которого установлена в приложении 2 к Постановлению № 38. Согласно п. 4 Инструкции № 38 ордера КО-1, КО-1в заполняются при поступлении в кассы наличных денег соответственно в белорусских рублях и инвалюте. При этом в строке «Принято от» указываются фамилия, собственное имя и отчество (если таковое имеется) кассира или иного ответственного лица, от которого принимаются наличные деньги.

Датой отражения выручки при реализации продукции на выставке-ярмарке будет дата передачи ее покупателю, т.к. в этот момент полностью соблюдены все критерии признания выручки, указанные в п. 17 Инструкции № 102. При этом, как правило, торговля на ярмарках является розничной торговлей, расчеты с покупателем происходят в момент реализации товара.

Пример 2.

Учет валютной выручки и курсовых разниц при реализации продукции на международной выставке-ярмарке в КНР

В ходе участия в выставке-ярмарке в г. Шанхае (КНР) организация реализовала свою продукцию за наличный и безналичный расчет (с помощью банковских карт и иных средств платежа). 09.02.2026 была получена выручка от реализации в сумме 100 000 юаней безналичными деньгами и 10 000 юаней наличными деньгами. Безналичные денежные средства были зачислены на валютный счет организации в юанях 10.02.2026.

10.02.2026 была получена выручка от реализации в сумме 5 000 USD безналичными денежными средствами и 1 000 USD наличными деньгами. Безналичные денежные средства зачислены на валютный счет 11.02.2026. Наличные денежные средства были сданы работниками в обслуживающий банк 12.02.2026 по возвращении из КНР и в этот же день были зачислены на валютные счета.

Курсы валют на:

● 09.02.2026: 10 юаней – 4,1407 руб.;

● 10.02.2026: 10 юаней – 4,1504 руб., 1 USD – 2,8741 руб.;

● 11.02.2026: 1 USD – 2,8710 руб., 1 юань – 4,1490 руб.;

● 12.02.2026: 1 USD – 2,8704 руб., 1 юань – 4,1528 руб.

Необходимые расчеты:

1. Отражение выручки от реализации за безналичную оплату 09.02.2026: 100 000 / 10 × 4,1407 = 41 407,00 руб.

Отражение выручки в юанях от реализации за наличный расчет 09.02.2026: 10 000 / 10 × 4,1407 = 4 140,70 руб.

2. Зачисление безналичных юаней на банковский счет 10.02.2026: 100 000 / 10 × 4,1504 = 41 504,00 руб.

3. Отражение выручки от реализации в долларах за безналичную оплату 10.02.2026: 5 000 × 2,8741 = 14 370,50 руб.

Отражение выручки от реализации в долларах за наличный расчет 10.02.2026: 1 000 × 2,8741 = 2 874,1 руб.

4. Зачисление безналичных долларов США на банковский счет 11.02.2026: 5 000 × 2,8710 = 14 355,00 руб.

5. Зачисление наличных денег на банковский счет 12.02.2026: юани (10 000 /10 × 4,1528 = 4 152,80 руб.); доллары США (1 000 × 2,8704 = 2 870,40 руб.).

Пересчет валюты в рубли по курсу Национального банка:

● 10.02.2026: наличные юани (10 000 / 10 × 4,1504 = 4 150,40 руб.); безналичные юани (100 000 / 10 × 4,1504 = 41 504,00 руб.);

● 11.02.2026: наличные юани (10 000 / 10 × 4,1490 = 4 149,00 руб.); безналичные юани (100 000 / 10 × 4,1490 = 41 490,00 руб.); безналичные доллары США (5 000 × 2,8710 = 14 355,00 руб.); наличные доллары США (1 000 × 2,8710 = 2 871,00 руб.);

● 12.02.2026: наличные юани (10 000 / 10 × 4,1528 = 4 152,80 руб.); наличные доллары США (1 000 × 2,8704 = 2 870,40 руб.).

Расчет курсовых разниц:

● 10.02.2026: наличные юани (4 150,4 – 4 140,7 = 9,70 руб.); безналичные юани (41 504,00 – 41 407,00 = 97,00 руб.);

● 11.02.2026: наличные юани (4 149,00 – 4 150,40 = –1,40 руб.); безналичные доллары США (14 355,00 – 14 370,50 = –15,50 руб.); наличные доллары США (2 871,00 – 2 874,1 = –3,10 руб.);

● 12.02.2026: наличные юани (4 152,80 – 4 149,00 = 3,80 руб.); наличные доллары США (2 870,40 – 2 871,00 = –0,60 руб.).

Корреспонденция счетов по учету валютной выручки и курсовых разниц при реализации продукции на международной выставке-ярмарке

Налоговый учет расходов на участие в международной выставке

НДС с расходов на участие в международной выставке

При налогообложении НДС расходов, связанных с участием в международной выставке, необходимо учесть следующие особенности.

Передача товаров, готовой продукции в рамках проведения рекламных мероприятий согласно подп. 2.5 п. 2 ст. 31 НК не признается реализацией. Соответственно, это не объект налогообложения НДС.

Следует правильно определить место реализации товаров, работ, услуг. По общему правилу при реализации товаров на территории иностранного государства местом реализации Республика Беларусь не признается (ст. 116 НК).

При реализации белорусскими организациями работ, услуг в ходе выставок, проводимых за границей, местом реализации также будет иностранное государство (ст. 117 НК).

Согласно подп. 1.10.2 п. 1 ст. 118 НК освобождаются от НДС обороты по реализации работ (услуг), связанных с участием белорусских организаций в выставочно-ярмарочных мероприятиях, проводимых в иностранных государствах.

Налог на доходы иностранных организаций при участии в международной выставке

Для участия в выставке и в процессе ее проведения иностранными контрагентами белорусской организации может быть оказан ряд услуг и выполнен ряд работ. Доходы иностранных организаций, полученные от их выполнения, оказания, могут являться объектом налогообложения налогом на доходы иностранных организаций, не осуществляющих деятельность в Республике Беларусь через постоянное представительство (далее – налог на доходы).

Пример 3.

Трансграничная перевозка выставочных образцов в КНР перевозчиком-нерезидентом

Организации для участия в международной выставке в г. Шанхае (КНР) необходимо доставить туда образцы своей продукции из г. Москвы. Для этого организацией был заключен договор перевозки груза с резидентом КНР. В г. Москву продукция будет доставлена силами организации. Плата китайскому перевозчику является объектом налогообложения налогом на доходы согласно ст. 189 НК.

Налог на прибыль при участии в международной выставке

При отнесении расходов на участие в международных выставках к расходам, участвующим при налогообложении налогом на прибыль, следует исходить из того, что согласно ст. 170 НК затраты по производству и реализации представляют собой стоимостную оценку использованных в процессе производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, отражаемых в бухгалтерском учете. Таким образом, главный критерий – это производственная необходимость участия в выставке, т.е. участие должно быть связано с предпринимательской деятельностью организации: реализация продукции, реклама, представительские расходы, маркетинговые акции и т.д.

При этом следует учитывать, что такие затраты, как командировочные расходы, стоимость использованного топлива для механических транспортных средств и оборудования, а также представительские расходы для целей налогообложения необходимо включать в состав прочих нормируемых затрат согласно ст. 171 НК.

Важным моментом для налогообложения является вид рекламных расходов. Расходы на рекламу при проведении выставок, ярмарок (в т.ч. с выдачей тестеров, пробников при их проведении) относятся к затратам по производству и реализации. Если во время проведения ярмарки происходит рекламная игра, то расходы на приобретение (изготовление) призов, вручаемых в виде выигрыша, – это прочие нормируемые затраты (подп. 2.10 п. 2 ст. 171 НК).

Документальное оформление расходов при участии в международной выставке

Подтверждение производственного характера участия в международных выставках во многом зависит от документального оформления. Отсутствие надлежащего документального оформления может привести к тому, что расходы на участие в выставках могут быть признаны необоснованными, как следствие, налоговыми органами может быть осуществлена корректировка налоговой базы по налогу на прибыль.

Необходимость и обоснованность участия в международной выставке рекомендуется закрепить приказом руководителя, в котором обозначить: цели мероприятия, ответственных лиц, сроки проведения, необходимость представления отчета. Таким приказом нужно утвердить смету мероприятия, а также план проведения, в котором следует указать все планируемые мероприятия, наименование продукции к реализации или к выдаче участникам выставки. После окончания мероприятий рекомендуется предусмотреть составление отчета о результатах мероприятия. Указанные документы не предусмотрены законодательством, но их составление подтверждает производственный характер расходов.