Описи на дела по личному составу составляются во всех структурных подразделениях организации, в которых образуются соответствующие дела. Кроме отдела кадров такие описи должны составляться, например, в бухгалтерии (в них включаются лицевые счета, при их отсутствии — ведомости на выдачу заработной платы).

На основании описей дел структурных подразделений дела по личному составу передаются в архив организации. Одновременно осуществляется передача в архив дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения. Дела в архив передаются по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем организации.

Сотрудник архива организации до приема дел проверяет правильность их формирования и оформления, а также соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Дела передаются заведующему архивом или лицу, ответственному за архив, в присутствии сотрудника структурного подразделения.