Трудовые книжки: распространенные ошибки нанимателей

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 21 мая 2024 г.

В материале, созданном по итогам вебинара по теме «Трудовые книжки: распространенные ошибки нанимателей», освещаются следующие вопросы: ошибки, допускаемые при ведении трудовых книжек; ошибки, допускаемые при заполнении сведений о работнике; ошибки, допускаемые при заполнении сведений о работе; ошибки, допускаемые при заполнении сведений о награждениях и поощрениях за успехи в работе; ошибки, допускаемые при заполнении сведений о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке; ошибки при внесении изменений и дополнений в трудовую книжку; ошибки, допускаемые при заполнении вкладыша к трудовой книжке, и др.

СОДЕРЖАНИЕ

Пункт 1. Общие положения

Пункт 2. Ошибки, допускаемые при ведении трудовых книжек

Пункт 3. Ошибки, допускаемые при заполнении сведений о работнике

Пункт 4. Ошибки, допускаемые при заполнении сведений о работе

Пункт 5. Ошибки, допускаемые при заполнении сведений о награждениях и поощрениях за успехи в работе

Пункт 6. Ошибки, допускаемые при заполнении сведений о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке

Пункт 7. Ошибки при внесении изменений и дополнений в трудовую книжку

Пункт 8. Ошибки, допускаемые при заполнении вкладыша к трудовой книжке

Пункт 9. Ошибки, допускаемые при выдаче дубликата трудовой книжки

Пункт 10. Ошибки, допускаемые при выдаче трудовой книжки

Пункт 11. Ошибки, допускаемые в расчетах за трудовые книжки (вкладыши к ним), хранении трудовых книжек (вкладышей к ним), хранении и учете бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Пункт 12. Ошибки, допускаемые при получении и хранении бланков трудовых книжек

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Трудовой кодекс (далее – ТК)

● Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40 (далее – Инструкция № 40)

● Инструкция о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утв. постановлением Минфина от 18.12.2008 № 196 (далее – Инструкция № 196)

Пункт 1. Общие положения

Согласно ч. 1 ст. 50 ТК трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника, когда ее заполнение обязательно.

Ведение и заполнение трудовых книжек на работников, работающих свыше 5 дней, обязательно для всех нанимателей за исключением нанимателей-физлиц, к которым относятся:

● ИП;

● нотариусы; осуществляющие нотариальную деятельность в нотариальном бюро;

● физлица, осуществляющие деятельность по оказанию услуг в сфере агроэкотуризма;

● граждане, предоставляющие работу домашним работникам.

Порядок заполнения, выдачи трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек, расчетов за трудовые книжки (вкладыши к ним), их учет и порядок хранения нанимателем определяется Инструкцией № 40.

Пункт 2. Ошибки, допускаемые при ведении трудовых книжек

Трудовые книжки заполняются нанимателем (за исключением нанимателя-физлица) на всех работников, работающих свыше 5 дней, в т.ч. поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной (ч. 2 ст. 50 ТК, п. 4 Инструкции № 40).

В трудовую книжку вносятся сведения о:

● работнике (фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), дата рождения, образование, профессия, специальность);

● работе (прием на работу, заключение трудового договора (в т.ч. на неопределенный срок, срочного трудового договора, контракта), в т.ч. на условиях совместительства (по желанию работника), перевод на другую постоянную работу, присвоение квалификационной категории, разряда, класса, класса государственного гражданского служащего (квалификационного класса, классного чина, персонального звания, дипломатического ранга), а также увольнение работника и основание прекращения трудового договора (контракта);

● награждениях и поощрениях за успехи в работе;

● подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке;

● регистрации в качестве безработного с выплатой пособия по безработице (по желанию безработного);

● назначении пенсии;

● назначении пособия по уходу за инвалидом I группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 18 лет, а также за лицом, достигшим 80-летнего возраста, нуждающимся в постоянном уходе, и прекращении их выплаты;

● лишении работника права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью (п. 9 Инструкции № 40).

В трудовую книжку работника нанимателем по месту работы также вносятся следующие записи:

● о периоде военной службы в Вооруженных Силах, органах пограничной службы (пограничных войсках Республики Беларусь), внутренних войсках МВД, органах госбезопасности и иных войсках и воинских формированиях, создаваемых в соответствии с законодательством, службы в Следственном комитете, Государственном комитете судебных экспертиз, органах внутренних дел, органах и подразделениях по ЧС, органах финансовых расследований КГК, а также службы в Вооруженных Силах, органах госбезопасности и органах внутренних дел бывшего СССР;

● о времени получения профессионально-технического, среднего специального, высшего и научно-ориентированного образования в дневной форме получения образования, дополнительного образования взрослых в учреждениях образования и иных организациях, у ИП, которым в соответствии с законодательством предоставлено право осуществлять образовательную деятельность (абз. 2, 3 ч. 1 п. 10 Инструкции № 40).

Записи, указанные в абз. 2 и 3 ч. 1 п. 10 Инструкции № 40, вносятся нанимателем до внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу (при первоначальном и (или) последующих трудоустройствах) отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующего документа (ч. 2 п. 10 Инструкции № 40).

Запись о периоде получения профессионально-технического, среднего специального, высшего и научно-ориентированного образования в дневной форме получения образования вносится на основании документа об образовании с указанием начала и окончания получения образования (ч. 3 п. 10 Инструкции № 40).

Ситуация 1.

В августе 2023 г. на работу в организацию принят работник, который является студентом ВУЗа, в 2024 году он его оканчивает.

Необходимо ли вносить запись об обучении в трудовую книжку данного работника?

Ввиду того, что в период трудовых отношений работник одновременно получал высшее образование в дневной форме получения образования, вносить в его трудовую книжку запись о периоде получения образования не требуется. Это будет возможно только после увольнения при последующем приеме на работу к новому нанимателю. В указанной ситуации достаточно дополнить запись об образовании, профессии, специальности на титульном листе трудовой книжки на основании документа об образовании.

Ситуация 2.

В период работы в организации выяснилось, что в трудовой книжке сотрудника отсутствует запись о прохождении службы в Вооруженных Силах. Прежние наниматели ее не внесли.

Допустимо ли это сделать нанимателю организации, в которой сотрудник работает в настоящее время?

С учетом того, что запись о прохождении службы в Вооруженных Силах вносится нанимателем до внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу (при первоначальном и (или) последующих трудоустройствах), внести ее в данный момент недопустимо. Это будет возможно только после увольнения при последующем приеме на работу к новому нанимателю.

Ситуация 3.

Наниматель принимает на работу гражданина Российской Федерации, у которого нет трудовой книжки Республики Беларусь, но есть трудовая книжка Российской Федерации.

Можно ли вносить записи о работе в Республике Беларусь в трудовую книжку Российской Федерации?

В рассматриваемой ситуации наниматель должен оформить новую трудовую книжку. Исключение составляют случаи, если работником предоставлена трудовая книжка образа 1938 или 1973 годов.

Ситуация 4.

При приеме на работу работник предъявил трудовую книжку колхозника.

Можно ли продолжить вести трудовую книжку колхозника или необходимо оформить новую трудовую книжку, установленного образца?

Нет, такую книжку принять недопустимо. Трудовая книжки колхозника – это самостоятельный документ, который не может заменить трудовую книжку работника. Наниматель не вправе продолжать вести трудовую книжку колхозника при заключении трудового договора с работником. В указанной ситуации работнику при приеме на работу необходимо завести трудовую книжку в порядке, установленном Инструкцией № 40.

Вопрос.

Необходимо ли при увольнении работника заверять записи, внесенные в раздел «Сведения о награждениях и поощрениях»?

Да, необходимо. При увольнении работника (прекращении трудового договора (контракта)) все записи, внесенные в соответствующие разделы трудовой книжки за время его работы у данного нанимателя, заверяются подписью нанимателя (лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки) (п. 71 Инструкции № 40).

К числу распространенных ошибок, допускаемых нанимателями при ведении трудовых книжек, можно отнести:

1) нежелание нанимателей оформлять трудовую книжку на работников, работающих непродолжительный период времени (как правило, сезонных и временных);

2) невнесение в трудовую книжку отдельных сведений, указание которых является обязательным (о награждениях и поощрениях за успехи в работе; о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке; о периоде военной службы в Вооруженных Силах, службы в правоохранительных органах и др.);

3) отражение в трудовой книжке записей, которые согласно п. 11 Инструкции № 40 в нее не вносятся. К ним относятся сведения:

● о работе по гражданско-правовым договорам и осуществлении предпринимательской деятельности, деятельности по оказанию услуг в сфере агроэкотуризма, иных видов деятельности в соответствии с законодательством;

● об условии выполнения работы по срочному трудовому договору;

● о дисциплинарных взысканиях, за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания;

● о неполном рабочем времени;

● о временном переводе на другую работу, за исключением случаев, предусмотренных п. 34 Инструкции № 40 (спортсмены, тренеры).

Также в нарушение установленных требований:

● записи в разделах трудовой книжки не нумеруются или нумерация прерывается;

● порядковые номера с 1 по 9 пишутся как 01, 02, 03 и т.д.;

● даты пишутся не 01, 02, 03…, а 1, 2, 3;

● в соответствующей графе трудовой книжки слово «Приказ» пишется сокращенно «Пр.» либо запись делается с нарушением формы (например, Приказ № 75 от 10.05.2024 вместо Приказ от 10.05.2024 № 75);

● записи производятся небрежно, что впоследствии затрудняет их прочтение;

● между записями в трудовой книжке пропускаются строки;

● в трудовую книжку вносятся сведения о продлении контракта, о периоде осуществления предпринимательской деятельности.

Пункт 3. Ошибки, допускаемые при заполнении сведений о работнике

Сведения о работнике указываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки при ее первичном оформлении либо при выдаче вкладыша в трудовую книжку или дубликата трудовой книжки (п. 21 Инструкции № 40).

Фамилия, собственное имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) указываются полностью на основании данных документа, удостоверяющего личность. Занесение указанных сведений со слов работника не допускается (п. 22 Инструкции № 40).

Образование, профессия, специальность вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего документа об образовании, документа об обучении (п. 23 Инструкции № 40).

Образование указывается на основании:

● общее базовое образование – на основании свидетельства об общем базовом образовании (свидетельства об общем базовом образовании с отличием);

● общее среднее образование – аттестата об общем среднем образовании (аттестата об общем среднем образовании особого образца с награждением золотой (серебряной) медалью);

● специальное образование на уровне общего среднего образования – свидетельства о специальном образовании;

● профессионально-техническое образование – диплома о профессионально-техническом образовании (диплома о профессионально-техническом образовании с отличием);

● среднее специальное образование – на основании диплома о среднем специальном образовании (диплома о среднем специальном образовании с отличием);

● высшее образование – на основании диплома о высшем образовании (диплома о высшем образовании с отличием), диплома бакалавра (диплома бакалавра с отличием, диплома бакалавра с отличием с награждением золотой медалью), диплома магистра (диплома магистра с отличием, диплома магистра с отличием с награждением золотой медалью).

После даты заполнения трудовой книжки работником проставляется собственноручная подпись. Первая страница (титульный лист) заверяется подписью нанимателя (лица, ответственного за выдачу трудовой книжки, уполномоченного нанимателем) (п. 25 Инструкции № 40).

К числу ошибок, часто допускаемых на практике при внесении в трудовую книжку сведений о работнике, можно отнести:

● неверное написание фамилии, имени, отчества, числа, года и месяца рождения (например, фамилия «Кореневская» записана как «Кораневская», отчество «Георгиевна» как «Григорьевна», вместо имени «Марина» указано имя «Мария», вместо имени «Виктория» – имя «Вероника», дата рождения работника по паспорту 12 декабря 1985 г., а запись внесена как 21 декабря 1985 г.);

● указание сведений о работнике на титульном листе трудовой книжки с его слов, без истребования соответствующих документов;

● отсутствие на титульном листе трудовой книжки подписи работника;

● отсутствие на титульном листе трудовой книжки подписи нанимателя (уполномоченного лица);

● проставление на титульном листе трудовой книжки помимо подписи нанимателя (уполномоченного лица) печати организации.

Пункт 4. Ошибки, допускаемые при заполнении сведений о работе

Согласно п. 26 Инструкции № 40 записи о приеме на работу, заключении трудового договора (контракта), переводе на другую постоянную работу, присвоении квалификационной категории, разряда, класса, класса государственного гражданского служащего (квалификационного класса, классного чина, персонального звания, дипломатического ранга), увольнении и основаниях прекращения трудового договора (контракта) вносятся в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки.

Указанная информация вносится в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) нанимателя в течение 7 к.д. после его издания, а при увольнении работника – в день увольнения.

Записи должны соответствовать формулировке приказа (распоряжения) нанимателя.

При внесении записи о приеме на работу в гр. 3 трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование нанимателя (п. 27 Инструкции № 40).

Ниже заголовка в гр. 1 трудовой книжки указывается порядковый номер вносимой записи, в гр. 2 – дата приема на работу.

В графу 3 трудовой книжки вносится запись о приеме или назначении в структурное подразделение организации (при его наличии) с указанием его наименования, наименования должности служащего, профессии рабочего с указанием разряда, класса, в гр. 4 трудовой книжки вносятся дата и номер приказа (распоряжения) нанимателя.

Распространенные ошибки, допускаемые при внесении в трудовую книжку сведений о работе:

● указание в трудовой книжке вместо полного наименования нанимателя его сокращенного варианта (ООО «Аванти» вместо Общество с ограниченной ответственностью «Аванти», ЗАО «Заря» вместо Закрытое акционерное общество «Заря» и т. п.);

● неотражение сведений о реорганизации организации-нанимателя;

● удостоверение записи о реорганизации, внесенной в трудовую книжку, печатью нанимателя;

● несоответствие наименования должности служащего или профессии рабочего, внесенной в трудовую книжку, ЕКСД либо ЕТКС;

● несоответствие наименования должности служащего или профессии рабочего, отраженной в трудовой книжке, наименованию, указанному в приказе о приеме на работу;

● заверение подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, записей о приеме на работу, переводе (такому заверению подлежат только записи об увольнении);

● отражение в трудовой книжке сведений о временном переводе на другую должность служащего (например, на время отпуска или временной нетрудоспособности другого работника), о совмещении работником другой должности служащего, профессии рабочего или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника, а также о продлении контракта;

● несоответствие дат записей в трудовой книжке датам, указанным в приказах о приеме, переводе на другую постоянную работу или увольнении;

● отсутствие в записи об увольнении ссылки на соответствующую статью ТК.

Пункт 5. Ошибки, допускаемые при заполнении сведений о награждениях и поощрениях за успехи в работе

В раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» трудовой книжки вносятся следующие сведения о награждениях и поощрениях за успехи в работе:

● о награждении орденами и медалями Республики Беларусь;

● о присвоении звания «Герой Беларуси», почетных званий Республики Беларусь;

● о награждении почетными грамотами, нагрудными знаками;

● о поощрениях и награждениях, определенных коллективным договором, соглашением, правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине (размещение на Доске почета, объявление благодарности, награждение ценным подарком и другое) (п. 45 Инструкции № 40).

При внесении в трудовую книжку сведений о награждениях и поощрениях, а также о лишении госнаград Республики Беларусь в гр. 3 трудовой книжки указывается в виде заголовка полное наименование нанимателя, ниже в гр. 1 – порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника), в гр. 2 – дата награждения, поощрения и (или) лишения, в гр. 3 – кем награжден и (или) поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или поощрением, какой госнаграды Республики Беларусь лишен, в гр. 4 – основание внесения записи, дата, номер и наименование документа (п. 47 Инструкции № 40).

Ошибками, которые чаще всего допускаются при внесении в трудовую книжку сведений о награждениях и поощрениях за успехи в работе, являются:

● невнесение в трудовую книжку работника сведений о награждениях и поощрениях за успехи в работе, отражение которых обязательно;

● внесение указанных записей без наличия соответствующего документального основания (приказа (распоряжения) нанимателя);

● внесение в трудовую книжку работника записей о выплате премий и (или) вознаграждений, предусмотренных ЛПА.

Пункт 6. Ошибки, допускаемые при заполнении сведений о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке

Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке работника в период работы у данного нанимателя вносятся в раздел «Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке» трудовой книжки (п. 49 Инструкции № 40).

При внесении в трудовую книжку сведений об обучении в гр. 3 трудовой книжки указывается в виде заголовка полное наименование нанимателя, ниже в гр. 1 – порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника), в гр. 2 – дата начала и окончания периода обучения, в гр. 3 – наименование учреждения образования, в гр. 4 – основание внесения записи, дата, номер и наименование документа (п. 50 Инструкции № 40).

Распространенные ошибки, допускаемые при заполнении сведений о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке:

● неверное указание даты начала и окончания периода обучения работника;

● неверное указание наименования учреждения образования, в котором осуществлялось его обучение;

● отражение в указанном разделе информации об образовании, полученном работником до начала трудовой деятельности.

Пункт 7. Ошибки при внесении изменений и дополнений в трудовую книжку

Ошибка 1.

Изменение записей в трудовой книжке о фамилии, собственном имени, отчестве, дате рождения, изменение, дополнение записей об образовании, профессии, специальности.

Изменение записей в трудовой книжке о фамилии, собственном имени, отчестве, дате рождения, изменение, дополнение записей об образовании, профессии, специальности работника производятся нанимателем по последнему месту работы либо нанимателем при приеме на работу на основании документов, подтверждающих факты, имеющие юридическое значение (документ, удостоверяющий личность, документ об образовании, документ об обучении и др.), со ссылкой на их реквизиты (ч. 1 п. 51 Инструкции № 40).

Перечисленные изменения и дополнения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Ссылка на соответствующий документ записывается на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяется подписью нанимателя (лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки).

При изменении фамилии, собственного имени, отчества, даты рождения указанные сведения зачеркиваются и над ними записывается измененная фамилия, собственное имя, отчество и дата рождения. Измененные данные вносятся на основании документа, удостоверяющего личность.

В случае получения работником образования, профессии, специальности изменение, дополнение записей об образовании, профессии, специальности производятся путем дополнения имеющихся записей без зачеркивания ранее внесенных записей.

Ошибка 2.

Обнаружение пропущенной записи, а также неправильной, неточной (неполной) записи.

В случае обнаружения пропущенной записи, а также неправильной, неточной (неполной) записи, внесенной в трудовую книжку работника, она дополняется и (или) исправляется нанимателем, пропустившим запись, допустившим ошибку или неточность. Допускается внесение указанных записей нанимателем по новому месту работы на основании соответствующих документов (п. 53 Инструкции № 40).

Согласно п. 54 Инструкции № 40 в случае реорганизации организации исправление в неправильную, неточную (неполную) запись, внесенную в трудовую книжку, а также пропущенную запись вносит правопреемник, а в случае ликвидации организации – наниматель по новому месту работы или по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку, на основании соответствующих документов.

Согласно п. 56 Инструкции № 40 при исправлении, дополнении записей в разделе «Сведения о работе» в гр. 1 трудовой книжки указывается порядковый номер вносимой записи, в гр. 2 – дата внесения записи, в гр. 3 – «запись номер такой-то недействительна» и далее правильный вариант записи, в гр. 4 – дата и номер приказа (распоряжения) нанимателя, на основании которого вносится данная запись.

При внесении в трудовую книжку работника пропущенной записи в период работы у другого нанимателя в гр. 3 трудовой книжки раздела «Сведения о работе» указывается полное наименование нанимателя, в период работы у которого была пропущена запись, в гр. 1 – порядковый номер вносимой записи, в гр. 2 – дата внесения записи, в гр. 3 – производится соответствующая пропущенная запись, в гр. 4 – номер и дата приказа (распоряжения) нанимателя, на основании которого указанные дополнения произведены.

Внесенная пропущенная запись заверяется подписью нанимателя (лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки).

Ошибка 3.

Изменение наименования организации, ее реорганизация и (или) смена собственника имущества, сдача имущественного комплекса организации в аренду или передаче в доверительное управление акций (долей в уставном фонде), изменение наименования структурного подразделения организации, в котором работает работник.

В соответствии с п. 57 Инструкции № 40 при изменении наименования организации, при ее реорганизации и (или) смене собственника имущества, сдаче имущественного комплекса организации в аренду или передаче в доверительное управление акций (долей в уставном фонде), изменении наименования структурного подразделения организации, в котором работает работник, нанимателем в трудовую книжку работника вносится соответствующая запись. В гр. 4 трудовой книжки указывается номер и дата приказа (распоряжения) нанимателя, на основании которого указанные изменения произведены.

Ошибка 4.

Незаконный перевод, незаконное увольнение.

Согласно п. 59 Инструкции № 40 в случае если работник был незаконно переведен на другую работу или уволен нанимателем, а затем восстановлен на прежней работе, на прежнем рабочем месте, то в трудовую книжку вносится запись о признании данной записи недействительной и производится запись о восстановлении на прежней работе, на прежнем рабочем месте.

В случае изменения формулировки причины увольнения в трудовую книжку вносится запись о признании данной записи недействительной и указывается новое основание увольнения работника.

Распространенные ошибки при внесении изменений и дополнений в трудовую книжку:

● запись об изменении фамилии, собственного имени, отчества, даты рождения, изменение, дополнение записей об образовании, профессии, специальности, сделанные на внутренней стороне обложки трудовой книжки, не заверены нанимателем (уполномоченным им лицом);

● при изменении фамилии работника на титульном листе трудовой книжки прежняя запись замазана корректором или зачеркнута так, что не читается;

● работнику оформили изменение фамилии на титульном листе трудовой книжки, однако не отразили указанное изменение во вкладыше к трудовой книжке;

● запись об изменении фамилии внесена на основании свидетельства о заключении брака, а не паспорта;

● при дополнении сведений об образовании, профессии, специальности ранее внесенные записи зачеркнуты;

● не отражены данные об изменении наименования организации либо ее реорганизации;

● внесение изменений, дополнений в сведения о работе, награждениях и поощрениях произведено без соответствующего приказа (распоряжения) нанимателя;

● пропущенные записи, а также неправильные, неточные (неполные) записи не дополнены и (или) не исправлены.

Пункт 8. Ошибки, допускаемые при заполнении вкладыша к трудовой книжке

Когда в трудовой книжке работника заполнены все страницы соответствующих разделов или одного из них, она дополняется вкладышем. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется нанимателем в том же порядке, что и трудовая книжка (п. 60 Инструкции № 40).

Вкладыш вшивается в трудовую книжку между последним листом и правой обложкой трудовой книжки и без трудовой книжки недействителен.

При выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки вверху производится запись либо ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша (п. 61 Инструкции № 40).

Распространенные ошибки при заполнении вкладыша к трудовой книжке:

● при выдаче вкладыша в трудовой книжке не делается запись либо не проставлен штамп «Выдан вкладыш»;

● вкладыш не вшит в трудовую книжку, а хранится отдельно.

Пункт 9. Ошибки, допускаемые при выдаче дубликата трудовой книжки

Согласно п. 62 Инструкции № 40 дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) выдается по письменному заявлению работника в случаях:

● утраты трудовой книжки (вкладыша к ней);

● повреждения трудовой книжки (вкладыша к ней);

● восстановления работника на прежней работе, на прежнем рабочем месте, изменения формулировки причины увольнения;

● отбытия лицом наказания с ограничением в трудовой деятельности либо освобождения от него;

● изменения половой принадлежности.

При выдаче дубликата трудовой книжки (вкладыша к ней) наниматель оформляет трудовую книжку (вкладыш к ней) с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу титульной страницы.

В случае утраты трудовой книжки (вкладыша к ней) работник обращается к нанимателю, а уволенный работник – к нанимателю по последнему месту работы в течение 6 мес. после его увольнения с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки с указанием причины отсутствия трудовой книжки (вкладыша к ней).

В случае ликвидации нанимателя по последнему месту работы работника дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) выдается нанимателем по новому месту работы независимо от срока, прошедшего с даты увольнения, при наличии подтвержденных сведений о ликвидации.

С 01.01.2024 изменен порядок оформления и выдачи дубликата трудовой книжки.

До указанной даты сведения о предыдущей работе у прежних нанимателей предоставлялись самим работником, а наниматель оказывал ему содействие в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению к данному нанимателю.

С 01.01.2024 основанием для внесения записей о периодах предыдущей работы при заполнении дубликата трудовой книжки являются документы, подтверждающие периоды предыдущей работы работника:

● справки о периоде работы (службы);

● копии приказов (распоряжений) нанимателя;

● информация прежних нанимателей о периодах предыдущей работы, которая позволяет заполнить дубликат в порядке, установленном Инструкцией № 40.

При этом информация о трудовой деятельности работника за период начиная с 01.01.2003 подтверждается информацией о трудовой деятельности, содержащейся в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица, открытом для ведения индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного социального страхования.

С учетом изложенного, для оформления дубликата трудовой книжки нанимателю следует запросить в ФСЗН информацию о трудовой деятельности работника.

Согласно ч. 1 п. 69¹ Инструкции № 40 указанную информацию наниматель сможет получить посредством:

● общегосударственной автоматизированной информационной системы (ОАИС);

● информационного ресурса «Личный кабинет плательщика взносов», размещенного на корпоративном портале ФСЗН.

Для получения информации о трудовой деятельности руководитель организации (иное уполномоченное должностное лицо организации) формирует соответствующий запрос в ФСЗН по форме, установленной приложением 1 к Инструкции № 40.

В нем следует указать:

● сведения о плательщике обязательных страховых взносов (учетный номер плательщика в органе ФСЗН, наименование, страховой номер индивидуального лицевого счета (далее – ИЛС) уполномоченного лица, запрашивающего сведения, содержащийся в его страховом свидетельстве государственного соцстрахования);

● страховой номер ИЛС, содержащийся в страховом свидетельстве государственного соцстрахования, лица, по которому запрашиваются сведения о трудовой деятельности.

Не позднее дня, следующего за днем поступления запроса, ФСЗН формирует информацию о трудовой деятельности, содержащуюся в ИЛС застрахованного лица, по форме согласно приложению 2 к Инструкции № 40 и направляет ее нанимателю.

Информация о трудовой деятельности будет содержать следующие сведения:

● о застрахованном лице (его ФИО, страховой номер);

● о трудовой деятельности (отдельно по каждому нанимателю) – наименование нанимателя, его УНП, адрес нахождения и др. Кроме того, будут указаны сведения о приеме на работу и увольнении с работы, о периоде работы по должности служащего, профессии рабочего, о присвоении квалификационной категории/разряда/класса/класса государственного гражданского служащего (квалификационного класса, классного чина, персонального звания, дипломатического ранга), информация по кодам основания увольнения.

После получения от ФСЗН информации о трудовой деятельности наниматель обращается к прежним нанимателям за получением информации, необходимой для заполнения сведений о работе в дубликате трудовой книжки, которая представляется не позднее 5 к.д. со дня получения запроса.

В раздел «Сведения о работе» нанимателем по последнему месту работы при заполнении дубликата трудовой книжки вносятся все записи о работе на основании ранее изданных приказов (распоряжений). Записи о работе заверяются подписью нанимателя (лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки) однократно до внесения записи о приеме на работу к нанимателю, который оформляет дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней).

К числу распространенных ошибок, допускаемых на практике при выдаче дубликата трудовой книжки, относятся случаи, когда:

● наниматель отказал в выдаче дубликата трудовой книжки бывшему работнику организации, с момента увольнения которого прошло менее 6 мес.;

● наниматель по новому месту работы отказал работнику в выдаче дубликата трудовой книжки ввиду ликвидации организации, в которой он ранее работал;

● при оформлении новой трудовой книжки вместо утраченной или поврежденной на ней отсутствует надпись «Дубликат»;

● записи о работе не заверены подписью нанимателя, который оформляет дубликат.

Пункт 10. Ошибки, допускаемые при выдаче трудовой книжки

При увольнении работника (прекращении трудового договора (контракта)) все записи, внесенные в соответствующие разделы трудовой книжки за время его работы у данного нанимателя, заверяются подписью нанимателя (лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки) (п. 71 Инструкции № 40).

Трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (в последний день работы) с внесенной в нее записью об увольнении.

В случае когда в день увольнения выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, наниматель в тот же день направляет работнику заказное письмо с уведомлением о вручении о необходимости явиться за получением трудовой книжки или дать письменное согласие на отправление ее по почте.

В случае отказа работника от получения трудовой книжки наниматель оформляет акт с указанием присутствующих при этом свидетелей.

При наличии письменного заявления работника о направлении трудовой книжки по почте наниматель не позднее следующего дня после получения такого заявления направляет трудовую книжку по указанному в заявлении адресу.

Распространенные ошибки, допускаемые при выдаче трудовой книжки работнику:

● незаверение подписью нанимателя (уполномоченного им лица) записи об увольнении, внесенной в трудовую книжку;

● заверение записи об увольнении, внесенной в трудовую книжку работника, помимо подписи нанимателя (уполномоченного им лица) печатью организации;

● задержка выдачи уволенному работнику его трудовой книжки (в т.ч. при отказе передать имеющиеся у него дела и документы, завизировать в соответствующих службах организации обходной лист и т. п.);

● направление трудовой книжки работнику, отсутствовавшему в день увольнения на рабочем месте, по почте без наличия соответствующего письменного заявления с его стороны.

Пункт 11. Ошибки, допускаемые в расчетах за трудовые книжки (вкладыши к ним), хранении трудовых книжек (вкладышей к ним), хранении и учете бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

При выдаче трудовой книжки (ее дубликата), а также вкладыша к ней работник производит оплату стоимости соответствующего бланка в сумме, затраченной нанимателем на их приобретение, за исключением случаев утраты трудовой книжки по вине нанимателя (п. 77 Инструкции № 40).

При утрате трудовой книжки по вине нанимателя ее владельцу выдается дубликат трудовой книжки без взимания его стоимости.

Согласно п. 79 Инструкции № 40 при поступлении работника на работу трудовая книжка передается на хранение нанимателю.

Нанимателем или уполномоченным должностным лицом нанимателя, оформляющим прием и увольнение работников, ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним по форме согласно приложению 3 к Инструкции № 40.

Книга учета ведется кадровой службой или другим структурным подразделением, должностным лицом. В книге учета регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю и выданные работникам, поступающим на работу впервые, а также дубликаты трудовых книжек (вкладыши к ним).

При приеме трудовой книжки уполномоченным должностным лицом работнику выдается расписка в получении трудовой книжки, которая составляется в произвольной форме с указанием реквизитов нанимателя. О получении расписки работник расписывается в книге учета.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в книге учета, где указывает дату получения. В случае пересылки трудовой книжки по почте в книге учета должностным лицом проставляется соответствующая отметка.

Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью нанимателя (уполномоченного должностного лица нанимателя).

Согласно п. 80 Инструкции № 40 трудовые книжки (вкладыши к ним, дубликаты) хранятся в специально оборудованных местах (в несгораемых шкафах, сейфах).

Трудовые книжки (дубликаты), не полученные работниками при увольнении, остаются в течение двух лет на хранении у нанимателя и хранятся отдельно от трудовых книжек (дубликатов) работающих работников. По истечении указанного срока трудовые книжки (дубликаты) хранятся в архиве нанимателя в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению.

Распространенные ошибки, допускаемые в расчетах за трудовые книжки (вкладыши к ним), хранении трудовых книжек (вкладышей к ним):

1) с работника взимается стоимость бланка трудовой книжки при ее утрате по вине нанимателя;

2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним в организации не ведется либо ведется ненадлежащим образом;

3) при приеме трудовой книжки уполномоченным должностным лицом работнику не выдается расписка в получении трудовой книжки;

4) при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник не расписывается в книге учета;

5) трудовые книжки (вкладыши к ним, дубликаты) хранятся в свободном доступе, а не в специально оборудованных местах (в несгораемых шкафах, сейфах);

6) в организации не назначены лица, ответственные за работу с трудовыми книжками:

● главный бухгалтер – ответственный за ведение учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним согласно требованиям, установленным для бланков строгой отчетности, а также за своевременное отражение приобретения бланков трудовых книжек и (или) вкладышей к ним в данных бухгалтерского и налогового учета;

● специалист по кадрам (либо иной специалист, ответственный за кадровый учет) – ответственный за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек работников, а также своевременное обеспечение организации бланками трудовых книжек и вкладышей к ним.

Пункт 12. Ошибки, допускаемые при получении и хранении бланков трудовых книжек

Изготовление бланков трудовых книжек и вкладышей к ним осуществляется учреждением «Научно-исследовательский институт труда Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь».

Порядок обеспечения бланками трудовых книжек и вкладышей к ним

(п. 84 Инструкции № 40)

Большинству нанимателей за получением бланков трудовых книжек либо вкладышей к ним следует обращаться в районные и городские исполнительные комитеты. Например, если организация зарегистрирована в Советском районе г. Минска, обращаться за бланками следует в администрацию этого района.

Конкретный перечень документов, необходимых для заказа и последующего получения бланков трудовых книжек или вкладышей к ним, действующим законодательство не установлен. Уполномоченные органы (организации) самостоятельно определяют такой порядок получения и перечень документов, которые потребуется представить с этой целью. В связи с этим рекомендуем предварительно уточнять, каковы порядок получения трудовых книжек и перечень необходимых документов в каждом конкретном случае.

Как правило, для получения бланков трудовых книжек либо вкладышей к ним в уполномоченный орган (организацию) предоставляют:

● заявление с просьбой выдать нужное количество бланков трудовых книжек (вкладышей к ним), а также с указанием данных об организации (юрлице и его банковских реквизитах);

● копию свидетельства о регистрации юрлица;

● платежный документ, свидетельствующий об уплате за бланки (оригинал с отметкой банка либо заверенная нанимателем его копия);

● оригинал документа, удостоверяющего личность получателя (паспорт, вид на жительство).

Заявление с просьбой выдать нужное количество бланков трудовых книжек (вкладышей к ним) пишется в произвольной форме на имя руководителя уполномоченного органа (организации).

При получении бланков трудовых книжек либо вкладышей к ним:

● лично руководителем организации – необходимо наличие оригинала и копии документа, удостоверяющего служебное положение руководителя (приказ о назначении на должность руководителя, решение собрания учредителей о назначении или трудовой договор (контракт));

● уполномоченным лицом – доверенность на получение бланка трудовой книжки или вкладыша к ней.

Выдача бланков трудовых книжек осуществляется по товарной накладной формы ТН-2, утвержденной приложением 2 к постановлению Минфина от 30.06.2016 № 58 «О формах товарно-транспортной накладной и товарной накладной и порядке их заполнения».

Согласно п. 81 Инструкции № 40 бланки трудовой книжки и вкладыша к ней являются бланками документов с определенной степенью защиты.

Учет поступления и выдачи бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, учет испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и их уничтожения ведутся в порядке, установленном законодательством для бланков документов с определенной степенью защиты.

Использование, бухгалтерский учет, хранение выданных (реализованных) бланков и документов осуществляются в порядке, установленном законодательством в отношении бланков строгой отчетности (ч. 3 подп. 3.5 п. 3 постановления Совета Министров от 22.12.2001 № 1846 «О некоторых вопросах изготовления и использования бланков ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, а также документов с определенной степенью защиты»). В рассматриваемой ситуации – предписаниями Инструкции № 196.

Таким образом, учет бланков трудовых книжек и (или) вкладышей к ним осуществляется с учетом требований Инструкции № 40 и Инструкции № 196.

Ошибки, допускаемые при получении и хранении бланков трудовых книжек:

● к заявлению о получении бланков трудовых книжек не прилагаются иные документы, необходимые для их получения;

● при работе с бланками трудовых книжек не учитываются предписания Инструкции № 40 и Инструкции № 196.