Журналы и книги учета по кадрам

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 2 октября 2024 г.

В материале, созданном по итогам вебинара по теме «Журналы учета по кадрам», освещаются вопросы ответственности нанимателя и специалиста по кадрам за отсутствие обязательных журналов в организации, ведение, а также прекращение ведения журналов по кадрам, которые не предусмотрены законодательством как обязательные, содержатся рекомендации по ведению и хранению обязательных кадровых журналов.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Трудовой кодекс (далее – ТК)

● Кодекс об административных правонарушениях (далее – КоАП)

● Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4)

● перечень типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень № 140)

Журналы (книги), относящиеся к кадровому учету и обязательные для ведения по законодательству

Журналы (книги), которые ведутся в письменной форме и должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены печатью (при ее наличии):

1) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Ведение предусмотрено Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40;

2) журнал учета деклараций о доходах и имуществе.

Ведение предусмотрено приложением 1 к Положению о порядке проверки и хранения деклараций о доходах и имуществе, утв. постановлением Совета Министров от 16.01.2016 № 19.

Журналы (книги), которые ведутся в письменной форме или электронном виде, не обязательно нумеровать и прошивать:

1) журнал учета рабочего времени.

Журнал учета рабочего времени ведется на основании нормы ч. 1 ст. 133 ТК, по которой наниматель обязан организовать учет явки работников на работу и ухода с нее. До начала работы каждый работник должен в порядке, установленном нанимателем, отметить свой приход, а по окончании – уход.

Порядок таких отметок устанавливает наниматель. Формы журнала учета рабочего времени, установленной законодательно, нет, в связи с чем возможно ведение как письменного журнала с подписями работников, так и внедрение в организации электронной системы учета рабочего времени;

2) журнал (книга) учета личных дел.

Ведение предусмотрено Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29;

Вопрос. Нужно ли заводить новый журнал учета личных дел в связи с тем, что его форма изменилась?

Не будет ошибкой продолжить ведение этого журнала по старой форме. При этом заполнение графы «Отметка о снятии с учета» следует производить с учетом новой графы «Дата передачи личного дела в архив, отметка о постановке на учет (снятии с учета)», т.е. проставлять в этой графе не только отметки о снятии личного дела с учета, но и даты постановки на учет (при передаче дел из других организаций), а также дату передачи в архив.

3) журналы регистрации (регистрационно-контрольные формы) приказов по личному составу.

Ведение журналов регистрации (регистрационно-контрольные формы) приказов по личному составу предусмотрено подп. 125.2 п. 125 Инструкции № 4.

Ведение и хранение журналов регистрации приказов по личному составу может быть организовано в электронном виде.

Журналы регистрации приказов со сроком хранения 3 года:

1) срок хранения этих журналов – 3 года (п. 122.4 Перечня № 140);

2) хранить можно в электронном виде, если информационная система организации обеспечивает целостность этих документов в течение установленных сроков хранения (п. 225 Инструкции № 4). Это могут быть файлы Word, Excel или PDF без распечатки на бумажных носителях при условии их защиты от случайного удаления либо изменения.

Журналы регистрации приказов со сроком хранения 55 лет:

1) срок хранения этих журналов – 55 лет (п. 122.3 Перечня № 140);

2) хранить можно в электронном виде при соблюдении всех условий, предусмотренных п. 227 Инструкции № 4:

● документы в формате Portable Document Format (PDF/A1 или PDF/A2);

● информационная система организации позволяют формировать электронные дела и передавать эти дела в архив в соответствии с требованиями Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19, и Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 20 (далее – Правил № 20);

● информационная система организации соответствует требованиям Правил № 20.

Если все перечисленные условия в организации не соблюдаются, то журналы (регистрационные формы) приказов по личному составу со сроком хранения 55 лет наниматель может вести в электронном виде, но в конце делопроизводственного года файлы с регистрационными формами таких приказов следует распечатать и хранить в бумажном виде;

4) журнал регистрации заявлений работников.

Ведение журнала регистрации заявлений работников предусмотрено подп. 122.1 п. 122 Инструкции № 4. Согласно подп. 122.1 п. 122 Инструкции № 4 регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения.

Заявление – входящий документ, который должен быть зарегистрирован в день поступления, после чего передан на рассмотрение руководителю (до проставления на заявлении резолюции руководителя) (подп. 123.7 п. 123 Инструкции № 4).

В зависимости от объема заявлений в год можно их регистрировать как в отдельных журналах (для заявлений), так и в общем журнале для входящей документации.

Срок хранения журнала регистрации заявлений работников – 3 года (п. 123 Перечня № 140). Соответственно, вести и хранить такие журналы можно в электронном виде, если информационная система организации обеспечивает целостность этих документов в течение установленных сроков хранения (п. 225 Инструкции № 4). Это могут быть файлы Word, Excel или PDF без распечатки на бумажных носителях при условии их защиты от случайного удаления либо изменения.

Журналы, обязательные для ведения в организации по законодательству, но не относящиеся к кадровому учету

1. Журнал учета выдачи служебных удостоверений (приложение 8 к Положению о порядке выдачи и использования служебных удостоверений в государственных органах (организациях), утв. Указом Президента от 18.03.2008 № 159).

2. Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда и журнал регистрации инструктажа по охране труда (приложения 2 и 3 к постановлению Минтруда и соцзащиты от 28.11.2008 № 175).

3. Журнал регистрации противопожарных инструктажей (приложение 3 к Инструкции о порядке подготовки работников по вопросам пожарной безопасности и проверки их знаний в данной сфере, утв. постановлением МЧС от 21.12.2021 № 82).

4. Журнал учета бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь (приложение 3 к Инструкции о порядке использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь в Министерстве по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь и подчиненных ему органах, подразделениях и организациях, утв. приказом МЧС от 10.07.2006 № 101).

5. Журнал учета личного приема граждан, индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц руководством организации.

6. Журнал обращений по административным процедурам.

Журналы по кадрам, не обязательные для ведения по законодательству

По журналам, ведение которых не предусмотрено законодательством как обязательное, наниматель вправе принять обоснованное решение о прекращении их ведения.

Список журналов, которые вести не обязательно, но для удобства учета либо по решению нанимателя такие журналы можно вести:

1) журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки.

Обязательность ведения была предусмотрена утратившей силу Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утв. постановлением Минфина от 12.04.2000 № 35 (далее – Инструкция № 35).

Действующее взамен Инструкции № 35 Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утв. постановлением Совета Министров от 19.03.2019 № 176, не предусматривает обязательности ведения журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки.

Наниматель самостоятельно может определить в ЛПА порядок ведения такого журнала и его форму. За основу для формы журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки, можно взять приложение 3 к утратившей силу Инструкции № 35.

В случае принятия решения о прекращении ведения журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки, журнал подлежит хранению длительностью 3 года (п. 700 Перечня № 140);

2) журнал регистрации командировочных удостоверений.

Обязательность ведения журнала регистрации командировочных удостоверений была предусмотрена утратившей силу Инструкцией № 35.

На данный момент наниматель вправе самостоятельно определить необходимость выдачи командировочных удостоверений (ч. 2 ст. 93 ТК), и, соответственно, необходимость ведения журнала регистрации этих удостоверений.

В случае принятия решения о прекращении ведения журнала учета командировочных удостоверений журнал подлежит хранению длительностью 3 года (п. 701 Перечня № 140);

3) журнал проверок состояния воинского учета и бронирования военнообязанных.

Журнал проверок состояния воинского учета и бронирования военнообязанных был обязательным согласно утратившей силу Инструкции о порядке организации и ведения воинского учета военнообязанных, утв. постановлением Минобороны от 31.05.2011 № 21.

Действующим законодательством обязательное ведение такого журнала не предусмотрено, при этом наниматели вправе продолжить его ведение.

В случае принятия решения о прекращении ведения такого журнала журнал подлежит хранению 3 года (п. 695 Перечня № 140);

4) журнал регистрации заявлений и представлений к назначению пенсий.

Обязательное ведение журнала регистрации представлений работодателем было предусмотрено Положением о порядке представления и оформления документов для назначения пенсий в соответствии с Законом Республики Беларусь «О пенсионном обеспечении», утв. приказом Министерства соцзащиты от 23.05.1997 № 44 (утратил силу 04.08.2019).

В настоящее время действует Инструкция о порядке обращения за пенсией и организации работы и ведения делопроизводства по назначению и выплате пенсий, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 08.07.2019 № 35 (далее – Инструкция). Согласно Инструкции журнал регистрации ведется в управлениях по труду, занятости и соцзащите (не у работодателя).

Работодатель для регистрации обращения работника за назначением пенсии вправе использовать журнал регистрации входящей документации. Целесообразным будет ведение отдельного журнала для регистрации заявлений и представлений к назначению пенсий (продолжить ведение такого журнала, если он ранее велся у нанимателя) в случае большого количества выдаваемых представлений к назначению пенсий.

В случае принятия решения о прекращении ведения журнала регистрации заявлений и представлений к назначению пенсий журнал подлежит хранению. Срок хранения конкретно этого журнала Перечнем № 140 не установлен. В таких случаях срок хранения устанавливается экспертной комиссией нанимателя с учетом критериев, по которым определен срок хранения по аналогичным документам согласно Перечню № 140 (ч. 2 подп. 149.4 п. 149 Инструкции № 4)

С учетом вышеизложенного, для журнала регистрации заявлений и представлений к назначению пенсий возможно установить срок хранения 3 года аналогично журналу регистрации входящих документов (п. 123 Перечня № 140);

5) журнал регистрации трудовых договоров (контрактов).

Законодательством прямо не предусмотрено ведение журнала регистрации трудовых договоров (контрактов).

Журналы регистрации трудовых договоров (контрактов) не ведутся по нормам Инструкции № 4, потому что:

● нормы Инструкции № 4 распространяются на организационно-распорядительную документацию (п. 2 Инструкции № 4);

● к организационно-распорядительной документации относятся документы, применяемые при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления (п. 3 Инструкции № 4). Виды организационно-распорядительной документации входят в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм), утв. приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 28.11.2019 № 41, эта система не содержит формы трудовых договоров (контрактов).

Примерная формы контракта, утв. постановлением Совета Министров от 02.08.1999 № 1180, и примерная форма трудового договора, утв. постановлением Минтруда от 27.12.1999 № 155, не содержат реквизита «номер». В связи с этим, по мнению автора, вести нумерацию трудовых договоров и контрактов (а, соответственно, и их регистрацию) также не обязательно. Номер контракта можно использовать как дополнительный идентификатор наряду с ФИО, датой заключения контракта и др.

Целесообразно ведение журнала регистрации трудовых договоров (контрактов) при ведении кадрового учета вручную для отслеживания сроков окончания трудовых договоров (контрактов).

Если же кадровый учет автоматизирован, то контракты (трудовые договоры) регистрируются в системе учета (ведется электронный журнал регистрации контрактов) и отследить их сроки также можно с помощью системы.

В случае принятия решения о прекращении ведения журнала регистрации трудовых договоров (контрактов) журнал подлежит хранению – 3 года (п.677 Перечня № 140).

6) журнал приема, перевода, перемещения, увольнения.

Ведение журнала приема, перевода, перемещения, увольнения законодательством не предусмотрено.

При ведении кадрового учета вручную (без системы автоматизации) ведение такого журнала целесообразно (например, сделать выборку принятых или переведенных работников для заполнения формы ПУ-2).

В случае принятия решения о прекращении ведения журналов приема, перевода, перемещения, увольнения, журнал подлежит хранению – 55 лет (п. 703 Перечня № 140).

7) журнал регистрации листков нетрудоспособности.

Ведение журнала регистрации листков нетрудоспособности у нанимателя законодательством не предусмотрено.

Журнал регистрации выданных листков нетрудоспособности в обязательном порядке ведется в организациях здравоохранения (п. 8 Инструкции о порядке выдачи и оформления листков нетрудоспособности и справок о временной нетрудоспособности, утв. постановлением Минздрава, Минтруда и соцзащиты от 04.01.2018 № 1/1).

Наниматель вправе также вести журнал учета листков нетрудоспособности работников, при этом порядок ведения такого журнала и его форму определяет самостоятельно в ЛПА.

В случае принятия решения о прекращении ведения журнала учета листов нетрудоспособности журнал подлежит хранению длительностью 3 года после проведения налоговой проверки (п. 223 Перечня № 140).

Принятие решения о прекращении ведения не обязательных по согласно законодательству журналов

Если принято решение прекратить вести не обязательные согласно законодательству журналы, то:

1) вносятся соответствующие изменения в ЛПА (также это может быть приказ нанимателя об отмене ведения конкретных журналов) (в случае если журналы велись согласно ЛПА нанимателя);

2) журналы передают на хранение по срокам, определенным для этих журналов Перечнем № 140.

Ответственность нанимателя или должностного лица нанимателя за отсутствие обязательных журналов в организации

Административная ответственность.

Административная ответственность возможна, но, по мнению автора, привлечение нанимателя или должностного лица нанимателя к такой ответственности маловероятно.

Возможное правонарушение нанимателя в части неведения кадровых журналов и книг предусмотрено ст. 24.25 КоАП «Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения». Если журналы обязательны к ведению по законодательству, то их следует вести и хранить.

Нарушение по ст. 24.25 КоАП может быть выявлено:

● при проверке ведения учета в организации;

● в результате истребования документов, необходимых для подтверждения фактов, и отсутствия этих документов у нанимателя.

Дисциплинарная ответственность лица, ответственного за ведение учета и делопроизводства.

В случае обнаружения нарушений при проверке ведения кадрового учета в организации наниматель вправе привлечь должностное лицо (специалиста по кадрам) к дисциплинарной ответственности за некачественное выполнение должностных обязанностей. Привлечение к дисциплинарной ответственности может повлиять в дальнейшем на выдаваемую такому работнику характеристику, предусмотренную Декретом от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций». В такой характеристике согласно постановлению Совета Министров от 14.10.2021 № 585 «О форме характеристики» обязательно указывается информация о дисциплинарных взысканиях, примененных к работнику в течение последнего года до даты выдачи характеристики (до даты увольнения).