Служебный автомобиль: проблемные вопросы использования
Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 20 мая 2024 г.
Рассматриваются некоторые проблемные вопросы использования служебного автомобиля, в т.ч. использования такого автомобиля государственными должностными лицами организаций в контексте антикоррупционного законодательства.
ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ
● Гражданский кодекс (далее – ГК)
● Налоговый кодекс (далее – НК)
● Трудовой кодекс (далее – ТК)
● Закон от 09.12.1992 № 2020-XII «О хозяйственных обществах» (далее – Закон № 2020-XII)
● Закон от 15.07.2015 № 305-З «О борьбе с коррупцией» (далее – Закон № 305-З)
● Указ Президента от 26.06.2023 № 191 «Об упорядочении приобретения и использования транспортных средств» (далее – Указ № 191)
● постановление Совета Министров от 05.06.2023 № 373 «Об использовании имущества в личных и иных внеслужебных интересах» (далее – Постановление № 373)
Имущество организации. Общие положения о служебном автомобиле
Каждое юрлицо (далее – организация) имеет в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество (п. 1 ст. 44 ГК). Например, имущество хозобщества и хозяйственного товарищества принадлежит ему на праве собственности, а имущество УП принадлежит ему на праве хозяйственного ведения или оперативного управления (ч. 1 п. 1 ст. 63, п. 2 ст. 113 ГК, абз. 2 ч. 2 ст. 1, ч. 1 ст. 31 Закона № 2020-XII).
Организация вправе по своему усмотрению владеть, пользоваться и распоряжаться своим имуществом, т.е. осуществлять в отношении него гражданские права:
● с учетом ограничений, установленных законодательством (действия организации в отношении своего имущества не должны противоречить законодательству, общественной пользе и безопасности, ущемлять права и защищаемые законом интересы других лиц и др.);
● в соответствии с целями деятельности, предусмотренными в учредительных документах организации, а также предметом ее деятельности, если он указан в учредительных документах (далее – цели деятельности организации) (п. 1 ст. 8, п. 1 ст. 45, п. 1, 2 ст. 210, п. 1 ст. 276, п. 1 ст. 277 ГК, абз. 4 ч. 2 ст. 1 Закона № 2020-XII). Например, хозобщества и другие коммерческие организации преследуют извлечение прибыли в качестве основной цели своей деятельности и (или) распределяют полученную прибыль между участниками (п. 1 ст. 46 ГК).
Примечание
В учредительных документах коммерческих организаций цель деятельности иногда определяется как получение прибыли для удовлетворения экономических интересов этих организаций и социальных интересов их работников.
Из пункта 3 Указа № 191, п. 13 приложения 6 к Указу № 191 усматривается, что служебный легковой автомобиль – это легковой автомобиль, предназначенный для использования в служебных целях, т.е. для обеспечения деятельности организации, в т.ч. для служебных поездок руководителя (его заместителей) и других работников организации (далее – служебный автомобиль).
Указом № 191 установлены, в частности:
● общие требования к порядку приобретения служебных автомобилей, обязательные для всех организаций независимо от формы собственности;
● специальные требования к порядку использования служебных автомобилей бюджетными организациями, организациями, получающими субсидии из республиканского (местного) бюджета, работники которых приравнены по оплате труда к работникам бюджетных организаций (далее – бюджетные организации), и некоторыми другими организациями.
Служебные и внеслужебные цели использования имущества организации, в т.ч. служебных автомобилей
Системное толкование вышеуказанных положений ГК, Закона № 2020-XII и Указа № 191 свидетельствует, что:
● любое имущество организации, в т.ч. служебные автомобили, предназначено для использования в соответствии с целями деятельности организации и должно обеспечивать эту деятельность, т.е. использоваться в служебных целях;
● иные цели использования имущества организации, в т.ч. служебных автомобилей, являются внеслужебными целями.
Примечание
В Законе № 305-З, Постановлении № 373 и других актах антикоррупционного законодательства термин «служебные цели» не применяется, однако применяется термин «внеслужебные интересы».
При этом в контексте антикоррупционного законодательства внеслужебные интересы государственных должностных лиц (далее – ГДЛ) и приравненных к ним лиц противопоставляются интересам, которыми эти лица обязаны руководствоваться при исполнении трудовых обязанностей (абз. 9 ч. 1 ст. 5 Закона № 305-З).
Иными словами, внеслужебные интересы – это интересы, не связанные с интересами службы (работы), противоположные служебным интересам.
По мнению автора, в контексте антикоррупционного законодательства термин «служебные интересы» можно рассматривать как синоним термина «служебные цели», а термин «внеслужебные интересы» как синоним термина «внеслужебные цели».
Однако указанное не означает, что имущество организации, в т.ч. служебные автомобили, не может быть использовано во внеслужебных целях, например, путем предоставления такого имущества работникам организации для использования в этих целях:
● безвозмездно на основании коллективного договора, других ЛПА организации или трудового договора (контракта) в качестве социальной гарантии (в рамках т.н. социального пакета);
● на возмездной основе с заключением гражданско-правового договора или без заключения такого договора на основании Постановления № 373.
При этом полагаем, что имущество организации может использоваться во внеслужебных целях только тогда, когда это не ограничивает возможность его использования в служебных целях.
Пример 1.
Возможны ситуации, когда в силу объективных причин организация временно не использует либо не в полной мере использует в своей деятельности определенное имущество, что позволяет использовать это имущество во внеслужебных целях.
По мнению автора, в Указе № 191 отсутствуют императивные предписания, которые бы запрещали использование служебного автомобиля во внеслужебных целях, например, обязывали использовать такой автомобиль только в служебных целях.
Справочно
В пункте 3 Указа № 191 фактически закреплена обязанность бюджетных и некоторых других организаций, для которых Указом № 191 либо в предусмотренном им порядке установлены лимиты количества и пробега служебных автомобилей, в случае использования этих автомобилей в служебных целях соблюдать соответствующие лимиты. В то же время не установлен запрет на использование служебных автомобилей во внеслужебных целях.
Способы использования служебного автомобиля в служебных целях, служебные поездки
В Указе № 191:
● не перечисляются другие, кроме служебных поездок работников организации, способы использования служебного автомобиля, которые свидетельствуют о его использовании для обеспечения деятельности организации, т.е. в служебных целях;
● не разъясняется, какие именно поездки работников организации относятся к служебным поездкам.
Использованием служебного автомобиля для обеспечения деятельности организации можно признать, например, его использование по указанию (приказ, распоряжение, поручение и т.п.) или с ведома нанимателя для:
● исполнения трудовых обязанностей в рабочее время – любым работником организации, а во внерабочее время – работником организации, которому в соответствии со ст. 1181 ТК установлен ненормированный рабочий день, в дни исполнения трудовых обязанностей за пределами нормы рабочего времени;
● перевозки работника во внерабочее время к месту командировки и обратно;
Примечание
Такие поездки могут осуществляться на служебном автомобиле под управлением, например, самого работника организации либо водителя организации.
● централизованной доставки участников выездного мероприятия к месту проведения такого мероприятия (п. 4 Указа № 191, п. 19 приложения 6 к Указу № 191).
Примечание
Участниками выездного мероприятия могут быть как работники организации, так и лица, не являющиеся ее работниками.
По мнению автора, из п. 3 Указа № 191, п. 7, 13 приложения 6 к Указу № 191 следует, что:
● служебный автомобиль предназначен для перевозки пассажиров, связанной с обеспечением деятельности организации, т.е. для осуществления связанных с обеспечением такой деятельности поездок пассажиров;
● разновидностью поездок пассажиров, связанных с обеспечением деятельности организации, являются служебные поездки работников организации;
● любая поездка на служебном автомобиле работника организации, связанная с обеспечением деятельности организации, является служебной поездкой такого работника, а поездка, не связанная с обеспечением этой деятельности, – внеслужебной поездкой такого работника.
Экспертное мнение
Представляется, что в контексте Указа № 191 термин «служебные поездки» следует толковать более широко, чем он толкуется в ч. 2 ст. 91 ТК, согласно которой не считаются служебными командировками поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель. К служебным поездкам работников организации на служебном автомобиле необходимо относить в т.ч. поездки на таком автомобиле в порядке служебных командировок.
Централизованная перевозка работников к месту работы и обратно
Некоторые организации осуществляют централизованную перевозку работников к месту работы к началу рабочего дня и обратно по окончании рабочего дня (далее – централизованная перевозка работников) с использованием собственных транспортных средств организации или привлеченных на договорной основе транспортных средств других организаций и физлиц.
В рамках централизованной перевозки работников у организаций возникает вопрос о возможности включения расходов по такой перевозке в состав затрат, учитываемых при налогообложении.
На практике сложились подходы, разделяемые налоговыми органами, согласно которым:
● затраты, учитываемые при налогообложении, – это экономически обоснованные затраты, связанные с производством и (или) реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав, к которым относятся в т.ч. затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав (далее – затраты по производству и реализации) (п. 1 ст. 169 НК);
● затраты по производству и реализации – это стоимостная оценка использованных в процессе производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав сырья, материалов, энергии, основных средств, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, отражаемых в бухгалтерском учете (п. 1 ст. 170 НК);
● расходы организации по перевозке работников к месту работы и обратно могут включаться в состав затрат, учитываемых при налогообложении, если у работников отсутствует реальная возможность самостоятельно добираться общественным транспортом к месту работы и обратно, и это документально подтверждается.
Пример 2.
Возможны ситуации, когда:
● в местности, в которой находится организация, отсутствуют маршруты общественного транспорта;
● расписание имеющегося общественного транспорта не обеспечивает прибытие работников к месту работы до начала рабочего дня и возвращение их обратно после окончания рабочего дня;
● имеющийся общественный транспорт в силу своей вместимости не обеспечивает перевозку всех работников организации;
● остановки общественного транспорта находятся на значительной удаленности от места нахождения организации и др.
При этом принимается во внимание, что в рабочее время не входит время проезда к месту работы и обратно, время, необходимое на дорогу от проходной до рабочего места, на переодевание перед началом и после окончания работы, на регистрацию при уходе (ч. 9 ст. 133 ТК).
Примечание
Соответствующие обстоятельства могут быть подтверждены, например:
● правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работы (сменности), в которых указано время начала и окончания рабочего дня (смены);
● письменными сведениями транспортных организаций об имеющихся маршрутах общественного транспорта, расписании его движения в конкретной местности и расположении остановочных пунктов.
В указанных ситуациях централизованная перевозка работников в контексте налогового законодательства признается производственной необходимостью, в силу которой организация вправе включать расходы на такую перевозку в состав затрат, учитываемых при налогообложении.
Экспертное мнение
С учетом изложенного представляется, что использование в аналогичных ситуациях для централизованной перевозки работников:
● собственного транспорта организации в контексте ГК и Закона № 2020-XII может рассматриваться как использование имущества организации в соответствии с целями деятельности организации;
● служебных автомобилей в контексте Указа № 191 может рассматриваться как использование таких автомобилей для обеспечения деятельности организации, т.е. в служебных целях.
Перевозка служебными автомобилями ГДЛ, которым установлен ненормированный рабочий день
В некоторых организациях, наряду с централизованной перевозкой работников, осуществляется перевозка служебными автомобилями к месту работы и (или) обратно отдельных работников, для которых установлен ненормированный рабочий день (ст. 1181 ТК).
Особый интерес представляет такая перевозка руководителя и его заместителей госорганизации (кроме госоргана), организации, в уставном фонде которой 50 % и более долей (акций) находится в собственности государства и (или) его административно-территориальных единиц (далее – хозобщество), на служебных автомобилях, которые закреплены за этими лицами, т.е. предоставлены им для исполнения трудовых обязанностей.
При этом учитывается, что руководитель хозобщества и его заместители являются ГДЛ и не вправе использовать в личных и иных внеслужебных интересах имущество хозобщества, предоставленное им для исполнения трудовых обязанностей, за исключением случаев, установленных законодательными актами и постановлениями Совета Министров (абз. 11 ч. 1 ст. 17 Закона № 305-З).
Справочно
ГДЛ являются в т.ч. лица, постоянно или временно либо по специальному полномочию занимающие в хозобществах должности, связанные с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных обязанностей, – руководитель хозобщества и его заместители, главный бухгалтер и его заместители, руководители структурных подразделений и их заместители и др. (абз. 3 ст. 1 Закона № 305-З).
По мнению автора, в рассматриваемой ситуации перевозку руководителя хозобщества к месту работы и (или) обратно на служебном автомобиле, предоставленном ему для исполнения трудовых обязанностей, можно рассматривать как использование руководителем хозобщества такого автомобиля в служебных интересах в контексте Закона № 305-З и в служебных целях в контексте Указа № 191, если:
● условие о ненормированном рабочем дне закреплено в заключенном с руководителем хозобщества трудовом договоре (контракте) (п. 6 ч. 2 ст. 19 ТК);
● руководитель хозобщества исполняет трудовые обязанности за пределами нормы рабочего времени на эпизодической, а не на постоянной (ежедневной) или систематической основе и использует служебный автомобиль для проезда к месту работы и (или) обратно только в определенные рабочие дни в связи с работой за пределами нормы рабочего времени;
Пример 3.
Руководитель хозобщества в связи с необходимостью срочной подготовки к совещанию, которое должно состояться на следующий рабочий день, задержался на работе на 2 ч после окончания рабочего дня и уехал с работы к месту жительства на служебном автомобиле, на котором на следующий рабочий день прибыл к месту работы к началу рабочего дня.
● от транспортных организаций получены сведения, из которых следует, что руководитель хозобщества не может в нужное время доехать к месту работы и (или) вернуться обратно на общественном транспорте;
● руководитель хозобщества в связи с необходимостью исполнения трудовых обязанностей за пределами нормы рабочего времени прибывает к месту работы на служебном автомобиле до начала рабочего дня существенно раньше времени прибытия транспорта, осуществляющего централизованную перевозку работников, и (или) уезжает с места работы на служебном автомобиле после окончания рабочего дня существенно позже времени убытия такого транспорта;
Примечание
Если время прибытия руководителя хозобщества на работу и (или) время его отъезда к месту жительства на служебном автомобиле незначительно отличается от времени прибытия (убытия) транспорта, осуществляющего централизованную перевозку работников, целесообразно дать оценку обоснованности использования руководителем хозобщества служебного автомобиля во внерабочее время для проезда к месту работы и (или) обратно.
● время фактического прихода руководителя хозобщества на работу и фактического ухода его с работы, в т.ч. в дни использования служебного автомобиля во внерабочее время в связи с исполнением трудовых обязанностей за пределами нормы рабочего времени, подтверждается в соответствии с установленным в хозобществе порядком (ч. 1, 2 ст. 133 ТК).
В иных случаях использование руководителем хозобщества предоставленного ему для исполнения трудовых обязанностей служебного автомобиля для проезда к месту работы и (или) обратно, по мнению автора, следует рассматривать как использование такого автомобиля во внеслужебных интересах (внеслужебных целях), которое допускается только на возмездной основе при соблюдении условий, предусмотренных подп. 1.4 п. 1 Постановления № 373, в т.ч. если:
● у руководителя хозобщества отсутствует возможность использовать для проезда к месту работы и (или) обратно автомобиль по договору оказания услуг, аренды (проката) (абз. 5 подп. 1.4 п. 1 Постановления № 373);
Экспертное мнение
Представляется, что по такому договору руководитель хозобщества может получить в т.ч. служебный автомобиль хозобщества, который не предоставлялся ему для исполнения трудовых обязанностей (при наличии такого автомобиля), а также автомобили других организаций и физлиц, например, воспользоваться услугами такси.
● использование руководителем хозобщества для проезда к месту работы и (или) обратно закрепленного за ним служебного автомобиля не направлено на получение им льгот или иных преимуществ.
Экспертное мнение
По мнению автора, признаки предоставления руководителю хозобщества преимуществ в виде привилегий могут быть усмотрены, например, в ситуациях, когда руководитель хозобщества одновременно:
● систематически на возмездной основе (с учетом требований Постановления № 373) использует закрепленный за ним служебный автомобиль во внеслужебных интересах для проезда к месту работы и (или) обратно;
● ходатайства других работников, за которыми закреплен этот же или другой служебный автомобиль, о предоставлении им данного автомобиля для использования в аналогичных целях без достаточного обоснования оставляет без удовлетворения.
Если руководитель хозобщества имеет возможность использовать для проезда к месту работы и (или) обратно автомобиль по договору оказания услуг, аренды (проката), однако не желает заключать такой договор, и при этом не желает пользоваться возможностями централизованной перевозки работников, руководитель хозобщества:
● не вправе использовать во внеслужебных интересах для проезда к месту работы и (или) обратно служебный автомобиль, который предоставлен ему для исполнения трудовых обязанностей;
● может осуществлять проезд к месту работы и (или) обратно на своем личном транспорте (при его наличии);
● вправе получать возмещение произведенных в связи с этим расходов в рамках социального пакета, если это установлено в коллективном договоре, других ЛПА хозобщества или трудовом договоре (контракте).
