В процессе деятельности учреждений, организаций и предприятий независимо от форм собственности и ведомственной принадлежности создается большое количество документов. Значение информации, содержащейся в них, неоднозначно. Одни из документов заключают в себе информацию, ценную для последующих научных исследований или необходимую в течение длительного времени для практической работы, другие — информацию оперативно-справочного характера, которая используется лишь однократно.

В соответствии с ценностью содержащейся в них информации все документы делятся на три основные группы:

В кадровых службах, как и в других подразделениях организации, как правило, образуются документы всех трех указанных групп. Например, документы о состоянии и проверке работы с кадрами,  о представлении к награждению орденами и медалями