Новые стандарты ведения личных дел: практические советы и рекомендации
Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 14 июня 2024 г.
Рассматриваются ключевые изменения в законодательстве, касающемся порядка работы с личными делами, определенные в новой Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29. Поднимаются проблемные вопросы в организации процесса ведения документации в соответствии с обновленными требованиями. Даются практические советы и рекомендации по адаптации к новым стандартам.
ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ
● Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29 (далее – Инструкция № 29)
Обзор основных изменений в Инструкцию № 29
С 02.06.2024 в законодательстве, регулирующем порядок работы с личными делами, произошли значительные изменения, которые окажут серьезное влияние на повседневную практику как кадровых служб, так и тех специалистов, которые связаны с этим процессом.
Однозначно можно сказать, что требования Инструкции № 29 усложняют работу с личными делами, добавляя новые требования и обязательства.
Кроме этого, практики с нетерпением ожидали введения новой нормы, позволяющей вести личные дела в электронном виде при условии соблюдения требований к защите информации. Однако эти ожидания не оправдались.
Основные изменения:
1. Освобождение частных компаний от ведения личных дел.
Это нововведение в первую очередь направлено на снижение административной нагрузки на бизнес, особенно на малый и средний.
С одной стороны, отмена ведения личных дел действительно упрощает процесс кадрового делопроизводства для работодателей. Им больше не придется тратить время и ресурсы на формирование, хранение и актуализацию этих документов.
Однако есть и обратная сторона. Личные дела являются важным инструментом, позволяющим систематизировать информацию о работниках, их трудовой деятельности и документировать кадровые решения. Без этого может быть затруднен контроль за соблюдением законодательства о труде, учет трудового стажа, оформление различных выплат и компенсаций. Кроме того, личные дела служат защитой прав работников, позволяя подтверждать факты их трудовой биографии.
Таким образом, отмена ведения личных дел в частном бизнесе несет как плюсы, так и минусы. Целесообразно найти баланс, когда работодатели могут оптимизировать работу с документацией, но при этом сохранять ключевые элементы кадрового учета в интересах как организации, так и ее работников. Возможно, стоит рассмотреть альтернативные способы структурирования информации о персонале, отвечающие современным реалиям.
2. Изменения в общем порядке работы с личными делами:
● на категорию иных служащих и рабочих личные дела не обязательны, но могут формироваться и вестись в общем порядке (п. 3 Инструкции № 29);
● на внешних совместителей дела ведутся на общих основаниях, т.е. в том же порядке, что и на основных работников (п. 4 Инструкции № 29);
● на внутренних совместителей заводить отдельное личное дело не требуется, все документы аккумулируются в одном основном личном деле (п. 5 Инструкции № 29);
● при повторном приеме работника в ту же организацию можно продолжить ведение ранее заведенного личного дела, но только в случае, если оно не было передано на хранение в архив организации в установленном законодательством порядке (п. 6 Инструкции № 29);
● работа с личными делами осуществляется уполномоченным на это структурным подразделением (работником) организации, т.е. данная функция должна быть закреплена в положении (должностной инструкции) соответствующего структурного подразделения (работника) либо распорядительным документом (п. 6 Инструкции № 29);
● при увольнении (переводе) работника, который отвечает за работу с личными делами, по решению руководителя осуществляется их передача другому работнику по акту сдачи-приемки (п. 15 Инструкции № 29);
● журнал учета личных дел можно вести на электронном носителе (п. 13 Инструкции № 29);
● отменена сверки личных дел (ранее предусматривалась 1 раз в 5 лет);
● работник может ознакомиться со своим личным делом в присутствии ответственного за ведение личных дел в организации (п. 16 Инструкции № 29).
3. Изменения в документах личных дел.
3.1. При формировании личных дел:
● дополнение к личному листку заменено на форму «Общие сведения о работнике» и существенно отличается от информации, ранее содержащейся в дополнении к личному листку (абз. 3 п. 8 Инструкции № 29);
● личный листок по учету кадров дополнен определенными сведениями и может заполняться на компьютере, но не в формате электронного документа, т.е. подпись должна быть проставлена собственноручно работником (абз. 4 п. 8 Инструкции № 29);
● автобиография отсутствует в перечне обязательных документов;
● перечень документов, включаемый в состав личных дел, дополнен документами, оформление которых предусмотрено актами законодательства.
3.2. При ведении личных дел:
● расширен и более конкретизирован перечень документов, которые требуется включать в личное дело;
● появился перечень документов, которые могут включаться в личное дело по решению руководителя: контракты (трудовые договоры); документы, послужившие основанием для издания распорядительных документов; копии приказов о социальных отпусках, о привлечении к дисциплинарной ответственности (п. 10 Инструкции № 29);
● определена процедура включения и изъятия документов из личного дела без внесения их во внутреннюю опись и при подготовке к сдаче в архив.
3.3. Отдельный порядок определен для деклараций о доходах и имуществе и документов к ним. Их необходимо включать не в само личное дело, а в отдельную папку, которая будет являться частью этого личного дела (ч. 2 п. 11 Инструкции № 29).
Проблемные вопросы при применении Инструкции № 29
Несмотря на очевидные положительные стороны некоторых изменений, новый НПА вызывает ряд серьезных проблем, которые, по мнению автора, требуют разъяснений со стороны его разработчиков и иных госорганов.
Юридическая и организационная неопределенность, а также некоторые положения нового НПА оставляют пространство для интерпретаций, что может привести к различным трактовкам и спорам с контролирующими органами, в частности:
● не определен порядок работы с действующими личными делами: необходимо ли их приводить в соответствие с предписаниями Инструкции № 29 и как это осуществить; как правильно продолжить ведение личных дел;
● когда и как правильно осуществить переход на электронный формат журнала учета личных дел: нужно ли переносить информацию из бумажной версии в электронную; как определить регистрационные номера;
● не понятен механизм реализации права частными компаниями на отмену личных дел: что делать с имеющимися личными делами (расформировывать, прекращать текущей датой либо вести до момента увольнения работника и передавать в архив); как параллельно организовать работу с ведением оставшихся личных дел и без них;
● как будет коррелировать Инструкция № 29 с новой редакцией Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4, которая вступит в силу с 01.07.2024;
● не повлияет ли отказ от ведения личных дел на требования к обработке и хранению персональных данных работников и получение их согласия на обработку персональных данных, которые ранее фиксировались, например, в личном листке по учету кадров и автобиографии.
Усложнение процедур и дополнительные затраты (новые нормы по оформлению личных дел потребуют дополнительных ресурсов, в т.ч. финансовых вложений) приведет к усложнению работы кадровых работников, особенно в крупных компаниях.
Рекомендации по алгоритму работы с личными делами
В условиях нового законодательства важно разработать четкий алгоритм работы с личными делами работников.
Рекомендации по алгоритму работы с личными делами:
1. Провести аудит текущих процессов: оценить текущие процессы ведения личных дел, чтобы выявить области, требующие изменений.
2. Определить ответственных: назначить структурное подразделение (работника), ответственного за работу с личными делами и обеспечить их необходимыми ресурсами.
3. Разработать внутренние регламенты: создать или обновить внутренние документы, регламентирующие порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников.
4. Внедрить современные технологии: инвестировать в программное обеспечение, которое позволит структурировать всю необходимую информацию о работниках, автоматизировать кадровые процессы и обеспечить надежную защиту персональных данных, в первую очередь, в тех случаях, где ведение личных дел становится не обязательной, а факультативной нормой.
5. Обучить перонал: провести обучение для работников кадровых служб по новым требованиям делопроизводства и работы с личными делами.
6. Контролировать соблюдение новых требований: регулярно проводить внутренние проверки на соответствие новым нормам, чтобы избежать нарушений и возможных санкций.
В заключение можно отметить, что, несмотря на усложнение работы с личными делами в условиях нового законодательства, адаптация к изменениям возможна и неизбежна. Грамотный подход и своевременное внедрение необходимых мер помогут минимизировать риски и обеспечить соответствие новым требованиям.
