Документы по личному составу, срок хранения которых превышает 10 лет, в установленные сроки подлежат передаче в архив организации (о требованиях к оформлению дел и порядке их передачи в архив см. «Отдел кадров» № 11 за 2002 г., с. 66–70). В дальнейшем эти документы используются для подготовки и выдачи ответов (архивных справок, выписок, копий) на запросы социально-правового характера.

Социально-правовые запросы — это запросы об архивной информации, необходимой для обеспечения прав и законных интересов граждан.

К запросам социально-правового характера относятся запросы, касающиеся трудового стажа, размера заработной платы, награждений, присвоения званий (воинских, ученых, почетных и др.), образования и учебы, службы в Вооруженных Силах, нахождения на излечении, нахождения в местах принудительного содержания на временно оккупированной территории Беларуси в годы Великой Отечественной войны 1941–1945 гг., участия в партизанском и подпольном движении в Беларуси в период Великой Отечественной войны, а также запросы о гражданском состоянии, имущественных и наследственных правах и т.п.