Суммированный учет рабочего времени: алгоритм установления и особенности применения

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 17 июля 2024 г.

В материале, созданном по итогам вебинара по теме «Суммированный учет рабочего времени: алгоритм установления и особенности применения», даются ответы на вопросы участников вебинара.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Трудовой кодекс (далее – ТК)

Вопрос 1.

Как правильно оформлять корректировку графика для работников с суммированным учетом рабочего времени (год), например, при чередовании смен?

В соответствии с ч. 1 ст. 126 ТК суммированный учет рабочего времени может применяться в организациях, где по условиям производства (работы) невозможно или экономически нецелесообразно соблюдение установленной для данной категории работников ежедневной или еженедельной продолжительности рабочего времени.

Как правило, к таким организациям можно отнести работников сельского хозяйства, торговли, транспорта, строительства и т.д.

Еженедельная продолжительность рабочего времени при суммированном учете может быть больше или меньше установленной нормы продолжительности рабочего времени в неделю (40-часовой либо в установленных законодательством случаях – 35-часовой). При этом ежедневная продолжительность рабочего времени не может превышать 12 ч в среднем за учетный период.

Сумма часов рабочего времени по графику (сменности) не должна превышать учетный период (месяц, квартал, год), не должна превышать нормы часов за этот период, рассчитанный в соответствии со ст. 112–117 ТК.

При составлении графика работ (сменности) стоит руководствоваться постановлением Минтруда и соцзащиты от 17.11.2023 № 43 «Об установлении расчетной нормы рабочего времени на 2024 год».

Во исполнение ч. 3 ст. 126 ТК сумма часов рабочего времени по графику работ (сменности) за учетный период не должна превышать нормы часов за этот период, рассчитанной в соответствии со ст. 112–117 ТК, в связи с чем в графиках работ (сменности) изначально сверхурочные часы заложены быть не могут.

Учетным периодом при суммированном учете рабочего времени признается период, в пределах которого должна быть соблюдена в среднем установленная для данной категории работников норма продолжительности рабочего времени в неделю (ст. 112–114 ТК).

Графики работ (сменности) должны составляться таким образом, чтобы сумма часов рабочего времени по графику работ (сменности) в целом за учетный период соответствовала расчетной норме рабочего времени, определенной для этого же периода в соответствии с предписаниями ст. 112–117 ТК, зависящей от установленного в организации режима работы.

Для работника в течение учетного периода графиками работы (сменности) может быть установлена продолжительность рабочего времени в одни дни (недели) больше, а в другие – меньше по сравнению с недельной нормой. При этом ежедневная продолжительность рабочего времени не может превышать 12 ч в среднем за учетный период. А выходные дни предоставляются не позднее, чем за 6 рабочих дней подряд.

Сверхурочной работой для работников, работающих в суммированном учете рабочего времени, являются часы работы сверх нормы рабочего времени на установленный учетный период, которые фактически могут иметь место при выполнении работ за пределами рабочего времени, установленного графиками работ (сменности).

Если для работников с суммированным учетом рабочего времени график работ составляется на весь учетный период (квартал) либо на отдельные его части, то не позднее чем за месяц до наступления начала учетного периода (части учетного периода) работники должны быть с ним ознакомлены согласно ч. 5 ст. 123 ТК.

Каждый час работы в сверхурочное время оплачивается в порядке, установленном ч. 1 ст. 69 ТК, по истечении учетного периода (при начислении доплата за сверхурочную работу включается в зарплату за последний месяц учетного периода).

Корректировку графика работ для работников с суммированным учетом рабочего времени (год) при чередовании смен нужно проводить в соответствии с ЛПА организации, где четко прописан алгоритм работы по учету рабочего времени в соответствии со ст. 133 ТК, а также порядок начисления доплаты за сверхурочную работу, входящую в зарплату за последний месяц учетного периода (ст. 69 ТК).

Вопрос 2.

Какие сведения отражаются в графике работ (сменности)?

Согласно ст. 133 ТК наниматель обязан организовать учет явки работников на работу и ухода с нее. До начала работы каждый работник должен в порядке, установленном нанимателем, отметить свой приход, а по окончании – уход. Учет явок на работу и ухода с нее ведется в табелях использования рабочего времени, годовых табельных карточках и других документах с указанием фамилии, инициалов работника, календарных дней учетного периода, количества отработанного времени, в т.ч. в сверхурочное время, в государственные праздники, праздничные (ч. 1 ст. 147 ТК) и выходные дни, и других необходимых сведений.

В соответствии со ст. 123 ТК режим рабочего времени определяется правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работ (сменности).

Наряду с другими ЛПА графиками работ (сменности) определяется трудовой распорядок для работников (ст. 194 ТК).

Графики работ (сменности) разрабатываются нанимателем самостоятельно при согласовании с профсоюзом. В графике работ (сменности) должны содержаться следующие сведения:

● время начала и время окончания работы (смены) (продолжительность работы (смены));

● время перерыва (перерывов) для отдыха и питания в течение рабочего дня;

● рабочие и выходные дни;

● иная информация, имеющая значение для определения режима рабочего времени работников.

Графики работ (сменности) разрабатываются:

● при различной продолжительности рабочего дня и выходных днях в различные дни недели;

● при постоянной продолжительности ежедневной работы и выходных днях в различные дни недели;

● при постоянной продолжительности ежедневной работы и постоянных выходных днях с различными началом и окончанием рабочего дня.

В графике работ (сменности) может предусматриваться в рабочие дни не время начала (окончания) рабочего дня и время перерывов для отдыха и питания, а продолжительность рабочего дня. В таких случаях в графике работ (сменности) указывается время начала и окончания работы (смены) в качестве дополнительной информации. Кроме того, если время начала и окончания рабочего дня (смены), время перерывов носят постоянный характер, то в графике работ (сменности) может вводиться условное обозначение с соответствующей расшифровкой.

Основные правила, которые необходимо соблюдать при составлении графиков работ (сменности):

1) продолжительность ежедневной работы (смены) определяется режимом работы организации либо технологическим процессом;

2) графики работ (сменности) для работников, которым установлен суммированный учет рабочего времени, должны составляться таким образом, чтобы рабочее время по графику в целом за учетный период соответствовало расчетной норме рабочего времени, определенной для этого периода в соответствии с нормами ст. 112–117 ТК. При этом законодательством не определен период, на который составляется график работ (сменности). Например, при квартальном учетном периоде график работ (сменности) может составляться как помесячно, так и на весь учетный период;

3) продолжительность смены при сменной работе не может превышать 12 ч;

4) ежедневная продолжительность рабочего времени при суммированном учете не может превышать 12 ч в среднем за учетный период (ст. 126 ТК). Соблюдение данного ограничения определяется путем деления суммарной продолжительности всех смен на их количество;

5) при составлении графика работ (сменности) должна быть соблюдена минимальная (42 ч) продолжительность еженедельного непрерывного отдыха (ст. 138 ТК), которая при суммированном учете рабочего времени исчисляется в среднем за учетный период, принятый в организации;

6) график работ (сменности) утверждается нанимателем по согласованию с профсоюзом и доводится до ведома работников не позднее 1 мес. до введения его в действие (ст. 123 ТК).

Ситуация 1.

В организации работает 4 сторожа, у которых постоянное превышение по сверхурочным работам по 80 ч в квартал.

Какие могут быть последствия для нанимателя за постоянное превышение переработок у работников и какие есть варианты не допускать такие переработки?

Норма часов определяется по календарю за весь период суммированного учета с соблюдением требований, установленных главным образом в ст. 112 и 116 ТК, которые предусматривают по норме 40-часовую продолжительность рабочей недели и сокращение на 1 ч рабочего дня или смены в предпраздничные дни.

Как правило, используются для подобного расчета 8-часовой рабочий день и 5-дневная рабочая неделя с двумя выходными днями в субботу и воскресенье.

В другие дни по различным причинам работник при суммированном учете может не работать, например, в связи с нахождением в трудовом отпуске, временной нетрудоспособностью, заключением трудового договора не с первого рабочего дня учетного периода, по иным причинам. Для данной категории работников наниматель самостоятельно определяет и рассчитывает норму рабочего времени, но из расчетной нормы рабочего времени исключается время, которое приходится на время отсутствия работника, в соответствии с законодательством, которое приходится на дни (часы) согласно утвержденному графику работы (сменности) работника.

Все фактическое время, которое работник отработал сверх нормы рабочего времени, компенсируется в соответствии с законодательством, а именно ст. 69 ТК.

Каждый час работы в сверхурочное время оплачивается в порядке, установленном ч. 1 ст. 69 ТК, по истечении учетного периода (при начислении доплата за сверхурочную работу включается в зарплату за последний месяц учетного периода). Можно компенсировать возникшую переработку путем уменьшения рабочего дня (смены) в другие периоды сезона или зимнее время и (или) путем предоставления дней отдыха (из расчета один день отдыха за 8 ч переработки).

Таким образом, за все переработанные часы сверхурочной работы наниматель обязан оплатить работнику в полном объеме согласно ч. 1 ст. 69 ТК.

Для того чтобы не допускать превышение сверхурочных работ, возможны следующие варианты:

1) укомплектование вакансии сторожа основным работником;

2) распределение равноценной нагрузки между работниками.

Последствия переработок для нанимателя:

● должностное лицо, которое допустило данное нарушение законодательства о труде, чем причинило вред работнику, может быть привлечено к административной ответственности;

● на нарушителя могут наложить штраф в размере от 2 до 20 БВ (ч. 6 ст. 10.12 Кодекса об административных правонарушениях). Напомним, что законодательством о труде предусмотрено годовое ограничение продолжительности сверхурочной работы – не более 180 ч (ч. 1 ст. 122 ТК).

Ситуация 2.

В связи в временной нетрудоспособностью одного из вахтеров был скорректирован график дежурств у остальных вахтеров, из-за чего у них образовалась переработка.

Как компенсируется переработка при годовом суммированном учете рабочего времени?

В соответствии постановлением Минтруда и соцзащиты от 17.11.2023 № 43 «Об установлении расчетной нормы рабочего времени на 2024 год» составляется график работы (сменности) на учетный период работника.

Еженедельная продолжительность рабочего времени при суммированном учете может быть больше или меньше установленной нормы продолжительности рабочего времени в неделю (ст. 112–114 ТК). При этом ежедневная продолжительность рабочего времени не может превышать 12 ч в среднем за учетный период.

Сумма часов рабочего времени по графику работ (сменности) за учетный период не должна превышать нормы часов за этот период, рассчитанной в соответствии со ст. 112–117 ТК.

Учетным периодом при суммированном учете рабочего времени признается период, в пределах которого должна быть соблюдена в среднем установленная для данной категории работников норма продолжительности рабочего времени в неделю (ст. 112–114 ТК).

Переработка при годовом суммированном учете рабочего времени будет компенсирована нанимателем в соответствии с нормами ст. 69 ТК.

За каждый час работы в сверхурочное время, в государственные праздники, праздничные (ч. 1 ст. 147 ТК) и выходные дни сверх зарплаты, начисленной за указанное время, производится доплата:

1) работникам со сдельной оплатой труда – не ниже сдельных расценок;

2) работникам с повременной оплатой труда – не ниже часовых тарифных ставок (тарифных окладов), окладов.

Конкретный размер доплаты в бюджетных организациях и иных организациях, получающих субсидии, работники которых приравнены по оплате труда к работникам бюджетных организаций, устанавливается Правительством, в иных организациях – трудовым договором и (или) ЛПА.

За работу в сверхурочное время и выходные дни взамен доплаты с согласия работника может предоставляться другой неоплачиваемый день отдыха. При этом за часы работы в сверхурочное время один неоплачиваемый день отдыха предоставляется из расчета восьмичасового рабочего дня (один день отдыха за 8 ч работы в сверхурочное время).

Если работа в государственные праздники и праздничные дни (ч. 1 ст. 147 ТК) выполнялась сверх месячной нормы рабочего времени, работнику по его желанию, помимо доплаты, предоставляется другой неоплачиваемый день отдыха.

В организации применяется норма производственного календаря, согласно которому при полной норме продолжительности рабочего времени на 2024 год она составит:

● для 5-дневной рабочей недели с выходными днями в субботу и воскресенье – 2 016 ч;

● для 6-дневной рабочей недели с выходным днем в воскресенье – 2 022 ч.

Статьей 124 ТК предусмотрено, что сумма часов работы по графику сменности при 5-дневной и 6-дневной рабочей неделе должна соответствовать расчетной норме рабочего времени каждого календарного года, устанавливаемой Минтруда и соцзащиты. В связи с этим расчетная норма рабочего времени календарного года, устанавливаемая Минтруда и соцзащиты, подлежит обязательному применению для таких режимов рабочего времени.

При установлении в организации иного режима работы нанимателю следует самостоятельно рассчитывать расчетную норму рабочего времени календарного года с соблюдением норм, установленных в гл. 10 ТК. В таком случае расчетная норма рабочего времени, установленная в организации, может отличаться от расчетной нормы рабочего времени, установленной Минтруда и соцзащиты.

При этом законодательство о труде не запрещает нанимателю использовать количество рабочих часов, определенное расчетной нормой рабочего времени календарного года, устанавливаемой Минтруда и соцзащиты. В таком случае наниматель самостоятельно определяет продолжительность ежедневной работы (рабочих смен) в течение календарного года с учетом предписаний гл. 10 ТК.

В случаях, когда работники в течение календарного года либо в отдельные его периоды освобождались от работы в соответствии с законодательством (в случаях временной нетрудоспособности, трудовыми и иными отпусками, выполнением государственных обязанностей и иных случаях, предусмотренных законодательством), то для них наниматель пересчитывает норму рабочего времени. Так, из расчетной нормы рабочего времени работника исключается время, приходящееся на время его отсутствия в соответствии с законодательством, которое приходится на дни (часы) согласно утвержденному ему графику работы (сменности), правилам внутреннего трудового распорядка.

Можно компенсировать возникшую переработку путем уменьшения рабочего дня (смены) в другие периоды сезона или зимнее время и (или) путем предоставления дней отдыха (из расчета один день отдыха за 8 ч переработки).

Напомним, что законодательством о труде предусмотрено годовое ограничение продолжительности сверхурочной работы – не более 180 ч (ч. 1 ст. 122 ТК).

Ситуация 3.

Сторожу установлен суммированный учет рабочего времени с учетным периодом – квартал.

Каким образом производится оплата переработок за последний месяц в квартале?

В организациях, применяющих суммированный учет рабочего времени (ч. 1 ст. 126 ТК), продолжительность учетного периода устанавливается нанимателем и не может превышать одного календарного года. Учетный период может определяться календарными периодами (месяц, квартал), иными периодами (ч. 5 ст. 126 ТК).

При этом учетным периодом при суммированном учете рабочего времени признается период, в пределах которого должна быть соблюдена в среднем установленная для данной категории работников норма продолжительности рабочего времени в неделю (ст. 112–114 ТК) (ч. 4 ст. 126 ТК).

Запланированное графиком работ (сменности) рабочее время на каждый учетный период является нормой рабочего времени для конкретного работника.

Сверхурочной считается работа, выполненная работником по предложению, распоряжению или с ведома нанимателя сверх установленной для него продолжительности рабочего времени, предусмотренной правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работы (сменности) (ч. 1 ст. 119 ТК).

Сверхурочное время для работника, работающего по графику работ (сменности), определяется как разница между фактически отработанным рабочим временем и рабочим временем, запланированным по графику учетного периода.

Для работников, обеспечивающих охрану объектов (в т. ч. сторожей), продолжительность работы в графике работ (сменности) может устанавливаться свыше 12 ч, но не более 24 ч (постановление Совета Министров от 25.01.2008 № 104 «О продолжительности смены свыше 12 часов для отдельных категорий работников»).

Оплата труда работника за переработку будет произведена в июле за выполненную работу в зависимости от сложности с учетом фактически отработанного времени, а также за периоды, включенные в рабочее время (ст. 57 ТК).

Напомним, что на законодательном уровне предусмотрено годовое ограничение продолжительности сверхурочной работы – не более 180 ч (ч. 1 ст. 122 ТК).

Оплата работы сторожей в ночное время.

Ночным считается время с 22.00 до 6.00 (ст. 117 ТК), а ночной сменой – смена, в которой более 50 % времени приходится на ночное время (ст. 70 ТК).

Согласно ст. 70 ТК за каждый час работы в ночное время или в ночную смену при сменном режиме работы производятся доплаты в размере, устанавливаемом коллективным договором, соглашением, но не ниже 20 % часовой тарифной ставки (оклада) работника, а работникам бюджетных организаций и иных организаций, получающих субсидии, работники которых приравнены по оплате труда к работникам бюджетных организаций,  государственным гражданским служащим – Правительством или уполномоченным им органом.

Сторожам (вахтерам) учреждений образования устанавливается доплата за каждый час работы в ночное время или в ночную смену при сменном режиме работы (при продолжительности смены не более 12 ч) в размере 35 % часового оклада работника (п. 13 Инструкции о размерах и порядке осуществления стимулирующих (кроме премий) и компенсирующих выплат, предусмотренных законодательными актами и постановлениями Совета Министров Республики Беларусь, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 03.04.2019 № 13 «Об оплате труда работников бюджетных организаций»).

Следовательно, наниматель обязан производить доплату за каждый час работы в ночное время или ночную смену (при сменном режиме работы).