Личные дела работников: новые требования

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 5 июля 2024 г.

Освещаются следующие вопросы: новые требования к описи документов личного дела; новые возможности при заполнении личного листка по учету кадров; документы в составе личного дела; новые возможности при регистрации личных дел, а также практические вопросы, возникающие после вступления в силу изменений по ведению личных дел: если руководитель организации примет решение продолжать вести личные дела, нужно ли приводить в соответствие с новой Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29 «О формировании, ведении и хранении личных дел работников», имеющиеся личные дела работников; как поступить, если наниматель примет решение не вести личные дела работников (с образцами необходимых документов).

С 02.06.2024 постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29 «О формировании, ведении и хранении личных дел работников»:

1) утверждена Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (далее – Инструкция № 29).

Инструкция № 29 определяет порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в госорганах, госорганизациях, организациях, более 50 % акций (долей в уставном фонде) которых находится в госсобственности (далее – госорганизация), иных организациях, если иное не установлено законодательными актами и постановлениями Совета Министров;

2) внесены существенные изменения в Инструкцию о порядке формирования, ведения и хранения личных дел государственных гражданских служащих, утв. постановлением Минюста от 31.08.2022 № 121 «О формировании, ведении и хранении личных дел государственных гражданских служащих»;

3) признана утратившим силу Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2).

Основные изменения при ведении личного дела:

1. Изменились категории работников, на которых ведутся личные дела.

Таблица 1

Сравнение категорий работников, на которых ведутся личные дела, по утратившей силе Инструкции № 2 и новой Инструкции № 29

2. Изменились требования к описи документов личного дела.

Таблица 2

Сравнение требований к описи документов личного дела по утратившей силе Инструкции № 2 и новой Инструкции № 29

3. Изменения при заполнении личного листка по учету кадров.

С 02.06.2024 личный листок по учету кадров может заполняться не только вручную, но и с применением технических средств.

Таблица 3

Сравнение предписаний утратившей силы Инструкции № 2 и новой Инструкции № 29 при заполнении личного листка по учету кадров

4. Работники вправе ознакомиться со своим личным делом в присутствии работника, должностными обязанностями которого предусмотрено формирование, ведение и хранение личных дел.

С 02.06.2024 работники вправе ознакомиться со своим личным делом в присутствии работника, должностными обязанностями которого предусмотрено формирование, ведение и хранение личных дел. Теперь это безоговорочное право работника, не требующего разрешения нанимателя.

Иным лицам личные дела выдаются в соответствии с законодательством. По мнению автора, это требование распространяется и на выдачу личных дел во временное пользование иным работникам организации.

Таблица 4

Сравнение предписаний утратившей силы Инструкции № 2 и новой Инструкции № 29

5. Добавлены новые документы в состав личного дела.

С 02.06.2024 в обязательном порядке в состав личного дела включаются следующие новые документы (п. 8 Инструкции № 29):

● общие сведения о работнике по форме согласно приложению 1 к Инструкции № 29;

● заключение о результатах проверки полноты и достоверности сведений о доходах и имуществе, указанных в декларации о доходах и имуществе (при наличии декларации о доходах и имуществе);

● справка-объективка либо ее копия (при наличии);

● копии документов об образовании, обучении, ученых степенях и ученых званиях, академических ученых званиях, в т.ч. копии документов о подготовке, переподготовке, повышении квалификации и стажировке;

● копии сопроводительных писем (запросов), направленных в госорганы (организации) в отношении кандидата на должность служащего (при наличии);

● характеристики с предыдущих мест работы (государственной гражданской службы, военной службы, службы в военизированных организациях) лица, поступающего на работу (при наличии);

● сведения из единого государственного банка данных о правонарушениях (при наличии); заключения по результатам проверки сведений о кандидатах на должности служащего (для лиц, проведение проверки в отношении которых предусмотрено актами законодательства);

● письменное обязательство, предусмотренное ст. 16 Закона от 15.07.2015 № 305-З «О борьбе с коррупцией» (для соответствующей категории лиц).

Установлен перечень документов, которые могут быть включены в личное дело по решению руководителя организации (п. 10 Инструкции № 29):

● трудовые договоры, в т.ч. контракты;

● документы, послужившие основанием для издания распорядительных документов;

● документы, подтверждающие уровень владения иностранным языком;

● копии приказов о социальных отпусках, о привлечении к дисциплинарной ответственности;

● иные документы, предоставленные работником либо полученные организацией в случаях, предусмотренных законодательством, которые не включаются во внутреннюю опись документов личного дела и подлежат изъятию из личного дела при передаче личного дела в архив организации.

6. Не требуется от работников составления автобиографии.

В Инструкции № 29 в перечне документов, включаемых в личное дело, отсутствует автобиография работника.

7. Добавились новые возможности при регистрации личных дел.

Личные дела регистрируются в журнале (книге) учета личных дел работников по форме согласно приложению 4 к Инструкции № 29 (п. 13 Инструкции № 29).

С 02.06.2024 журнал может вестись или на бумажном, или на электронном носителе.

Вопрос 1.

Необходимо ли заводить личное дело на работника, который ранее уже работал в организации и на которого было заведено личное дело, а спустя некоторое время после увольнения вновь принят на работу в эту организацию?

Нет, с учетом определенных условий.

С 02.06.2024 установлено, что по решению руководителя организации может быть продолжено ведение ранее заведенного личного дела лица, повторно поступающего на работу, если это личное дело не было передано на хранение в архив организации в установленном законодательством порядке. В ином случае заводится новое личное дело (п. 19 Инструкции № 29).

Вопрос 2.

Нужно ли приводить в соответствие с Инструкцией № 29 все уже имеющиеся личные дела работников, если руководитель организации примет решение продолжать вести личные дела?

На этот вопрос нет однозначного ответа. На практике существует несколько мнений:

1) необходимо дождаться разъяснений Минюста – органа, принявшего новый НПА;

2) нет, не нужно.

НПА не имеет обратной силы, т.е. не распространяет свое действие на отношения, возникшие до его вступления в силу (ч. 1 ст. 66 Закона от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах»);

3) да, нужно, т.к.:

● Инструкция № 2 утратила силу, вместо нее принята Инструкция № 29 – следовательно, у нанимателя будут храниться и использоваться дела, оформленные по ранее действовавшим требованиям, и далее придется включать в личное дело документы, соответствующие новым требованиям. Это повлечет за собой наличие дел, не соответствующих в полной мере требованиям Инструкции № 29;

● в Инструкции № 29, Постановлении № 29 нет указаний, что их действие распространяется только на отношения, возникшие с 02.06.2024.

Вопрос 3.

Как поступить, если наниматель примет решение не вести личные дела работников?

Решение нанимателя нужно задокументировать, т.е. необходимо издать организационно-распорядительный документ (приказ, распоряжение).

Пример.

Образец приказа нанимателя о прекращении ведения личных дел