Новая редакция Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях: требования к организации документооборота, регистрация документов, построение информационно-поисковых систем по документам организации, составление номенклатуры дел, экспертиза ценности документов. Часть 3

Читать «Новая редакция Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях: терминология, область распространения, требования к организационному и правовому обеспечению делопроизводства в организациях. Часть 1»

Читать «Новая редакция Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях: документирование управленческой деятельности, оформление реквизитов документов, заверение копий документов. Часть 2»

Читать «Новая редакция Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях: порядок создания, обращения и хранения документов в электронном виде. Часть 4»

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 24 июля 2024 г.

Комментируются нормативные правовые предписания новой редакции Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Закон от 09.12.1992 № 2020-XII «О хозяйственных обществах» (далее – Закон № 2020-XII)

● Закон от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах» (далее – Закон № 130-З)

● Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4)

● Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143 (далее – Правила № 143)

Существенные изменения в нормативном правовом регулировании делопроизводства согласно новой редакции Инструкции № 4:

1. Изменения в требованиях к организации документооборота, регистрации документов.

Требования к организации документооборота, регистрации документов, построению информационно-поисковых систем по документам организации, закрепленные в гл. 9 новой редакции Инструкции № 4, претерпели незначительные изменения.

Вместе с тем следует обратить внимание, что из Инструкции № 4 исключены приложения, устанавливавшие форму регистрационно-контрольной карточки (далее – РКК), состав и правила заполнения обязательных реквизитов РКК, а также формы журналов регистрации входящих и исходящих документов.

Данное изменение обусловлено требованиями нормотворческой техники, установленными в приложении к Закону № 130-З. Так, согласно п. 4 требований нормотворческой техники они поясняют или дополняют содержание нормативных предписаний акта и являются его частью, вынесенной для удобства пользования за текст акта (утвержденного акта). Следовательно, устанавливаемые в приложениях к НПА формы документов являются общеобязательными и должны применяться субъектами соответствующих правоотношений на практике без каких-либо изменений и дополнений.

Однако, учитывая особенности структуры и содержания регистрационно-учетных форм (РКК, журналов), применяемых в практической деятельности различных организаций, обусловленные спецификой их организационной структуры, применяемых программных и программно-технических средств, объемом документооборота, при разработке новой редакции Инструкции № 4 было признано нецелесообразным устанавливать для всех организаций единые формы регистрации документов. Содержавшиеся ранее в приложениях правила заполнения обязательных реквизитов РКК, а также требования к составу граф журналов регистрации входящих и исходящих документов включены непосредственно в текст Инструкции № 4 (подп. 122.6 и 122.8 п. 122). Также в подп. 122.8 п. 122 Инструкции № 4 дополнительно включены требования к составу граф журнала регистрации внутренних документов (ранее форма такого журнала в Инструкции № 4 отсутствовала).

При этом в новой редакции Инструкции № 4 сохранились нормы, допускающие при необходимости включать в РКК дополнительные реквизиты (порядок их расположения в РКК определяется организацией самостоятельно), а в журналы регистрации документов – дополнительные графы.

В связи с развитием информационно-коммуникационных технологий и изменением способов обмена документами в электронном виде, в т.ч. электронными документами, из гл. 9 Инструкции № 4 исключены требования к обработке документов, поступающих в организацию на съемных машинных носителях, а также к упаковке документов на съемных машинных носителях, подлежащих отправке из организации.

Из Инструкции № 4 также исключена норма, предусматривавшая необходимость оформления отметки об отправке (штампа отправки) электронной копии документа на бумажном носителе по электронной почте, информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота. С учетом того, что соответствующие сведения при необходимости могут отражаться в РКК или журнале регистрации исходящих документов, проставление на документах соответствующей отметки (штампа) разработчиками новой редакции Инструкции № 4 было признано нерациональным, а соответствующая норма – избыточной.

Значимым изменением, связанным с регистрацией документов, является корректировка нормы, определяющей сроки регистрации исходящих документов. Норма, предусматривающая необходимость регистрации документов в день их подписания, дополнена положением, согласно которому документы, подписанные в нерабочий день (нерабочее время), регистрируются не позднее чем в первый следующий за ним рабочий день.

Таким образом, для регистрации исходящих документов установлены те же сроки, что и для регистрации входящих документов, соответственно в день их подписания или получения, а для документов, подписанных или полученных в нерабочий день (нерабочее время), – не позднее, чем в первый следующий за ними рабочий день (подп. 124.1 п. 124 и подп. 123.7 п. 123 Инструкции № 4).

2. Изменение в контроле исполнения документов (поручений).

Содержание гл. 10 «Контроль исполнения документов (поручений)» в новой редакции Инструкции № 4 практически не изменилось – незначительные технические корректировки внесены лишь в п. 128 Инструкции № 4, в котором определяются цель контроля и категории документов, подлежащих постановке на контроль.

3. Изменение в требованиях к составлению номенклатуры дел.

Более существенной корректировке в новой редакции Инструкции № 4 подверглись предписания гл. 11 «Составление номенклатуры дел».

В новой редакцией Инструкции № 4 наряду с типовой номенклатурой дел, примерной номенклатурой дел, номенклатурой дел организации в качестве самостоятельного вида номенклатур выделена номенклатура дел структурного подразделения (общественной организации) организации (п. 132 Инструкции № 4).

В Инструкции № 4 сохранена норма, обязывающая службы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) органов управления (вышестоящих организаций) разрабатывать типовые и примерные номенклатуры дел для подведомственных однородных организаций. При этом в п. 134 новой редакции Инструкции № 4 конкретизирован порядок применения типовых и примерных номенклатур дел:

● при составлении номенклатуры дел организации на основе типовой номенклатуры дел индексы дел, заголовок каждого дела и сроки хранения дел переносятся в нее без изменений;

● при составлении номенклатуры дел организации на основе примерной номенклатуры дел индексы включаемых в нее дел присваиваются с учетом принятых в организации правил индексации дел, соответствующих установленным Инструкцией № 4 требованиям.

Таким образом, если ранее Инструкция № 4 допускала при использовании типовой номенклатуры дел конкретизировать заголовки дел в номенклатуре дел организации с учетом специфики формирования дел в данной организации, то в новой редакции Инструкции № 4 такая возможность отсутствует.

Возможность конкретизации в номенклатуре дел организации заголовков дел сохранена только при использовании примерной номенклатуры дел. В т.ч. сохранена возможность включения в номенклатуру дел организации нескольких заголовков дел по одному заголовку примерной номенклатуры, а также объединения и включения в номенклатуру дел организации под одним заголовком нескольких заголовков дел примерной номенклатуры при условии, что для них установлены одинаковые сроки хранения.

Также в Инструкции № 4 сохранена норма, обязывающая составлять номенклатуру дел в каждой организации независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел.

Принципы построения номенклатуры дел организации (структурный, функциональный, структурно-функциональный) в Инструкции № 4 не изменились. В то же время скорректирован порядок систематизации разделов номенклатуры дел, построенной по структурному или структурно-функциональному принципам. Если ранее Инструкция № 4 устанавливала, что независимо от принципа построения сводной номенклатуры дел и утвержденной структуры организации в первый раздел должны были включаться дела службы ДОУ, то согласно ч. 6 п. 147 новой редакции Инструкции № 4 в начале номенклатуры дел организации в качестве самостоятельных разделов (подразделов) должны указываться наименования органов управления и контрольных органов организации (при их наличии), а дела службы ДОУ должны включаться в первый раздел номенклатуры дел организации только в случае отсутствия в организации таких органов управления.

Отметим, что согласно ст. 33 Закона № 2020-XІІ высшим органом управления хозобщества является общее собрание участников хозобщества (в хозобществе, состоящем из одного участника, полномочия общего собрания участников хозобщества осуществляет этот участник). Также в хозобществе образуются такие органы управления, как:

● совет директоров (наблюдательный совет);

● коллегиальный исполнительный орган (правление или дирекция) и (или) единоличный исполнительный орган (директор или генеральный директор).

Контрольным органом хозобщества является ревизионная комиссия или ревизор хозобщества, при этом общим собранием участников хозобщества могут быть образованы и иные контрольные органы, если это предусмотрено уставом в соответствии с Законом № 2020-XII.

Из Инструкции № 4 исключена норма, согласно которой наименования временно действующих коллегиальных органов в порядке значимости должны были указываться в конце номенклатуры дел в качестве самостоятельных разделов. В то же время требование включать в конец номенклатуры дел организации самостоятельным разделом дела общественной организации (при ее наличии в организации) в Инструкции № 4 сохранено (п. 143 Инструкции № 4).

В новой редакции Инструкции № 4 установлен четкий порядок согласования номенклатур дел организациями, являющими и не являющимися источниками комплектования государственных архивов (п. 139 Инструкции № 4):

● номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования республиканских государственных архивов, согласовываются с соответствующими государственными архивами;

● номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования областных и зональных государственных архивов, согласовываются с соответствующими государственными архивами, а по решению структурных подразделений по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов – с соответствующими структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов;

● номенклатуры дел организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с Центральной экспертной комиссией (далее – ЦЭК) вышестоящих организаций (при их наличии).

Периодичность согласования номенклатур дел организаций не изменилась – номенклатуры дел подлежат согласованию один раз в 5 лет, а также после значительных изменений в структуре и (или) функциях (направлениях деятельности) организации независимо от срока предыдущего согласования.

Также в новой редакции Инструкции № 4 конкретизировано количество экземпляров, в которых должны составляться номенклатуры дел организаций (п. 140 Инструкции № 4):

● номенклатуры дел организаций, подлежащие согласованию с республиканскими, областными и зональными государственными архивами, должны составляться в 3 экз. (первый экземпляр хранится в службе ДОУ (у лица, ответственного за ДОУ), второй передается в архив организации, третий – в государственный архив, источником комплектования которого является организация);

● номенклатуры дел организаций, подлежащие согласованию со структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов составляются в 3 экз. (первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе ДОУ (у лица, ответственного за ДОУ), второй передается в архив организации, третий – в структурное подразделение по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета для согласования, а после согласования – в государственный архив, источником комплектования которого является организация);

● номенклатуры дел организаций, подлежащие согласованию с ЦЭК вышестоящих организаций, составляются в 3 экз. (первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе ДОУ (у лица, ответственного за ДОУ), второй передается в архив организации, третий – в вышестоящую организацию);

● номенклатуры дел организаций, не подлежащие согласованию с государственными архивами, структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов, ЦЭК вышестоящих организаций, составляются в 2 экз. (первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе ДОУ (у лица, ответственного за ДОУ), второй передается в архив организации).

В Инструкции № 4 сохранена этапность подготовки, утверждения и предоставления для использования номенклатуры дел организации. Номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, а также номенклатур дел общественных организаций (при их наличии). После утверждения сводной номенклатуры дел организации из нее делаются выписки по разделам, которые заверяются в установленном порядке и передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях.

Номенклатура дел организации является рабочим документом, в который под резервными индексами могут включаться заголовки дел, заведенных в организации в течение делопроизводственного года и не предусмотренных на этапе ее составления, в ней могут делаться отметки о передаче дел в другую организацию или другое структурное подразделение, о лицах, ответственных за формирование дел, о количестве томов (частей) каждого заведенного дела и др. Поэтому составление и использование номенклатуры дел организации в виде электронного документа невозможно.

В то же время учитывая широкое применение в деятельности организаций разнообразных программных, программно-аппаратных и программно-технических средств, в целях совершенствования документационных процессов, сокращения документооборота, экономии времени на работу с документами, в новую редакцию Инструкции № 4 включена норма, допускающая вместо выписок из номенклатуры дел использовать электронное отображение номенклатуры дел организации при условии обеспечения доступа к нему всех работников организации (ч. 2 п. 141 Инструкции № 4). При применении данной нормы на практике организации вправе самостоятельно определять, каким именно образом обеспечивать доступ работников к электронному отображению номенклатуры дел. Например, такое электронное отображение может быть размещено в автоматизированной системе документационного обеспечения управления с предоставлением права доступа к нему каждому работнику.

Ряд изменений претерпела форма номенклатуры дел организации.

Сравнение изменений в заголовках граф номенклатуры дел в предыдущей и новой редакциях Инструкции № 4

Как видно, название гр. 1 номенклатуры дел изменений не претерпело. Вместе с тем в подп. 149.1 п. 149 новой редакции Инструкции № 4, устанавливающем требования к заполнению этой графы, включена ч. 3, устанавливающая, что индексы дел, в которые помещены документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения или информацию, составляющую коммерческую тайну, дополняются через дефис соответственно строчными литерами «дсп» или «кт» в порядке, установленном актами законодательства (в предыдущей редакции Инструкции № 4 эта норма отсутствовала).

Данная норма введена в новую редакцию Инструкции № 4 на основании положений п. 11, 12 и 23 Положения о порядке проставления ограничительного грифа «Для служебного пользования», грифа «Коммерческая тайна» и ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения и информацию, составляющую коммерческую тайну, утв. постановлением Совета Министров от 12.08.2014 № 783.

Из заголовка гр. 2 формы номенклатуры дел исключена позиция, предусматривавшая необходимость указания в этой графе наряду с заголовком дела также заголовка его тома или части. Данная корректировка обусловлена тем, что разделение дела на тома или части осуществляется в процессе ведения дела в течение года, предусмотреть наличие и количество томов или частей в номенклатуре дел на этапе ее составления и утверждения невозможно, в связи с чем отсутствует и техническая возможность внесения заголовков томов, частей в номенклатуру дел. Заголовки томов, частей дел отражаются на их обложках в процессе ведения в делопроизводстве, а после окончания делопроизводственного года заголовки уточняются в случае, если они подлежат передаче на хранение в архив организации, т.е. имеют постоянный или временный (свыше 10 лет) срок хранения. В последнем случае уточненные заголовки каждого тома, части дела включаются в описи дел структурного подразделения, составляемые при передаче дел в архив организации, где учитываются под самостоятельными номерами.

На этом же основании в форме номенклатуры дел скорректированы заголовки гр. 3 (количество томов, частей каждого дела указывается в номенклатуре дел по окончании делопроизводственного года, что закреплено в подп. 149.3 п. 149 Инструкции № 4) и гр. 4 (в номенклатуру дел заголовки томов, частей не включаются, а предусмотренный в номенклатуре срок хранения дела применяется в отношении каждого его тома или части).

В контексте изложенного выше представляется целесообразным раскрыть различия между понятиями «том дела» и «часть дела».

На тома дело делится по формальному признаку с учетом установленных ограничений по его объему (дело механически делится на тома в случае, если количество листов в нем превышает 300 или его толщина превышает 40 мм, что закреплено в п. 155 новой редакции Инструкции № 4).

Части выделяются в составе дела на основании одного из принципов систематизации документов в деле, закрепленных в п. 156 Инструкции № 4: вопросно-логического (в соответствии с вопросом (предметом), к которому относятся документы дела), корреспондентского (в соответствии с наименованиями адресатов, с которыми ведется переписка) и др.

Следует обратить внимание, что Инструкцией № 4, иными НПА деление на тома или части электронных дел не предусмотрено, что обусловлено особыми технологиями формирования электронных дел и их передачи в архив организации.

В заголовке гр. 4 формы номенклатуры дел также дополнительно отражено, что срок хранения дела может определяться не только в соответствии с перечнем, но и в соответствии с иными НПА, устанавливающими сроки хранения документов.

Виды перечней, которые могут использоваться при составлении номенклатуры для определения сроков хранения дел, конкретизированы в п. 144 Инструкции № 4 и основаны на предписаниях ст. 4 Закона от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве»:

● перечень типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (установлен постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140 «О перечне типовых документов»);

● перечни документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных государственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов и (или) организаций, с указанием сроков хранения (устанавливаются ЛПА госорганов, иных госорганизаций);

● перечни документов, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения (устанавливаются ЛПА негосударственных организаций).

При составлении номенклатуры дел в конкретной организации при необходимости может использоваться как один из трех указанных выше видов перечней, так и их совокупность (например, перечень типовых документов и перечень документов государственного органа; перечень типовых документов и перечень документов негосударственной организации).

При этом следует учитывать, что перечень типовых документов может применяться всеми организациями независимо от формы собственности, а перечни документов, устанавливаемые государственными органами, иными государственными организациями, негосударственными организациями, – только теми организациями, которые подчинены установившему соответствующий перечень госоргану, госорганизации либо негосударственной организации (входят в состав, систему этого госоргана, госорганизации, негосударственной организации)

В подп. 149.4 п. 149 Инструкции № 4 конкретизировано, что в случае указания срока хранения дела по иному НПА в гр. 4 номенклатуры дел дополнительно указываются вид и название соответствующего утвержденного НПА, а также вид, дата и регистрационный номер утверждающего его НПА или вид соответствующего НПА, его дата и регистрационный номер (при указании срока хранения согласно перечню или перечням их виды и иные данные в гр. 4 номенклатуры дел не указываются, т.к. отражаются в конце содержательной части номенклатуры дел перед подписью руководителя службы ДОУ или лица, ответственного за ДОУ).

Отметим, что аналогичное дополнение, предусматривающее наряду с перечнями указание сроков хранения дел и по иным НПА, внесено и в гр. 7 формы акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, установленной в приложении 10 к Инструкции № 4.

В новой редакции Инструкции № 4 сохранена норма, согласно которой сроки хранения документов, не отраженных в перечнях, иных НПА, определяются ЦЭК или экспертными комиссиями (далее – ЭК) организаций по согласованию с государственными архивами, структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов или ЦЭК вышестоящих организаций в порядке, установленном для согласования номенклатур дел (ч. 2 подп. 149.4 п. 149 Инструкции № 4). В этом случае в гр. 4 номенклатуры дел указывается только установленный ЦЭК или ЭК срок хранения дела, а сведения о датах и регистрационных индексах протоколов заседаний ЦЭК (ЭК) организации, в соответствии с которыми установлены сроки хранения документов, отражаются в гр. 5 «Примечание» номенклатуры дел, что следует из нормативных предписаний подп. 149.5 п. 149 Инструкции № 4.

4. Изменения в требованиях к экспертизе ценности документов.

Существенно сокращена гл. 13 «Экспертиза ценности документов» в новой редакции Инструкции № 4. Поскольку вопросы создания и деятельности ЦЭК (ЭК) организации, ее задачи и функции подробно раскрыты в Правилах № 143, в соответствующей главе новой редакции Инструкции № 4 оставлено лишь три пункта, в которых дается отсылка на указанные Правила № 143, а также содержатся нормы, устанавливающие, что непосредственный отбор документов на хранение в архив организации и выделение к уничтожению производится работниками структурных подразделений организации, в процессе деятельности которых они были образованы (в бесструктурных организациях – работниками, ответственными за документационное обеспечение отдельных управленческих функций (направлений деятельности) организации), а по результатам экспертизы ценности и отбора документов на хранение или уничтожение составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

5. Изменения в требованиях к формированию, оформлению, составлению и хранению дел, а также хранению документов.

Не претерпели существенных изменений в новой редакции Инструкции № 4 требования к:

● формированию дел (гл. 12);

● оформлению дел (гл. 14);

● составлению описей дел структурных подразделений (гл. 15);

● передаче дел в архив организации (гл. 16);

● уничтожению документов с истекшими сроками хранения (гл. 17);

● оперативному хранению документов (гл. 18).

Особое внимание при анализе изменений в этих главах стоит обратить на некоторые новации в части полного оформления дел, осуществляемого на этапе их подготовки к передаче на хранение в архив.

Так, в ч. 7 п. 165 новой редакции Инструкции № 4 уточнено, что при нумерации в деле конвертов с вложениями вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте либо каждый лист вложения в конверте (предыдущая редакция Инструкция № 4 предусматривала только нумерацию вложений и не учитывала того, что вложения могут состоять из нескольких листов).

На этом основании в новой редакции Инструкции № 4 скорректирована форма листа – заверителя дела (приложение 7 к новой редакции Инструкции № 4), в которой наряду с общим количеством листов в деле должны при наличии отдельно указываться также литерные номера листов, пропущенные номера листов, номера листов с наклеенными фотографиями и документами, номера конвертов с вложениями и количество вложений (листов вложений).

В подп. 169.7 п. 169 новой редакции Инструкции № 4 уточнены требования к оформлению на обложке дела срока его хранения. В частности, установлено, что срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел, однако при этом на обложке дела не указываются дополнительные условия выделения документов к уничтожению или их хранения в течение определенного срока (дополнительные условия выделения документов к уничтожению включаются в номенклатуру дел в соответствии с перечнем, использованным при ее составлении, например, «после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства», «после замены новыми» и др.). В то же время в этом же подпункте определено, что если в период формирования дела срок хранения изменялся, то на обложке дела прежний срок хранения заключается в скобки, а выше указывается новый срок хранения или оформляется новая обложка дела.