Легализация документов: апостиль

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 25 июля 2024 г.

Освещаются особенности проставления апостиля как процедуры легализации документов.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Конвенция, отменяющая требования легализации иностранных официальных документов, от 05.10.1961 (далее – Гаагская конвенция)

● Налоговый кодекс (далее – НК)

● Закон от 28.10.2008 № 433-З «Об основах административных процедур» (далее – Закон № 433-З)

● Указ Президента от 04.09.2023 № 278 «О порядке выдачи документов и совершения действий» (далее – Указ № 278)

● постановление Совета Министров от 15.12.1992 № 754 «О мерах по реализации положений Гаагской конвенции от 5 октября 1961 г., отменяющих необходимость легализации иностранных официальных документов» (далее – Постановление № 754)

Чтобы официальные документы, составленные на территории Республики Беларусь госорганами или организациями, имели юридическую силу за пределами Республики Беларусь, их нужно легализовать.

Легализация документов может осуществляться в форме:

● проставления апостиля для документов, представляемых в странах – участницах Гаагской конвенции. Следовательно, действие Гаагской конвенции распространяется на официальные документы, которые совершены на территории одной страны-участницы и должны быть представлены на территории другой страны-участницы;

● консульской легализации для документов, представляемых в странах, не являющихся участницами Гаагской конвенции.

Основное отличие консульской легализации от проставления апостиля – это территория, на которой действителен документ. Так, документ с апостилем действителен во всех странах, присоединившихся к Гаагской конвенции, а документ с консульской легализацией – только в стране, для которой он легализован.

Апостиль – это удостоверение подлинности подписи и статуса лица, подписавшего документ, подлинности печати или штампа, которыми скреплен этот документ.

Предусмотренный ст. 3 Гаагской конвенции апостиль проставляется на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом. Апостиль должен соответствовать образцу, приложенному к Гаагской конвенции, и может быть составлен на официальном языке выдавшего органа. Имеющиеся в апостиле пункты могут быть изложены на втором языке. Заголовок Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961) должен быть на французском языке (ст. 4 Гаагской конвенции).

В каждой стране своя форма апостиля.

Форма апостиля, проставляемого уполномоченными госорганами Республики Беларусь, установлена Постановлением № 754. Апостиль проставляется на самом документе либо на отдельном листе, скрепляемом с документом, путем проставления оттиска штампа апостиля либо проставления апостиля с использованием технических средств или специальных материалов.

После проставления апостиля официальный документ приобретает юридическую силу на территории всех стран – участниц Гаагской конвенции.

Согласно ст. 1 Гаагской конвенции она распространяет свое действие на следующие официальные документы:

● документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;

● административные документы;

● нотариальные акты;

● официальные пометки, такие как отметки о регистрации, визы, подтверждающие определенную дату, заверение подписи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса.

В зависимости от того, кем выдан документ, за проставлением апостиля на территории Республики Беларусь необходимо обращаться в (п. 2 Постановления № 754):

● главные управления юстиции областных, Минского городского исполкомов – если документ исходит из судов, нотариальных архивов, а также от нотариусов;

● Минобразования – если документ исходит из учреждений образования;

● Департамент по архивам и делопроизводству Минюста – если документ исходит из государственных архивов Республики Беларусь.

Если указанные документы поступили из диппредставительств и консульских учреждений Республики Беларусь либо истребованы ими, апостиль на них проставляет МИД. Также МИД проставляет апостиль на всех иных видах документов.

Апостиль проставляется на оригинале документа, нотариально заверенных копиях или переводе этого документа, но чаще всего на оригинале документа. Если в иностранное государство представляется копия документа, а не оригинал, или на оригинал невозможно поставить апостиль (например, на оригинал паспорта апостиль не ставят), то сначала нужно сделать копию документа, удостоверить ее у нотариуса, а затем обратиться в главное управление юстиции, чтобы апостилировать подпись нотариуса.

Проставление апостиля – это административная процедура, которая осуществляется в порядке, установленном п. 18.19 перечня административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан, утв. Указом Президента от 26.04.2010 № 200.

За осуществлением этой процедуры может обращаться как само заинтересованное лицо, на чье имя выдан документ, подлежащий легализации, так и представитель этого лица (ст. 8 Закона № 433-З).

Срок осуществления процедуры – 1 день со дня предъявления документа, а при необходимости проведения специальной проверки, запроса документов и (или) сведений от других госорганов, иных организаций – 15 дней.

За проставление апостиля на одном документе нужно уплатить 5 БВ (п. 36 приложения 12 к НК и п. 94 приложения 22 к НК).

Иностранный гражданин и лицо без гражданства, находящиеся за пределами Республики Беларусь, за проставлением апостиля на официальном документе, составленном на территории Республики Беларусь, должны обращаться в соответствующее диппредставительство, консульское учреждение Республики Беларусь. В этом случае срок осуществления процедуры – 5 дней со дня получения необходимых документов из Республики Беларусь, а стоимость такой процедуры составит 50 EUR (п. 36 приложения 12 к НК).

Следует обратить внимание, что согласно положениям Гаагской конвенции проставление апостиля не требуется, если законы, правила или обычаи, действующие в государстве, в котором представлен документ, либо если договоренность между двумя или несколькими договаривающимися государствами, отменяют или упрощают данную процедуру или освобождают документ от легализации (ст. 3 Гаагской конвенции). Поэтому существует особенность представления документов, исходящих из государств, с которыми Республика Беларусь имеет действующие двусторонние договоры о правовой помощи.

Между рядом государств действуют двусторонние договоры, позволяющие обходиться без дополнительных процедур, – документы принимают так, как они выданы, без дополнительного удостоверения.

Например, между Республикой Беларусь и Российской Федерацией 08.12.1999 заключен Договор о создании Союзного государства, в его исполнение приняты иные правовые акты, на основании которых можно говорить о взаимном признании официальных документов, исходящих от уполномоченных органов 2 государств. В связи с этим официальные документы, исходящие от уполномоченных органов Российской Федерации, принимаются на территории Республики Беларусь без легализации и, соответственно, наоборот.

Двусторонними договорами может быть предусмотрено нотариальное заверение перевода официального документа.

Для некоторых видов документов необходима только консульская легализация, а не апостиль. Так, Гаагская конвенция не распространяется (ст. 1) на документы, совершенные дипломатическими или консульскими агентами, а также на административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции.

Поскольку есть страны, которые не признают присоединения других участников к Гаагской конвенции, при наличии документов с апостилем в таких странах также могут возникнуть затруднения с их подачей.