Личные дела работников: новый порядок ведения и особенности применения

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 20 августа 2024 г.

В материале, созданном по итогам вебинара по теме «Личные дела работников: новый порядок ведения и особенности применения», рассматриваются основные моменты в ведении личных дел, которые изменились с принятием новой Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29, а также даются ответы на вопросы участников вебинара.

СОДЕРЖАНИЕ

Пункт 1. Изменения в общем порядке ведения личных дел

Пункт 2. Изменения в составе документов личного дела. Расположение документов личного дела по новым правилам

Пункт 3. Порядок прекращения ведения личных дел в коммерческой организации частной формы собственности

Пункт 4. Ответы на вопросы участников вебинара

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Трудовой кодекс (далее – ТК)

● Декрет Президента от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций (далее – Декрет № 5)

● Закон от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных» (далее – Закон № 99-З)

● Закон от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах» (далее – Закон № 130-З)

● Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29 (далее – Инструкция № 29)

● Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4)

Пункт 1. Изменения в общем порядке ведения личных дел

С 02.06.2024 вступила в силу Инструкция № 29, которая заменила Инструкцию о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2), просуществовала в почти неизменном виде 20 лет.

Рассматриваются основные моменты в ведении личных дел, которые изменились с принятием новой Инструкции № 29.

Таблица 1

Сравнение порядка ведения личных дел, предусмотренного в утратившей силу Инструкции № 2 и новой Инструкции № 29

Пункт 2. Изменения в составе документов личного дела. Расположение документов личного дела по новым правилам

Изменения в составе документов личного дела:

1. Документы в личном деле располагаются в другом порядке.

Ранее в Инструкции № 2 документы личного дела формировались в следующем порядке:

● дополнение к личному листку по учету кадров;

● личный листок по учету кадров;

● автобиография;

● копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

● заявление о приеме на работу;

● копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

А затем (при необходимости для отдельных категорий работников) помещались следующие документы:

● декларация о доходах;

● обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции;

● контракт (госслужащих);

● справка-объективка;

● анкета и т.д.

Теперь в Инструкции № 29 действует новый порядок расположения документов, который немного отличается от привычного порядка, но вместе с тем выглядит логичнее предыдущего.

Таблица 2

Порядок расположения документов личного дела (п. 8 Инструкции № 29)

Как и прежде, документы личного дела помещаются в папку, обложка которой оформляется по форме согласно приложению 3 к Инструкции № 29.

Также, в п. 9 Инструкции № 29 определен перечень документов, которые могут включаться в личное дело в процессе его ведения. Данный перечень по сравнению с Инструкцией № 2 был изменен и расширен.

Таблица 3

Перечень документов, которые могут включаться в личное дело

(п. 9 Инструкции № 29)

В новой Инструкции № 29 расширен перечень документов, включаемых в личное дело «по решению руководителя организации» (п. 10 Инструкции № 29):

● контракт (трудовой договор) с работником;

● иные документы, послужившие основанием для издания распорядительных документов, предусмотренные абз. 5–7 п. 9 Инструкции № 29 (о переводе, продлении контракта, установлении неполного рабочего времени и т.д.). Например, заявления, уведомления, докладные записки и т.д.;

● документы, подтверждающие уровень владения иностранным языком (Инструкцией № 2 не были предусмотрены);

● копии (выписки из) распорядительных документов организации о предоставлении социальных отпусков (по Инструкции № 2 не нужно было включать);

● копии (выписки из) распорядительных документов организации (учредителя, должностного лица, коллегиального органа) о дисциплинарном взыскании, которые не включаются во внутреннюю опись документов личного дела и подлежат изъятию из личного дела после снятия или погашения дисциплинарного взыскания (по Инструкции № 2 не нужно было включать);

● иные документы, предоставленные работником либо полученные организацией в случаях, предусмотренных законодательством, которые не включаются во внутреннюю опись документов личного дела и подлежат изъятию из личного дела при передаче личного дела в архив организации.

Ранее в Инструкции № 2 по решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включались только трудовые договоры (контракты) с работниками.

2. Из личного дела были исключены автобиография и договор о материальной ответственности.

С 02.06.2024 автобиографию не нужно включать в личное дело и, соответственно, она перестала существовать как документ (т.к. ст. 26 ТК не включает автобиографию в качестве обязательного документа, запрашиваемого при приеме на работу). Некоторые эксперты, руководствуясь ст. 26 ТК, уже давно высказывали мнение, что автобиография не является обязательным документом и ее запрашивать у работника не обязательно. С появлением Инструкции № 29 данный вопрос был урегулирован.

Договор о материальной ответственности с появлением Инструкции № 29 также не должен включаться в личное дело. Так, в организации целесообразно завести отдельное дело, в которое необходимо помещать договоры о материальной ответственности.

3. На смену «Дополнения к личному листку по учету кадров» были введены «Общие сведения о работнике».

«Общие сведения о работнике» по форме и составу сведений схожи с «Дополнением к личному листку по учету кадров», но дополнительно содержат:

● сведения о привлечении работника к дисциплинарной ответственности (досрочном снятии дисциплинарного взыскания);

● характеристику работника, отражающую его профессиональные, деловые и моральные качества (заполняется при увольнении);

● сведения об организациях, направивших запросы на предоставление характеристики (наименование организации, дата и номер запроса), дату и номер ответов на запросы о предоставлении характеристики (заполняется после прекращения трудового договора).

4. Были изменены формы некоторых документов (форма внутренней описи, личный листок по учету кадров, журнал учета личных дел).

Новая форма внутренней описи содержится в приложении 6 к Инструкции № 4. Форма практически не претерпела изменений. Поменялся порядок расположения граф и была исключена графа «Дата включения документов в личное дело».

Были внесены изменения в форму личного листка по учету кадров:

● появился новый пункт – «Если изменялись фамилия, собственное имя, отчество – указать прежние»;

● не нужно указывать пол;

● не нужно указывать некоторые сведение об образовании: местонахождение учебного заведения, факультет (отделение), год поступления, номер диплома;

● расширились сведения о составе семьи. Теперь нужно не только перечислить членов семьи с возрастом, но и указать место работы, должность, адрес места жительства и контактные данные супруга (супруги), несовершеннолетних детей, а также совместно проживающих совершеннолетних близких родственников. Полагаем, такие сведения были включены с целью возможности выйти на связь с близкими родственниками в случае «исчезновения» работника;

● теперь такие данные, как награды, участие в выборных законодательных и представительных органах, научные труды и т.д., указываются работником по желанию;

● изменились наименования граф журнала учета личных дел, но состав вносимых в журнал сведений остался прежним.

Пункт 3. Порядок прекращения ведения личных дел в коммерческой организации частной формы собственности

Если было принято решение прекратить ведение личных дел, то необходимо:

● издать приказ о прекращении ведения личных дел;

● оформить личные дела для сдачи в архив;

● сделать отметку в журнале о сдаче личных дел в архив.

Алгоритм действий нанимателя при прекращении ведения личных дел:

Шаг 1. Издание приказа.

Пример 1. Образец приказа о прекращении ведения личных дел работников (фрагмент)

 Шаг 2. Оформление личного дела для сдачи в архив организации.

Для того чтобы сдать личные дела в архив организации, необходимо:

1. Пронумеровать листы личного дела.

Листы в деле, кроме листа-заверителя дела, нумеруются в правом верхнем углу лицевой стороны, не задевая текста документов, арабскими цифрами черным графитным карандашом. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается.

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Лист-заверитель дела не нумеруется. Подробные правила нумерации документов дела установлены Инструкцией № 4.

2. Дооформить внутреннюю опись личного дела.

3. Составить лист-заверитель личного дела (приложение 7 Инструкции № 4).

4. Дооформить обложку личного дела.

5. Включить копию приказа о прекращении ведения личных дел в личное дело и отразить это во внутренней описи.

Срок хранения личных дел – 55 лет.

Шаг 3. Сделать отметку о сдаче в архив в журнале учета личных дел.

 Пример 2. Образец записи в журнале учета личных дел (фрагмент)

Пункт 4. Ответы на вопросы участников вебинара

Вопрос 1. Нужно ли приводить в соответствие с Инструкцией № 29 личные дела, которые были оформлены до 02.06.2024?

Согласно ч. 1 ст. 66 Закона № 130-З НПА не имеет обратной силы, т.е. не распространяет свое действие на отношения, возникшие до его вступления в силу.

Таким образом, личные дела, созданные до 02.06.2024, переоформлению не подлежат.

Вместе с тем документы, подлежащие включению в личное дело в процессе их ведения по новой Инструкции № 29, включаются в него по новым правилам. Например, до 02.06.2024 в личное дело не требовалось включать копию распорядительного документа о продлении контракта. Соответственно, после 02.06.2024 данный документ подлежит включению в личное дело. Если распорядительный документ о продлении контракта будет издан после 02.06.2024, то его нужно будет включить в личное дело.

Также, Департамент по архивам и делопроизводству рекомендует в личное дело включить новую форму «Общие сведения о работнике».

Вопрос 2. Как вести личное дело работника, если по основной работе он работает по профессии рабочего, а по внутреннему совместительству является специалистом?

Если в организации личные дела на других служащих и рабочих не ведутся, то при приеме на работу специалиста по внутреннему совместительству следует завести личное дело, в которое включить документы, полученные и оформленные при приеме на работу по внутреннему совместительству. Помещать в данное личное дело документы по основному месту работы (по рабочей профессии) не нужно. Датой начала ведения личного дела будет являться дата приказа о приеме на работу работника специалистом по совместительству (абз. 8 п. 169.5 Инструкции № 4).

Вопрос 3. Какой порядок заведения личного дела на работника в случае его перевода с профессии рабочего на должность специалиста?

Личное дело необходимо оформить с момента перевода и включить в него документы, полученные и оформленные при переводе на должность специалиста. Помещать в данное личное дело документы по предыдущей (рабочей) профессии не нужно. Датой начала ведения личного дела будет являться дата приказа о переводе на должность специалистом (абз. 8 п. 169.5 Инструкции № 4).

Вопрос 4. Можно ли включать в личное дело медработника копии удостоверений о присвоении категории и в каком порядке?

Инструкцией № 29 не предусмотрено включение в личное дело копий удостоверений о присвоении категорий медработникам.

Вместе с тем согласно абз. 5 п. 9 Инструкции № 29 в процессе ведения личного дела в него помещаются копии (выписки из) распорядительных документов о присвоении квалификационных категорий.

Копии документов о подготовке, переподготовке, повышении квалификации и стажировке включаются в личное дело как при формировании, так и в процессе ведения.

Вопрос 5. Необходимо ли заполнять личные листки по учету кадров при приеме на работу, если в коммерческой организации принято решение о прекращении ведения личных дел?

Заполнение личного листка по учету кадров предусмотрено Инструкцией № 29 при формировании личного дела. Таким образом, если в организации было принято решение прекратить ведение личных дел, то заполнять личный листок по учету кадров не требуется.

Вопрос 6. Подлежат ли включению в личное дело копии удостоверений о награждении почетным знаком «Отличник здравоохранения Республики Беларусь»?

Пунктом 9 Инструкции № 29 предусмотрено включение в личное дело копии (выписки из) документов о награждении госнаградами Республики Беларусь.

Почетный знак «Отличник здравоохранения Республики Беларусь» не относится к госнаградам (ст. 4 Закона от 18.05.2004 № 288-З «О государственных наградах Республики Беларусь»). Соответственно, включать копию удостоверения в личное дело не следует.

Вместе с тем в личное дело необходимо включать копии (выписки из) распорядительных документов вышестоящего органа, иной сторонней организации о награждении, поощрении работника (п. 9 Инструкции № 29). Так, в личное дело необходимо включить копию распорядительного документа о награждении почетным знаком «Отличник здравоохранения Республики Беларусь».

Вопрос 7. Необходимо ли заводить новый журнал регистрации личных дел, предусмотренный Инструкцией № 29, или можно продолжать вести старый журнал, предусмотренный Инструкцией № 2?

Согласно ч. 1 ст. 66 Закона № 130-З НПА не имеет обратной силы, т.е. не распространяет свое действие на отношения, возникшие до его вступления в силу.

Таким образом, заводить новый журнал не нужно.

Вопрос 8. Является ли обязательным запрос характеристики для частной организации?

Согласно п. 11 Декрета № 5 наниматели вправе при приеме на работу работника запрашивать характеристику с предыдущих мест его работы.

Наниматели обязаны запрашивать характеристику при приеме на работу работника в госорганы, иные госорганизации, а также организации, более 50 % акций (долей в уставном фонде) которых находится в госсобственности.

Так, для частных организаций запрос характеристик не является обязательной процедурой.

Вопрос 9. В какой форме хранится информация на работников, если организация приняла решение не вести личные дела?

Если организация приняла решение не вести личные дела, то она вправе самостоятельно определять, в какой форме хранить информацию: вносить информацию в базу, хранить копии документов в отдельных делах, хранить сканы документов и т.д.

Однако следует помнить, что согласно Закону № 99-З запрещается избыточная обработка персональных данных. Например, запрещено хранить копии паспортов работников и иные документы, не предусмотренные законодательством.

Вопрос 10. Возможно ли в частной организации принять решение о том, что личные дела не ведутся, папки с личными делами переименовать, например, в «досье работника», и наполнять эти папки по своему усмотрению без соблюдения требований Инструкции № 29?

Законодательством не предусмотрено «переформирование» личных дел в иное дело или досье. Так, если в организации было принято решение прекратить ведение личных дел, то необходимо их оформить по правилам делопроизводства для передачи в архив организации и в дальнейшем передать в архив организации.

После прекращения ведения личных дел допускается использовать любую форму систематизации документов, в т.ч. и «досье работника».

Вопрос 11. Если частная организация приняла решение продолжить ведение личных дел, обязана ли она вести их в соответствии с Инструкцией № 29 (в т.ч. делать запросы)?

Если организация решила не прекращать ведение личных дел, то обязана продолжать их вести по правилам новой Инструкции № 29.

Делать запросы согласно Декрету № 5 обязательно для госорганов, иных госорганизаций, а также организаций, более 50 % акций (долей в уставном фонде) которых находится в госсобственности. Для организаций частных форм собственности соблюдение требований Декрета № 5 не является обязательным.

Вопрос 12. В какой архив передаются личные дела работников частной организации: в архив организации или в государственный архив?

Организации частных форм собственности не являются источниками комплектования государственных архивов. Дела подлежат передаче в архив организации.

Вопрос 13. Должны ли вести личные дела ИП на своих работников?

С 02.06.2024 личные дела обязаны вести только госорганизации. Организации частной формы собственности, а также ИП личные дела могут не вести.

Ситуация 1. Руководителем организации было принято решение не продолжать ведение личных дел.

Каким образом хранятся копии документов об образовании, заявления и прочие документы после принятия решения о прекращении ведения личных дел?

Необходимо ли получать согласие работника на обработку персональных данных в случае принятия решения прекратить ведение личных дел?

Если было принято решение прекратить ведение личных дел, то способ хранения запрашиваемых документов можно определить самостоятельно. Например, завести отдельные дела для заявлений о приеме на работу, переводе, увольнении и т.д., для копий документов об образовании.

Согласие субъекта персональных данных на обработку персональных данных не требуется, когда обработка персональных данных осуществляется при оформлении трудовых (служебных) отношений, а также в процессе трудовой деятельности субъекта персональных данных в случаях, предусмотренных законодательством (абз. 8 ст. 6 Закона № 99-З). Таким образом, обработка персональных данных работников в объеме, предусмотренном законодательством о труде, осуществляется без их согласия. Форма систематизации нанимателем определяется самостоятельно (ведение личного дела или хранение отдельно в папке и т.д.). В случае принятия решения прекратить ведение личных дел получать согласие на обработку персональных данных при запросе документов, предусмотренных законодательством при приеме на работу, не требуется.

Ситуация 2. Приказ об увольнении работника издан заранее (за 2 нед.), а после издания приказа работника награждают и в личное дело подшивают копию распорядительного документа о награждении.

Какой датой будет завершено ведение данного личного дела?

Согласно абз. 8 п. 169.5 Инструкции № 4 крайними датами личного дела являются даты приказов (иных распорядительных документов) о приеме на работу (назначении на должность служащего) и увольнении (освобождении от занимаемой должности служащего) работника, на которого заведено дело, если иное не установлено законодательством.

Поскольку Инструкцией № 4 не определен иной порядок определения крайней даты личного дела, полагаем, что в данном случае датой окончания личного дела будет дата приказа об увольнении работника.

Ситуация 3. В частной организации принято решение продолжить ведение личных дел.

Нужно ли заполнять в «Общих сведениях о работнике» сведения об организациях, направивших запросы на предоставление характеристики, даты и номера ответов на запросы о предоставлении характеристики?

Если в частной организации было принято решение вести личные дела, то необходимо осуществлять их ведение в соответствии с Инструкцией № 29.

Таким образом, заполнение форм документов, включаемых в личное дело, является обязательным (в т.ч. и раздела «сведения об организациях, направивших запросы на предоставление характеристики, даты и номера ответов на запросы о предоставлении характеристики» в общих сведениях о работнике).

Ситуация 4. В частной организации принято решение перестать вести личные дела работников.

Как в таком случае сдавать в архив заявление о приеме (увольнении) работника после его увольнения?

Для заявлений можно завести отдельное дело и поименовать его «Документы, послужившие основанием для издания приказов». Срок хранения таких документов составляет 3 года (п. 679 перечня типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, являющегося приложением 1 к постановлению Минюста от 24.05.2012 № 140).

Ситуация 5. Личное дело на молодого специалиста было сформировано, но он был уволен в связи с призывом на военную службу. Прибыл на работу в июле 2024 г.

Нужно ли заводить новое личное дело или можно продолжить ведение старого?

Возвращение молодого специалиста выпадает на дату действия новой Инструкции № 29, и, соответственно, уже действует новый порядок ведения личных дел.

Согласно п. 19 Инструкции № 29 по решению руководителя организации может быть продолжено ведение ранее заведенного личного дела лица, повторно поступающего на работу в ту же организацию, если это личное дело не было передано на хранение в архив организации. В ином случае заводится новое личное дело.

Если личное дело работника к моменту его повторного приема на работу не было передано на хранение в архив организации, то допускается по решению руководителя продолжить ведение данного личного дела.