Согласование кадровых документов

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 6 августа 2024 г.

Освещаются вопросы правомерности и необходимости согласования юридической службой (юрисконсультом) кадровых документов, возложения обязанности согласования кадровых документов на юридическую службу (юрисконсульта) (с образцами необходимых документов).

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Трудовой кодекс (далее – ТК)

● Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4)

Порядок согласования кадровых документов юрисконсультом

Решение большинства кадровых вопросов требует глубоких познаний в области трудового права. Важна не только форма кадровых документов, но и соответствие их содержания нормам трудового законодательства. Именно поэтому необходимы проверка и согласование кадровых документов юрисконсультом. В свою очередь юрисконсульт должен нести ответственность за содержание согласованного им документа.

Пунктами 55, 56 Инструкции № 4 предусмотрены процедуры согласования проектов документов как со сторонними организациями и должностными лицами (внешнее согласование), так и с заинтересованными должностными лицами организации, в которой образуется документ (внутреннее согласование). Таким образом, согласование документов с юрисконсультом организации является внутренним согласованием, которое оформляется путем визирования юрисконсультом проекта документа.

Согласно п. 56 Инструкции № 4 реквизит «Виза» включает в себя наименование должности служащего лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату. Дата оформляется цифровым способом.

Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в тексте проекта документа не допускается. Замечания и дополнения излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается «Замечания прилагаются».

Инструкция № 4 не предусматривает, какие виды документов и с какими специалистами подлежат согласованию. Согласно ч. 8 п. 56 Инструкции № 4 перечень визирующих лиц определяется составителем документа исходя из его содержания и требований НПА, ЛПА. Таким образом, согласование юрисконсультом документов может быть предусмотрено ЛПА организации. Так, согласно п. 4, 5 Инструкции № 4 организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции № 4. Инструкции по делопроизводству организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с соответствующим государственным архивом или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов. Инструкции по делопроизводству организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с вышестоящими организациями (при их наличии). В числе прочего в инструкции по делопроизводству, действующей в организации, может быть определен перечень видов документов, подлежащих согласованию с юридическим отделом или с юрисконсультом.

Исходя из п. 56 Инструкции № 4 отказ юрисконсульта от визирования документа не допускается, если согласование им данного документа предусмотрено законодательством или ЛПА нанимателя. Неисполнение обязанности по визированию документа является нарушением трудовой дисциплины, за которое юрисконсульт может быть привлечен к дисциплинарной ответственности в соответствии с гл. 12 ТК.

Возложение обязанности согласования кадровых документов на юрисконсульта

Однако нередки случаи, когда в организации отсутствует инструкция по делопроизводству и обязанность юрисконсульта по визированию документов не закреплена в ЛПА. В такой ситуации работники отдела кадров задаются вопросом о том, каким образом на работников юридического отдела может быть официально возложена обязанность такого согласования.

Согласно ст. 20 ТК наниматель не вправе требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами. Из этого следует, что наниматель не вправе требовать от юрисконсульта согласования кадровых документов, если такая обязанность не возложена на него трудовым договором, должностной инструкцией и другими ЛПА. Возложить данную обязанность на юрисконсульта без его согласия наниматель также не вправе. А вопрос о том, может ли юрисконсульт быть уволен по п. 5 ч. 2 ст. 35 ТК в случае его отказа принять на себя обязанность по согласованию кадровых документов, представляется несколько спорным.

На первый взгляд, единственно возможным способом возложения на юрисконсульта обязанности по согласованию кадровых документов при его несогласии принять на себя данную обязанность является изменение существенных условий труда.

Согласно ст. 32 ТК в связи с обоснованными производственными, организационными или экономическими причинами наниматель имеет право в порядке, предусмотренном ТК, изменить существенные условия труда работника при продолжении им работы по той же квалификации, должности служащего (профессии рабочего), определенным в трудовом договоре.

Наниматель обязан предупредить работника об изменении существенных условий труда письменно не позднее чем за 1 мес. При отказе работника от продолжения работы с изменившимися существенными условиями труда трудовой договор прекращается по п. 5 ч. 2 ст. 35 ТК.

Однако проблема состоит в том, что к существенным условиям труда не относится трудовая функция, поскольку ее изменение является переводом. Из определения перевода, приведенного в ч. 1 ст. 30 ТК, можно сделать вывод, что любое изменение круга трудовых обязанностей работника, в т.ч. без изменения наименования должности служащего (профессии рабочего), может быть расценено как перевод.

В рассматриваемом случае обязанность по проверке и согласованию документов для подтверждения их соответствия законодательству свойственна должности юрисконсульта. Более того, никто, кроме работника, имеющего юридическое образование, не может оценить, соответствует ли содержание документа законодательству. Иными словами, согласование юрисконсультом кадровых документов для подтверждения их соответствия законодательству не может рассматриваться как работа по другой квалификации, должности служащего. Следовательно, возложение на юрисконсульта обязанности по такому согласованию не может считаться переводом.

Из изложенного следует, что возложение на юрисконсульта обязанности по согласованию кадровых документов необходимо осуществлять в порядке изменения существенных условий труда в соответствии со ст. 32 ТК. При этом в случае наличия в организации юридического отдела изменению подлежат существенные условия труда того работника, который будет фактически осуществлять согласование кадровых документов.

Пример 1.

Образец докладной записки о необходимости согласования работниками юридического отдела кадровых документов

Пример 2.

Образец приказа о возложении на работников юридического отдела обязанностей по согласованию кадровых документов