Завершенные делопроизводством дела организации после их надлежащего оформления подлежат передаче в архив организации. В архив передаются не все дела, а только те из них, которые имеют постоянный или долговременный (свыше 10 лет) срок хранения.

 Дела передаются в архив по описям.

Опись дел — это информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации, для учета дел. Опись дел служит также целям оперативного поиска дел в организации.

Как правило, в организации составляются три отдельные описи:

В некоторых организациях описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения могут не составляться (в связи с отсутствием соответствующих документов). В некоторых организациях может составляться опись дел со специальной документацией (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам, нормативно-технические документы и др.). Особенностью описи дел по личному составу является то, что она должна составляться во всех организациях.