Документы, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну: формирование и хранение дел с документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 30 декабря 2024 г.

Раскрываются вопросы ведения делопроизводства по документам, содержащим информацию, составляющую коммерческую тайну, в частности, формирование и хранение дел с документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну.

Общие положения о документах, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну

При определении порядка формирования и хранения дел с документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну, в целом следует учитывать положения инструкции по делопроизводству в организации, разработанной в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4, и Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19, в части, не противоречащей особенностям, определенным постановлением Совета Министров от 12.08.2014 № 783 «О служебной информации ограниченного распространения и информации, составляющей коммерческую тайну».

Документы, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, хранятся в сейфах, запираемых шкафах, хранилищах либо ящиках рабочего стола, исключающих доступ к документам сторонних лиц.

Хранение документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, в электронном виде осуществляется на электронных носителях, а также на средствах вычислительной техники (в т.ч. в информационных системах, предназначенных для обработки информации, распространение и (или) представление которой ограничено), не имеющих подключения к сетям электросвязи общего пользования (в т.ч. к сети Интернет).

Хранение электронных носителей с коммерческой тайной осуществляется в условиях, исключающих возможность хищения, приведения в негодность или уничтожения содержащейся на них информации.

За сохранность конкретного документа, содержащего информацию, составляющую коммерческую тайну, отвечает работник, получивший доступ к нему.

При переводе, перемещении или увольнении (освобождении от занимаемой должности служащего) работника имеющиеся у него документы и дела передаются по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел.

Пример 1. Примерная форма акта приема-передачи документов и дел, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, при переводе, перемещении или увольнении (освобождении от занимаемой должности служащего) работника

Формирование документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну

Исполненные документы, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, в организации формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации.

При централизованной системе ведения делопроизводства по документам, содержащим информацию, составляющую коммерческую тайну, дела формируются в службе документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) (у уполномоченного лица, выполняющего функции службы ДОУ).

При децентрализованной системе ведения делопроизводства формирование дел может осуществляться в службе ДОУ (у уполномоченного лица, выполняющего функции службы ДОУ) и в структурных подразделениях (у исполнителей, осуществляющих рассмотрение и хранение документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну).

Документы, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, могут формироваться в отдельные дела или с другими документами, не содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну, относящимися к одному вопросу.

Индекс дела с документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну, в номенклатуре дел организации дополняется литерами «кт», например, «7-12-кт», где 7 – индекс структурного подразделения, в котором ведется дело с документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну, 12 – порядковый номер дела в данном структурном подразделении.

Пример 2. Образец номенклатуры дел (фрагмент)

В случае если после разработки номенклатуры дел организации в течение делопроизводственного года в дело помещаются документы, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, то индекс такого дела дополняется литерами «кт».

В зависимости от принятой в организации системы регистрации распорядительные документы, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, могут формироваться в самостоятельное дело или вместе с другими распорядительными документами, не содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну.

Распорядительные документы, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, формируются в отдельное дело от других документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну.

При формировании дел проверяется правильность направления документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, в дело, их полнота (комплектность).

На каждом исполненном документе, содержащем информацию, составляющую коммерческую тайну, после его исполнения проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело, которая является свидетельством завершения работы над ним.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело располагается на нижнем поле первого листа документа, содержащего информацию, составляющую коммерческую тайну, слева и состоит из слов «В дело», индекса дела по номенклатуре дел организации, в котором будет храниться документ, даты и регистрационного индекса документа, свидетельствующего об исполнении, собственноручной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения-исполнителя и даты направления документа в дело.

Например:

При отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении, в отметке указываются краткие сведения об исполнении, собственноручная подпись исполнителя и дата направления документа в дело.

Например:

На обложке дела, в которое помещены документы, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, в правом верхнем углу проставляется гриф «Коммерческая тайна». Индекс дела на обложке дополняется литерами «кт».

Например:

В номенклатуру дел организации также включаются все регистрационно-контрольные формы и учетные формы по организации работы с документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну.

Сроки хранения документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну

Сроки хранения документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, определяются НПА, ЛПА, устанавливающими перечень типовых документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, иных организаций и ИП, с указанием сроков хранения и (или) перечни документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, иных госорганизаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов и (или) организаций, с указанием сроков хранения, а также перечни документов, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения (далее – перечни документов с указанием сроков хранения).

Сроки хранения документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, определяются Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации и отражаются в протоколе заседания этой комиссии.

Ответственность за сохранность дел с документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну, несет руководитель организации.

Переформирование дел с документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну

Экспертиза ценности документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, проводится в делопроизводстве и в архиве организации.

При проведении экспертизы ценности документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, при их подготовке к передаче в архив организации проводится полистный просмотр дел.

Возможны следующие варианты переформирования дел с документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну:

● при подготовке дел к передаче в архив организации документы, с которых снят гриф «Коммерческая тайна», могут изыматься и помещаться в аналогичное дело с документами, не содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну. Это возможно в том случае, когда при составлении номенклатуры дел организации в нее включаются одновременно два аналогичных дела по одному вопросу, с одним сроком хранения, как с грифом «Коммерческая тайна», так и без него. Учитывая специфику работы с документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну, в ЛПА организации могут быть предусмотрены требования, в соответствии с которыми документы, с которых снят гриф «Коммерческая тайна», могут оставаться в этом деле;

● если в номенклатуре дел организации было предусмотрено ведение одного дела как с документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну, так и с документами, не содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну, при полистном просмотре такое дело может быть расформировано на два аналогичных дела (с грифом «Коммерческая тайна» и без него);

● при подготовке к передаче в архив организации распорядительных документов независимо от того, что с отдельных распорядительных документов гриф «Коммерческая тайна» был снят, такое дело не переформировывается. Это связано с тем, что распорядительные документы формируются в дела в соответствии с их порядковыми номерами.

Передача дел с документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну, в архив

По решению руководителя организации или уполномоченного им должностного лица в архив организации могут передаваться дела с документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну, не только постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, но и временного (до 10 лет) хранения. В этом случае дела передаются по номенклатуре дел организации или описям дел структурных подразделений.

Дела с документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну, постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения через год после их завершения в делопроизводстве подлежат передаче в архив организациии по описи дел структурного подразделения и включению в архиве организации в сводные описи дел (годовые разделы сводной описи дел) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Описи дел структурных подразделений и сводные описи дел (годовые разделы сводной описи дел) не являются документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну.

Индекс дела с документами, содержащими информацию, и индекс тома этого дела дополняется литерами «кт».

Пример 3. Образец описи дел (фрагмент)

В том случае, если сведения гр. 2 «Индекс дела (тома, части)» в опись не включены (например, при отсутствии номенклатуры дел организации), литрами «кт» может дополняться порядковый номер дела по описи.

Пример 4. Образец описи дел (фрагмент)

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения с документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну, просматриваются полистно при передаче дел из структурных подразделений в архив организации, в процессе хранения дел в архиве, а также при подготовке дел к передаче на постоянное хранение в государственные архивы.

Дела постоянного хранения по истечении установленного срока временного хранения в организации просматриваются полистно при подготовке их к передаче на постоянное хранение в государственные архивы и передаются на хранение в государственные архивы, как правило, после снятия с документов, включенных в эти дела, грифа «Коммерческая тайна».

При передаче дел с документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну, на постоянное хранение в государственные архивы, в акте приема-передачи документов и дел на постоянное хранение должен оговариваться порядок использования и выдачи отдельных категорий дел с документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну:

● если организация при передаче дел с документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну, на постоянное хранение в государственный архив устанавливает порядок использования и выдачи дел, то использование и выдача дел осуществляется в соответствии с ним;

● если в актах приема-передачи документов и дел на постоянное хранение организацией не оговаривается порядок использования дел с документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну, тогда они используются в общем порядке, установленном законодательством о коммерческой тайне.