Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 1 сентября 2002 г.

Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме.

При регистрации каждому документу присваивается условное обозначение — индекс. Как правило, индекс исходящих, большинства внутренних и в некоторых случаях входящих документов сложный (в отличие от приказов) и состоит из ряда элементов: индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре и порядкового номера документа. Индекс структурного подразделения указывает, к деятельности какой структурной части относится документ, куда он поступит на исполнение, где будет храниться до передачи в архив организации. Номер дела по номенклатуре отражает местонахождение документа в соответствии с принятой классификационной схемой документов учреждения, т.е. сводной номенклатурой дел.