В журнале «Отдел кадров» № 8 за 2002 год были рассмотрены правила регистрации приказов. Кроме приказов в организации в течение делопроизводственного года образуется большое количество других внутренних документов (докладные записки, положения, инструкции, акты и т.д.). Помимо этого, каждая организация создает и отправляет документы другим организациям и гражданам (т.н. исходящие документы) и, в свою очередь, получает документы от них (т.н. входящие документы). Правила регистрации всех этих групп документов несколько отличаются от требований, предъявляемых к регистрации приказов.

Прежде всего, необходимо определить, что понимается под регистрацией документов.

Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме.