Все документы, циркулирующие в организации, можно условно разделить на три группы: входящие, внутренние и исходящие. К внутренним относятся такие виды документов, как приказ, распоряжение, указание, протокол; к входящим и исходящим – письмо, справка, докладная записка. В то же время некоторые виды документов в зависимости от конкретной ситуации могут быть либо входящими, либо исходящими, либо внутренними (например, справки и докладные записки делятся на внешние и внутренние; организация может их отправлять, получать или создавать для решения внутренних вопросов). Очевидно, что разница между указанными тремя группами документов заключается не только в видовом названии документа (письмо, приказ, распоряжение, докладная записка и пр.), но и в направлении их движения.