Включение контрактов (трудовых договоров) и дополнительных соглашений к ним в личное дело работника

Материал актуализирован редакцией ИПС «Нормативка.by» с использованием правовых актов по состоянию на 28 ноября 2025 г.

Приводится порядок включения контрактов (трудовых договоров) и дополнительных соглашений к ним в личное дело работника при его формировании и ведении.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29 (далее – Инструкция № 29)

● Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65 (далее – Инструкция № 65)

Состав документов личного дела определяется на основании п. 8–10 Инструкции № 29.

По решению руководителя организации в личное дело при его формировании и ведении может включаться контракт (трудовой договор) с работником (абз. 2 п. 10 Инструкции № 29).

Поскольку дополнительные соглашения являются неотъемлемой частью контракта (трудового договора), в этом случае их также следует включать в состав личного дела работника.

На этапе ведения личного дела документы включаются в него в хронологической последовательности. Это означает, что каждый новый документ, включаемый в личное дело, подшивается в его конец в порядке создания или поступления. Соответственно, систематизация документов в личном деле по видам и разновидностям Инструкцией № 29 не предусмотрена.

Например, если в личное дело на этапе его формирования был включен контракт, то дополнительные соглашения к нему, заключенные через определенный промежуток времени, будут подшиты в конце личного дела, а не следом за контрактом. Соответственно, сведения о включении в личное дело дополнительных соглашений будут отражены во внутренней описи документов личного дела следом за последней внесенной в нее записью под очередным порядковым номером.

Пример 1. Образец внутренней описи документов личного дела (c включенными контрактом и дополнительными соглашениями к нему)

По решению руководителя организации в личное дело при его формировании и ведении могут включаться иные документы, послужившие основанием для издания распорядительных документов, предусмотренных абз. 5–7 п. 9 Инструкции № 29 (абз. 2 п. 10 Инструкции № 29).

К документам, послужившим основанием для издания указанных распорядительных документов, относятся в т.ч.:

● заявления о продлении трудового договора (контракта), о заключении нового трудового договора (контракта);

● уведомления работнику о продлении трудового договора (контракта), о заключении нового трудового договора (контракта), о переводе на контрактную форму найма.

Следовательно, вышеуказанные документы также могут быть включены по решению руководителя организации в личное дело при его формировании и ведении в хронологической последовательности. Соответственно, сведения о включении в личное дело данных заявлений и уведомлений будут отражены во внутренней описи документов личного дела следом за последней внесенной в нее записью под очередным порядковым номером.

Пример 2. Образец внутренней описи документов личного дела (с включенными заявлениями, уведомлениями о продлении трудового договора (контракта))

Каждая страница трудового договора и приложений к нему нумеруется и подписывается работником и нанимателем либо уполномоченным им должностным лицом (ч. 1 ст. 18 Трудового кодекса).

Положения Инструкции № 65 распространяются на организационно-распорядительную документацию, а в части составления номенклатуры дел, формирования дел, экспертизы ценности документов, оформления дел, составления описей дел структурных подразделений, передачи дел в архив организации, уничтожения документов с истекшими сроками хранения, оперативного хранения документов – на всю управленческую документацию независимо от вида носителя (ч. 1 п. 2 Инструкции № 65).

Соответственно, нормы Инструкции № 65 в части документирования и регистрации не распространяются на контракты (трудовые договоры) и дополнительные соглашения к ним.

Вместе с тем данная норма не исключает того, что контракты (трудовые договоры) и дополнительные соглашения к ним могут быть зарегистрированы в организации в целях обеспечения их учета согласно Инструкции № 65.

В таком случае порядок их нумерации и регистрации (в т.ч. порядок формирования регистрационных индексов) следует определить в ЛПА организации, например, в инструкции по делопроизводству.

В случае включения контрактов (трудовых договоров) и дополнительных соглашений к ним по решению руководителя организации в состав личного дела, их листы будут пронумерованы в правом верхнем углу лицевой стороны, не задевая текста документов, арабскими цифрами черным графитным карандашом (ч. 1 п. 165 Инструкции № 65) с отражением данной информации во внутренней описи документов личного дела.

В данном случае срок хранения трудовых договоров (контрактов), дополнительных соглашений и иных вышеперечисленных документов будет составлять 55 лет ЭПК (55 лет) аналогично сроку хранения личного дела работника согласно подп. 673.3 п. 673 перечня типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140.