Хранение медсправок о состоянии здоровья

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 4 июня 2025 г.

Освещается вопрос хранения медсправок о состоянии здоровья, выданных по результатам обязательных и внеочередных медосмотров лиц, поступающих на работу и работающих (с образцами необходимых документов).

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Трудовой кодекс (далее – ТК)

● Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29 (далее – Инструкция № 29)

Порядок выдачи, сроки и место хранения медсправок о состоянии здоровья

При заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а гражданин должен предъявить нанимателю в т.ч. медсправку о состоянии здоровья и другие документы о подтверждении иных обстоятельств, имеющих отношение к работе, если их предъявление предусмотрено законодательными актами (п. 6 ч. 1 ст. 26 ТК).

По результатам предварительных и внеочередных медосмотров работающих выдается медсправка о состоянии здоровья, подтверждающая годность (негодность) работающего к работе (п. 21, 36 Инструкции о порядке проведения обязательных и внеочередных медицинских осмотров работающих, утв. постановлением Минздрава от 29.07.2019 № 74).

Срок хранения медсправок о состоянии здоровья поступающих на работу и работающих – 5 лет (п. 567 перечня типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140).

Место хранения медсправок о состоянии здоровья поступающих на работу и работающих до их выделения к уничтожению определяется организацией самостоятельно и закрепляется в номенклатуре дел организации.

Пример 1. Образец номенклатуры дел организации (вариант 1) (фрагмент)

Пример 2. Образец номенклатуры дел организации (вариант 2) (фрагмент)

Особенности хранения медсправок о состоянии здоровья

Как правило, медсправки хранятся в кадровой службе или службе по охране труда, у уполномоченного работника организации.

Медсправки о состоянии здоровья могут формироваться:

● в отдельное дело по фамилиям работников в алфавитном порядке;

● в дело с иными документами о проведении обязательных и внеочередных медосмотров лиц, поступающих на работу и работающих;

● в личное дело работника по решению руководителя организации.

В Инструкции № 29, иных актах законодательства отсутствует норма, предусматривающая включение медсправки о состоянии здоровья в личное дело работника.

В то же время абз. 6 п. 10 Инструкции № 29 установлено, что по решению руководителя организации в личное дело при его формировании и ведении могут включаться предоставленные работником либо полученные организацией документы, не указанные в п. 8 и 9 Инструкции № 29, в случаях, предусмотренных законодательством, которые не включаются во внутреннюю опись документов личного дела и подлежат изъятию из личного дела при передаче личного дела в архив организации.

Следовательно, медсправка о состоянии здоровья может быть включена в личное дело работника, представившего такую справку, по решению руководителя организации. Однако в соответствии с вышеизложенными требованиями она не должна вноситься во внутреннюю опись документов личного дела и подлежит изъятию из него после окончания ведения личного дела при подготовке его к передаче в архив организации.

Пример 3. Образец обложки дела с документами о проведении обязательных и внеочередных медосмотров поступающих на работу и работающих (списки, графики, переписка и др.) (вариант 1)

Пример 4. Образец обложки дела с включенными медсправками о состоянии здоровья поступающих на работу и работающих (списки, графики, переписка и др.) (вариант 2)

Пример 5. Образец обложки дела с медсправками о состоянии здоровья поступающих на работу и работающих (вариант 3)