Ведение делопроизводства по документам, содержащим информацию, составляющую коммерческую тайну: проверка наличия документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, с истекшими сроками хранения
Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 5 июня 2025 г.
Раскрываются вопросы ведения делопроизводства по документам, содержащим информацию, составляющую коммерческую тайну, в частности, проверка наличия документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, с истекшими сроками хранения (с образцами необходимых документов).
Проведение проверки наличия документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну
При определении порядка проверки наличия документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, следует учитывать требования постановления Совета Министров от 12.08.2014 № 783 «О служебной информации ограниченного распространения и информации, составляющей коммерческую тайну».
Целью проверок наличия документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, является обеспечение контроля за сохранностью таких документов.
Проверка наличия документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, проводится не реже одного раза в 2 года комиссией, создаваемой руководителем организации либо уполномоченным им лицом.
Пример 1. Примерная форма приказа о создании комиссии по проведению проверки наличия документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну
|
Государственный герб Республики Беларусь
О создании комиссии по проведению проверки наличия документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну
В целях проведения проверки наличия документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну,
ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Создать комиссию по проведению проверки наличия документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, в составе: председатель – заместитель директора _______________________________; (фамилия, инициалы) секретарь – заведующий архивом ______________________________________; (фамилия, инициалы) члены комиссии: начальник отдела кадров ____________________________; (фамилия, инициалы) главный бухгалтер ____________________________________; (фамилия, инициалы) заведующий канцелярией ______________________________. (фамилия, инициалы) 2. Комиссии в срок до __.20__ провести проверку наличия документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, и оформить ее результаты актом. 3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора ___________________________________________________________________________. (фамилия, инициалы)
|
Наличие документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, проверяется путем сверки записей в регистрационно-контрольных формах регистрации документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну (далее – регистрационно-контрольные формы) с фактическим наличием таких документов (дел), а также отметок об уничтожении или отправке указанных документов в регистрационно-контрольных формах с актами о выделении к уничтожению документов и дел, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, не подлежащих хранению, и списками (реестрами) на рассылку документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну. При этом в регистрационно-контрольных формах все отметки о регистрации, уничтожении и отправке документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, произведенные в течение проверяемых лет, могут заверяться проставлением отметки «Проверено» с указанием даты и собственноручных подписей членов комиссии.
О проводимой проверке может быть сделана общая отметка в регистрационно-контрольных формах.
Кроме того, комиссия выявляет наличие документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, не подшитых в делах и (или) не учтенных в делопроизводстве.
Результаты проверки наличия документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, оформляются актом.
Пример 2. Примерная форма акта проверки наличия документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну
проверки документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну
Основание: ________________________________________________________________. (вид, дата и регистрационный индекс распорядительного документа)
Составлен комиссией: председатель ______________________________________________________________; (наименование должности служащего, инициалы, фамилия) члены комиссии: __________________________________________________________; (наименование должности служащего, инициалы, фамилия) __________________________________________________________. (наименование должности служащего, инициалы, фамилия) Присутствовали: _________________________________________________________; (наименование должности служащего, инициалы, фамилия) __________________________________________________________. (наименование должности служащего, инициалы, фамилия)
Комиссией в период __________________________________ проведена проверка (проверяемый период) наличия документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну.
1. Проверкой установлено: 1.1. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну: ___________________________________________________________________________, (наименование должности служащего, инициалы, фамилия) __________________________________________________________________________, (наименование должности служащего, инициалы, фамилия) (__________________________________________________________________________). (вид, дата и регистрационный индекс распорядительного документа, на основании которого назначены ответственные лица) 1.2. Всего числится по регистрационно-контрольным и учетным формам __________________. (количество документов) 1.3. Не обнаружено в наличии ___________________________________________. (номера и регистрационные индексы документов) 1.4. Обнаружено не внесенных в учетные формы ___________________________. (порядковые номера экземпляров и др.) 2. Характеристика состояния документов ________________________________. 3. Выводы и предложения комиссии по результатам проверки наличия, использования и хранения документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну _________________________________________________________.
Составлен в __ экземплярах: 1-й экз. – в дело № __. 2-й экз. – ___________.
|
Действия нанимателя в случае необнаружения документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну
В случае необнаружения документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, руководителю организации подается докладная записка о принятии мер по их розыску.
Пример 3. Примерная форма докладной записки о принятии мер по розыску документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну
О принятии мер по розыску документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну
Приказом ___________________________________________ от ___.20__ № __ (наименование должности служащего руководителя организации) создана комиссия по проведению проверки наличия документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну. По результатам работы комиссии установлено, что не обнаружены следующие документы, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну: ___________________________________________________________________________. (номера и регистрационные индексы документов) На основании вышеизложенного целесообразно создать комиссию по розыску документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, состав которой может быть определен следующим образом: председатель – заместитель директора __________________________________; (фамилия, инициалы) секретарь – делопроизводитель отдела делопроизводства ___________________; (фамилия, инициалы) члены комиссии: начальник юридического отдела ___________________________; (фамилия, инициалы) начальник экономического отдела _______________________________________; (фамилия, инициалы) ведущий бухгалтер бухгалтерии _________________________________________. (фамилия, инициалы)
|
В этом случае руководитель организации издает приказ о создании комиссии по розыску необнаруженных документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну.
Пример 4. Примерная форма приказа о создании комиссии по розыску необнаруженных документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну
|
Государственный герб Республики Беларусь
О создании комиссии по розыску документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну
В связи с необнаружением отдельных документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, по результатам проверки наличия документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну (акт от «__» _____ 202_ г. № __ проверки документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну),
ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Создать комиссию по розыску документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, в составе: председатель – заместитель директора ___________________________________; (фамилия, инициалы) секретарь – делопроизводитель отдела делопроизводства ____________________; (фамилия, инициалы) члены комиссии: начальник юридического отдела _________________________; (фамилия, инициалы) начальник экономического отдела _______________________; (фамилия, инициалы) ведущий бухгалтер бухгалтерии _________________________. (фамилия, инициалы) 2. Комиссии в срок до ___.20__ провести розыск документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, и оформить его результаты актом. 3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора ___________________________________________________________________________. (фамилия, инициалы)
|
Действия нанимателя при утрате документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну
Если в результате розыска документы, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, не найдены, составляется акт об утрате документов и вносятся соответствующие изменения в регистрационно-контрольные формы.
Пример 5. Примерная форма акта об утрате документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну
Об утрате документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну
Основание: _________________________________________________________________. (вид, дата и регистрационный индекс распорядительного документа)
Составлен комиссией: председатель _______________________________________________________________; (наименование должности служащего, инициалы, фамилия) члены комиссии: __________________________________________________________; (наименование должности служащего, инициалы, фамилия) __________________________________________________________. (наименование должности служащего, инициалы, фамилия) Присутствовали: _________________________________________________________; (наименование должности служащего, инициалы, фамилия) __________________________________________________________. (наименование должности служащего, инициалы, фамилия)
В результате проверки наличия документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, в период ________________________ установлено (проверяемый период) отсутствие перечисленных ниже документов: __________________________________. (номера и регистрационные индексы документов) Предпринятые меры по розыску документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета следующие документы, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну: ___________________________________________. (номера и регистрационные индексы документов)
Составлен в __ экземплярах: 1-й экз. – в дело № ___. 2-й экз. – ___________.
|
Утраченные документы, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, могут быть восстановлены за счет имеющихся в наличии копий, экземпляров (номеров экземпляров) таких документов.
