Создание экспертной комиссии организации и структурного подразделения
Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 13 июня 2025 г.
Содержится порядок документального оформления создания экспертных комиссий в организациях и их структурных подразделениях (с образцами необходимых документов).
ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ
● Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4)
● Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143 (далее – Правила № 143)
Документальное оформление создания экспертной комиссии организации
Для проведения экспертизы ценности документов в госорганах, иных организациях образуются центральные экспертные комиссии (далее – ЦЭК), экспертные комиссии (далее – ЭК) (ч. 1 ст. 10 Закона от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве»).
Справочно
Постоянно действующие ЦЭК создаются в госорганах и иных организациях, имеющих подчиненные (входящие в состав, систему) организации (п. 52 Правил № 143).
Персональный состав ЦЭК (ЭК) утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации (ч. 2 п. 53 Правил № 143).
Пример 1. Образец приказа о создании экспертной комиссии организации
|
Общество с ограниченной ответственностью «Фирма» (ООО «Фирма»)
ПРИКАЗ 07.05.2025 № 5 г. Минск
О создании экспертной комиссии
В целях проведения экспертизы ценности документов общества с ограниченной ответственностью «Фирма» (ООО «Фирма»)
ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Создать с 12.05.2025 экспертную комиссию ООО «Фирма» в составе: председатель – заместитель директора Покрышкин И.А.; секретарь – делопроизводитель Недашко А.А.; члены комиссии: 1) начальник отдела кадров Кисель В.Ю.; 2) заведующий архивом Пилотов Д.И.; 3) главный бухгалтер Янтарная А.А. 2. Заведующему архивом Пилотову Д.И. разработать и представить на утверждение положение об экспертной комиссии ООО «Фирма». Срок представления – 15.05.2025. 3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора Покрышкина И.А.
|
ЦЭК (ЭК) создается в составе не менее 3 чел. (ч. 1 п. 53 Правил № 143).
Председателем ЦЭК (ЭК) назначается, как правило, заместитель руководителя организации, членами – руководитель службы ДОУ (лицо, выполняющее функции службы ДОУ), руководитель архива организации (лицо, ответственное за архив), главный бухгалтер и другие наиболее квалифицированные работники организации (ч. 1 п. 53 Правил № 143).
Секретарь ЦЭК (ЭК) назначается руководителем организации в приказе о создании ЦЭК (ЭК) либо избирается на заседании из числа членов ЦЭК (ЭК) организации.
В состав ЦЭК (ЭК) организации, являющейся источником комплектования государственного архива, может включаться работник соответствующего государственного архива (ч. 1 п. 53 Правил № 143) в качестве члена ЦЭК (ЭК) организации либо приглашенного лица.
ЦЭК (ЭК) действует на основании положения, утверждаемого руководителем организации (ч. 1 п. 54 Правил № 143).
Справочно
Положение о ЦЭК (ЭК) может утверждаться 2 равнозначными способами: посредством проставления руководителем организации в грифе утверждения собственноручной подписи или издания приказа (распоряжения) (ч. 2 п. 48 Инструкции № 4).
Положение о ЦЭК (ЭК) организации:
● являющейся источником комплектования государственного архива, согласовывается с соответствующим государственным архивом;
● не являющейся источником комплектования государственного архива, согласовывается с ЦЭК вышестоящей организации (при их наличии) (ч. 1 п. 54 Правил № 143).
Если негосударственные организации не имеют вышестоящей организации и не являются источниками комплектования государственных архивов, то положение об ЭК рассматривается и согласовывается только ЭК этой организации (ч. 2 п. 54 Правил № 143).
Примечание
Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности служащего лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручной подписи, ее расшифровки и даты, оформленной цифровым способом (ч. 2 п. 55 Инструкции № 4).
Если согласование документа производится коллегиальным органом (например, ЦЭК или ЭК), в грифе согласования указывается название вида документа в именительном падеже, включая наименование коллегиального органа, дата и регистрационный индекс этого документа (ч. 5 п. 55 Инструкции № 4).
Если согласование производится посредством письма, в грифе согласования указываются слово «Письмо», наименование организации, с которой согласовывался документ, дата и регистрационный индекс письма (ч. 6 п. 55 Инструкции № 4).
Пример 2. Образец оформления грифа согласования
|
СОГЛАСОВАНО Протокол экспертной комиссии общества с ограниченной ответственностью «Фирма» 07.05.2025 № 1 |
ЦЭК (ЭК) является совещательным органом. Ход обсуждения вопросов на заседаниях ЦЭК (ЭК) фиксируется в протоколах (п. 57 Правил № 143, ч. 1 п. 12 Инструкции № 4).
Решения ЦЭК (ЭК):
● оформляются протоколами, утверждаемыми руководителем организации (п. 57 Правил № 143);
● либо проводятся в жизнь приказами (распоряжениями) руководителя организации (ч. 2 п. 12 Инструкции № 4, п. 57 Правил № 143).
Порядок подготовки и оформления протоколов ЦЭК (ЭК) определяется положением о ЦЭК (ЭК) или регламентом их работы (п. 99 Инструкции № 4).
Документальное оформление создания экспертной комиссии структурного подразделения
ЭК структурного подразделения организации создается по решению руководителя организации в зависимости от количества образующихся в его деятельности документов (ч. 2 п. 52 Правил № 143).
ЭК структурного подразделения создается в составе не менее 3 чел. (ч. 1 п. 53 Правил № 143).
Персональный состав ЭК структурного подразделения утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации (ч. 2 п. 53 Правил № 143).
Справочно
В состав ЭК структурного подразделения целесообразно включить руководителя структурного подразделения и (или) работника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении (например, в качестве председателя) и других наиболее квалифицированных работников организации.
Секретарь ЭК структурного подразделения назначается руководителем организации в приказе о создании ЭК структурного подразделения либо избирается на заседании из числа членов ЭК структурного подразделения.
ЭК структурного подразделения действует на основании положения, утверждаемого руководителем организации (ч. 1 п. 54 Правил № 143).
Примечание
Положение ЭК структурного подразделения целесообразно согласовывать с ЭК организации.
ЭК структурного подразделения является совещательным органом. Ход обсуждения вопросов на заседаниях ЭК структурного подразделения фиксируется в протоколах (п. 57 Правил № 143, ч. 1 п. 12 Инструкции № 4).
Решения ЭК структурного подразделения:
● оформляются протоколами, утверждаемыми руководителем организации (п. 57 Правил № 143);
● либо проводятся в жизнь приказами (распоряжениями) руководителя организации (ч. 2 п. 12 Инструкции № 4, п. 57 Правил № 143).
Порядок подготовки и оформления протоколов ЭК структурного подразделения определяется положением об ЭК структурного подразделения или регламентом его работы (п. 99 Инструкции № 4).
Пример 3. Образец приказа о создании экспертной комиссии отдела правового обеспечения
|
Общество с ограниченной ответственностью «Фирма» (ООО «Фирма»)
ПРИКАЗ 07.05.2025 № 5 г. Минск
О создании экспертной комиссии отдела правового обеспечения
В целях проведения экспертизы ценности документов отдела правового обеспечения общества с ограниченной ответственностью «Фирма» (ООО «Фирма»)
ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Создать с 12.05.2025 экспертную комиссию отдела правового обеспечения ООО «Фирма» в составе: председатель – заведующий отделом правового обеспечения Валерьев Т.Ю.; секретарь – юрисконсульт Лоев И.А.; члены комиссии: 1) юрисконсульт Афанасьев Д.В.; 2) архивист Носков Г.Я. 2. Юрисконсульту Лоеву И.А. разработать и представить на утверждение положение об экспертной комиссии отдела правового обеспечения ООО «Фирма». Срок представления – 15.05.2025. 3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора Покрышкина И.А.
|
Справочно
Следует различать создание ЭК структурного подразделения и создание ЭК структурного подразделения с правами юрлица (обособленного структурного подразделения), являющегося самостоятельным источником комплектования государственного архива, т.к. последняя создается в порядке, предусмотренном п. 52–57 Правил № 143 для ЭК организации (ч. 1 п. 6 Инструкции № 4).
ЭК структурного подразделения с правами юрлица (обособленного структурного подразделения), не являющегося самостоятельным источником комплектования государственного архива, создается в порядке, предусмотренном п. 52–57 Правил № 143 для ЭК организации, если такое структурное подразделение ведет отдельное делопроизводство в порядке, установленном Инструкцией № 4 для ведения делопроизводства в организациях, по решению организации, структурным подразделением которой оно является (ч. 1 п. 6 Инструкции № 4).
