Смена фамилии работника: в какие документы нужно внести изменения

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 26 июня 2025 г.

Приводится перечень ключевых документов, в которые необходимо внести изменения при смене фамилии работником, а также тех документов, где это не требуется (с образцами необходимых документов).

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Трудовой кодекс (далее – ТК)

● Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29 (далее – Инструкция № 29)

● Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40 (далее – Инструкция № 40)

● постановление Минобороны от 27.01.2020 № 5 «Об установлении форм документов воинского учета» (далее – Постановление № 5)

Ситуация. Работник поменял фамилию. В его трудовую книжку внесены соответствующие изменения.

В какие еще документы необходимо внести изменения, а в какие не требуется?

В случае изменения ФИО и других сведений о работнике, помимо трудовой книжки, в законодательстве содержатся требования о внесении изменений в личное дело и личную карточку воинского учета.

Пример 1. Образец записи в трудовую книжку об изменении фамилии в связи с расторжением брака

Пример 2. Образец записи в трудовую книжку об изменении фамилии в связи со вступлением в брак

Порядок ведения личных дел работников установлен Инструкцией № 29. Следует отметить, что согласно п. 3 Инструкции № 29 личные дела ведутся на руководителей и специалистов госорганизаций. В иных случаях личные дела ведутся по решению руководителя госорганизации, иной организации. Таким образом, ведение личных дел на руководителей и специалистов организаций, не являющихся государственными, не обязательно и осуществляется по решению руководителя организации.

Внесение изменений в документы личного дела в связи с изменением ФИО работника Инструкцией № 29 не предусмотрено. Вместе с тем согласно п. 9 Инструкции № 29 в процессе ведения личного дела в него включаются копии (выписки из) отдельных распорядительных документов организации (учредителя, должностного лица), в т.ч. об изменении фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется). Таким образом, в целях отражения изменения фамилии работника в личном деле в него включается копия приказа об изменении фамилии или выписка из этого приказа. Данный документ включается во внутреннюю опись документов личного дела (п. 8 Инструкции № 29).

Если работник является военнообязанным, сведения об изменении фамилии необходимо также внести в личную карточку воинского учета. Согласно п. 76 Положения о воинском учете, утв. постановлением Совета Министров от 18.12.2003 № 1662 (далее – Положение № 1662), для ведения воинского учета руководители, другие ответственные за военно-учетную работу должностные лица (работники по воинскому учету) организаций обязаны вносить в личные карточки изменения в части фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется), семейного положения, состава семьи, уровня основного образования, занимаемой должности (специальности, профессии), состояния здоровья, места жительства и другие изменения, в месячный срок письменно сообщать о произошедших изменениях в военкомат района (города) (обособленное подразделение), а о военнообязанных, состоящих или обязанных состоять в запасе органов госбезопасности, – в управления КГБ по областям.

Следует отметить, что в форме личной карточки, установленной согласно приложению 13 к Постановлению № 5, отсутствуют графы для отражения изменений учетных данных. Положением № 1662 не предусмотрен порядок внесения в личную карточку таких изменений. Вместе с тем на сайтах местных исполнительных и распорядительных органов в сети Интернет имеются методические рекомендации военкоматов о порядке оформления документов персонально-первичного воинского учета. В этих методических рекомендациях указывается, что произошедшие изменения вносятся в карточку путем стирания данных, записанных карандашом, и записи на их месте новых данных, а в случае изменения данных, которые были записаны ручкой или напечатаны, оформляется новая карточка. Из этого следует, что при изменении фамилии военнообязанного работника необходимо оформить на него новую карточку. Зачеркивание прежней фамилии с указанием новой в личной карточке не производится.

Сведения о произошедших изменениях данных воинского учета направляются в военкомат по форме согласно приложению 14 к Постановлению № 5.

Многие специалисты высказывают мнение о том, что при изменении фамилии работника необходимо также вносить изменения в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В силу п. 79 Инструкции № 40 нанимателем или уполномоченным должностным лицом нанимателя, оформляющим прием и увольнение работников, ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним по форме согласно приложению 3 к Инструкции № 40. Книга учета ведется кадровой службой или другим структурным подразделением, должностным лицом. В книге учета регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю и выданные работникам, поступающим на работу впервые, а также дубликаты трудовых книжек (вкладыши к ним).

Фамилия, собственное имя, отчество работника указываются в гр. 5 книги учета. Однако на случай изменения этих данных Инструкция № 40 не содержит ни требования о внесении изменений в указанную графу, ни порядка их внесения. Вместе с тем необходимость внесения изменений представляется очевидной, поскольку книга учета распространяет свое действие на отношения сторон с момента приема работника на работу до момента его увольнения, и потому она должна содержать актуальные сведения. На наш взгляд, порядок внесения изменений может быть определен ЛПА нанимателя.

В некоторых случаях законодательство прямо не указывает на необходимость внесения изменений в документы в случае изменения фамилии работника, однако из других норм законодательства или сути документа следует такая необходимость. В частности, согласно ч. 2 ст. 19 ТК трудовой договор должен содержать данные о работнике и нанимателе, заключивших трудовой договор. Хотя в ТК нет прямого указания на необходимость внесения в трудовой договор изменений в случае изменения данных работника, из приведенной нормы следует, что трудовой договор должен содержать актуальные данные. Таким образом, в случае изменения фамилии работника надо внести изменения в трудовой договор путем заключения к нему дополнительного соглашения.

Пример 3. Образец дополнительного соглашения к трудовому договору в связи с изменением фамилии

Пример 4. Образец дополнительного соглашения к контракту в связи с изменением фамилии

Таким же образом следует внести изменения в другие соглашения, заключенные между работником и нанимателем (договор о полной индивидуальной материальной ответственности, соглашение об использовании личного имущества работника в служебных целях и др.).

В отношении иных документов (график отпусков, табель учета использования рабочего времени, графики работ (сменности), приказов и т.п.) законодательство не содержит норм, регулирующих внесение в них изменений, в т.ч. в связи с изменением фамилии работника. На наш взгляд, отвечая на вопрос, нужно ли вносить в них изменения, следует учитывать период их действия. Если период действия документа закончился до изменения фамилии (табели учета использования рабочего времени и графики сменности за прошлые месяцы, график отпусков за прошлый год и т.п.), то вносить в них изменения не нужно. Если же документ распространяет свое действие на отношения сторон на момент изменения фамилии (график отпусков на текущий год, табель учета использования рабочего времени за месяц, в котором изменена фамилия, приказ о создании комиссии, членом которой является работник и срок полномочий которой не истек, и т.п.), то необходимо внести в документ изменения. При этом представляется, что в приказ, иной распорядительный документ изменения вносятся путем издания приказа или иного соответствующего распорядительного документа. Порядок отражения изменений в таких документах, как графики, табели, лицевые счета и др., определяется нанимателем. Основанием такого отражения может выступать приказ об изменении фамилии в кадровых документах.

Пример 5. Образец приказа об изменении фамилии в учетных и иных официальных документах