Трудовые книжки: бухгалтерский и налоговый учет

Материал актуализирован редакцией ИПС «Нормативка.by» с использованием правовых актов по состоянию на 16 июня 2026 г.

Раскрываются особенности отражения движения бланков трудовых книжек в бухгалтерском и налоговом учете, в частности, аспекты их приобретения, выдачи и списания.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Трудовой кодекс (далее – ТК)

● Налоговый кодекс (далее – НК)

● Гражданский кодекс (далее – ГК)

● Кодекс об административных правонарушениях (далее – КоАП)

● Закон от 15.07.2021 № 118-З «О взносах в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь» (далее – Закон № 118-З)

● Указ Президента от 01.07.2005 № 300 «О предоставлении и использовании безвозмездной (спонсорской) помощи» (далее – Указ № 300)

● постановление Совета Министров от 25.01.1999 № 115 «Об установлении перечня выплат» (далее – Постановление № 115)

● постановление Совета Министров от 22.12.2001 № 1846 «О некоторых вопросах изготовления и использования бланков ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, а также документов с определенной степенью защиты» (далее – Постановление № 1846)

● постановление Совета Министров от 06.07.2011 № 912 «О вопросах создания и ведения электронного банка данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции» (далее – Постановление № 912)

● постановление Минфина от 31.12.2024 № 88 «О бланках и документах с определенной степенью защиты» (далее – Постановление № 88)

● Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40 (далее – Постановление № 40; Инструкция № 40)

● Инструкция о порядке приобретения, использования, учета, хранения, возврата и уничтожения бланков документов с определенной степенью защиты, утв. постановлением МНС, Минфина, Минсвязи от 12.08.2011 № 33/77/17 (далее – Инструкция № 33/77/17)

● Инструкция по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утв. постановлением Минфина от 30.09.2011 № 102 (далее – Инструкция № 102)

● Инструкция о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утв. постановлением Минфина от 29.06.2011 № 50 (далее – Инструкция № 50)

● Инструкция о порядке заполнения налоговых деклараций (расчетов) по налогам (сборам), книги покупок, утв. постановлением МНС от 20.01.2026 № 3 (далее – Инструкция № 3)

Пункт 1

Общие положения о бухгалтерском учете выдачи, использования и порчи трудовых книжек

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника в случаях, когда ее заполнение обязательно. Образец трудовой книжки утверждается республиканским органом госуправления, проводящим госполитику в области труда (ст. 50 ТК).

Образец трудовой книжки утвержден Постановлением № 40 (приложение к Постановлению № 40).

В настоящее время на территории Республики Беларусь применяются трудовые книжки образцов 1938, 1973, 1993, 1995 и 2014 годов.

Согласно п. 81 Инструкции № 40 бланки трудовой книжки и вкладыша к ней являются бланками документов с определенной степенью защиты.

Учет поступления и выдачи бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, учет испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и их уничтожения ведутся в порядке, установленном законодательством для бланков документов с определенной степенью защиты.

В пунктах 14 и 15 гл. 4 Инструкции № 33/77/17 указано, что использование, учет, хранение и уничтожение бланков осуществляются организациями и ИП с учетом ч. 3 подп. 3.5 п. 3 Постановления № 1846.

Передача бланков организациями и ИП, приобретшими бланки в установленном порядке, иным организациям и ИП не допускается, за исключением передачи остатков неиспользованных бланков правопреемнику (правопреемникам) реорганизованной организации в порядке, установленном ч. 1 и 2 п. 6¹ Постановления № 912.

В случае установления фактов использования организациями и ИП бланков, которые по информации, содержащейся в электронном банке данных, выданы другим организациям или ИП, ИМНС по месту постановки на учет организации или ИП (далее – инспекция МНС) направляет уведомление о прекращении использования выданных бланков документов с определенной степенью защиты, включенных в перечень бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, информация о которых подлежит включению в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции (далее – уведомление о прекращении использования выданных бланков), по форме согласно приложению 1 к Инструкции № 33/77/17.

Постановлением № 88 утвержден Национальный стандарт бухгалтерского учета и отчетности «Бланки и документы с определенной степенью защиты» (далее – НСБУ № 88).

Порядок использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности указан в НСБУ № 88.

НСБУ № 88 определяет порядок формирования в бухгалтерском учете информации о бланках ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, а также документах с определенной степенью защиты, включенных в Государственный реестр бланков ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, а также документов с определенной степенью защиты в организациях (за исключением Национального банка, банков, ОАО «Банк развития Республики Беларусь», небанковских кредитно-финансовых организаций, банковских групп, банковских холдингов).

Действие НСБУ № 88 не распространяется на лотерейные билеты.

К бланкам и документам относится полиграфическая продукция, изготовленная с использованием специальных материалов, являющихся элементами (средствами) защиты от подделки либо содержащих элементы и (или) средства защиты от подделки, и соответствующая требованиям, определяемым Минфином (ч. 1 подп. 3.2 п. 3 Постановления № 1846).

Пунктами 3, 7–9 НСБУ № 88 оговорено, что:

● поступившие в организацию бланки (документы) принимаются к бухгалтерскому учету на основании первичных учетных документов (далее – ПУД);

● бланки (документы) принимаются к бухгалтерскому учету в качестве запасов;

● аналитический учет бланков (документов) ведется в регистрах аналитического учета по их наименованиям; типам, кодам, сериям, номерам, иным идентификационным признакам (при их наличии); ответственным лицам, структурным подразделениям (местам хранения, осуществления деятельности);

● признание бланков (документов) прекращается при их отчуждении, передаче в хозяйственное ведение либо оперативное управление другому лицу (за исключением случаев, когда в соответствии с законодательством передача бланков (документов) другим лицам не допускается) или возникновении обстоятельств, в связи с которыми организация не предполагает использование этих бланков (документов).

Пунктом 4 НСБУ № 88 указано, что использованные, выданные работникам в организации бланки (документы, включая трудовые книжки) регистрируются в реестрах использованных бланков (документов) с определенной степенью защиты (далее – реестры использованных бланков (документов)).

Реестр использованных бланков (документов) должен содержать следующие сведения:

● наименование документа;

● наименование организации;

● даты начала и окончания ведения реестра и (или) период, за который он составлен;

● дата (даты) использования бланков (документов);

● наименование; тип (типы), код (коды), серия (серии), номер (номера), иные идентификационные признаки (при их наличии); количество использованных бланков (документов);

● должность служащего (профессия рабочего) лица (должности служащих (профессии рабочих) лиц), ответственного (ответственных) за ведение реестра, его (их) фамилия (фамилии), инициалы и подпись (подписи); дата подписания реестра.

Реестр использованных бланков (документов) может содержать иные сведения, не указанные в ч. 2 п. 4 НСБУ № 88.

На основании реестров использованных бланков (документов) составляются ПУД, подтверждающие использование бланков (документов).

В силу п. 5 НСБУ № 88 испорченные и аннулированные бланки (документы) регистрируются в реестрах испорченных (аннулированных) бланков (документов) с определенной степенью защиты (далее – реестры испорченных (аннулированных) бланков (документов)).

Реестр испорченных (аннулированных) бланков (документов) должен содержать следующие сведения:

● наименование документа;

● наименование организации;

● даты начала и окончания ведения реестра и (или) период, за который составлен реестр;

● дата (даты) и причина (причины) порчи (аннулирования) бланков (документов);

● наименование; тип (типы), код (коды), серия (серии), номер (номера), иные идентификационные признаки (при их наличии); количество испорченных (аннулированных) бланков (документов);

● должность служащего (профессия рабочего) лица (должности служащих (профессии рабочих) лиц), ответственного (ответственных) за составление реестра, его (их) фамилия (фамилии), инициалы и подпись (подписи); дата подписания реестра.

Реестр испорченных (аннулированных) бланков (документов) может содержать иные сведения, не указанные в ч. 2 п. 5 НСБУ № 88.

На основании реестров испорченных (аннулированных) бланков (документов) составляются ПУД, подтверждающие порчу (аннулирование) бланков (документов).

Уничтожение бланков (документов, включая трудовые книжки) оформляется актом об уничтожении бланков (документов) с определенной степенью защиты (далее – акт об уничтожении бланков) (п. 6 НСБУ № 88).

Акт об уничтожении бланков (документов) должен содержать следующие сведения:

● наименование документа, дата его составления;

● наименование организации;

● наименование, номер и дата составления документа, подтверждающего необходимость уничтожения бланков (документов);

● дата уничтожения бланков (документов);

● наименование; тип (типы), код (коды), серия (серии), номер (номера), иные идентификационные признаки (при их наличии) бланков (документов);

● количество и условная оценка уничтоженных бланков (документов);

● должность служащего (профессия рабочего) лица (должности служащих (профессии рабочих) лиц), ответственного (ответственных) за уничтожение бланков (документов), его (их) фамилия (фамилии), инициалы и подпись (подписи).

Акт об уничтожении бланков (документов) может содержать иные сведения, не указанные в ч. 2 п. 6 НСБУ № 88.

Пунктом 2 Постановления № 88 установлено, что бланки ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, а также документы с определенной степенью защиты, включенные в Государственный реестр бланков ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, а также документов с определенной степенью защиты, за исключением испорченных и (или) аннулированных:

1) не числящиеся в бухгалтерском учете на указанную дату в составе запасов, отражаются:

● организациями (за исключением Национального банка, банков, ОАО «Банк развития Республики Беларусь», небанковских кредитно-финансовых организаций, банковских групп, банковских холдингов, бюджетных организаций) по дебету счета 10 «Материалы» и кредиту субсчета 90-7 «Прочие доходы по текущей деятельности»;

● бюджетными организациями по дебету счета 06 «Материалы и продукты питания» (субсчет 067 «Прочие материалы») и кредиту счетов 21 «Прочие расходы» (субсчет 210 «Расходы к распределению»), 13 «Прочие денежные средства» (субсчет 132 «Денежные документы»), 14 «Внутриведомственные расчеты по финансированию» (субсчет 140 «Расчеты по финансированию из бюджета»), 23 «Финансирование и займы» (субсчет 230 «Финансирование из бюджета» или 237 «Прочие источники»), 41 «Прибыли и убытки» (субсчет 410 «Прибыли и убытки»);

2) числящиеся в организациях (за исключением Национального банка, банков, ОАО «Банк развития Республики Беларусь», небанковских кредитно-финансовых организаций, банковских групп, банковских холдингов, бюджетных организаций) на забалансовом счете 006 «Бланки документов с определенной степенью защиты», отражаются по кредиту забалансового счета 006;

3) числящиеся в бюджетных организациях на забалансовом счете 04 «Бланки строгой отчетности», отражаются по кредиту забалансового счета 04.

При этом п. 10 НСБУ № 88 предусмотрено, что испорченные (аннулированные) бланки (документы), подлежащие уничтожению, признание которых в бухгалтерском учете прекращено, учитываются в условной оценке и в количественном выражении до их уничтожения:

● организациями (за исключением бюджетных организаций) по дебету забалансового счета 006;

● бюджетными организациями по дебету забалансового счета 04.

После уничтожения испорченных (аннулированных) бланков (документов) на основании акта об уничтожении бланков (документов) их условная оценка отражается:

● организациями (за исключением бюджетных организаций) по кредиту забалансового счета 006;

● бюджетными организациями по кредиту забалансового счета 04.

Согласно п. 2 НСБУ № 88 под термином «условная оценка» понимается стоимость бланков (документов) по учетным ценам, в качестве которых могут приниматься цены приобретения, планово-расчетные цены, отпускные цены, розничные цены, плановая (нормативная) себестоимость и иные стоимостные показатели, установленные положением об учетной политике организации.

Следовательно, на забалансовом счете 006 коммерческие организации, забалансовом счете 04 бюджетные организации аналитический учет бланков (документов) ведут только по испорченным (аннулированным) бланкам (документам), подлежащим уничтожению, признание которых в бухгалтерском учете прекращено. После уничтожения таких бланков (документов) на основании акта их условная оценка с забалансового учета списывается.

Организации обязаны обеспечить учет и хранение выданных (реализованных) им бланков трудовых книжек, исключающие их хищение, повреждение либо утрату (ч. 2 подп. 3.5 п. 3 Постановления № 1846).

При этом трудовая книжка не включена в перечень бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, информация о которых подлежит включению в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, утв. Постановлением № 912.

Порядок приобретения, хранения, учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним регулируется Инструкцией № 33/77/17.

При обнаружении фактов порчи, утраты, хищения бланков не позднее 3 рабочих дней со дня их обнаружения руководителем организации создается комиссия по проверке обнаруженных фактов.

По результатам проверки составляется акт списания (уничтожения) бланков документов с определенной степенью защиты, включенных в перечень бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, информация о которых подлежит включению в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, по форме согласно приложению 2 к Инструкции № 33/77/17. Акт подписывается председателем и членами комиссии не позднее рабочего дня, следующего за днем его составления, утверждается руководителем организации.

Утвержденный акт не позднее рабочего дня, следующего за днем его утверждения, представляется в ИМНС. ИМНС передает в электронный банк данных информацию о бланках, указанных в акте, с признаком «Недействительно» (п. 20, 21 Инструкции № 33/77/17).

В соответствии с п. 80 Инструкции № 40 трудовые книжки (вкладыши к ним, дубликаты) хранятся в специально оборудованных местах (в несгораемых шкафах, сейфах). Трудовые книжки (дубликаты), не полученные работниками при увольнении, остаются в течение 2 лет на хранении у нанимателя и хранятся отдельно от трудовых книжек (дубликатов) работающих работников. По истечении указанного срока трудовые книжки (дубликаты) хранятся в архиве нанимателя в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению.

В случае ликвидации нанимателя ликвидационной комиссией (ликвидатором) бланки трудовой книжки и вкладыша к ней сдаются по месту их получения.

В случае прекращения в установленном порядке деятельности ИП данный наниматель представляет документ о последнем получении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и сдает неиспользованные бланки в местный исполнительный и распорядительный орган по месту жительства ИП (п. 81, 82 Инструкции № 40).

Изготовление бланков трудовых книжек и вкладышей к ним осуществляется учреждением «Научно-исследовательский институт труда Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь» (п. 83 Инструкции № 40).

Обеспечение бланками трудовых книжек и вкладышей к ним осуществляется:

● Национального собрания, Правительства, госорганов, непосредственно подчиненных Президенту, Национального банка, НАН Беларуси, республиканских органов госуправления и иных госорганизаций, подчиненных Правительству, местных исполнительных и распорядительных органов, местных администраций районов в г. Минске, организаций, входящих в систему Минтруда и соцзащиты, международных организаций (их филиалов и представительств), находящихся в г. Минске, диппредставительств и консульских учреждений иностранных государств, аккредитованных в Республике Беларусь, представительств иностранных юрлиц и иных организаций, зарегистрированных в установленном порядке в иностранном государстве, филиалов иностранных юрлиц – учреждением «Научно-исследовательский институт труда Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь»;

● структурных подразделений, территориальных органов, организаций, подчиненных или входящих в состав (систему) госорганов, непосредственно подчиненных Президенту, Национального банка, НАН Беларуси, республиканских органов госуправления и иных госорганизаций, подчиненных Правительству, – этими органами, организациями или уполномоченными ими подчиненными (входящими в состав (систему)) организациями;

● иных организаций – местными исполнительными и распорядительными органами по месту их нахождения или уполномоченными ими подчиненными организациями (п. 84 Инструкции № 40).

Нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек может повлечь за собой применение к виновным должностным лицам мер дисциплинарного и (или) административного взыскания.

Административная ответственность может наступить согласно ст. 10.12 КоАП с применением санкций в виде штрафа: несоблюдение должностным лицом нанимателя установленного порядка приема работников на работу, режима рабочего времени и времени отдыха работников, предоставления им отпусков, а равно нарушение законодательства о труде, причинившее вред работнику, кроме нарушений, предусмотренных п. 1–5 ст. 10.12 КоАП, влекут наложение штрафа в размере от 2 до 20 БВ.

Учет поступления и выдачи бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, учет испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и их уничтожения ведутся в порядке, установленном законодательством для бланков документов с определенной степенью защиты.

Пунктами 77–79 Инструкции № 40 оговорено, что при выдаче трудовой книжки (ее дубликата), а также вкладыша к ней работник производит оплату стоимости соответствующего бланка в сумме, затраченной нанимателем на их приобретение, за исключением случаев утраты трудовой книжки по вине нанимателя. При утрате трудовой книжки по вине нанимателя ее владельцу выдается дубликат трудовой книжки без взимания его стоимости.

При поступлении работника на работу трудовая книжка передается на хранение нанимателю.

Нанимателем или уполномоченным должностным лицом нанимателя, оформляющим прием и увольнение работников, ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним по форме согласно приложению 3 к Инструкции № 40.

Книга учета ведется кадровой службой или другим структурным подразделением, должностным лицом. В книге учета регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю и выданные работникам, поступающим на работу впервые, а также дубликаты трудовых книжек (вкладыши к ним).

При приеме трудовой книжки уполномоченным должностным лицом работнику выдается расписка в получении трудовой книжки, которая составляется в произвольной форме с указанием реквизитов нанимателя. О получении расписки работник расписывается в книге учета.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в книге учета, где указывает дату получения. В случае пересылки трудовой книжки по почте в книге учета должностным лицом проставляется соответствующая отметка.

Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью нанимателя (уполномоченного должностного лица нанимателя).

Пункт 2

Выдача трудовой книжки работнику. Удержание из зарплаты работника стоимости трудовой книжки

Подпункт 2.1

Бухгалтерский учет операций по выдаче трудовой книжки, а также удержанию из зарплаты стоимости трудовой книжки

Бланки (документы) принимаются к бухгалтерскому учету в качестве запасов с ведением аналитического учета бланков (документов) в регистрах аналитического учета по их наименованиям; типам, кодам, сериям, номерам, иным идентификационным признакам (при их наличии); ответственным лицам, структурным подразделениям (местам хранения, осуществления деятельности) (п. 7, 8 НСБУ № 88).

К счету 10 может быть открыт субсчет 10-13 «Бланки и документы с определенной степенью защиты» (трудовые книжки и вкладыши к ним).

Бухгалтерский учет операций по выдаче трудовой книжки, а также удержанию из зарплаты стоимости трудовой книжки

Подпункт 2.2

Налоговый учет операций по выдаче трудовой книжки, а также удержанию из зарплаты стоимости трудовой книжки

Подпункт 2.2.1

Налог на прибыль с расходов по выдаче трудовой книжки работнику

При исчислении налога на прибыль стоимость выданного бланка трудовой книжки включается в выручку от реализации товаров (работ, услуг) и в затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг) в том отчетном периоде, в котором трудовая книжка была оформлена (п. 1 ст. 31, п. 7 ст. 168, п. 1 ст. 169, п. 1 ст. 170 НК).

Доход от реализации трудовой книжки включается в выручку и отражается в стр. 1 раздела I ч. I декларации по налогу на прибыль. Соответственно, затраты отражаются в стр. 2 раздела I ч. I декларации по налогу на прибыль.

Подпункт 2.2.2

НДС с расходов по выдаче трудовой книжки работнику

Объектами налогообложения НДС признаются в т.ч. обороты по реализации товаров на территории Республики Беларусь, включая обороты по безвозмездной передаче товаров (подп. 1.1.3 п. 1 ст. 115 НК).

При этом безвозмездной передачей товаров признаются передача товаров без оплаты и освобождение от обязанности их оплаты (ч. 3 п. 1 ст. 31 НК).

В то же время налоговая база при реализации приобретенных бланков трудовых книжек определяется как положительная разница между ценой реализации и ценой приобретения этих бланков (п. 22 ст. 120 НК). При этом цены приобретения и реализации определяются с учетом НДС.

С учетом изложенного в рассматриваемой ситуации НДС не начисляется. При безвозмездной передаче бланка трудовой книжки цена реализации отсутствует, соответственно, налоговая база будет равна нулю, т.к. отсутствует положительная разница. В налоговой декларации такой оборот не отражается, ЭСЧФ не создается (ч. 1 подп. 15.1 п. 15 Инструкции № 3, подп. 3.11 п. 3 ст. 131 НК).

Таким образом, в рассматриваемой ситуации НДС не начисляется.

Пункт 3

Выдача трудовой книжки взамен трудовой книжки, утраченной не по вине работника

Подпункт 3.1

Бухгалтерский учет операций по выдаче трудовой книжки взамен трудовой книжки, утраченной не по вине работника

Если по причине чрезвычайных обстоятельств (пожар, имеются документы МЧС, подтверждающие отсутствие виновных лиц) была утрачена трудовая книжка работника, которая при поступлении на работу была передана на хранение организации, то организация выдает бланк трудовой книжки работнику в качестве дубликата утраченной трудовой книжки. Стоимость бланка трудовой книжки числится по данным учета организации на счете 10.

При утрате трудовой книжки по вине нанимателя наниматель самостоятельно принимает меры для получения соответствующих документов, подтверждающих стаж работы работника, предшествующий поступлению на работу к данному нанимателю, и выдает дубликат трудовой книжки (п. 64 Инструкции № 40).

При утрате трудовой книжки по вине нанимателя ее владельцу выдается дубликат трудовой книжки без взимания его стоимости (п. 77, 78 Инструкции № 40).

Стоимость бланка трудовой книжки, выданной (оформленной) работнику в качестве дубликата утраченной трудовой книжки, учитывается как расходы, связанные с ЧС, в составе прочих расходов по текущей деятельности на субсчете 90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности» (п. 13, 32 Инструкции № 102, п. 70 Инструкции № 50).

Бухгалтерский учет выдачи трудовой книжки взамен трудовой книжки, утраченной не по вине работника

Подпункт 3.2

Налоговый учет расходов по выдаче трудовой книжки взамен трудовой книжки, утраченной не по вине работника

Подпункт 3.2.1

НДС с расходов по выдаче трудовой книжки взамен трудовой книжки, утраченной не по вине работника

Объектами налогообложения НДС признаются в т.ч. обороты по реализации товаров на территории Республики Беларусь, включая обороты по безвозмездной передаче товаров (подп. 1.1.3 п. 1 ст. 115 НК).

При этом безвозмездной передачей товаров признаются передача товаров без оплаты и освобождение от обязанности их оплаты (ч. 3 п. 1 ст. 31 НК).

В то же время налоговая база при реализации приобретенных бланков трудовых книжек определяется как положительная разница между ценой реализации и ценой приобретения этих бланков (п. 22 ст. 120 НК). При этом цены приобретения и реализации определяются с учетом НДС.

С учетом изложенного в рассматриваемой ситуации НДС не начисляется. При безвозмездной передаче бланка трудовой книжки цена реализации отсутствует, соответственно, налоговая база будет равна нулю, т.к. отсутствует положительная разница. В налоговой декларации такой оборот не отражается, ЭСЧФ не создается (ч. 1 подп. 15.1 п. 15 Инструкции № 3, подп. 3.11 п. 3 ст. 131 НК).

Таким образом, в рассматриваемой ситуации НДС не начисляется.

Подпункт 3.2.2

Налог на прибыль с расходов по выдаче трудовой книжки взамен трудовой книжки, утраченной не по вине работника

В рассматриваемой ситуации стоимость бланка трудовой книжки, выданной (оформленной) работнику в качестве дубликата утраченной трудовой книжки, включается на дату отражения в бухгалтерском учете в состав внереализационных расходов как невозмещаемые потери и расходы, связанные с чрезвычайными обстоятельствами (пожар, виновные лица не установлены), включая расходы, связанные с предотвращением или ликвидацией последствий таких чрезвычайных обстоятельств (ч. 2 п. 2, подп. 3.18 п. 3 ст. 175 НК).

Пункт 4

Выдача трудовой книжки работнику за счет средств организации по решению руководителя

Трудовая книжка может быть выдана работнику, впервые поступившему на работу, для которого данная работа является основной.

По решению руководителя организации выдача трудовой книжки работнику производится за счет средств организации без возмещения ее стоимости, т.е. на безвозмездной основе.

Других выплат социального характера работник не получал.

Организация начисляет и уплачивает страховые взносы в Белгосстрах.

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника.

Лицу, впервые поступающему на работу (если работа в организации для него является основной) и работающему у нанимателя свыше 5 дней, наниматель обязан завести трудовую книжку (ч. 1, 2 ст. 50 ТК, п. 2, 4 Инструкции № 40).

Бланки трудовых книжек приобретаются организациями у местных исполнительных и распорядительных органов по месту нахождения (для г. Минска – у местных администраций районов) (абз. 4 п. 84 Инструкции № 40).

Заполняется трудовая книжка нанимателем в присутствии работника, впервые поступающего на работу, не позднее 7 к.д. со дня приема на работу (п. 8 Инструкции № 40).

В рассматриваемой ситуации работнику на основании решения руководителя организации выдается (оформляется) трудовая книжка за счет средств организации без возмещения ее стоимости.

Передача работнику трудовой книжки на безвозмездной основе рассматривается как безвозмездная передача (дарение). Дарение, сопровождаемое передачей дара одаряемому, юрлицами может быть совершено устно, за исключением дарения дара юрлицом стоимостью, превышающей более чем в 20 раз установленный законодательством размер БВ, и дарения недвижимого имущества, подлежащего госрегистрации (ч. 1 п. 1 ст. 543, ч. 1 п. 1, подп. 1 ч. 1 п. 2, п. 3 ст. 545 ГК).

В данной ситуации действие Указа № 300 на безвозмездную передачу бланка трудовой книжки работнику не распространяется (п. 1 Указа № 300).

Подпункт 4.1

Бухгалтерский учет операций по выдаче трудовой книжки работнику за счет средств организации по решению руководителя

Перечисление денежных средств в качестве аванса (предоплаты) отражается по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в корреспонденции с кредитом счета 51 «Расчетные счета» (ч. 4 п. 47 Инструкции № 50).

Поступление бланков трудовых книжек отражается по дебету счета 10 и кредиту счета 60 в оценке по фактически произведенным затратам на их приобретение (ч. 17 п. 16 Инструкции № 50).

Стоимость трудовой книжки, выданной работнику безвозмездно, включается в состав прочих расходов по текущей деятельности, учитываемых на субсчете 90-10 (абз. 4 п. 13, ч. 2 п. 32 Инструкции № 102, ч. 19 п. 70 Инструкции № 50).

Начисление страховых взносов в ФСЗН (за счет средств нанимателя) и Белгосстрах при безвозмездной передаче трудовой книжки также отражается по дебету субсчета 90-10 в корреспонденции с кредитом счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», субсчета 76-2 «Расчеты по имущественному и личному страхованию» соответственно (ч. 2 п. 54, ч. 6 п. 59 Инструкции № 50).

Сумма страховых взносов в ФСЗН (1 %), исчисляемая за счет средств работника, отражается по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 69 (ч. 3 п. 54, ч. 7 п. 55 Инструкции № 50).

В рассматриваемой ситуации к счету 10 открыт субсчет 10-13.

Бухгалтерский учет выдачи трудовой книжки работнику за счет средств организации по решению руководителя

Подпункт 4.2

Налоговый учет операций по выдаче трудовой книжки работнику за счет средств организации по решению руководителя

Подпункт 4.2.1

НДС с расходов по выдаче трудовой книжки работнику за счет средств организации по решению руководителя

Объектами налогообложения НДС признаются в т.ч. обороты по реализации товаров на территории Республики Беларусь, включая обороты по безвозмездной передаче товаров (подп. 1.1.3 п. 1 ст. 115 НК).

При этом безвозмездной передачей товаров признаются передача товаров без оплаты и освобождение от обязанности их оплаты (п. 1 ст. 31 НК).

В то же время налоговая база при реализации приобретенных бланков трудовых книжек определяется как положительная разница между ценой реализации и ценой приобретения этих бланков (п. 22 ст. 120 НК).

С учетом изложенного в рассматриваемой ситуации НДС не начисляется. При безвозмездной передаче бланка трудовой книжки цена реализации отсутствует, соответственно, налоговая база будет равна нулю, т.к. отсутствует положительная разница. В налоговой декларации такой оборот не отражается, ЭСЧФ не создается (ч. 1 подп. 15.1 п. 15 Инструкции № 3, подп. 3.11 п. 3 ст. 131 НК).

Подпункт 4.2.2

Подоходный налог с расходов по выдаче трудовой книжки работнику за счет средств организации по решению руководителя

Плательщиками подоходного налога признаются физлица (ч. 1 ст. 195 НК).

При определении налоговой базы подоходного налога учитываются все доходы плательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах (п. 1 ст. 199 НК).

Вместе с тем освобождаются от подоходного налога доходы, не являющиеся вознаграждениями за выполнение трудовых или иных обязанностей, в т.ч. в виде матпомощи, подарков и призов, оплаты стоимости путевок (за исключением доходов, указанных в п. 12, 14, 29 и 30 ст. 208 НК), полученные от организаций, являющихся местом основной работы, – в размере, не превышающем 3 910 руб. от каждого источника в течение налогового периода (п. 23 ст. 208 НК).

В рассматриваемой ситуации стоимость безвозмездно переданной работнику трудовой книжки не превышает установленный законодательством предел, применяется вышеуказанное освобождение от подоходного налога.

Подпункт 4.2.3

Страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах с расходов по выдаче трудовой книжки работнику за счет средств организации по решению руководителя

Объектом для начисления обязательных страховых взносов для работодателей и работающих граждан являются выплаты всех видов в денежном и (или) натуральном выражении, начисленные в пользу работающих граждан по всем основаниям независимо от источников финансирования, включая вознаграждения по гражданско-правовым договорам, кроме предусмотренных перечнем выплат, на которые не начисляются взносы на государственное социальное страхование, в том числе на профессиональное пенсионное страхование, в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах» (приложение к Постановлению № 115) (далее – Перечень № 115), но не выше 5-кратной величины средней зарплаты работников в республике за месяц, предшествующий месяцу, за который уплачиваются обязательные страховые взносы, если иное не установлено Президентом, а также за исключением случая, установленного п. 1¹ ст. 4 Закона № 118-З (ст. 4 Закона № 118-З).

Пунктом 13 Перечня № 115 предусмотрено, что взносами не облагаются выплаты, не являющиеся вознаграждениями за исполнение трудовых или иных обязанностей, полученные работником в виде материальной и (или) иной помощи, оплаты стоимости путевок, билетов на культурные мероприятия, услуг физкультурно-оздоровительного характера, включая оплату абонементов, призов, подарков (за исключением выплат, указанных в подп. 9.6 п. 9 и п. 12 Перечня № 115), от работодателя по основному месту работы, – в размере, предусмотренном в абз. 2 ч. 1 п. 23 ст. 208 НК, в течение календарного года.

В рассматриваемой ситуации стоимость безвозмездно переданной работнику трудовой книжки не превышает установленный законодательством предел, применяется вышеуказанное освобождение от исчисления взносов.

Подпункт 4.2.4

Налог на прибыль с расходов по выдаче трудовой книжки работнику за счет средств организации по решению руководителя

Стоимость безвозмездно переданной работнику трудовой книжки при налогообложении прибыли в составе выручки и затрат не учитывается. В налоговой декларации (расчете) по налогу на прибыль обороты по безвозмездной передаче не отражаются (п. 1 ст. 168, абз. 10 подп. 1.3, подп. 1.19 п. 1, п. 3 ст. 173 НК).

В состав внереализационных расходов включаются обязательные страховые взносы в бюджет ФСЗН и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, начисленные в порядке, установленном законодательством о государственном соцстраховании и законодательством о страховании:

● не поименованные в подп. 2.5 п. 2 ст. 170 НК;

● не включенные в первоначальную стоимость амортизируемых активов;

● за проверяемый период, не отраженные плательщиком в налоговых декларациях (расчетах) по налогу на прибыль, срок представления которых наступил до назначения проверки (отражаются в том отчетном периоде, в котором они уплачены) (подп. 3.34 п. 3 ст. 175 НК).

В рассматриваемой ситуации обязательные страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах не исчислены.

Пункт 5

Обнаружение в ходе инвентаризации факта утраты (порчи) бланков трудовых книжек

Бланки трудовой книжки и вкладыша к ней являются бланками документов с определенной степенью защиты (п. 81 Инструкции № 40).

Следовательно, порядок их приобретения, хранения, учета и т.д. регулируется Инструкцией № 33/77/17.

При обнаружении в ходе инвентаризации факта утраты (порчи) бланков трудовых книжек не позднее 3 рабочих дней со дня обнаружения руководителем организации создается комиссия по проверке обнаруженных фактов. По результатам проверки составляется акт списания (уничтожения) бланков документов с определенной степенью защиты, включенных в перечень бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, информация о которых подлежит включению в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, по форме согласно приложению 2 к Инструкции № 33/77/17. Акт подписывается председателем и членами комиссии и не позднее рабочего дня, следующего за днем его составления, утверждается руководителем организации.

Утвержденный акт не позднее рабочего дня, следующего за днем его утверждения, представляется в ИМНС. ИМНС передает в электронный банк данных информацию о бланках, указанных в акте, с признаком «Недействительно» (п. 20, 21 Инструкции № 33/77/17).

Уничтожение списанных бланков начинается через 1 мес. после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Бланки уничтожаются комиссией, созданной приказом руководителя юрлица. Об уничтожении бланков составляется акт по форме согласно приложению 2 к Инструкции № 33/77/17 (п. 21¹ Инструкции № 33/77/17).

Подпункт 5.1

Бухгалтерский учет недостающих или полностью испорченных бланков трудовых книжек

Согласно п. 73 Инструкции № 50 себестоимость недостающих или полностью испорченных, не подлежащих использованию бланков трудовых книжек, материалов, товаров, иных запасов отражается по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи имущества» и кредиту счета 10.

При установлении виновных лиц суммы недостач и потерь от порчи отражаются по дебету субсчета 73-2 «Расчеты по возмещению ущерба» и кредиту счета 94.

При отсутствии виновных лиц, а также при вынесении судебного постановления об отказе в удовлетворении требований о взыскании с виновных лиц денежных сумм суммы недостач и потерь отражаются по дебету счета 90 и кредиту счета 94, субсчета 73-2. Списание недостачи производится за счет собственных средств организации (подп. 1.22 п. 1 ст. 173 НК).

Отражение в бухгалтерском учете недостачи, порчи трудовой книжки до уничтожения и ее списание после уничтожения отражаются по дебету и кредиту забалансового счета 006 (в бюджетной организации – по счету 04) на основании п. 10 НСБУ № 88.

В состав прочих расходов по текущей деятельности, учитываемых на субсчете 90-10, включаются доходы и расходы, связанные с реализацией и прочим выбытием запасов (за исключением продукции, товаров) и денежных средств (п. 13 Инструкции № 102).

Бухгалтерский учет недостающих или полностью испорченных бланков трудовых книжек

Подпункт 5.2

Налог на прибыль с расходов по недостающим бланкам трудовых книжек

При исчислении налога на прибыль стоимость недостающих бланков трудовых книжек, испорченных в связи с чрезвычайными обстоятельствами (пожар, авария, стихийное бедствие, виновные лица которого не установлены или суд отказал во взыскании с них), включается в состав внереализационных расходов как невозмещаемые потери и расходы, связанные с чрезвычайными обстоятельствами, на дату отражения их в бухгалтерском учете в составе прочих расходов по текущей деятельности (п. 2, подп. 3.18 п. 3 ст. 175 НК).

Если виновный работник возмещает стоимость недостающих (испорченных по вине работника) бланков, поступившая в счет возмещения убытков сумма в полном размере учитывается при налогообложении прибыли в составе внереализационных доходов. Такие доходы отражаются на дату их поступления (подп. 3.6 п. 3 ст. 174 НК). Стоимость испорченных бланков включается в состав внереализационных расходов в пределах сумм, возмещаемых работником. Указанные расходы отражаются на дату поступления возмещения и (или) возврата указанных расходов (убытков), но не ранее их фактического осуществления (подп. 3.51 п. 3 ст. 175 НК).