Сдвиг рабочего года и планирование трудовых отпусков на 2026 год

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 18 ноября 2025 г.

В материале, созданном по итогам вебинара по теме «Сдвиг рабочего года и планирование трудовых отпусков на 2026 год», даются ответы на вопросы участников вебинара.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Трудовой кодекс (далее – ТК)

Ситуация 1. Сдвиг рабочего года в связи с прогулом

Некоторые работники периодически совершают прогулы в течение года.

Необходимо ли каждый раз сдвигать рабочий год или можно 1 раз в конце года, суммируя все прогулы за год?

Какие последствия, если не сдвигать рабочий год в связи с прогулом?

В рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск, за исключением случая, предусмотренного ч. 2 ст. 164 ТК, включаются:

● фактически отработанное время (п. 1 ч. 1 ст. 164 ТК);

● время, которое работник не работал, но за ним согласно законодательству или коллективному договору сохранялись прежняя работа и зарплата (средний заработок) либо ему выплачивалось пособие по государственному соцстрахованию, за исключением времени отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, а также выходные дни, государственные праздники, праздничные дни, установленные и объявленные нерабочими, и другие предоставляемые работнику дни отдыха (п. 2 ч. 1 ст. 164 ТК);

● другие периоды, не отвечающие условиям, определенным подп. 1–4¹ ч. 1 ст. 164 ТК, но в отношении которых законодательством или коллективным договором, соглашением предусмотрено включение их в рабочий год (п. 5 ч. 1 ст. 164 ТК).

В связи с тем, что за время прогула не сохраняется зарплата (средний заработок), он не включается в рабочий год. Целесообразно оформить приказ нанимателя и сместить рабочий год по его окончании.

В случае если наниматель не сдвинул рабочий год, существует риск неправильного исчисления рабочего года и неправильного расчета компенсации (как в сторону необоснованного уменьшения, так и в сторону необоснованного увеличения).

Ситуация 2. Сдвиг рабочего года несколько раз в год

Рабочий год работника с 11.07.2025 по 10.07.2026. В сентябре работник 20 дней находился в отпуске без сохранения зарплаты. Наниматель сдвинул рабочий год. В декабре работнику снова предоставляется отпуск без сохранения зарплаты продолжительностью 4 к.д.

Как правильно сдвинуть рабочий год в этом случае?

Согласно п. 3 ч. 1 ст. 164 ТК отпуска без сохранения зарплаты, не превышающие 14 к.д., включаются в рабочий год. Поэтому период необходимо сместить на 6 к.д. (20 – 14 = 6). Таким образом, новый рабочий год работника будет с 11.07.2025 по 16.07.2026.

Если работнику в течение рабочего года снова предоставляется отпуск без сохранения зарплаты, то рабочий год необходимо сдвинуть еще раз.

Поскольку в декабре работник уходит в отпуск без сохранения зарплаты на 4 к.д., то его рабочий год после сдвига будет выглядеть так: с 11.07.2025 по 20.07.2026.

Однако наиболее удобным для кадрового учета будет производить смещение рабочего года по его окончании.

Ситуация 3. Отражение в графике отпусков трудового отпуска за разные рабочие периоды

Работнику необходимо запланировать на 2026 год 2 отпуска: один за рабочий год с 01.04.2024 по 31.03.2025, второй – за рабочий год с 01.04.2025 по 31.03.2026.

Как запланировать отпуска в графике отпусков, чтобы не нарушить законодательство?

В соответствии со ст. 170 ТК наниматель обязан предоставлять работнику трудовой отпуск, как правило, в течение каждого рабочего года (ежегодно).

В исключительных случаях, когда предоставление полного трудового отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальной деятельности организации, нотариуса, осуществляющего нотариальную деятельность в нотариальном бюро, физлица, осуществляющего деятельность по оказанию услуг в сфере агроэкотуризма, ИП, допускается с согласия работника перенос части отпуска на следующий рабочий год (ч. 2 ст. 170 ТК).

Поскольку работнику не был предоставлен трудовой отпуск за период с 01.04.2024 по 31.03.2025 в течение рабочего года, наниматель уже нарушил законодательство о труде. В связи с чем рекомендуется отпуск за период 01.04.2024 по 31.03.2025 предоставить в ближайшее возможное время текущего календарного года, а отпуск за период с 01.04.2025 по 31.03.2026 запланировать и предоставить до истечения рабочего года работника.

Ситуация 4. Смещение рабочего года за пропущенные периоды

Работнику, совершавшему прогулы, не сместили рабочий год в 2024 году.

Как произвести смещение рабочего года сейчас: за 2 года или прошлые годы уже не учитывать?

Специалист, в чьи должностные обязанности входит учет рабочего года, должен написать докладную записку на имя нанимателя, что сдвиг рабочего года не производился (с указанием причин).

Наниматель должен издать приказ и произвести смещение рабочих периодов за прошлые годы. С соответствующим приказом необходимо ознакомить работника.

Вопрос 1. Если в коллективном договоре организации предусмотрено предоставление социального отпуска без сохранения зарплаты по семейно-бытовым причинам продолжительностью 90 к.д., то за основу для сдвига рабочего года необходимо брать 90 или 14 к.д.?

Сдвиг рабочего года, как правило, производится в следующем порядке:

1) определяется количество дней, относящихся к периодам, которые не включаются в рабочий год согласно ст. 164 ТК;

2) из указанного количества дней исключается период отпуска без сохранения зарплаты продолжительностью 14 к.д. (в случае предоставления работнику в текущем рабочем году такого отпуска);

3) рабочий год работника смещается на полученное количество календарных дней, не относящихся к периодам, дающим право на трудовой отпуск;

4) издается приказ о сдвиге рабочего года работника, который доводится до сведения работника под подпись.

Для того чтобы не смещать рабочий год при предоставлении отпуска без сохранения зарплаты до 90 к.д., в коллективном договоре организации можно прописать следующую норму: «Включать в рабочий год работников время предусмотренных законодательством или коллективным договором отпусков без сохранения заработной платы, предоставляемых по инициативе нанимателя и (или) по договоренности между нанимателем и работником продолжительностью до 90 календарных дней в течение рабочего года».

В случае отсутствия в коллективном договоре такой нормы сдвиг рабочего года производится в случае предоставления работнику в текущем рабочем году отпуска без сохранения зарплаты продолжительностью свыше 14 к.д.

Вопрос 2. Обязательно ли издавать приказ о сдвиге рабочего года?

В статье 165 ТК нет четкого указания на издание приказа (распоряжения) о смещении рабочего года. Мнения юристов по этому поводу разные: одни считают, что можно указать смещенный рабочий год в приказе (записке) о предоставлении трудового отпуска, другие – что достаточно внести соответствующую запись в личную карточку и ознакомить с этой записью работника. Однако большинство придерживается позиции, что оформление смещения рабочего года необходимо осуществлять посредством издания приказа (распоряжения).

Таким образом, в законодательстве не уточняется, как оформить сдвиг (смещение) рабочего года работнику. Порядок такого оформления наниматель может самостоятельно определить в своих ЛПА. Следует полагать, что документальное оформление смещения рабочего года целесообразно оформлять приказом (распоряжением) нанимателя и осуществлять по окончании рабочего года работника.

Вопрос 3. Нужно ли смещать рабочий год, если работник находился под арестом?

Нужно.

Периоды, включаемые в рабочий год, определены в ст. 164 ТК.

В связи с тем, что за период нахождения под арестом не сохраняется зарплата (средний заработок) и он не относится к фактически отработанному времени, этот период не включается в рабочий год.

Вопрос 4. Нужно ли смещать рабочий год, если в период нахождения на больничном имеются дни, в которые не назначалось пособие по временной нетрудоспособности?

Да.

Период временной нетрудоспособности, когда работнику выдана справка учреждением здравоохранения и не выплачивалось пособие по государственному соцстрахованию, не включается в рабочий год (п. 2 ч. 1 ст. 164 ТК).

Вопрос 5. Сколько хранятся графики трудовых отпусков в организации?

Срок хранения графика трудовых отпусков составляет 1 год (п. 702 постановления Минюста от 24.05.2012 № 140 «О перечне типовых документов»).