Разработка положений о структурных подразделениях: практическое руководство

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 29 октября 2025 г.

Раскрываются значение положений о структурных подразделениях для эффективной организации деятельности предприятия, порядок разработки, согласования и утверждения, сроки их хранения и практическое применение для четкого разграничения функций, задач и ответственности между отделами (с образцами необходимых документов).

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Гражданский кодекс (далее – ГК)

Понятие структурного подразделения

Под структурным подразделением понимается официально выделенная часть организации, созданная для управления определенным направлением (видом) ее деятельности, с самостоятельными задачами, функциями и ответственностью за выполнение возложенных на нее задач. Структурное подразделение организации возглавляет руководитель этого подразделения, который подчиняется непосредственно руководителю организации (его заместителю).

В законодательстве различают следующие виды структурных подразделений:

1) обособленные:

● филиал;

● представительство;

2) необособленные (внутренние):

● управление (служба);

● отдел;

● сектор (бюро, группа) и др.

Согласно ст. 51 ГК территориальный признак является главенствующим при отнесении структурных подразделений организации к обособленным и необособленным (внутренним).

Представительством является обособленное подразделение юрлица, расположенное вне места его нахождения, осуществляющее защиту и представительство интересов юрлица, совершающее от его имени сделки и иные юридические действия (ч. 1 п. 1 ст. 51 ГК).

Филиалом является обособленное подразделение юрлица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все или часть его функций, в т.ч. функции представительства (п. 2 ст. 51 ГК).

Представительства и филиалы должны быть указаны в уставе создавшего их юрлица (ч. 4 п. 3 ст. 51 ГК).

Наименование должности служащего для руководителя обособленного подразделения (филиала, представительства и иных) устанавливается аналогично установлению наименования должности служащего руководителя организации (за исключением наименования должности служащего «Генеральный директор») (ч. 5 п. 6 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 02.01.2012 № 1 (далее – Общие положения ЕКСД)).

Внутренние структурные подразделения организации тоже не обладают признаками юрлица, но и не являются обособленными.

При создании структурных подразделений (управление (служба), отдел, сектор (бюро, группа), иные) нормы управляемости определяются нанимателем в ЛПА, если иное не установлено актами законодательства (ч. 9 п. 10 Общих положений ЕКСД).

Положение о структурном подразделении: понятие и особенности

В соответствии с трудовым законодательством положения о структурных подразделениях не являются обязательными документами, однако именно в них закрепляется распределение «ролей» между подразделениями и работниками внутри одной организации. Требования к содержанию положений о структурных подразделениях могут быть определены ЛПА организации (например, типовой инструкцией о порядке разработки и утверждения положений о структурных подразделениях).

Положение о структурном подразделении – это ЛПА организации, который определяет статус, задачи, функции, права, обязанности и порядок работы конкретного структурного подразделения, его внутреннюю организационную структуру, а также его взаимоотношения с другими подразделениями. Оно является основой для организации деятельности и взаимодействия между подразделениями.

Положения о структурных подразделениях необходимы в организации для:

● обеспечения эффективной работы (позволяют конкретно разграничить зоны ответственности и полномочия работников, что способствует более слаженной и эффективной работе);

● улучшения координации (помогают избежать дублирования функций и конфликтов между подразделениями);

● повышения прозрачности (делают работу подразделения более понятной для всех работников организации);

● разработки должностных инструкций (являются основой для разработки должностных инструкций работников).

Требования к оформлению Положения о структурном подразделении

Форма Положения о структурном подразделении содержится в унифицированной системе организационно-распорядительной документации (унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм), утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 28.11.2019 № 41 (код по ОКУД 0212597002) (далее – Положение), и имеет следующую структуру:

1) «Общие положения».

В этой главе отражаются:

● место подразделения в структуре организации. Если в организации действует такой документ, как «Структура и штатная численность организации», то место структурного подразделения устанавливается на его основании. При отсутствии такого документа в Положении указывается место подразделения в структуре организации;

● порядок создания и ликвидации структурного подразделения;

● подчиненность структурного подразделения.

Если структурное подразделение входит в состав более крупного подразделения (например, отдел в составе управления), то в Положении указывается должностное лицо этого подразделения (наименование должности), которому подчиняется это подразделение;

● НПА и ЛПА, которыми руководствуется структурное подразделение в своей деятельности.

Как правило, делаются отсылки на законодательство Республики Беларусь, устав организации (положение о ней), иные ЛПА. При необходимости могут быть указаны конкретные акты законодательства и ЛПА, которыми структурное подразделение обязано руководствоваться в своей деятельности.

При этом используются типовые формулировки, например: «Отдел осуществляет свою деятельность на основе…», «В своей деятельности отдел руководствуется…»;

2) «Основные задачи».

Здесь отражаются основные задачи, стоящие перед структурным подразделением;

3) «Функции».

В этой главе определяются основные функции, возложенные на структурное подразделение. Если в состав подразделения не входят более мелкие структурные единицы, но вместе с тем его функции четко распределены между работниками, то в Положении целесообразно закрепить такое распределение. Подробная регламентация способствует составлению должностных инструкций работникам подразделения;

4) «Права».

Этой главой установлены права структурного подразделения.

В Положении можно привести общий для всего структурного подразделения перечень прав и отдельным блоком выделить права и полномочия руководителя подразделения.

Как правило, основные права подразделения реализует его руководитель, однако их часть, а также ряд полномочий он может делегировать своим подчиненным. Если это предусмотрено при создании структурного подразделения, то в Положении должен быть определен порядок делегирования прав работникам подразделения. Вместе с тем для этих целей в организации может быть издан отдельный приказ (распоряжение);

5) «Взаимоотношения. Связи».

В процессе решения задач, поставленных перед структурным подразделением, выполнения возложенных на него функций и реализации предоставленных ему прав оно взаимодействует с другими структурными подразделениями организации.

В этой главе Положения основной акцент делается на регламентацию организации передачи и получения различной информации (управленческих решений и отчетов об их выполнении, статистических и аналитических данных, проектов документов и заключений по ним и т.д.) и материальных объектов (инвентаря, иного имущества).

Согласно п. 68 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65 (далее – Инструкция № 65), текст Положения делится на пункты.

Пункты могут подразделяться на подпункты, части или абзацы, подпункты – на части или абзацы, части – на абзацы.

В больших по объему и сложных по построению документах пункты могут объединяться в главы, а главы – в разделы.

Разделы нумеруются римскими цифрами, главы – арабскими цифрами, после которых точка не ставится.

Разделы и главы должны иметь заголовки, точка в конце заголовка не ставится. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой. В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа.

Подпункты нумеруются арабскими цифрами и записываются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номер пункта и номер подпункта, после которых ставятся точки.

Нумерация пунктов должна быть сквозной для всего документа, подпунктов – сквозной для каждого пункта.

Части и абзацы не нумеруются и выделяются абзацным отступом.

Сроки хранения положений о структурных подразделениях

Законодательством установлены следующие сроки хранения:

1) в госорганах, иных госорганизациях, подчиненных им (входящих в состав, систему) органах и (или) организациях, негосударственных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, – постоянно при условии замены новыми;

2) в организациях, подчиненных госорганам, иным госорганизациям (входящих в их состав, систему), негосударственных организациях с долей госсобственности в уставном фонде более 50 %, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, – 10 лет при условии замены новыми;

3) в иных негосударственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, у ИП – 30 лет при условии замены новыми (п. 28 перечня типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140).

Порядок разработки и утверждения Положения

Как правило, положения о структурных подразделениях разрабатываются руководителями соответствующих структурных подразделений.

Проект Положения подлежит согласованию с:

● вышестоящим руководителем;

● заместителем руководителя организации, курирующим деятельность подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководством;

● кадровой службой;

● отделом организации труда и заработной платы;

● юридической службой (юрисконсультом) организации.

При утверждении документа посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности служащего лица, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.

При утверждении Положения посредством издания приказа или распоряжения гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида утверждающего документа в именительном падеже, наименования должности служащего лица, издавшего утверждающий документ, включая наименование организации, его даты и регистрационного индекса.

Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатаются прописными буквами без кавычек и пробелов.

Даты утверждения оформляются цифровым способом (ч. 3, 10–12 п. 48 Инструкции № 65).

Для установления единого порядка разработки положений о структурных подразделениях в организации может быть принята типовая инструкция о порядке разработки и утверждения положений о структурных подразделениях.

Пример 1. Образец инструкции о порядке разработки и утверждения положений о структурных подразделениях

Пример 2. Образец Положения об отделе кадров

Пример 3. Образец Положения о бухгалтерии

Пример 4. Образец Положения об отделе маркетинга и рекламы

Пример 5. Образец Положения о юридическом отделе

Пример 6. Образец Положения об отделе транспортно-экспедиционном

Пример 7. Образец Положения об отделе организации труда и заработной платы