Передача документов и дел при кадровых изменениях

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 5 ноября 2025 г.

Разъясняется порядок передачи документов и дел при смене руководителя организации и при переводе, перемещении или увольнении работника, включая требования к составлению актов приема-передачи, оформлению приказов, срокам хранения документов (с образцами необходимых документов).

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65 (далее – Инструкция № 65)

● перечень типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень № 140)

● Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143 (далее – Правила № 143)

Основания для передачи документов и дел

Законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства предусмотрена передача документов и дел:

1) при смене руководителя организации.

Составляется акт приема-передачи документов и дел (ч. 2 п. 8 Инструкции № 65);

2) при переводе, перемещении или увольнении (освобождении от занимаемой должности служащего) работника (по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения).

Имеющиеся у работника документы и дела передаются по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел (ч. 5 п. 8 Инструкции № 65);

3) при увольнении или переводе работника, должностными обязанностями которого предусмотрено формирование, ведение и хранение личных дел (по решению руководителя организации).

Личные дела передаются по решению руководителя организации другому работнику по акту приема-передачи дел (п. 15 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29);

4) при смене руководителя архива организации (лица, ответственного за архив).

Согласно ч. 1 п. 19 Правил № 143 прием-передача документов и дел, научно-справочного аппарата к ним, учетных документов, а также помещений, инвентаря и оборудования архива организации оформляется актом приема-передачи документов и дел по форме согласно приложению 6 к Правилам № 143.

При смене руководителя организации документы и дела, находящиеся в делопроизводстве и архиве организации, а также научно-справочный аппарат к ним передаются по акту приема-передачи документов и дел при смене руководителя организации по форме согласно приложению 5¹ к Правилам № 143 (ч. 1 п. 18 Правил № 143).

Форма акта приема-передачи документов и дел при переводе, перемещении или увольнении (освобождении от занимаемой должности служащего) работника НПА не установлена, поэтому при его подготовке необходимо руководствоваться п. 100–104 гл. 8 Инструкции № 65.

Порядок приема-передачи документов и дел при переводе, перемещении или увольнении (освобождении от занимаемой должности служащего) работника может быть закреплен в ЛПА организации, например в инструкции по делопроизводству.

Составление и оформление акта приема-передачи документов и дел

При подготовке акта приема-передачи документов и дел необходимо руководствоваться общими требованиями к составлению и оформлению организационно-распорядительной документации, установленными:

● Инструкцией № 65;

● СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта от 26.10.2016 № 83.

Акт приема-передачи документов и дел составляется комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации (приказом, распоряжением), уполномоченными лицами или должностным лицом.

Акт оформляется, как правило, на чистых листах бумаги формата А4 с соблюдением установленных требований к составу и оформлению необходимых реквизитов организационно-распорядительной документации.

Если в организации используются общие бланки организационно-распорядительной документации, акт допускается оформлять на таком бланке.

Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события.

Пример 1. Образец акта приема-передачи документов и дел (фрагмент)

Согласно п. 102 Инструкции № 65 текст акта делится на 2 части: вводную и констатирующую.

Вводная часть акта включает:

● основание для составления акта;

● наименование должности служащего, инициалы и фамилию председателя комиссии, затем наименования должностей служащих, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке (либо наименования должностей служащих, инициалы и фамилии уполномоченных лиц или должностного лица, составивших акт);

● наименование должностей служащих, инициалы, фамилии лиц, присутствующих при составлении акта (ч. 2–4 п. 102 Инструкции № 65).

Пример 2. Примерная форма вводной части акта приема-передачи документов и дел

Констатирующая часть является основной частью акта.

В констатирующей части акта:

● излагаются цели и задачи актирования, дается краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки), фиксируются установленные факты;

● могут излагаться выводы, рекомендации, предложения составителей по установленным фактам (при необходимости) (ч. 5, 6 п. 102 Инструкции № 65).

В акте приема-передачи документов и дел при смене руководителя организации раздельно указывается:

● количество документов и дел, находящихся в делопроизводстве;

● количество документов и дел, хранящихся в архиве организации, с выделением сведений о количестве дел постоянного хранения;

● сведения об оборудовании и инвентаре архива организации (ч. 2 п. 18 Правил № 143).

При смене руководителя печать организации (при наличии) также передается по акту вновь назначенному или избранному руководителю. Факт передачи печати новому руководителю может быть отражен как в отдельном акте, так и включен в акт приема-передачи документов и дел, составляемый при смене руководителя организации.

При оформлении вводной части текста акта используется слово «Основание».

Слово «Основание» печатается с прописной буквы без отступа от границы левого поля документа, а относящийся к нему текст – с интервалом точно 14 пт.

Слово «Основание» остается открытым.

Пример 3. Образец вводной части акта приема-передачи документов и дел (фрагмент)

Согласно установившейся практике аналогичным образом оформляются слова «Составлен комиссией», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали».

Они печатаются с прописной буквы без отступа от границы левого поля документа и также остаются открытыми. Межстрочный интервал – одинарный.

Пример 4. Образец акта приема-передачи документов и дел (фрагмент)

При наличии приложений (документов, подтверждающих, разъясняющих, или дополняющих изложенные в акте факты) ссылка на них дается в конце текста (перед сведениями о количестве экземпляров акта) и оформляется как реквизит «Отметка о наличии приложения».

Пример 5. Образец реквизита «Отметка о наличии приложения» в акте приема-передачи документов и дел

Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться лицом, подписавшим документ, как правило, председателем комиссии (п. 101 Инструкции № 65).

При подготовке проекта документа в реквизите «Дата документа» допускается печатать только обозначения месяца и года (ч. 5 п. 42 Инструкции № 65).

Поскольку акт приема-передачи документов и дел при смене руководителя организации подписывают руководитель, передающий дела, и руководитель, принимающий дела, отсутствует необходимость его дополнительного удостоверения путем оформления грифа утверждения. При наличии коллегиального органа управления в организации возможно утверждение акта приема-передачи документов и дел при смене руководителя данным органом после его рассмотрения на заседании.

Дата утверждения акта приема-передачи документов и дел при смене руководителя организации должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом, подписавшим документ. На основании этого дата акта должна соответствовать дате передачи документов и дел. Ее проставляет руководитель, принявший документы и дела.

Акт о приеме-передаче документов и дел подписывается лицами, одно из которых соответственно передало, а другое приняло документы и дела. При этом при оформлении реквизита «Подпись» используются такие формулировки, как «Дела сдал – Дела принял» и т.п. 

Пример 6. Образец реквизита «Подпись» в акте приема-передачи документов и дел при смене руководителя организации, при переводе, перемещении или увольнении (освобождении от занимаемой должности служащего) работника

В случае составления акта комиссией в реквизите «Подпись» указываются не должности лиц, составивших акт, а распределение их обязанностей в составе комиссии (наименования должностей служащих лиц, составивших акт, отражаются во вводной части его текста). Первой проставляется подпись председателя комиссии, ниже – подписи членов комиссии в алфавитном порядке без указания должностей.

Пример 7. Образец реквизита «Подпись» в случае составления акта приема-передачи документов и дел комиссией

Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с отметкой «Замечания прилагаются». Текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания допускается фиксировать в самом акте (ч. 2 п. 103 Инструкции № 65).

В конце акта оформляется отметка о количестве экземпляров, в котором составлен акт, с указанием адресата (места хранения) каждого экземпляра. Первый экземпляр акта подшивается в дело согласно номенклатуре дел организации.

Число экземпляров акта определяется НПА и (или) практической необходимостью (ч. 8, 9 п. 102 Инструкции № 65).

Пример 8. Образец отметки о количестве экземпляров акта приема-передачи документов и дел (вариант 1)

Пример 9. Образец отметки о количестве экземпляров акта приема-передачи документов и дел (вариант 2)

Акт является внутренним документом, поэтому регистрируется в организации в порядке, установленном для регистрации внутренних документов (подп. 125.1, 125.5 п. 125 Инструкции № 65).

Срок хранения:

● актов приема-передачи документов и дел при смене руководителей организаций – 55 лет (п. 41 Перечня № 140);

● актов приема-передачи документов и дел при переводе, перемещении или увольнении (освобождении от занимаемых должностей служащих) работников – 3 года (п. 42 Перечня № 140).

Оформление приказа о приеме-передаче документов и дел

Приказ (распоряжение) о приеме-передаче документов и дел служит основанием для составления акта приема-передачи документов и дел. При оформлении приказа должны соблюдаться требования п. 89, 90 Инструкции № 65.

Приказы по основной деятельности оформляются на общем бланке стандартного формата А4 или на специальном бланке для приказов.

Заголовок приказа включает предлог «О» («Об») и отглагольное существительное в предложном падеже. Например, «О приеме-передаче документов и дел», «Об организации приема-передачи документов и дел», «О передаче документов и дел в связи с увольнением Красновой Е.В.» и др.

В приказе должна быть отражена следующая информация:

● причина передачи документов и дел (например, увольнение (освобождение от занимаемой должности служащего) работника или смена руководителя организации и т.д.);

● данные о лице, передающем дела, и данные о лице, принимающем дела (фамилия, имя, отчество (если таковое имеется), наименование должности служащего, наименование структурного подразделения);

● сроки проведения приема-передачи документов и дел (в случае увольнения (освобождения от занимаемой должности служащего) работника передача дел должна быть завершена до указанной в приказе даты увольнения (освобождения от занимаемой должности служащего));

● сведения о лицах, участвующих в приеме-передаче документов и дел (в состав комиссии входят работники, которые в силу своей квалификации или занимаемого положения могут дать объективную оценку состоянию передаваемых документов и дел).

Если приказ издается на основании или во исполнение другого распорядительного документа, то в констатирующей части дается ссылка на этот документ с указанием его названия (в именительном падеже), даты, регистрационного индекса и заголовка, а в отдельных случаях и краткого содержания документа (ч. 3 п. 89 Инструкции № 65).

Пример 10. Образец ссылки на распорядительный документ в констатирующей части приказа о приеме-передаче документов и дел

Если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий, то намеченные мероприятия излагаются по пунктам. Каждый пункт приказа строится по схеме:

● исполнитель (конкретное должностное лицо или структурное подразделение, указывается в дательном падеже);

● предписываемое действие, выраженное глаголом в неопределенной форме;

● срок исполнения (рекомендуется указывать на отдельной строке).

Пример 11. Образец приказа о приеме-передаче документов и дел (фрагмент)

Согласно п. 56, 90 Инструкции № 65 проекты приказов подлежат визированию исполнителями и заинтересованными должностными лицами. Перечень лиц, визирующих проект приказа, определяется составителем приказа исходя из его содержания и требований НПА, ЛПА. Первым, как правило, визирует проект приказа исполнитель, т.е. должностное лицо, его подготовившее.

Датой приказа является дата его подписания. Дата в приказе проставляется лицом, его подписавшим. Приказ должен быть зарегистрирован в день подписания.

Приказы о приеме-передаче документов и дел относятся к категории приказов по основной деятельности и подлежат хранению:

● в госорганах, иных госорганизациях, подчиненных им (входящих в состав, систему) органах и (или) организациях, негосударственных организациях, являющихся источниками комплектования госархивов, – постоянно;

● в организациях, подчиненных госорганам, иным госорганизациям (входящих в их состав, систему), негосударственных организациях с долей госсобственности в уставном фонде более 50 %, не являющихся источниками комплектования госархивов, – 10 лет;

● в иных негосударственных организациях, не являющихся источниками комплектования госархивов, у ИП – 30 лет (подп. 21.1 п. 21 Перечня № 140).