Списание недостачи, допущенной по вине работника, за счет средств организации

Материал актуализирован редакцией ИПС «Нормативка.by» с использованием правовых актов по состоянию на 18 августа 2026 г.

На примере практических ситуаций разбирается, возникают ли в случае списания недостачи за счет средств организации доход у работника, виновного в недостаче, и необходимость в исчислении подоходного налога с физлиц, взносов в ФСЗН и Белгосстрах.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Налоговый кодекс (далее – НК)

● Закон от 15.07.2021 № 118-З «О взносах в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь» (далее – Закон № 118-З)

● Положение о порядке уплаты страховщику страховых взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утв. постановлением Совета Министров от 04.11.2006 № 1462 (далее – Положение № 1462)

● постановление Совета Министров от 25.01.1999 № 115 «Об установлении перечня выплат» (далее – Постановление № 115)

Общие положения о недостачах, допущенных по вине работника

В случае проведения инвентаризации может быть выявлена недостача товарно-материальных ценностей.

Как правило, сумма такой недостачи при выявлении виновного лица взыскивается с виновного лица. Однако бывают случаи, когда по решению руководителя организации сумма недостачи списывается не с виновного лица, а за счет средств организации.

Подоходный налог с физлиц при списании недостачи, допущенной по вине работника, за счет средств организации

Для физлиц, как признаваемых, так и не признаваемых налоговыми резидентами Республики Беларусь, объектом налогообложения подоходным налогом являются доходы, получаемые ими от источников в Республике Беларусь (п. 1 ст. 196 НК).

Организация, от которой физлицо получило доходы, признается налоговым агентом, который обязан в установленном законодательством порядке исчислить, удержать у физлица и перечислить в бюджет исчисленную сумму подоходного налога с выплаченных ему доходов (п. 1 ст. 216 НК).

Полученные доходы могут быть не только в денежной, но и натуральной форме, которые также учитываются при определении налоговой базы (п. 1 ст. 199 НК). К доходам в натуральной форме в т.ч. относятся полученные физлицом товары, выполненные в его интересах работы, оказанные услуги на безвозмездной основе.

Для того чтобы определить, будет ли сумма списанной недостачи являться доходом работника, необходимо установить, принималось ли решение о взыскании суммы задолженности с виновного лица.

В случае если была выявлена недостача и установлено виновное лицо, при этом принято решение о взыскании долга с виновного лица, у работника возникает обязательство по погашению долга. Но по каким-то причинам, например увольнение сотрудника, сумма не была взыскана, а списана по решению руководителя за счет средств организации. В этом случае у работника возникает доход в натуральной форме, и сумма такого дохода подлежит налогообложению подоходным налогом. Особенности определения налоговой базы при получении доходов в натуральной форме установлены ст. 200 НК.

Так, к доходам в натуральной форме относится сумма прощенной (списанной) задолженности по обязательствам физлица, обязанность по уплате (возмещению) которых прекращена в связи с принятием решения о прощении таких обязательств (подп. 2.6 п. 2 ст. 13, ч. 1 п. 1 ст. 199, подп. 2.4 п. 2 ст. 200 НК). Датой получения такого дохода является дата принятия решения о прекращении обязательства, на основании которого производится списание задолженности работника перед организацией (подп. 1.2 п. 1 ст. 213 НК).

Для того чтобы определить такой доход, должны соблюдаться следующие условия:

● должна быть установлена обязанность по уплате или возмещению по любым видам обязательств;

● должна быть определена сумма обязательства;

● должно быть принято решение о прощении этого обязательства.

Пример 1.

Налогообложение подоходным налогом дохода работника в виде частичного прощения долга в случае, если он уволился и остаток долга не был погашен

При проведении инвентаризации была выявлена недостача в размере 2 500,00 руб. Виновное лицо установлено. Руководитель организации принимает решение о взыскании всей суммы задолженности с виновного лица.

Работник погасил сумму в размере 1 000,00 руб. Работник уволился, и остаток задолженности им погашен не был. Руководитель организации принимает решение о списании оставшейся суммы долга за счет средств организации, т.е. простил долг работнику.

Сумма в размере 1 500,00 руб. будет являться для работника доходом, полученным в натуральной форме, а также объектом для начисления подоходного налога.

В случае если была выявлена недостача и установлено виновное лицо, при этом руководитель организации принимает решение о списании суммы недостачи сразу за счет средств организации без предъявления требований о взыскании суммы с виновного работника, у работника не возникает обязательств по погашению долга. Таким образом, у работника, виновного в возникновении недостачи, не возникает доход в натуральной форме в виде суммы недостачи, и, соответственно, в таком случае будет отсутствовать объект для исчисления подоходного налога.

Пример 2.

Необходимость начисления подоходного налога с физлиц в случае списания суммы недостачи за счет средств организации в полной сумме

При проведении инвентаризации была выявлена недостача в размере 2 500,00 руб. Виновное лицо установлено. Руководитель организации принимает решение о списании суммы недостачи за счет средств организации в полной сумме.

В этом случае у работника не возникает дохода, соответственно, нет объекта для начисления подоходного налога.

Пример 3.

Необходимость начисления подоходного налога с физлиц в случае принятия решения о частичном списании суммы недостачи за счет средств организации

При проведении инвентаризации была выявлена недостача в размере 2 500,00 руб. Виновное лицо установлено. Руководитель организации принял решение:

● часть суммы недостачи в размере 1 000,00 руб. взыскать с виновного лица;

● часть суммы недостачи в размере 1 500,00 руб. списать за счет средств организации.

В этой ситуации организацией было принято решение о взыскании с виновного лица только части суммы недостачи. Организация не принимала решения о взыскании с виновного лица части суммы недостачи в размере 1 500,00 руб. и о ее прощении, а сразу было принято решение о списании суммы в размере 1 500,00 руб. за счет средств организации. В таком случае у работника не возникает доход в виде прощенной задолженности по обязательствам, обязанность по уплате (возмещению) которой прекращена в связи с принятием решения о прощении таких обязательств. Поэтому сумма недостачи в размере 1 500,00 руб., списанная за счет прибыли организации, не является для работника доходом в натуральной форме и не подлежит налогообложению.

Взносы в ФСЗН и Белгосстрах при списании недостачи, допущенной по вине работника, за счет средств организации

Сложнее в такой ситуации определить, будет ли сумма недостачи, допущенной по вине работника и при этом списанной за счет средств организации, являться объектом для начисления взносов в ФСЗН и Белгосстрах, т.к. однозначного ответа ни в НПА, ни в комментариях ФСЗН и Белгосстраха нет.

Объектом для начисления обязательных страховых взносов являются для работодателей и работающих граждан выплаты всех видов в денежном и (или) натуральном выражении, начисленные в пользу работающих граждан по всем основаниям независимо от источников финансирования (п. 1 ст. 4 Закона № 118-З).

По разъяснениям ФСЗН, дается пояснение о том, что согласно подп. 8.2 п. 8 перечня выплат, на которые не начисляются взносы на государственное социальное страхование, в том числе на профессиональное пенсионное страхование, в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах», являющегося приложением к Постановлению № 115 (далее – Перечень № 115), взносы в ФСЗН не начисляются на суммы возмещения вреда в натуре или возмещения причиненных убытков в пределах реального ущерба. Таким образом, в том случае, если руководителем организации было принято решение не взыскивать с работника сумму недостачи, а списать за счет средств организации, обязательные страховые взносы в бюджет ФСЗН на суммы возмещения вреда в натуре или возмещения причиненных убытков в пределах реального ущерба, в т.ч. проиндексированных, не начисляются (подп. 8.2 п. 8 Перечня № 115).

Таким образом, если руководителем организации было принято решение не взыскивать с работника сумму недостачи, возникшую по его вине, эта сумма не будет являться объектом для начисления взносов в бюджет ФСЗН.

В соответствии с п. 2 Положения № 1462 объектом для начисления страховых взносов являются выплаты всех видов, начисленные в пользу застрахованных лиц, по всем основаниям независимо от источников финансирования в денежном и натуральном выражении, в т.ч. зарплата за выполненную работу и отработанное время, стимулирующие выплаты, компенсирующие выплаты, оплата за неотработанное время, другие выплаты, не связанные с выполнением трудовых и иных обязанностей, кроме выплат, предусмотренных Перечнем № 115.

По разъяснениям специалистов Белгосстраха, если руководителем организации было принято решение не взыскивать с работника сумму недостачи, а списать за счет средств организации, то в этом случае нет факта выплаты дохода работнику организации, который виновен в возникновении недостачи, и объект для начисления взносов в Белгосстрах отсутствует.