Отпуск без конфликтов: секреты идеального графика трудовых отпусков на 2026 год

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 20 ноября 2025 г.

Период завершения года знаменует собой начало активной фазы планирования отпусков на следующий год. Одной из важных кадровых задач становится формирование графика трудовых отпусков. Чтобы этот процесс был эффективным, соответствовал нормам трудового законодательства и учитывал интересы обеих сторон трудовых отношений, важно сосредоточиться на ряде ключевых моментов. В материале систематизируются основные этапы, разбираются типичные ошибки и даются практические рекомендации по составлению графика трудовых отпусков на 2026 год.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Трудовой кодекс (далее – ТК)

Правила составления графика трудовых отпусков

Согласно ст. 168 ТК очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем, а также согласованным с профсоюзом, если такое согласование предусмотрено коллективным договором.

График трудовых отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доводится до сведения всех работников.

Составление графика трудовых отпусков необходимо для определения очередности предоставления трудовых отпусков для коллектива работников.

При составлении графика отпусков следует помнить о важном обстоятельстве – необходимости обеспечения работы организации в нормальном режиме, т.е. выполнении производственных, экономических, финансовых и иных планов. В связи с этим при планировании трудовых отпусков нужно учитывать следующее: взаимозаменяемость руководителя (в т.ч. структурного подразделения) и его заместителей, работников, выполняющих однородные функции, работников, занимающих одинаковые должности в одном структурном подразделении, и другие случаи.

Формируя содержание графика отпусков, необходимо учесть и такой момент, как распределение трудовых отпусков в течение календарного года, а не только в летний период (например, с июня по август). Такой планомерный подход к очередности предоставления отпусков будет способствовать налаженному производственному процессу, выполнению планов и показателей.

Возможности и ограничения при составлении графика трудовых отпусков

Алгоритм составления графика трудовых отпусков

Этап I. Регламентация составления графика трудовых отпусков.

Шаг 1. Закрепление при необходимости правил (порядка) составления графика трудовых отпусков в ЛПА.

В организации для своевременного и надлежащего составления графика трудовых отпусков порядок его составления можно закрепить в инструкции по кадровому делопроизводству или в ином ЛПА (например, в Положении о порядке ведения графика трудовых отпусков).

Шаг 2. Разработка и утверждение формы графика трудовых отпусков, а также включение ее в табель унифицированных форм организации.

Трудовым законодательством не установлены требования к форме графика трудовых отпусков, следовательно, наниматель разрабатывает ее самостоятельно. При составлении графика трудовых отпусков можно взять за основу унифицированную форму графика трудовых отпусков, которая содержится в унифицированной системе организационно-распорядительной документации (унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм), утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 28.11.2019 № 41.

Также наниматель может разработать унифицированную форму графика трудовых отпусков и включить ее в табель унифицированных форм документов организации путем издания приказа.

Этап II. Подготовка, составление и утверждение графика трудовых отпусков.

Шаг 1. Издание приказа (распоряжения) о составлении проекта графика трудовых отпусков.

В приказе необходимо определить порядок и сроки разработки графика отпусков.

Шаг 2. Заполнение и подписание проекта графика трудовых отпусков.

При заполнении графика отпусков необходимо:

● учитывать неиспользованные дни отпусков за предыдущие годы;

● учитывать мнение работника о времени его ухода в отпуск, если это не препятствует нормальной деятельности организации и реализации права на отпуск других работников;

● правила взаимозаменяемости руководителя (в т.ч. структурного подразделения) и его заместителей, работников, выполняющих однородные функции, работников, занимающих одинаковые должности в одном структурном подразделении и соблюдение определенной последовательности ухода их в отпуск;

● учитывать, что в график отпусков могут не включаться работники, работающие на условиях совместительства, либо включены, но с оговоркой о предоставлении трудового отпуска в срок, предусмотренный у основного нанимателя. Также по определению в график отпусков не могут быть включены вновь принятые работники (в течение календарного года), работники, находящиеся в социальных отпусках по беременности и родам, по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет;

● соблюдать гарантии, установленные законодательством для отдельных категорий работников по предоставлению трудовых отпусков в определенное время или периоды, которые перечислены в ч. 4 ст. 168 ТК.

Шаг 3. Подписание руководителем кадровой службы или иным уполномоченным лицом графика трудовых отпусков.

Шаг 4. Согласование графика трудовых отпусков с профсоюзом (при наличии), если такое согласование предусмотрено коллективным договором.

Шаг 5. Утверждение графика трудовых отпусков.

График трудовых отпусков утверждается руководителем организации или уполномоченным лицом подписью на графике трудовых отпусков.

В соответствии с п. 48 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65, документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую значимость только с момента его утверждения. Документ может утверждаться 2 способами:

● посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи;

● путем издания распорядительного документа (например, приказа).

Оба способа имеют одинаковую юридическую значимость.

Шаг 6. Доведение графика трудовых отпусков до сведения работников.

Наниматель после утверждения графика трудовых отпусков должен довести его до сведения всех работников (ч. 2 ст. 168 ТК). В законодательстве отсутствует норма, предусматривающая необходимость ознакомления работников с утвержденным графиком отпусков под подпись.

На практике используют один из двух вариантов ознакомления работников с графиком трудовых отпусков:

● размещение графика трудовых отпусков в общедоступном для работников месте (информационной доске и т.д.). Однако в этом случае нет гарантий и доказательств, что все работники ознакомятся с графиком трудовых отпусков;

● ознакомление с графиком трудовых отпусков каждого работника под подпись. Указанный вариант является наиболее целесообразным. Такое ознакомление может быть оформлено соответствующей отметкой по форме, аналогичной отметке об ознакомлении работника с приказом о предоставлении отпуска. При необходимости возможно также включить в форму графика отпусков дополнительную графу «Отметка работника об ознакомлении с графиком», в которой будет проставляться собственноручная подпись ознакомленного работника и дата ознакомления. Кроме того, к графику трудовых отпусков возможно приложение в виде листа ознакомления работников.

Практические вопросы по составлению графика трудовых отпусков

Вопрос 1. Обязательно ли составлять график трудовых отпусков на каждый календарный год и в какой срок?

Да, обязательно.

Согласно ст. 168 ТК график трудовых отпусков составляется на каждый календарный год с учетом рабочего года каждого работника, утверждается не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом.

Вопрос 2. Обязательно ли в графике трудовых отпусков указывать конкретную дату начала трудового отпуска?

Жесткого требования законодательства об установлении в графике трудовых отпусков конкретной даты начала трудового отпуска не имеется, как и указаний в графике трудовых отпусков даты начала и окончания трудового отпуска.

В соответствии с ч. 3 ст. 168 ТК при планировании трудовых отпусков дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем.

В большинстве случаев наниматели при заполнении графиков трудовых отпусков указывают месяц, в котором планируется предоставить работнику отпуск.

Однако на практике при достижении того месяца, в котором запланирован трудовой отпуск, наниматель и работник не всегда могут договориться о дате его начала. Более того, нанимателю потребуется наличие письменного заявления работника и указание им четко определенной даты ухода в трудовой отпуск. При этом указанная в заявлении работника дата может не устроить нанимателя.

Если же в графике отпусков определена конкретная дата начала трудового отпуска, то никаких дополнительных согласований между нанимателем и работником не требуется. В этом случае наниматель уведомляет работника о времени начала отпуска не позднее чем за 15 к.д. Исключением является, когда трудовой отпуск предоставляется индивидуально по предварительной договоренности между работником и нанимателем (ст. 169 ТК).

Вопрос 3. Все ли работники должны быть включены в график трудовых отпусков?

В график трудовых отпусков включаются все работники, трудящиеся в организации по трудовому договору (контракту), независимо от их занятости, в т.ч. работники, занятые на условиях совместительства.

Необходимо помнить, что работающим по совместительству трудовой отпуск по их желанию может предоставляться одновременно с трудовым отпуском по основной работе (ч. 1 ст. 347 ТК).

Вопрос 4. Необходимо ли включать в график трудовых отпусков работников, находящихся в социальных отпусках по беременности и родам, по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет?

Работников, находящихся в отпуске по беременности и родам, следует включить в график отпусков, а работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет (далее – отпуск по уходу за ребенком), в график трудовых отпусков не включаются в том случае, если их отпуск по уходу за ребенком приходится на полный календарный год, на который составляется график трудовых отпусков.

Если работник будет находиться полный календарный год, на который составляется график, в отпуске по уходу за ребенком, то включать его в график трудовых отпусков не нужно, поскольку законодательством не предусмотрено нахождение работника в 2 отпусках одновременно.

Вместе с тем нанимателю необходимо учитывать, что работник вправе в любой момент прервать отпуск по уходу за ребенком. В таком случае трудовой отпуск будет предоставлен индивидуально, по заявлению работника.

Вопрос 5. Надо ли в графике трудовых отпусков указывать неиспользованные трудовые отпуска за предшествующие рабочие годы?

Согласно ст. 168 ТК очередность предоставления отпусков ежегодно определяется графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем с учетом мнения каждого работника, по согласованию с ним или профсоюзом (при его наличии).

При этом в соответствии со ст. 153, 170 ТК трудовой отпуск должен предоставляться работнику в течение каждого рабочего года (ежегодно).

Лишь в исключительных случаях, когда предоставление полного трудового отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальной деятельности организации, нотариуса, осуществляющего нотариальную деятельность в нотариальном бюро, физлица, осуществляющего деятельность по оказанию услуг в сфере агроэкотуризма, ИП, допускается с согласия работника перенос части отпуска на следующий рабочий год. При этом оставшаяся часть трудового отпуска не может быть менее 14 к.д. и должна быть использована до окончания текущего рабочего года.

На основании изложенного нужно полагать, что неиспользованные (перенесенные) трудовые отпуска следует указывать в графике трудовых отпусков на тот год, на который они перенесены, в соответствии с вышеуказанными нормами законодательства о труде.

Вопрос 6. Можно ли запланировать трудовой отпуск работнику, разделив его на части?

По договоренности между работником и нанимателем трудовой отпуск может быть разделен на 2 части, если иное не предусмотрено коллективным договором, соглашением, иными ЛПА. При этом одна часть должна быть не менее 14 к.д. (ст. 174 ТК), и в графике трудовых отпусков целесообразно указывать все его части.

Вопрос 7. Необходимы ли подписи работников в графике трудовых отпусков как подтверждение согласования с работником периода предоставления трудового отпуска?

Наниматель после утверждения графика трудовых отпусков должен довести его до сведения всех работников (ч. 2 ст. 168 ТК). В законодательстве отсутствует норма, прямо предусматривающая необходимость ознакомления работников с утвержденным графиком отпусков под подпись.

Вопрос 8. Имеет ли право наниматель составлять график трудовых отпусков по должностям служащих (профессиям рабочих) без указания ФИО?

Нет, не имеет.

При составлении графика трудовых отпусков необходимо указывать ФИО работников.

Согласно ст. 168 ТК очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем, а также согласованным с профсоюзом, если такое согласование предусмотрено коллективным договором.

Трудовые отпуска предоставляются за рабочие годы (ст. 163, 167 ТК).

Таким образом, наниматель при составлении графика трудовых отпусков должен указывать ФИО конкретного работника, отслеживая использование и разделение трудового отпуска каждым работником.

Вопрос 9. Нужно ли вносить в график трудовых отпусков временных и сезонных работников?

Нет, не нужно.

В графике трудовых отпусков планируется (определяется) очередность трудовых отпусков за второй и последующие рабочие годы (ст. 167, 168 ТК).

В силу гл. 23, 24 ТК временные и сезонные работники – работники, которые работают у нанимателя не более 1 года. Следовательно, трудовые отпуска им предоставляются по правилам ст. 166 ТК.

Статьей 166 ТК не определена очередность трудовых отпусков за первый рабочий год. По общему правилу трудовой отпуск за первый рабочий год предоставляется не ранее чем через 6 мес. работы у нанимателя, а срок временной и сезонной работы чаще всего меньше указанного срока.

Таким образом, формально у нанимателя нет обязанности планировать очередность трудовых отпусков рассматриваемой категории работников в графике трудовых отпусков.

Перечень аналитических материалов и форм (образцов) документов для составления графика отпусков